高校院系對教學(xué)檔案資料管理的探討

周世好，李 瑩

(1瓊州學(xué)院體育學(xué)院，海南三亞572022;2瓊州學(xué)院人事處，海南三亞572022)

1 實施教學(xué)檔案管理的重要性

1.1教學(xué)檔案的基本內(nèi)容教師教學(xué)檔案資料包括:教學(xué)工作檔案資料:教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)大綱、學(xué)期授課教學(xué)進(jìn)度計劃、教師教學(xué)日志、試卷庫、教學(xué)影像資料、教學(xué)工作總結(jié)、

教學(xué)科研工作檔案資料:教材(主編)、著作(主編)、發(fā)表論文、參編書籍、精品課程、教案資料、內(nèi)部書刊資料。

學(xué)生學(xué)習(xí)檔案的記錄，包括:畢業(yè)論文、專題綜述、設(shè)計實驗報告、社會實踐、調(diào)查報告、發(fā)表論文

報告完整準(zhǔn)確的反映了學(xué)科建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是查考辦學(xué)歷史工作的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。畢業(yè)生參加工作后，用人單位來函了解該生的在校表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況;畢業(yè)生丟失畢業(yè)證，檔案提供學(xué)習(xí)成績等相關(guān)資料，通過查閱學(xué)生學(xué)籍檔案予以證明并補(bǔ)辦。

1.2教學(xué)檔案是專業(yè)建設(shè)水平的重要依據(jù)教學(xué)檔案直接為教學(xué)活動服務(wù)，是評估學(xué)校教學(xué)工作質(zhì)量、考核教師和其它專業(yè)技術(shù)人員、衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的重要依據(jù)［1］。教學(xué)檔案反映了教學(xué)管理的全過程，是學(xué)校檔案工作的主體、核心和重點，它包括學(xué)校綜合管理、學(xué)科和實驗室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與課堂實踐、畢業(yè)生工作、教材、教學(xué)研究等方面的文字材料和聲像載體。在2010年海南省高校新辦本科專業(yè)合格評估中，我校的教學(xué)檔案為教學(xué)評估材料提供了系統(tǒng)、翔實的資料，為學(xué)校順利通過新辦本科專業(yè)合格評估發(fā)揮了重要作用。

1.3教學(xué)文書檔案是院系領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)教學(xué)文書檔案包括上級教育部門和學(xué)校各機(jī)關(guān)下發(fā)的需要院系貫徹執(zhí)行的各項教育教學(xué)工作的決定、條例、指示、批復(fù)、會議文件［2］，在各項教育管理工作中形成的決定、制度和辦公會議記錄等。院系領(lǐng)導(dǎo)在研究某項工作時，通常必須考慮到工作的連續(xù)性，這就要求教學(xué)檔案工作人員查閱相關(guān)文件以供參考。如在研究如何教學(xué)事故處理問題時，檔案工作人員就必須找出學(xué)校有關(guān)教學(xué)事故處理的條例文件檔案，供院系領(lǐng)導(dǎo)討論時參考。

2 當(dāng)前院系教學(xué)檔案管理工作存在的問題

2.1教學(xué)檔案資料收集沒有形成制度教學(xué)資料收集不夠完整，這主要表現(xiàn)在兩個方面.一是外出參加教育教學(xué)會議的教師不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。二是某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)資料室歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心方便。

2.2檔案工作人員對教學(xué)文件材料是否歸檔的鑒別能力不夠

2.2.1 平時工作中沒有及時收集產(chǎn)生的文件材料，如體育學(xué)院海南東方市函授站2006年掛牌，在平時工作中沒有及時收集產(chǎn)生的文件材料，到了2009年，函授站整理函授學(xué)生學(xué)籍，有許多的資料從檔案中調(diào)閱，仍然有缺少部分，工作人員也只好亡羊補(bǔ)牢。

2.2.2 對申請入黨學(xué)生的材料歸檔不夠完整。學(xué)校是培養(yǎng)人才的搖籃，是國家培養(yǎng)共產(chǎn)主義接班人基地。院系管理資料檔案人員只會把已經(jīng)被確定為教工、學(xué)生建黨積極分子的建黨材料加以歸檔，而忽略了對廣大師生、尤其是學(xué)生入黨申請書的歸檔。

2.2.3 院系對教學(xué)檔案工作缺乏關(guān)注，院系領(lǐng)導(dǎo)與教學(xué)資料管理人員缺乏協(xié)調(diào)、溝通，難以形成有效的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2.2.4 院系資金緊張，對教學(xué)檔案資料管理工作投入少，在一定程度上制約了教學(xué)檔案宣傳工作和教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理工作的開展。

3 做好院系教學(xué)檔案管理工作措施

3.1建立管理網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化管理機(jī)制確定院系主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)分管教學(xué)檔案管理工作，由院系圖書資料室專兼職人員負(fù)責(zé)二級學(xué)院教學(xué)檔案的綜合管理，各科室明確一名兼職人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理和移交工作，形成一個以教學(xué)檔案為模塊的教學(xué)資料管理網(wǎng)絡(luò)。

3.2配合學(xué)校教學(xué)中心工作，提高教師建全教學(xué)檔案意識在校慶、重大節(jié)日或運動會、藝術(shù)節(jié)等大型活動期間，充分利用照片檔案的生動而富有活力的宣傳效果，積極配合學(xué)校中心工作開展照片檔案展覽。

3.3教學(xué)檔案建設(shè)工作應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)、各部門溝通，樹立良好的服務(wù)意識由于教學(xué)檔案管理工作繁瑣、量大，院系教學(xué)秘書往往呆在資料室里忙著做日常資料整理、登記、分類、保管等常規(guī)性工作，忽視了與校領(lǐng)導(dǎo)、各部門的溝通，久而久之，就會形成教學(xué)檔案收集困難、檔案管理網(wǎng)絡(luò)薄弱的局面。因此院系教學(xué)秘書在做好教學(xué)檔案整理工作的同時，應(yīng)潛移默化的影響領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作的理解和重視;教學(xué)秘書還應(yīng)該主動深入到各部門，尤其是教學(xué)一線，宣傳教學(xué)檔案歸檔范圍和要求，了解各部門工作開展的情況，探討各部門在收集教學(xué)檔案過程中遇到的問題。

教學(xué)檔案管理的最終目的在于服務(wù)教學(xué)管理工作［3］。教學(xué)秘書只有通過熱情、及時、準(zhǔn)確的查找教學(xué)檔案、為院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù)，才能充分體現(xiàn)教學(xué)檔案工作的價值。

3.4提高教學(xué)秘書的素質(zhì)是做好教學(xué)檔案工作的關(guān)鍵

3.4.1教學(xué)秘書要不斷提高政治素質(zhì)高校院系教學(xué)秘書對政治素質(zhì)有高度要求。只有具備政治上的堅定性、敏銳性，具有求真務(wù)實、嚴(yán)守機(jī)密的品格，才能保證教學(xué)檔案的可靠性、安全性［4］。教學(xué)秘書只有堅持學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，學(xué)習(xí)新時期黨的方針、政策，才能不斷提高自身的政治素質(zhì)。

3.4.2教學(xué)秘書要不斷提高文化素質(zhì)高校院系教學(xué)秘書更應(yīng)該在“工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作”，樹立終身教育、終身學(xué)習(xí)的理念，成為一名學(xué)習(xí)型的檔案工作者，以適應(yīng)事業(yè)發(fā)展教育對檔案工作與時俱進(jìn)的要求。

3.4.3教學(xué)秘書要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)教學(xué)檔案工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，從事這項工作，必須熟悉與檔案工作相關(guān)的政策和法律法規(guī)，掌握教學(xué)檔案工作的方法和規(guī)律，精通教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)。教學(xué)秘書要認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高教學(xué)文件歸檔的鑒別能力，積極參加教學(xué)檔案繼續(xù)教育，與同類學(xué)校交流教學(xué)檔案管理經(jīng)驗，學(xué)習(xí)先進(jìn)教學(xué)檔案管理經(jīng)驗，促進(jìn)本校教學(xué)檔案工作的開展。

［1］潘連根..數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的比較研究［J］.浙江檔案，2006(03):60－63.

［2］蔡德民..圖書與檔案信息資源共建共享探析［J］.河南圖書館學(xué)刊，2009(10):78－79.

［3］顏海.檔案信息資源開發(fā)利用［M］.武漢:武漢大學(xué)出版社，2011.03.

［4］吳建中..戰(zhàn)略思考:圖書館發(fā)展十大熱門話題［M］.上海:上?？萍嘉墨I(xiàn)出版社，2010.9