運用過程管理方法防范勞動用工風(fēng)險——以上海鐵路房地產(chǎn)公司為例

◆李 慧 / 文

眾所周知，產(chǎn)品、服務(wù)的質(zhì)量不論取決于多少種因素，但最終都需要通過每一個參與生產(chǎn)或提供服務(wù)的員工的工作過程得以實現(xiàn)。在勞動用工形式日益多樣化的今天，規(guī)范用工制度，確保有一支穩(wěn)定的高素質(zhì)的員工隊伍，是高質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的保障。上海鐵路房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營有限公司（以下簡稱公司）作為上海鐵路局的鐵路非運輸企業(yè)，脫胎于鐵路原有的多元經(jīng)營、房屋建設(shè)單位，近年來隨著整合重組，逐漸發(fā)展為具有二級資質(zhì)的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)。由于發(fā)展中的歷史原因，人力資源及勞動用工管理具有一定的特殊性。為此，如何加強(qiáng)勞動用工管理，營造和諧、穩(wěn)定的勞動關(guān)系，構(gòu)建良好的人力資源，成為公司持續(xù)發(fā)展的重要課題。

一、識別勞動用工過程管理存在風(fēng)險

公司的用工形式較為復(fù)雜。一是無固定期限勞動合同工。當(dāng)前與公司簽訂無固定期限勞動合同的員工，主要是原具有鐵路職工身份的“正式工”，在推行全員勞動合同制度時，為了緩解企業(yè)用工制度改革上的矛盾，而轉(zhuǎn)換為無固定期限的勞動合同工。二是固定期限勞動合同工。根據(jù)上海鐵路局人才引進(jìn)、招收錄用等規(guī)定，公司目前固定期限勞動合同局限在鐵路局人才引進(jìn)、新錄用的大學(xué)生首次簽訂勞動合同的范圍。三是勞務(wù)派遣工。公司使用的勞務(wù)派遣工主要集中在保安、保潔等后勤、服務(wù)性崗位。

用工形式的多樣帶來了管理的復(fù)雜，為了更好地提升用工管理的規(guī)范化水平，公司決定引入風(fēng)險管理和過程管理的理念，對用工管理進(jìn)行重新設(shè)計。

首先是按照對風(fēng)險的識別、衡量、控制以及評價的過程，對目前公司的用工管理的風(fēng)險進(jìn)行識別，最終評估出最影響用工管理水平的五大風(fēng)險。

1.勞動用工過程管理的意識不強(qiáng)

在日常管理中，各級管理者沒有意識到過程管理的作用，在合同管理、人事檔管理中更沒有運用過程管理的方法，往往是上級部門一個電話，下級部門才落實勞動用工管理相關(guān)要求。

2.內(nèi)部規(guī)章制度制定程序欠規(guī)范

一是公司在制訂涉及勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律等員工切身利益的規(guī)章制度時，在履行與職工大會或者職工代表大會的協(xié)商程序等方面還不到位；二是履行涉及員工切身利益的重大規(guī)章制度和重大事項的告知程序方面，距離公示告知或直接告知員工的要求還有一定差距。

3.勞動合同簽訂、變更不及時

按照《勞動合同法》規(guī)定，用人單位與勞動者建立勞動關(guān)系時，應(yīng)當(dāng)及時訂立書面勞動合同；變更勞動合同的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。公司在實際用工管理中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)重點關(guān)注人事命令的變化，而對于勞動合同則較少及時進(jìn)行變更。此外，在接收應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生、路局引進(jìn)人才的過程中，延遲簽訂固定期限勞動合同的情況也屢有發(fā)生。

4.勞務(wù)派遣過程管理認(rèn)識不到位

《勞動合同法》對勞務(wù)派遣中用工單位、勞務(wù)派遣單位、被派遣勞動者三方構(gòu)成完整勞動用工關(guān)系進(jìn)行了規(guī)范。但從實際情況來看，對使用勞務(wù)派遣可能面臨的法律風(fēng)險，具體管理人員顯然還沒有應(yīng)有的認(rèn)識。例如，有些管理人員對于勞務(wù)派遣單位是否符合法律規(guī)定的資格、是否符合勞務(wù)派遣的條件以及如何使用、管理勞務(wù)派遣工等，缺乏應(yīng)有的認(rèn)識，在臨時使用勞動力方面，存在不規(guī)范現(xiàn)象。

5.人事檔案管理存在漏洞

人事檔案既是記載勞動者個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等重要內(nèi)容的載體，也是處理勞動爭議的重要證據(jù)。在人事檔案日常管理工作中，仍然存在諸如材料歸檔不及時或材料缺失、員工履歷填寫不規(guī)范、檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)不規(guī)范，以及工作單位或崗位發(fā)生變動，個別勞動者的出生年月、參加工作時間在人事檔案中出現(xiàn)多個版本等問題。

這些問題都是勞動用工的風(fēng)險因素，若不進(jìn)行有效的防控，很容易引發(fā)勞動爭議。

二、運用過程管理方法規(guī)范勞動用工管理

針對上述風(fēng)險，公司制定管理對策，確定采用過程方法對風(fēng)險進(jìn)行控制。所謂過程方法，ISO 9001給出了定義，為了產(chǎn)生期望的結(jié)果，組織內(nèi)諸過程組成的系統(tǒng)的應(yīng)用，連同這些過程的識別和相互作用，以及對這些過程的管理，可稱之為“過程方法”。運用過程方法，公司對三種用工形式進(jìn)行了梳理，并分解細(xì)化，查找出其中的關(guān)鍵過程，對每個過程制定規(guī)范的管理文件，固化管理，嚴(yán)格執(zhí)行，提升用工管理的水平，最終建立起系統(tǒng)的用工管理制度，為公司產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量水平的提升奠定基礎(chǔ)。由此，有效降低了勞動用工風(fēng)險，提高公司人力資源管理水平。

1.加強(qiáng)勞動合同過程管理

勞動合同是維護(hù)雙方權(quán)利義務(wù)的根本依據(jù)，公司通過平等自愿、協(xié)商一致的原則訂立勞動合同。在依法合規(guī)的前提下，通過識別、確定勞動合同管理訂立、變更的相關(guān)過程，以過程的方法規(guī)范勞動合同管理。重點是抓好現(xiàn)崗位職工的勞動合同變更和職工調(diào)動、錄用應(yīng)屆大學(xué)生、接收人才引進(jìn)人員的勞動合同訂立等過程控制。

一是實施勞動合同變更的流程化管理。首先從識別勞動合同變更過程入手，進(jìn)一步理順勞動合同變更的相關(guān)環(huán)節(jié)，完善合同相關(guān)條款，規(guī)定流程節(jié)點時間，確定勞動合同變更程序。同時規(guī)定勞動合同變更工作在職工崗位、身份變動后一個月內(nèi)辦結(jié)。

二是加強(qiáng)新員工勞動合同的全過程管理。鐵路非運輸企業(yè)的新員工主要為路內(nèi)調(diào)動職工、鐵路局統(tǒng)一招聘的應(yīng)屆大學(xué)生和鐵路局統(tǒng)一辦理的人才引進(jìn)人員。因此，新員工的勞動合同訂立需要根據(jù)當(dāng)前鐵路企業(yè)的體制現(xiàn)實和公司實際情況建立相關(guān)流程，重點把握訂立合同時間、補(bǔ)充合同內(nèi)容、落實歸檔管理等幾個關(guān)鍵過程。實踐中，公司還建立勞動合同管理臺賬，動態(tài)掌握職工勞動合同管理狀況。

2.加強(qiáng)勞動用工規(guī)章文件過程管理

一是規(guī)范勞動用工政策法規(guī)等外來文件過程管理。確定外來文件的專人管理，定期收集相關(guān)政策法規(guī)文件。

二是確定內(nèi)部規(guī)章制度合法性、合理性審查流程。公司在制訂新的規(guī)章制度時，組織工會、法律事務(wù)管理人員，共同做好事先的合法性審查；對法律沒有明確規(guī)定的事項，盡量結(jié)合工作實際作出規(guī)范和量化標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定具體實施標(biāo)準(zhǔn)；對可能產(chǎn)生爭議的事項，明確具體的界定方法。在對既有規(guī)章制度修訂時，公司以合法性、可操作性和實效性為標(biāo)準(zhǔn)，采用修改與廢止相結(jié)合的方式，提高規(guī)章制度的完整性和系統(tǒng)性。

三是建立內(nèi)部規(guī)章制度的訂立、修改、告知等相關(guān)流程。在制定涉及勞動者切身利益的事項時，均經(jīng)職工代表大會或者全體職工集體討論，并在與工會或者職工代表平等協(xié)商后確定。對經(jīng)民主程序制定的規(guī)章制度，及時進(jìn)行公示或者告知員工。同時，公司將規(guī)章制度制訂、修改、執(zhí)行過程中的證據(jù)及時歸檔，避免雙方發(fā)生分歧時，使公司陷入被動。

3.實施人事檔案歸檔、審核過程管理

勞動用工管理實踐證明，發(fā)生勞動爭議后，人事檔案是用工單位舉證的重要證據(jù)來源。公司按照上級和本單位關(guān)于人事檔案目標(biāo)管理的有關(guān)規(guī)定和要求，完善基本管理制度，抓好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，立足人事檔案材料的收集和整理，實現(xiàn)人事檔案的制度化、規(guī)范化和信息化。公司建立人事檔案目標(biāo)管理制度及日常轉(zhuǎn)遞、查閱、借閱及歸檔材料收集臺賬，防控人事檔案丟失風(fēng)險，及時、準(zhǔn)確、完整地將應(yīng)歸檔的各類材料收集、整理后歸入人事?lián)醢?，確保用工過程中證據(jù)鏈的完整、有效。

4.嚴(yán)格勞務(wù)工使用過程監(jiān)控

公司在使用勞務(wù)派遣人員時，注意選用有資質(zhì)、有信譽、有實力、且與鐵路長期合作的勞務(wù)派遣單位，避免因勞務(wù)派遣單位不具備必要的資質(zhì)，致使勞務(wù)派遣協(xié)議被認(rèn)定為無效，而導(dǎo)致公司與被派遣勞動者建立了直接的勞動關(guān)系的嚴(yán)重后果；確保勞務(wù)派遣單位具備較強(qiáng)的承擔(dān)法律責(zé)任的能力，避免因勞務(wù)派遣單位無力承擔(dān)責(zé)任而導(dǎo)致由用工單位實際承擔(dān)責(zé)任的后果。日常管理過程中，公司做好被派遣勞動者的接收、培訓(xùn)、考核、退回等日常動態(tài)管理工作，建立接收記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄、資料簽收記錄，并辦理登記、造冊手續(xù)，整個過程的書證材料均應(yīng)及時歸檔。加強(qiáng)被派遣勞動者的合同期限管理，及時向派遣單位明確續(xù)用或退回的處理措施。同時要求勞務(wù)派遣單位按月提供證明其已經(jīng)為被派遣勞動者足額繳納社會保險費以及支付工資的憑證。

5.完善公司內(nèi)部勞調(diào)工作過程管理

公司積極做好內(nèi)部溝通，充分發(fā)揮公司勞動爭議調(diào)解委員會的作用，在公司與勞動者之間構(gòu)建有效的溝通平臺，通過第三方調(diào)解、疏導(dǎo)，緩解勞資糾紛，徹底改變勞動爭議是公司人力資源管理部門與勞動者個人之間管理矛盾的錯誤理解。公司勞動爭議調(diào)解委員會著重加強(qiáng)勞動法律法規(guī)、公司規(guī)章制度的定期宣講，著力建立勞資雙方平等協(xié)商機(jī)制及爭議預(yù)防預(yù)警機(jī)制，參與企業(yè)規(guī)章制度制訂、修改、執(zhí)行的過程管理，及時組織勞動爭議事項的調(diào)解，加強(qiáng)疏導(dǎo)、化解矛盾。

三、結(jié)束語

通過對勞動用工實施過程管理，確保了公司經(jīng)營發(fā)展所需的人力資源。公司自2004年第一次上海地區(qū)重組整合成立至今，先后經(jīng)歷了3次重組整合，沒有發(fā)生任何勞動爭議訴訟、仲裁案件，沒有發(fā)生任何勞動用工爭議上訪事件，勞動關(guān)系日趨和諧，為公司持續(xù)發(fā)展、路局安局工程建設(shè)奠定了良好的人力資源基礎(chǔ)。