實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的思考

劉希琳

（蘭州商學(xué)院檔案館 甘肅 蘭州 730020）

文檔是文件和檔案的簡(jiǎn)稱。文件和檔案是以時(shí)間為依據(jù)劃分的，一份材料未歸檔之前稱作文件，歸檔之后稱作檔案。因此，從根本上講，提高檔案工作質(zhì)量，首先制發(fā)文件部門要提高文件質(zhì)量，其次檔案管理部門按要求整理、歸檔、管理，關(guān)鍵是制發(fā)文件部門和檔案管理部門要依法辦事，拓展檔案管理內(nèi)涵，將檔案管理工作向前延伸，實(shí)現(xiàn)文件和檔案一體化管理。

一、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的現(xiàn)實(shí)依據(jù)

實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，是制發(fā)文件部門提高文件質(zhì)量的需要，是檔案管理部門提升工作水平的需要，也是貫徹落實(shí)《檔案法》的需要。

（一）從制發(fā)文件部門的角度看

制發(fā)的文件質(zhì)量如何，不僅決定了文件本身的質(zhì)量，而且還直接影響檔案的質(zhì)量。目前，絕大多數(shù)部門對(duì)制發(fā)文件的質(zhì)量比較重視，嚴(yán)格按照國(guó)家關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定制發(fā)文件。但是，也有一些部門和單位對(duì)文件制發(fā)工作不重視，主要表現(xiàn)在：文件用紙質(zhì)量、紙張大小、字體和字體大小、排版形式、裝訂等不符合國(guó)家公文處理的有關(guān)規(guī)定；制發(fā)文件沒有履行必需的簽發(fā)手續(xù)，或不符合審批權(quán)限；文件標(biāo)題不準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位不規(guī)范，落款和印章不一致；文件字跡清晰度差，不利于長(zhǎng)久保存；使用文種不合適，擬制格式不規(guī)范等。這些問題的存在，直接影響著檔案管理工作水平，客觀上要求文件制發(fā)部門必須提高文件制發(fā)水平。

（二）從檔案管理部門的角度看

檔案管理部門在檔案管理工作中處于核心地位，加強(qiáng)和完善檔案管理是檔案管理部門義不容辭的職責(zé)。大多數(shù)檔案管理部門對(duì)此認(rèn)識(shí)是明確的，工作是得力的，成效也是明顯的。但是，也有一些檔案管理部門特別是其領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不夠，檔案意識(shí)淡薄；檔案設(shè)備陳舊，更新不及時(shí)，存在許多安全隱患和管理隱患；檔案管理人員得不到必要的培訓(xùn),有的理論知識(shí)陳舊，操作電腦的能力低，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高；檔案管理方法單一，僅限于歸檔材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、利用等基礎(chǔ)性常規(guī)管理，管理人員就好像辦理物品出入庫(kù)手續(xù)的“倉(cāng)庫(kù)保管員”。一些部門主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬檔案管理部門的重視不夠，對(duì)檔案管理工作投入不足，直接挫傷了檔案管理人員的工作熱情和工作積極性，影響和制約了歸檔材料的管理和開發(fā)利用。

（三）從貫徹落實(shí)《檔案法》的角度看

《檔案法》第七條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。”盡管《檔案法》不僅賦予了檔案管理部門和檔案工作人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理職能,而且賦予了他們監(jiān)督、指導(dǎo)和對(duì)本單位檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)的職能，但從實(shí)際情況來看,一些檔案管理部門沒有很好地發(fā)揮法律賦予的這些職能，把自己作為純業(yè)務(wù)部門，只負(fù)責(zé)檔案管理，對(duì)本單位各部門的文件制發(fā)工作缺乏監(jiān)督指導(dǎo)，使本單位檔案資料的收集、管理與利用工作始終處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，降低了檔案管理工作的績(jī)效。因此，推行文檔一體化管理十分必要。

二、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)是文件生命周期理論。1940年由美國(guó)檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯提出，是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)過程的一種理論。

（一）理論產(chǎn)生的背景

1.文件數(shù)量的增長(zhǎng)。檔案管理工作歷史悠久。20世紀(jì)以來，隨著各國(guó)政府職能的不斷擴(kuò)大，各種機(jī)構(gòu)的大量產(chǎn)生，以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、記錄工具等大量應(yīng)用于文件的制作，使得文件的數(shù)量急劇增加，對(duì)文件管理工作提出了新的要求。

2.專門化管理的出現(xiàn)。各國(guó)通過立法等方式加強(qiáng)對(duì)大量文件的專門管理。如1950年，美國(guó)頒布《聯(lián)邦文件管理辦法》，在國(guó)家檔案館設(shè)立“文件管理項(xiàng)目”，用于監(jiān)督指導(dǎo)各政府機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件的立卷、歸檔和移交工作。從而使文件管理上升為一種專門化的管理活動(dòng)。

3.文件中心的建立。文件中心是20世紀(jì)40年代出現(xiàn)的新型文件管理機(jī)構(gòu)，最早源于美國(guó)。為挖掘文件中心的理論根源，西方學(xué)者開始對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律進(jìn)行研究，由此產(chǎn)生了文件生命周期理論。

（二）理論的主要內(nèi)容

1.強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)具有整體性。指出文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)整體運(yùn)動(dòng)的過程，承認(rèn)文件運(yùn)動(dòng)過程的客觀性。它以運(yùn)動(dòng)的視角來研究文件從形成到銷毀或進(jìn)館的過程，體現(xiàn)了尊重文件歷史過程的思想。

2.強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)具有階段性。它根據(jù)價(jià)值形態(tài)的變化，提出文件整體運(yùn)動(dòng)過程具有明顯的階段變化，并把這種階段變化視為不以人們意志為轉(zhuǎn)移的客觀存在。

3.強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)具有關(guān)聯(lián)性。指出不同階段的文件與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間存在內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系，承認(rèn)各階段文件價(jià)值屬性與管理者主體行為對(duì)應(yīng)關(guān)系的客觀性，也是尊重文件運(yùn)動(dòng)的客觀實(shí)際的表現(xiàn)。

（三）理論的基本要求

文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)的整體性、階段性和關(guān)聯(lián)性，為文件的全過程、階段式管理奠定了理論基礎(chǔ)。同時(shí)，文件生命周期理論準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動(dòng)過程的前后銜接和各階段的相互影響，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理提供了理論依據(jù)。文件生命周期理論要求制發(fā)文件部門要提高文件質(zhì)量，為檔案管理打下良好基礎(chǔ)；要求檔案管理部門要端口前移，重視從文件制發(fā)到進(jìn)館的全方位管理；要求檔案工作人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，加強(qiáng)文件制發(fā)工作的指導(dǎo)，確保檔案管理的延續(xù)性和科學(xué)性。因此，文件生命周期理論為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理提供了理論基礎(chǔ)，文檔一體化管理反映了文件生命周期理論的內(nèi)在要求。

三、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的對(duì)策建議

按照文件生命周期理論的要求，結(jié)合當(dāng)前文件制發(fā)和檔案管理工作實(shí)際情況，我們建議：

（一）提高部門文件質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，必須先要從制發(fā)文件部門入手，使文件在制發(fā)過程中按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行制作。重點(diǎn)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是文件用紙質(zhì)量、紙張大小、字體及字體大小、排版形式、裝訂等必須符合國(guó)家公文處理的有關(guān)規(guī)定；二是制發(fā)文件要履行簽發(fā)手續(xù)，符合審批權(quán)限，文件標(biāo)題要準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位要準(zhǔn)，落款、印章與文件要保持一致；三是使用文種合理,擬制格式規(guī)范。

（二）及時(shí)移交檔案管理部門。制發(fā)文件部門在履行工作職能的過程中會(huì)產(chǎn)生大量文件資料，如果這些文件資料保存不齊全，整理歸檔不及時(shí)，或者長(zhǎng)期積壓在各業(yè)務(wù)部門的個(gè)人手中,就容易造成文件資料的丟失,導(dǎo)致這部分信息缺失，給今后查詢資料信息造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，制發(fā)文件部門要高度重視文件資料的歸檔工作，必須做到：一是要及時(shí)，每年形成的文件資料于次年元月份必須移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔；二是要完整，向檔案管理部門移交具有保存價(jià)值的文件資料必須齊全，信息資料完整無(wú)缺。只有這樣，才能從根本上實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

（三）科學(xué)規(guī)范整理歸檔材料。歸檔材料的整理，就是將歸檔材料按照一定的原則和方法進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。檔案管理部門對(duì)歸檔材料整理過程中的每一個(gè)步驟，必須要堅(jiān)持合理規(guī)范原則，要嚴(yán)格按照檔案行政管理部門制定的有關(guān)歸檔材料整理規(guī)則，科學(xué)合理地進(jìn)行整理。歸檔材料整理的質(zhì)量直接關(guān)系到今后檔案的利用效果，它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。歸檔材料整理的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理具有直接和廣泛的影響。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)。一是提高政治思想素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)政策性、原則性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案管理人員必須提高思想政治覺悟，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的工作責(zé)任感，堅(jiān)持原則，辦事公正，廉潔奉公，自覺抵制各種不良風(fēng)氣，嚴(yán)格把好政策，不搞任何違法亂紀(jì)的行為，確保檔案的真實(shí)性和公正性。二是樹立良好的職業(yè)道德。檔案管理人員要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，愛崗敬業(yè)，忠于職守、樂于奉獻(xiàn)，埋頭苦干，不計(jì)較個(gè)人得失，兢兢業(yè)業(yè)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)檔案管理人員要不斷進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，如歸檔材料的收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等，使他們能夠熟練掌握檔案的基本知識(shí)和明確其負(fù)責(zé)上交的歸檔材料的范圍。四是注重工作交流。加強(qiáng)檔案管理人員之間、相關(guān)專業(yè)管理人員之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。通過交流,使他們盡快了解別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)查找自己的不足,吸收好的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用于自己的實(shí)際工作中。

（五）完善檔案工作制度。檔案管理部門要制定科學(xué)、規(guī)范的檔案工作制度,規(guī)范管理。要把檔案管理的規(guī)范化、制度化納入檔案管理人員的崗位職責(zé),以最大限度地發(fā)揮規(guī)章制度的監(jiān)管和約束機(jī)制。同時(shí)，要根據(jù)檔案工作的實(shí)際，制定文件形成、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性規(guī)章制度，建立健全各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作規(guī)章制度，使文件制發(fā)、檔案管理有章可循、有據(jù)可依，真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（六）加強(qiáng)檔案監(jiān)督檢查。檔案管理部門要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，要在監(jiān)督的前提下開展指導(dǎo),在指導(dǎo)的過程中進(jìn)行監(jiān)督，并在監(jiān)督中加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)，形成工作合力，確保檔案工作質(zhì)量。《檔案法》賦予了檔案行政管理部門行政處罰和依法追究權(quán)，依法查處檔案違法行為是法律賦予檔案行政管理部門的神圣職責(zé)。因此，各級(jí)檔案行政管理部門要負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案工作、綜合檔案館建設(shè)等進(jìn)行執(zhí)法檢查，依法查處檔案違法違規(guī)案件，追究有關(guān)責(zé)任人員責(zé)任，切實(shí)做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，維護(hù)檔案工作的嚴(yán)肅性。

［1］胡鴻杰.中國(guó)檔案學(xué)的理念與模式［M］.中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005.

［2］黃存勛.文檔一體化理論依據(jù)探討［J］.浙江檔案，2002（5）.