探析高職院校系部教學秘書工作

【摘要】伴隨著高職院校的快速發(fā)展以及來自社會等各方面不斷加大的壓力，提高高職院校教學管理水平已成為了一種必然的要求，眾所周知，教學秘書在保障高職院校教學能力的提升方面發(fā)揮著不可替代的作用。而作為教學管理措施的具體執(zhí)行者，高職院校系部教學秘書隊伍建設直接影響著教學質量。高職院校系部教學秘書工作的模式對保障學校教學管理水平的提高，增強學校競爭力起到了至關重要的作用。文章從高職院校系部教學秘書工作的重要作用出發(fā)，分析目前教學秘書的工作情況、能力構成以及如何提高工作質量等，以促進高職院校教學管理工作。

【關鍵詞】高職院校 教學秘書 工作

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）04-0001-02

1.引言

隨著高職院校的迅速發(fā)展，提高教學管理水平已成為必然要求，根據(jù)高職院校的性質和任務可知，教學管理在高職院校工作中占有十分重要的地位。要提高教學質量，必須向管理要效益。教學秘書在提高教學管理水平活動中扮演著十分重要的角色。分析目前高職院校系部教學秘書工作的狀況，探討改進的措施和方法，對提高高職院校的教育教學質量有重要意義。

2.高職院校系部教學秘書工作分析

2.1組織和協(xié)調教學工作

在日常的教學活動過程中，教學管理呈現(xiàn)動態(tài)化，情況紛繁復雜。教學秘書工作要面向教務主管部門（教務處）、本院系的領導、教學辦、教研室、各科專任教師和眾多的學生，因此協(xié)調和梳理各方面的關系就顯得頗為重要。一是在二級管理模式下，教學秘書直接參與到第一線的教學管理工作中，協(xié)調好與上級（教務處）的關系。二是作為教學任務的具體承擔者的教研室，是教學秘書的工作對象，教學秘書必須協(xié)調好與之的關系。三是教學秘書既承擔著管理學生的作用，也同時為他們提供服務，所以有效開展教學管理工作，為學生創(chuàng)造良好的學習環(huán)境就成為了教學秘書工作的首要目標。此外，教學秘書要按照院系領導的要求，組織和協(xié)調各項相關教學活動。

2.2 提供服務和出謀劃策

教學秘書的具體工作職責分為以下幾個方面：一是處理基層教學單位的日常教學工作；二是圍繞為服務教學、服務師生這一中心環(huán)節(jié)，在相關教材的征訂、教學任務的安排以及相關教師的調課代課等一系列教學活動中，提供優(yōu)質服務；三是收集各類信息和資料為院系年度教學計劃的制定以及各項教學管理措施的出臺提供基礎依據(jù)，當好院系領導的參謀；四是在相關工作中積極提出合理化建議，促進教學工作的合理以及教學水平的提高。

2.3 督促和反饋教學工作

教學秘書在教學主管部門的指導下和相關部門的配合下，組織教學檢查，監(jiān)督各教學環(huán)節(jié)的落實情況。如督促教師按時上交教學大綱、做好教學計劃、及時錄入學生成績等；教學秘書也要定期或者不定期地搜集教師對教學改革的建議，及時體察學生對教學活動的反映和要求，做好反饋和執(zhí)行工作。總之，教學秘書及時地把信息反饋給教學管理部門，同時也按要求及時督促教師和學生按時完成教學計劃，并根據(jù)所掌握的情況進行總結和研究，對教學管理、教學手段和教學方法提出合理的意見和建議，做好相關的監(jiān)督和反饋工作。

3.高職院校系部教學秘書能力構成

3.1 處理相關信息的能力

教學秘書的工作是具體的，也是非常繁雜的。教學秘書每天要面對大量的文件、電話、會議、資料等大信息量的材料，這些材料都從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學工作的順利進行，是教學水平提高的保障。但是這些材料所包含的信息的時效性、指導性和收藏價值各不相同，它涉及到目前乃至今后學校所進行的教學評估，對相關任課教師的考核以及新專業(yè)的設置等教學工作，這就要求教學秘書必須要具有及時迅速、準確地處理這些相關材料的能力。同時，作為教學秘書，客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理和報告有關領導，對于領導作出決策也是至關重要的。教學秘書搜集和處理相關信息，以進一步執(zhí)行決策或調整補充，使之更加符合教學實際的需求，所以信息處理的好壞直接影響到有關領導的科學決策。因此，處理信息不僅是教學秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

3.2 良好的溝通能力

教學秘書的工作是輔助系部主任處理相關的日常教學事務，以確保教學工作有條不紊地展開。這種工作當然避免不了時時刻刻與人打交道，這里既可能是聯(lián)系學校各部門和廣大教職工，又可以是來自基層的匯報以及向上級請示的問題。這就需要教學秘書具有較強的溝通能力。為使信息傳遞及時準確，教學秘書需要具有靈活性和應變性。在進行語言溝通時，教學秘書常常需要即席而發(fā)，這就使得教學秘書沒有時間在表達思想時先打腹稿，所以這需要教學秘書在熟悉工作業(yè)務的同時，應加強綜合知識的積累以應對隨時而來的講演和辯述，這樣就能提高講演藝術和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。所以，對于教學秘書而言，良好的溝通能力是必不可少的。

3.3熟練管理檔案的能力

管理教學檔案是教學秘書的一項重要工作。教學檔案是學校管理的重要組成部分。及時建檔，重要信息及時歸檔，對于學校教學管理部門而言，重要性是不言而喻的，同時檔案的管理也是學校開展相關工作的重要保證。一個好的教學秘書可以及時地對檔案進行分揀與歸類，等到需要查詢和使用時就比較方便，大大節(jié)省了查閱檔案所使用的時間，在一定程度上也就提高了管理工作的效益。由此可知，對于教學秘書而言，熟練的檔案管理能力也是非常重要的。

3.4開放的思維和創(chuàng)造能力

教學秘書具有開放的思維可以在工作中隨時進行創(chuàng)新，這樣就可以使工作盡可能完善，同時也可以提高工作效率，對于提高教學的管理水平具有明顯的效果，加之教學秘書創(chuàng)造性地使用一些方法，可以使工作更加簡化和易于接受，這樣也有助于教學秘書個人能力的提高。充分發(fā)揮教學秘書個人的創(chuàng)造力，并把創(chuàng)造力應用于工作中，隨時進行創(chuàng)新，可以最大可能地滿足工作需要，同時也有助于教育教學水平的提高，促進管理工作的科學化。

4.提高系部教學秘書的工作質量

4.1明確工作任務，規(guī)范管理工作

隨著教育管理學的發(fā)展，教學管理工作越來越趨向規(guī)范化，而這一規(guī)范化的核心便是要求學校及其教學單位要明確教學秘書的工作職責。首先，教務處作為學校教學管理的職能部門應統(tǒng)一制定或者規(guī)范教學秘書工作職責，明確教學秘書的工作要求和工作要點，要讓教學秘書了解完成各項工作的方法以及要達到的標準等。再者，系部根據(jù)教務處的相關要求制定系部教學秘書工作細則，教學秘書在系部領導直接安排下負責系部的教學管理工作，從而改變教學秘書工作職、責、權不清的狀況。提高系部教學秘書的工作質量必須堅持“職責明確、任務清晰、各負其責、協(xié)調配合”的原則。管理工作中存在效率低下、推諉扯皮、不負責任等問題，而要解決這些問題的關鍵就是要對教學秘書進行工作職責的明確，避免因教學秘書更換而影響了正常教學秩序。另外，學校人事部門必須重視教學秘書隊伍的穩(wěn)定，加強教學秘書穩(wěn)定工作的建設，大力克服在教學秘書相關人員配備上的任意性。

4.2 加強業(yè)務培訓，及時考核反饋

教務主管部門要加大資金投入，加強對系部教學秘書的業(yè)務培訓及考核指導工作。要重點抓好教學秘書公文寫作、教學管理信息平臺操作、檔案學籍處理等相關培訓，適時召開專題研討、工作經(jīng)驗交流會等促進教學秘書工作交流。教務主管部門可以通過培訓及時發(fā)現(xiàn)教學秘書工作中存在的不足，及時告知其處理問題的方法，這樣就為教學秘書工作的順利開展提供了支持。同時，要適時對教學秘書工作進行考核，可以采取“教務主管部門、系領導對教學秘書工作評價，各系部教學秘書互評，學生對教學秘書工作評價”等形式進行，使考核結果更具客觀性。考核工作可以及時發(fā)現(xiàn)教學秘書工作中的不足，及時向其反饋考核結果，并加以指導整改，可以大大促進教學秘書的工作完善。所以及時考核，做好反饋對于改進教學秘書的工作是十分必要的。

4.3給予鼓勵保障，增強工作動力

系部教學秘書的工作離不開院校的支持，有了院校的支持就有了保障。高職院校要健全相關制度，采取激勵機制，使系部教學秘書對工作有期望，能夠預測到自己努力工作可能會得到的收獲，進而增強系部教學秘書努力工作的動力。高職院校要對系部教學秘書的職業(yè)發(fā)展有一個規(guī)劃，能夠給系部教學秘書提供一條發(fā)展的道路。規(guī)定系部教學秘書的性質、地位、權責、選入和退出的辦法、工作的條例、待遇的享受，在規(guī)定了這些系部教學秘書存在的基本條件之后，還要規(guī)劃好系部教學秘書的職業(yè)發(fā)展方向，如：往院校行政和管理方向發(fā)展或往教學方向發(fā)展，并規(guī)定每個發(fā)展方向的選擇條件，提出工作做出何業(yè)績時可以選擇發(fā)展方向，還有準予其進入該方向的具體操作流程等。與此同時，高職院校還要拿出“真金白銀”提高系部教學秘書的福利待遇，包括物質、精神、智力等方面的獎勵，其中智力獎勵就是要給予系部教學秘書“進修深造”的機會。通過各項鼓勵措施使系部教學秘書能夠從工作中得到被認可感、成就感，從而產(chǎn)生更大的工作熱情，更好地為高職院校的發(fā)展服務。

5.結語

在我國大力實行科教興國的今天，高職院校的教學管理工作十分關鍵，而做好高職院校系部教學秘書工作對高職院校的教學管理發(fā)展具有強大的助推作用。因此，教學秘書要堅持科學發(fā)展觀，與時俱進，不斷強化業(yè)務能力，使教學管理工作邁上一個新臺階。

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作者簡介：

陳惠藍，女，籍貫：廣東，出生年月：1985年1月，工作單位：東莞職業(yè)技術學院，職務職稱或學歷：本科，研究方向：高教研究。