如何編好職位說明書

□文/張紅霞

（石家莊經(jīng)濟(jì)學(xué)院商學(xué)院 河北·石家莊）

職位說明書是對工作分析所搜集信息進(jìn)行整合而形成的具有企業(yè)法規(guī)效果的正式文本，內(nèi)容包括職位描述和職位規(guī)范兩個(gè)部分。具體內(nèi)容包括：職位標(biāo)識(shí)，提供這個(gè)崗位的名稱、崗位編碼、所在部門、職級(jí)、職位薪點(diǎn)等基本信息；職位概要，簡短而準(zhǔn)確地表示該職位存在的價(jià)值；職位具體職責(zé)，描述這一職位要承擔(dān)哪些職責(zé)，每一項(xiàng)職責(zé)的主要任務(wù)是什么，要達(dá)到什么樣的成果；工作標(biāo)準(zhǔn)，指明該職位職責(zé)的衡量要素和標(biāo)準(zhǔn)；工作關(guān)系，表明該職位在組織中的位置及其與內(nèi)外部客戶的關(guān)系；工作條件，說明該職位使用的工具設(shè)備、時(shí)間要求、地點(diǎn)要求和工作的物理環(huán)境；任職資格，說明這一工作崗位對任職者的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)、個(gè)性特征及素質(zhì)的最低要求。職位說明書不僅是企業(yè)薪酬制度、考核標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)內(nèi)容等確立的依據(jù)，而且使任職者明確本崗位的價(jià)值和主要產(chǎn)出，并為其素質(zhì)提升指明方向；使管理者更加明確本部門的人員需求并據(jù)此為員工提供更好的輔導(dǎo)和支持，因此職位說明書的編寫好壞直接影響了企業(yè)的管理。

一、職位說明書編寫常見誤區(qū)

1、職位說明書編寫的目的不明確。工作分析的目的決定了工作分析的側(cè)重點(diǎn)。即使是在同一個(gè)組織當(dāng)中，當(dāng)工作分析的目的隨環(huán)境因素變化時(shí)，需要編制的職位說明書側(cè)重點(diǎn)也有所不同?，F(xiàn)在有的企業(yè)部門和崗位職責(zé)不清；有的企業(yè)員工沒有明確的崗位職責(zé)和上崗條件；有的企業(yè)有職位說明書，但與實(shí)際不相符。但是，編寫職位說明書到底為了什么，自己所在的企業(yè)編寫職位說明書的重點(diǎn)在哪兒，如何編寫，誰來編寫都不清楚，結(jié)果是上至總經(jīng)理，下到員工齊上陣，忙了一通，職位說明書“五花八樣”，不能執(zhí)行。

2、對編寫工作認(rèn)識(shí)不到位。不少企業(yè)對工作分析缺乏正確的認(rèn)識(shí)，盲目地隨大流；有的企業(yè)由人力資源部門獨(dú)家“打造”每個(gè)崗位的說明書，脫離企業(yè)實(shí)際狀況時(shí)有發(fā)生。尤其是對任職者資格的界定沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果職位說明書無法在實(shí)際工作中應(yīng)用，成為企業(yè)的“文物”。其實(shí)，職位說明書的編寫應(yīng)是一個(gè)自上而下的過程，我們看重的不應(yīng)僅僅是最終的職位說明書，他的價(jià)值更多的體現(xiàn)在職位分析的過程。通過職位分析，幫助企業(yè)對組織的內(nèi)在各要素（包括部門、流程和職位）進(jìn)行全面系統(tǒng)的梳理，幫助企業(yè)提高組織及流程設(shè)計(jì)及職位設(shè)置的合理性，并幫助任職者形成對職位及周邊環(huán)境的系統(tǒng)理解，從而明確各崗位的職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，以實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的。所以，在編制職位說明書時(shí)，應(yīng)得到全體員工的支持、參與和理解。但在實(shí)際中，不少企業(yè)在開展這項(xiàng)工作時(shí)并沒有與員工充分交流，讓員工充分參與，所以作用不大。

3、缺乏系統(tǒng)思考。崗位是企業(yè)的最小工作單位，承擔(dān)著組織戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重任。因此，作為工作分析的結(jié)果文件——崗位說明書應(yīng)能體現(xiàn)戰(zhàn)略與現(xiàn)實(shí)的統(tǒng)一。而且每塊工作是流程中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，好的職位說明書不應(yīng)是一個(gè)孤立的單元，而應(yīng)使其成為一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的體系，職位說明書的各個(gè)職位之間必須相互銜接才能保證整體工作的協(xié)調(diào)配合。因此，編寫工作說明書時(shí)應(yīng)從流程入手，界定職位主要職責(zé)，實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化的目的。但現(xiàn)在好多企業(yè)在編制工作說明書時(shí)，只看眼前，缺乏系統(tǒng)思考，沒有對工作流程進(jìn)行梳理，造成工作說明書不符合現(xiàn)實(shí)，部門和崗位職責(zé)有交叉，或者沒有體現(xiàn)流程之間的關(guān)系，造成工作中崗位職責(zé)不清，領(lǐng)導(dǎo)多多，員工不知道該聽誰指揮的問題。

4、用語不規(guī)范。職位說明書編寫工作是人力資源管理工作中的一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)工作，是一項(xiàng)專業(yè)要求非常高的工作，職位說明書的很多項(xiàng)目需要以規(guī)格化的模式和語詞加以描述，但大部分企業(yè)都缺乏對參與該項(xiàng)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，所以編寫出來的職位說明書存在大量表述不準(zhǔn)的情況。特別是崗位的概述、職責(zé)、工作能力要求、基本技能要求等描述不準(zhǔn)確。比如，籠統(tǒng)地使用“負(fù)責(zé)、全面負(fù)責(zé)、相關(guān)工作、管理、提高、完成”等模糊概念的詞語，造成職位不同但工作說明書的描述卻很相近，使相近崗位間無法明確自己的準(zhǔn)確職責(zé)。

5、任職資格描述不符合崗位要求。任職資格包括對任職者從事該職位必備的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、能力、素質(zhì)等要求，必要時(shí)可加以適合該職位的理想資格和條件，所列出的資格條件都需要與職責(zé)要求相對應(yīng)。但現(xiàn)實(shí)中一些企業(yè)在分析任職資格時(shí)，不是以崗位要求為基礎(chǔ)，而是以任職者為基礎(chǔ)，或者摻雜了現(xiàn)在任職者的影子，導(dǎo)致任職資格描述不符合崗位要求。

二、職位說明書編寫的關(guān)鍵點(diǎn)

1、領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。在開展工作說明書編寫工作之前，人力資源部負(fù)責(zé)人一定要先和公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，明確此項(xiàng)工作的目的，明確規(guī)范崗位職責(zé)對公司管理的意義，讓領(lǐng)導(dǎo)層統(tǒng)一思想，正確認(rèn)識(shí)職位說明書編寫工作對企業(yè)管理的作用，取得領(lǐng)導(dǎo)對職位說明書編寫工作的理解與支持，并保證在職位說明書的編寫過程中，高層領(lǐng)導(dǎo)先作表帥，對相關(guān)工作實(shí)行歸口管理，改變原來隨意性較大的管理方式。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)和溝通，提高技能和認(rèn)識(shí)。首先，在開展工作分析之前，應(yīng)該和相關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，它有助于全面、深刻地理解系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略和愿景目標(biāo)，明確職位分析的目的，給職位說明書的編制工作正確的定位。高層領(lǐng)導(dǎo)對工作分析的支持可以使員工認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性和必要性，有利于工作分析的順利實(shí)施；其次，部門主管是對工作分析工作指導(dǎo)思想的貫徹落實(shí)者。編寫工作說明書之前，人力資源部門首先要做好工作計(jì)劃，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，說明制定職位說明書的意義和其中各項(xiàng)內(nèi)容的含義。讓部門主管幫助消除員工的恐懼心理，避免員工因害怕崗位分析會(huì)對其已經(jīng)熟悉的工作帶來變化或引起其自身利益的損失，因而不配合甚至敵視現(xiàn)象的發(fā)生；再次，在編制過程中，要與部門主管對收集來的信息進(jìn)行必要的檢查與證明，使職位說明書盡可能與職位的實(shí)際情況相符合。

3、制定工作說明書編寫的程序、格式和規(guī)范。由外部專家、人力資源部人員及直線管理者組成職位分析小組，一起討論制定職位說明書編寫的程序、格式和規(guī)范。如崗位職責(zé)應(yīng)該是部門職責(zé)的分解，部門各項(xiàng)職責(zé)應(yīng)在崗位職責(zé)中得以體現(xiàn)，即“千斤重?fù)?dān)人人挑，人人肩上有指標(biāo)?！辈块T職責(zé)是界定崗位職責(zé)的基礎(chǔ)，因此界定崗位職責(zé)的前提是明確部門職責(zé)?？梢岳媒M織結(jié)構(gòu)圖和工作流程圖找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責(zé)權(quán)限，然后再將部門職責(zé)分解到崗位，明確各崗位之間的分工與合作的關(guān)系。

另外，在職位說明書的編寫格式上應(yīng)統(tǒng)一尺度和格式，職位分析小組給出統(tǒng)一的模板和編寫要求。例如，一般職位說明書包括職位描述和職位規(guī)范兩個(gè)部分。對每位任職者的資格，必須對全公司所有崗位提出一個(gè)最基本要求。如，公司可以將生產(chǎn)類員工的最低要求定為：學(xué)歷必須是中專及以上，技能必須中級(jí)工及以上，有同行業(yè)兩年及以上從業(yè)經(jīng)驗(yàn)；管理類可以要求最低學(xué)歷為大專及以上，職稱為助理及以上，從事過一年以上管理工作經(jīng)驗(yàn)等。在實(shí)際操作時(shí)只能高于這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，對于一些特殊崗位，可以要求是中共黨員、駕齡三年等。而且工作說明書編寫時(shí)最好在一個(gè)固定的地點(diǎn)由小組成員統(tǒng)一進(jìn)行，以便及時(shí)進(jìn)行溝通。

4、系統(tǒng)思考。任何一個(gè)職位都不能脫離組織的組織架構(gòu)、戰(zhàn)略、運(yùn)作流程、組織文化而獨(dú)立存在，它是系統(tǒng)中相對獨(dú)立又相互聯(lián)系的單元。在編制職位說明書之前還要考慮組織發(fā)展所處的階段、管理模式、歷史背景與現(xiàn)狀、文化等。在分析階段要充分考慮理想與現(xiàn)實(shí)、戰(zhàn)略要求和職位實(shí)際緊密結(jié)合。此外，工作說明書中關(guān)于職責(zé)的描述不是對工作信息簡單的組合，而是對職位的特征和要求做出全面的說明。通過對流程的深入分析，既要把握各職責(zé)之間內(nèi)在聯(lián)系，又要掌握各職位的主要工作內(nèi)容。主次分明、重點(diǎn)突出可以使任職者認(rèn)識(shí)到其所在環(huán)節(jié)對系統(tǒng)整體目標(biāo)的貢獻(xiàn)，給任職者提出了努力的方向，也可以為人力資源管理者實(shí)施績效考核提供關(guān)鍵考核指標(biāo)（KPI）。因此，在進(jìn)行工作說明書編寫之前，要系統(tǒng)地思考企業(yè)的戰(zhàn)略，梳理部門和工作之間的流程。

5、用語要規(guī)范。在編寫職位說明書的過程中，使用規(guī)范的描述方式和用語直接關(guān)系到職位說明書的質(zhì)量，因此必須高度重視。標(biāo)準(zhǔn)的崗位職責(zé)描述格式應(yīng)是“動(dòng)詞+賓語+結(jié)果”。動(dòng)詞的選擇可參照崗位職責(zé)動(dòng)詞使用規(guī)范表，如主持、制定、組織、執(zhí)行、策劃，等等；賓語表示該項(xiàng)任務(wù)的對象，即工作任務(wù)的內(nèi)容，結(jié)果表示通過此項(xiàng)工作的完成要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，可用“確保、全面完成、爭取、促進(jìn)”等等，以保證職位說明書的寫作規(guī)范。

6、應(yīng)加強(qiáng)對職位分析過程的有效管理與控制。整個(gè)職位分析的效果，在很大程度上取決于對分析過程的控制與管理。國內(nèi)大多企業(yè)在進(jìn)行職位分析時(shí)片面追求成果表現(xiàn)形式上的美觀，單純用工作說明書本身的形式質(zhì)量來評(píng)價(jià)整個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值與意義，造成職位說明書片面追求文本形式的美觀與漂亮，缺乏對真正有效信息的分析與關(guān)注，導(dǎo)致耗費(fèi)大量資源形成的工作說明書不能為實(shí)際的管理決策提供支持。因此，在編寫工作說明書之前，重要的是加強(qiáng)對工作分析過程的重視和管理。

7、完善審核和動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。完善審核機(jī)制可以確保工作說明書符合崗位實(shí)際。各位員工完成職位說明書編寫后，首先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核完成后交由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后由公司領(lǐng)導(dǎo)審核。動(dòng)態(tài)管理機(jī)制可以確保工作說明書的實(shí)用性和適用性。雖然職位說明書編寫工作相當(dāng)重要，但企業(yè)發(fā)展會(huì)對職位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫出規(guī)范的崗位說明書后，人力資源部門應(yīng)建立崗位說明書動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)由專職人員組織修訂。

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