信息化環(huán)境下采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)化探析——以XS股份為例

李曉龍

（石河子大學經(jīng)濟與管理學院 新疆石河子 832000）

一、前言

從二十世紀六十年代APICS（美國生產(chǎn)與庫存控制協(xié)會）提出MRP（物料需求計劃）到現(xiàn)在短短四十余年間，企業(yè)應用信息系統(tǒng)加強經(jīng)營管理在全球范圍內已經(jīng)成為潮流。而內部控制，作為提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風險防范能力，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一種手段，在美國頒布《薩班斯法案》之后，亦成為眾多大中型企業(yè)管理工作的重點。2008年，財政部等五部委聯(lián)合出臺了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，并發(fā)布了相應的評價、應用、審計指引，在我國上市公司范圍內強制要求施行，并鼓勵非上市大中型企業(yè)執(zhí)行。

XS股份是我國新疆的一家農(nóng)業(yè)類上市公司，主營業(yè)務為棉業(yè)與油脂。由于農(nóng)產(chǎn)品經(jīng)濟附加值不高，為了提高收益，公司決定實施戰(zhàn)略轉型，經(jīng)過多年努力，現(xiàn)已形成棉花、食用油、棉紡、能源礦產(chǎn)四大主業(yè)和貿(mào)易物流同步發(fā)展的經(jīng)營格局。隨著經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，單一使用財務軟件所造成的孤島問題已成為制約企業(yè)發(fā)展的短板，因此，2011年XS股份引入了金蝶EAS企業(yè)管理系統(tǒng)，計劃分三期完成全部六大模塊（財務管理、資金管理、協(xié)同管理、戰(zhàn)略管理、人力資源管理、供應鏈管理）的上線運行。截止2012年9月，公司已成功完成了人力資源模塊、資金管理模塊、財務管理模塊、供應鏈模塊與協(xié)同管理模塊的上線應用，戰(zhàn)略管理模塊的調試也進入了最后階段。為了提高公司的管控水平，同時也為了滿足《內控規(guī)范》的要求，XS股份于2011年啟動了內部控制項目，截止2012年7月，已完成《內部控制制度匯編》與《內部控制手冊》等的修訂與編制。

值得注意的是，XS股份當前使用的《內部控制手冊》是根據(jù)傳統(tǒng)環(huán)境（未使用信息系統(tǒng)）下的企業(yè)業(yè)務流程進行編制的，而在公司使用信息系統(tǒng)后，一些業(yè)務流程、風險點發(fā)生改變，內控制度已經(jīng)不能完全適應企業(yè)當前的實際。本文特從XS股份使用最為成熟的供應鏈模塊中選取采購與付款業(yè)務進行分析，希望能夠找出其信息化環(huán)境下內部控制的優(yōu)化方法。

二、XS股份采購與付款業(yè)務流程分析

（一）傳統(tǒng)環(huán)境下業(yè)務流程分析

1.業(yè)務流程控制目標

建立健全企業(yè)的采購制度，不斷提高采購效率，降低公司經(jīng)營成本；選擇合格的供應方，保障公司所需物料按時、按質、按量供應；規(guī)范采購行為，保障企業(yè)的利益并為供應商提供公平公開的競爭環(huán)境。

2.關鍵崗位及主要職責

公司總經(jīng)理：審批年度采購預算和采購計劃，批準重要購貨合同，批準重要購貨付款。

主管副總經(jīng)理：制定公司整體采購策略，審批子公司采購部門各項規(guī)章制度，審核子公司采購績效。

總部原料部：監(jiān)控子公司采購策略實施情況，公布原材料與大宗輔料市場行情；對比并公布各子公司實際采購價格，對高價采購進行通報；稽查子公司原材料與輔料采購情況；負責各子公司的采購業(yè)績考核，并對各子公司原料工作落實情況進行考核；考核子公司采購績效。

財務總監(jiān)：審核預算及計劃；審核購貨合同；審核資金計劃。

原料部經(jīng)理：制定采購部規(guī)章制度和工作流程；編制年度采購預算和采購計劃；審核購貨合同和采購訂單；在授權范圍內簽訂購貨合同；負責組織核查和協(xié)調原料采購、供應工作；負責組織收集、匯總、統(tǒng)計原料工作相關資料；制定原料款的結算與撥付計劃，原料收購服務費、技術服務費等的申報、審核；辦理大宗物資及重要物資的采購，組織進行合格供應商的選擇和評審；指導并監(jiān)督公司物資采購招標工作；編制原料收購價格分析報告及其他物料采購計劃；負責草擬10萬元以下的購貨合同；提出付款申請；參與供應商的評審工作。

原料部采購員：新供應商開發(fā)資料的收集；供應商的管理，并定期進行稽查評估；供應商的詢、比價及對報價的初步議價；建立原料統(tǒng)計報表，對原料相關的調查數(shù)據(jù)、資料進行統(tǒng)計、匯總；對原料收購情況進行整理、匯總、上報，建立、更新與維護供應商檔案；填寫農(nóng)田檔案、提供相關原始數(shù)據(jù)；對供應方進行調查評價；進行市場調查，填寫詢價比價單；參與供應商的評審工作。

會計：核對原始單據(jù)并入賬；開具付款憑證。

出納：依據(jù)經(jīng)審批的付款申請，支付貨款。

采購物資使用部門：編制本部門年度采購預算和采購計劃；提交請購單；參與檢驗采購物資質量；參與合格供應商選擇評審；對不合格及報廢物資提出處理意見；提供對所購物資的專業(yè)技術建議；參與對持有物資的技術檢驗工作。

質檢部：事先檢驗樣貨質量；檢驗所購物資的質量。

3.業(yè)務流程

采購計劃→選擇供應商→簽訂購貨合同→驗收入庫→付款

采購計劃：分公司生產(chǎn)技術部門根據(jù)公司以產(chǎn)定銷的政策制定生產(chǎn)計劃，并結合倉庫的存貨數(shù)據(jù)和市場價格的變化，編制物料需求計劃，分公司原料部據(jù)此編制采購計劃上報公司總部。總部原料部匯總后由原料部經(jīng)理、主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批，并將審批后的采購計劃報送財務部，下發(fā)到子公司。

選擇供應商：采購員通過各種渠道取得供應商資料并收集相關的證明文件，審核初步符合公司要求的，邀請供應商將樣品送到公司進行檢驗和測試，由采購、生產(chǎn)、質檢人員組成評審小組進行調查評核，最終提出合格供應方名單，并經(jīng)主管副總經(jīng)理審核。一般采購，原料部至少選擇三家合格供應商進行詢價，之后選擇兩家以上供應商進行議價，并由相關部門參與議價過程。

簽訂購貨合同：原料部根據(jù)標準合同模板，由采購人員（非詢價人員）填制采購合同，經(jīng)原料部經(jīng)理、財務經(jīng)理審核，主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。采購人員登記采購臺賬，采購合同由原料部進行備案登記，并按順序進行合同編號，歸檔保管。

驗收入庫：采購貨物到貨后，由質檢部取樣，填制質檢報告。需要稱重的原料，過磅時要保證客戶、司機遠離地磅，避免其進行非法干擾。過磅后將材料交付倉儲部門，并開具驗收單。

付款：每月應付會計都會根據(jù)入庫單與發(fā)票制作應付賬款明細表，列明每個供應商的應付余額。原料部每年與供應商進行對賬，財務部每半年對應付賬款進行賬齡分析。零星原料（10萬元以下）的采購，由采購員填寫資金申請單，經(jīng)原料部經(jīng)理審核、會計核對，財務部經(jīng)理、財務總監(jiān)審核，副總經(jīng)理審批后，由出納進行支付。大額采購由采購部根據(jù)合同及與供應商的關系，列出付款計劃單，并由財務經(jīng)理與公司經(jīng)理簽字確認，之后報送財務將款項下?lián)艿礁髯庸尽?/p>

4.風險分析

采購計劃：采購計劃安排不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調。缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當審批或超越授權審批，可能導致采購物資過量或短缺，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。

選擇供應商：供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為；采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控，引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。

簽訂購貨合同：框架協(xié)議簽訂不當，可能導致物資采購不順暢；未經(jīng)授權對外訂立采購合同，合同對方主題資格、履約能力等未達要求、合同內容存在重大疏漏，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導致采購物資損失或無法保證供應。

驗收入庫：驗收標準不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不做處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

付款：付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致企業(yè)資金損失或信用受損；缺乏有效的采購會計系統(tǒng)控制，未能全面真實地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實物流情況，相關會計記錄與相關采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導致企業(yè)采購業(yè)務未能如實反映，出現(xiàn)采購物資和資金受損。

（二）信息系統(tǒng)環(huán)境下業(yè)務流程分析

1.業(yè)務流程控制目標

信息系統(tǒng)環(huán)境下采購與付款業(yè)務流程目標與傳統(tǒng)環(huán)境下流程目標大致相同，都是為了提高采購效率，降低采購成本，保障公司所需要物料按時、按質、按量供應，規(guī)范采購行為。但由于業(yè)務流程中有一部分是在EAS系統(tǒng)中運行的，因此還應包括一些關于信息系統(tǒng)自身的控制目標，比如保證權限分配的正確性，保證數(shù)據(jù)錄入、輸出的準確性，保證系統(tǒng)的順暢，保證數(shù)據(jù)傳遞過程中不會發(fā)生泄露、改變，保證系統(tǒng)安全等。

2.關鍵崗位及主要職責

由于XS股份在使用信息系統(tǒng)時，采購與付款業(yè)務沒有進行流程重組，所以關鍵崗位及主要職責的認定與傳統(tǒng)環(huán)境下基本一致。不同之處在于，多出了一個信息部信息員（負責供應鏈模塊）的崗位。該信息員應負有如下職責：相關人員權限的設定、更改；供應商的添加；分子公司相關人員的培訓并考核；日常工作中出現(xiàn)的與供應鏈模塊相關問題的解決等。

3.業(yè)務流程

XS股份在使用信息系統(tǒng)之后，并沒有將采購與付款業(yè)務完全電子化，其中采購計劃的制定、供應商的選擇等都采用原有的模式，而合同的審批、采購訂單管理等則可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)。信息系統(tǒng)環(huán)境下采購與付款業(yè)務流程如下：

合同的審批→采購訂單→采購收貨→付款

合同的審批：采購部門決定按計劃采購物資并確定供應商以后，由原料部草擬合同。如果合同金額小于10萬，則分子公司原料部經(jīng)理有權限進行合同的草擬，若合同金額大于10萬，由總部原料部經(jīng)理進行合同的草擬，分子公司經(jīng)理則無權進行處理。擬好的合同在協(xié)同辦公系統(tǒng)中進行傳遞，由各主管領導進行層層審核，如發(fā)現(xiàn)合同內容有異常，則可立即在協(xié)同系統(tǒng)中退回修改。審批過后的合同最終傳遞給總部原料部，為節(jié)省時間，總部原料部會將這些審核好的合同用傳真發(fā)給各分子公司。

采購訂單：簽訂合同以后，原料部采購員需進入信息系統(tǒng)的供應管理中進行采購訂單的新增。新增的采購訂單完全按照合同約定內容進行填寫，填寫完畢后由原料部經(jīng)理進行查詢并審核，關聯(lián)生成應付單據(jù)由財務部進行審核。

采購收貨：收貨時，先進行質檢與稱重，然后采購員根據(jù)實際情況進行收貨單的新增，倉儲人員則對收貨單進行審核并關聯(lián)生成入庫單。

付款：采購全部完成之后關聯(lián)生成應付單，由財務部進行審核，并關聯(lián)生成付款單，出納則根據(jù)審核過的付款單進行付款。

4.風險分析

XS股份在使用信息系統(tǒng)以后，雖然將一部分業(yè)務流程納入到信息系統(tǒng)中，將原來人的控制變成機器的控制，增強了一定的控制能力，降低了在傳統(tǒng)環(huán)境下這些環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的風險，但是一些新的風險卻也隨之而來。比如由于數(shù)據(jù)錄入不及時可能造成的重復采購；員工操作失誤造成的流程鎖死；權限密碼等級較低或者隨意泄露造成的自填自審；由于流程中沒有全部使用信息系統(tǒng)，在信息傳遞過程中可能出現(xiàn)的信息泄露、修改；信息系統(tǒng)被黑客入侵或者病毒攻擊等。

三、信息化環(huán)境下采購與付款業(yè)務內部控制優(yōu)化步驟

（一）及時更新業(yè)務控制目標

從XS股份的例子中可以很容易看出，環(huán)境的改變對業(yè)務的控制目標是有影響的。信息系統(tǒng)環(huán)境下不僅要保證原有的合理控制目標，也要關注信息系統(tǒng)本身特有的控制目標，比如網(wǎng)絡安全、計算機軟硬件維護等。這些控制目標雖然看起來跟業(yè)務本身有一定距離，但是如果不能保障這些目標的實現(xiàn)，那么在信息系統(tǒng)環(huán)境下絕對會影響業(yè)務目標的實現(xiàn)。

（二）明確關鍵崗位及主要職責

信息系統(tǒng)的應用使得信息部門參與到企業(yè)的大部分業(yè)務中去，并毫無疑問地躋身關鍵崗位行列，明確信息部門在每一項業(yè)務中的職責是信息系統(tǒng)環(huán)境下內部控制優(yōu)化的重要一步。對于其他已經(jīng)確定的關鍵崗位也要進行分析，避免由于環(huán)境或者流程的改變出現(xiàn)權責分配不清，推諉扯皮的現(xiàn)象。

（三）分析業(yè)務流程

眾所周知，信息系統(tǒng)是內部控制的載體，其本身也有一些相應的內控措施，如權限的分配等。對在信息系統(tǒng)中運行的業(yè)務流程進行梳理，并與內部控制手冊中的標準流程進行對比，分析二者之間的差距，確保所有的風險點都能夠得到相應的控制。

（四）認真進行風險控制

在分析流程的過程中，對于新出現(xiàn)的控制點，要分析其控制目標，找出潛在風險，并制定相應政策進行風險防范。不能只關注業(yè)務流程中的風險控制，還應關注信息系統(tǒng)本身的風險控制。◆

[1] 景麗．網(wǎng)絡環(huán)境下采購與付款循環(huán)的內部控制設計[D]．北京：清華大學，2005.

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[3] 游瑤，歐陽電平．ERP系統(tǒng)環(huán)境下采購與付款業(yè)務的符合性測試[J]．審計月刊，2005；（5）.