高校人事檔案信息化管理研究

□文/朱煥芝 朱秀春 陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山市中醫(yī)院；3.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山）

高校人事檔案管理工作信息化是高校檔案工作信息化建設(shè)的重要組成部分。重視和推進高校人事檔案信息化建設(shè)，是為高校的改革與發(fā)展提供及時、準確、高效的信息依據(jù)，為積極推動高校各項事業(yè)的順利開展提供有效保證，充分發(fā)揮高校管理、科研、人力資源等各方面的優(yōu)勢，應(yīng)用計算機等現(xiàn)代辦公手段對人事檔案實施信息化網(wǎng)絡(luò)化管理，提高人事檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮人才信息資源的使用價值，是人事檔案工作發(fā)展的必然要求，科學(xué)有效地做好人事檔案信息化管理，對學(xué)校改革和人事管理都將起到積極的促進作用。

一、高校人事檔案信息化過程中的問題

1、缺乏人事檔案管理信息化建設(shè)意識。實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，是一項繁重的工作任務(wù)，這些工作的順利進行，必須得到高校領(lǐng)導(dǎo)班子和相關(guān)部門高度重視及大力支持，切實把人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前高校人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展狀況來看，由于高校對人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，財力及人力投入不足等各方面問題，會限制人事檔案信息化發(fā)展的速度，使之與高等教育的現(xiàn)代化發(fā)展無法適應(yīng)，使人事檔案在高校管理與改革中無法發(fā)揮其積極作用。

2、缺乏完善的法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有點差錯，數(shù)據(jù)前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設(shè)中得到順利的解決，使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，并且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時解決標準化與規(guī)范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導(dǎo)，從而形成一個統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫。

3、缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍。人才是高校檔案信息化建設(shè)的重中之重。目前高校的人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術(shù)能力和水平較差，不適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)的需要。

二、高校人事檔案信息化管理對策建議

1、充分認識人事檔案信息化建設(shè)的重要性。隨著高等學(xué)校人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設(shè)的重要性，要在國家政策的引導(dǎo)下積極穩(wěn)妥地推動人事檔案信息化建設(shè)的進程，不斷加大財力及人力投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把人事檔案信息化建設(shè)作為高校人事工作中的一個重要組成部分來進行建設(shè)。

2、建立完善的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。人事檔案信息化建設(shè)是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)，所以無法照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度，必須結(jié)合各校信息化建設(shè)的進度和人事檔案信息化管理的實際情況制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作向制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設(shè)的開展。

3、提高檔案信息利用率，實現(xiàn)信息資源共享。高校人事檔案信息化管理，使人事檔案管理與計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合，將人事檔案管理的重心從紙質(zhì)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)移到檔案信息資源建設(shè)、利用和管理上來，從被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾怼Ｆ浠灸繕司褪抢秒娮佑嬎銠C和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對教職工檔案信息進行存貯、加工、檢索、傳輸，為干部人事工作提供及時高效的服務(wù)。這個目標要求我們充分利用信息化的機遇，迅速搭建信息化的平臺，使高校的人才資源得到更科學(xué)的利用和開發(fā)，進一步提高檔案信息利用率，實現(xiàn)信息資源共享。

4、提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案工作者具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實踐經(jīng)驗，同時具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。要在意識上與時俱進，不斷更新服務(wù)觀念，善于運用現(xiàn)代化管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、新理念，以便在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標準、高效、高質(zhì)地工作。

人事檔案管理信息化是未來的發(fā)展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質(zhì)量和效率，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，學(xué)校只有不斷創(chuàng)新、加強管理才能更好地發(fā)揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進的過程，有待在實踐中不斷發(fā)展和完善。要因校制宜，用信息建設(shè)思想總攬全局，實現(xiàn)人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設(shè)與高校信息化同步發(fā)展，為高校的教學(xué)科研服務(wù)。

［1］戎曄.高校人事檔案信息化建設(shè)初探［J］.科教文匯，2010.30.

［2］張志行，陳艷.高校人事檔案信息化管理研究與探索［J］.江蘇教育學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2010.2.