淺談干部人事檔案在人力資源管理中的作用

張曉平

【摘 要】干部人事檔案承載的是為企業(yè)的發(fā)展壯大選拔、任用優(yōu)秀人才提供研究的第一手資料，是進行科學分析，合理規(guī)劃人力資源發(fā)展方向的基石。干部人事檔案在人力資源管理工作中的作用是兼容政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，因為其所具有的真實性、多元性和潛在的創(chuàng)造性，同時也是記錄干部在企業(yè)的業(yè)績與水平的信息載體。及時研究解決干部人事檔案管理工作中遇到的問題，使這項工作更加完善，在人力資源管理規(guī)劃中發(fā)揮他至關重要的作用。

【關鍵詞】干部人事檔案；人力資源；管理

通過對干部人事檔案管理工作的了解，充分認識到干部人事檔案管理工作做好了，有助于緩解和改善在歷史發(fā)展中的矛盾，能夠解決遺留的突出問題、疑難問題和扯皮問題，甚至是上訪事件。在我國社會主義市場經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好干部人事檔案管理工作，不斷更新管理觀念，勇于探索和嘗試新的管理手段，全面、真實、客觀的反應人力資源管理在企業(yè)發(fā)展的整體面貌。隨著經(jīng)濟體制的改革，企業(yè)對干部人事檔案管理的要求也越來越嚴格，因為許多遺留問題和人事糾紛需要處理，這些都涉及查詢歷史翻閱干部人事檔案，所以干部人事檔案管理的重要性也日益顯現(xiàn)出來，隨之而產(chǎn)生了對干部人事檔案管理的剛性需求。因此干部人事檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展中有著承上啟下的作用，做好干部人事檔案管理工作對于促進人力資源管理的全面發(fā)展，提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力具有十分重要的意義。

1.干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（1）筆者經(jīng)過調(diào)查，發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)對干部人事檔案的重視程度不夠，沒有認識到干部人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益，記錄企業(yè)文化和歷史真實面貌的一項重要的基礎工作。長期以來，企業(yè)干部人事檔案管理工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃，對干部人事檔案在企業(yè)中的重要作用認識不足，認為干部人事檔案工作就是一般的事務性工作，不能和生產(chǎn)任務放在一個起跑線上，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。

（2）干部人事檔案室建立不完善，個別單位沒有專用干部人事檔案室，干部人事檔案資料的存放往往是在柜子里面存起來就行了，硬件環(huán)境和設施嚴重不足。所謂的干部人事檔案室或許也是狹窄、潮濕，極易引起干部人事檔案材料霉變、蟲蛀，影響干部人事檔案的美觀整潔及完整性。干部人事檔案室實際上成了廢紙倉庫，造成干部人事檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

（3）管理理念薄弱，造成管理水平落后。從核心的精神層次分析，許多企業(yè)缺乏對干部人事檔案管理認同的價值觀，削弱了干部人事檔案工作發(fā)展的基礎?？傮w上看，目前有些企業(yè)在狹隘的以經(jīng)濟效益為重點的觀念支配和引導下，管理者和廣大員工的精神、思想和作風都以追求利潤和財富為根本目標，處處以眼前的得失為重，這種功利色彩濃厚的價值觀念危害嚴重，左右了人力資源管理的思維方式和決策方向，因此，很多企業(yè)都缺乏干部人事檔案管理意識，概而言之，企業(yè)干部人事檔案管理工作先天基礎薄弱，缺乏原動力和主體積極性，極大地制約和束縛了干部人事檔案管理工作的順利發(fā)展。

2.加強隊伍建設，提高干部人事檔案管理人員素質(zhì)

（1）企業(yè)在歷史發(fā)展過程中，由于工作需要，企業(yè)內(nèi)部的管理機構(gòu)調(diào)整，導致企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化。干部人事檔案管理工作由于它的投入與產(chǎn)出傾向于一種隱性和長時段的狀態(tài)，效益的產(chǎn)生又具有潛在性，難以具體量化，容易被忽視，本能地被剔除于企業(yè)的管理框架之外。

（2）有些企業(yè)雖然意識到企業(yè)干部人事檔案有一定的利用價值，依樣畫葫蘆地建立了干部人事檔案室，購置了設備，安排了相應的工作人員，但結(jié)果卻往往走形變樣，僅僅成了企業(yè)文化建設的道具和裝飾品?？梢?，在許多企業(yè)里，上至決策層，下層普通員工，一開始就沒能深入理解干部人事檔案工作的必要性和重要性，純粹是一種功用和應付的心態(tài)，致使企業(yè)干部人事檔案工作處于一種尷尬的位置。

（3）干部人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于干部人事檔案工作人員。作為干部人事檔案工作人員，要注意產(chǎn)生職業(yè)心理問題可稱為職業(yè)倦怠癥（職業(yè)枯竭癥），造成干部人事檔案管理工作的失誤或滯后。干部人事檔案管理工作是單位的一項極其重要的基礎工作。涉及部室多，門類廣、時間跨度大， 相比其他職業(yè)， 往往更具枯燥性、復雜性、繁瑣性。因此， 負責干部人事檔案的工作人員更易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。為了克服這種問題的發(fā)生，干部人事檔案管理人員要注重自身專業(yè)水平的提高，通過激勵他們自學、并定期組織他們參加專業(yè)培訓，積極倡導他們探索新的管理模式，熟悉干部人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，使干部人事檔案工作更科學、實用，為人才的選拔和培養(yǎng)提供有效的人力資源保障。

3.做好干部人事檔案管理工作，應從基礎做起

（1）要及時更新觀念，充分認識到干部人事檔案在選拔、任用干部中的重要性，因此就要加強檔案工作隊伍建設，加大培訓力度，確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應。從基礎管理抓起，配備現(xiàn)代化的設施設備，建立獨立的檔案室，根據(jù)檔案室的面積和檔案數(shù)量定制直列式檔案密集架（要充分考慮樓層的承重性能）。安裝防盜門和防盜窗，加裝防紫外線的雙層窗簾。配備七氟丙烷氣體滅火和干粉滅火器，因為檔案室不能使用水劑滅火器。安裝空調(diào)，增添加濕器，保持正常的空氣濕度。要使用多種防蟲藥物交替輪流使用，防止長期使用同一種藥物致害蟲產(chǎn)生抗藥性。增設專用的電腦設備，達到專業(yè)管理。還有裝訂干部人事檔案專用的辦公用品等。

（2）通過有側(cè)重地加強干部人事檔案管理專業(yè)人員的培訓，使其成為既精通檔案業(yè)務，又能熟悉運用相應軟件的優(yōu)秀人才，徹底改變傳統(tǒng)的管理方式，實現(xiàn)干部人事檔案管理現(xiàn)代化的信息電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，依托電子手段構(gòu)建個人信息體系，建立更加準確和完善的干部人事信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合，不僅有利于檔案內(nèi)容增添和補充，還具有貯量大，減少翻閱次數(shù)延長檔案壽命、快捷、省時、工作效能提升等優(yōu)點。因此，運用現(xiàn)代化手段使管理更加規(guī)范，真正使干部人事檔案的管理效能得以提升。

筆者通過本文對干部人事檔案管理在人力資源管理中所起的作用，分析、理解和認識到干部人事檔案在人力資源管理工作中的重要性。充分激發(fā)廣大干部人事檔案管理工作人員的工作熱情，及時研究如何吸收和借鑒優(yōu)秀的干部人事檔案管理工作新成果，指導干部人事檔案在人力資源管理工作的進程中，科學規(guī)范的做好干部人事檔案的管理，不斷適應新形勢，提升人力資源管理的總體水平，不但可以實現(xiàn)干部人事檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展和人力資源管理做出應有的貢獻。

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