淺析小微企業(yè)內(nèi)部控制制度構(gòu)建

湯添

摘要：小微企業(yè)缺少內(nèi)部控制制度的主要原因有二：其一企業(yè)所有人對(duì)內(nèi)部控制制度認(rèn)知不夠；其二沒(méi)有合適于小微企業(yè)經(jīng)濟(jì)有效的內(nèi)部控制制度參照藍(lán)本。本文首先分析了小微企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制制度的重要性；然后描述了小微企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題；最后針對(duì)這些問(wèn)題和小微企業(yè)的特征，詳細(xì)分析了小微企業(yè)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：小微企業(yè)；內(nèi)部控制制度；組織架構(gòu)；業(yè)務(wù)層控制

一、引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)組織日益多樣化，政策導(dǎo)向也不斷鼓勵(lì)著個(gè)體創(chuàng)業(yè)者，多種多樣的信息資源滾滾而來(lái)，李彥宏、俞敏洪等成功創(chuàng)業(yè)者不斷刺激著年輕人的創(chuàng)業(yè)夢(mèng)。來(lái)自不同行業(yè)有抱負(fù)的群體在各自熟悉的行業(yè)內(nèi)，紛紛實(shí)踐起了創(chuàng)業(yè)夢(mèng)、創(chuàng)富夢(mèng)。

不少創(chuàng)業(yè)人雖然是某個(gè)行業(yè)內(nèi)的佼佼者，然后一旦進(jìn)入創(chuàng)業(yè)領(lǐng)域，面對(duì)企業(yè)中方方面面的問(wèn)題，對(duì)于既缺少專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)和實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，又急需開(kāi)拓市場(chǎng)獲得商機(jī)的創(chuàng)業(yè)者，常犯的錯(cuò)誤就是缺乏全局觀，容易身陷疲于應(yīng)對(duì)燃眉之急的具體事務(wù)中，沒(méi)有一支規(guī)范高效的團(tuán)隊(duì)來(lái)處理企業(yè)營(yíng)運(yùn)中的各類(lèi)工作，久而久之就會(huì)令企業(yè)陷入困局。

有些創(chuàng)業(yè)者認(rèn)為企業(yè)是自己建立的，希望成為企業(yè)里的皇帝，獨(dú)裁并掌控一切。然而，個(gè)人的力量是有限的，最終往往導(dǎo)致企業(yè)反受其累無(wú)法做大做強(qiáng)。

上述情況就是我們企業(yè)內(nèi)部控制中所說(shuō)的，企業(yè)層面的組織架構(gòu)控制和業(yè)務(wù)層面的各種控制問(wèn)題。我國(guó)為了提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力、促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，2008年6月28日出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，2010年4月26日發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“基本規(guī)范”和“配套指引”）。為企業(yè)在建設(shè)內(nèi)部管理制度方面搭建了全面、系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)的參考依據(jù)，小微企業(yè)雖然投資規(guī)模小、業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單，但是可以根據(jù)自身情況，參照“基本規(guī)范”和“配套指引”制定出一套適合于本企業(yè)特點(diǎn)的內(nèi)部控制制度，并根據(jù)企業(yè)不同發(fā)展階段不斷補(bǔ)充、修正，促使企業(yè)在規(guī)范、有序的框架內(nèi)運(yùn)營(yíng)。

二、小微企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)管理中的問(wèn)題

1.小微企業(yè)管理者對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)知度不夠。小微企業(yè)的管理者多來(lái)自于非管理領(lǐng)域，不知內(nèi)部控制規(guī)范是什么？有什么用處？或者擔(dān)心有了各種規(guī)范和制度影響工作效率。卻不知企業(yè)只有在有分工、有協(xié)調(diào)、有制約的框架內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)，才能做到各司其職、拾遺補(bǔ)缺、經(jīng)營(yíng)有效率、辛勞有成果。

2.小微企業(yè)管理者普遍存在重業(yè)務(wù)輕管理現(xiàn)象。創(chuàng)業(yè)者總想著要先把業(yè)務(wù)做起來(lái)再去著手管理工作，進(jìn)而造成企業(yè)內(nèi)有些人忙的焦頭爛額、有些人天天不知要做什么？資財(cái)方面進(jìn)出記錄缺失，收入、成本核算不健全，經(jīng)營(yíng)沒(méi)有計(jì)劃和預(yù)算，風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)薄弱，缺少科學(xué)的分析、防范方法和措施。從而產(chǎn)生決策無(wú)依據(jù)，全憑拍腦。甚至經(jīng)營(yíng)行為違反了法律法規(guī)卻茫然不知，到頭來(lái)只有苦勞沒(méi)有功勞還有可能進(jìn)監(jiān)牢?；蛘咭?yàn)楣芾砘靵y，引發(fā)股東間相互猜忌，形成不堪的內(nèi)耗局面。

三、小微企業(yè)內(nèi)部控制制度構(gòu)建思路

1.設(shè)置有效的小微企業(yè)組織架構(gòu)。小微企業(yè)組織架構(gòu)的設(shè)置可參考“基本規(guī)范”和“配套指引”中組織架構(gòu)控制，明確治理結(jié)構(gòu)各層面的責(zé)權(quán)利，達(dá)到內(nèi)部機(jī)構(gòu)間的相互制衡?！盎疽?guī)范”和“配套指引”中的組織架構(gòu)控制主要涉及兩個(gè)方面：治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置。

（1）治理結(jié)構(gòu)包括：股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層。這四個(gè)層面各有分工，具體見(jiàn)圖Ⅰ：公司治理層結(jié)構(gòu)圖。

（2）內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置沒(méi)有統(tǒng)一的模式，主要是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的性質(zhì)、規(guī)模、發(fā)展階段設(shè)置相關(guān)主管部門(mén)，各部門(mén)分工明確、職務(wù)分離互不相容、在統(tǒng)一的戰(zhàn)略目標(biāo)下相互支持，促使企業(yè)達(dá)到價(jià)值最大化。企業(yè)按照內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置制作成組織機(jī)構(gòu)框架圖，并詳細(xì)說(shuō)明每個(gè)職位責(zé)權(quán)利內(nèi)容，還要根據(jù)不同的發(fā)展階段去調(diào)整組織機(jī)構(gòu)，使之適應(yīng)企業(yè)運(yùn)行的需要。一般稍有規(guī)模的企業(yè)組織機(jī)構(gòu)如圖Ⅱ，此圖為基本的職能制組織機(jī)構(gòu)圖。

對(duì)于小微企業(yè)，股東人數(shù)少是很普遍的現(xiàn)象，多則六、七人左右，少則可能是一人有限責(zé)任公司。這類(lèi)企業(yè)的股東既是投資人又是經(jīng)營(yíng)管理人，可以形成四合一的治理結(jié)構(gòu)，不同行業(yè)的企業(yè)就其特征為每位股東設(shè)計(jì)出不同側(cè)重的職位分工。例如：小微電子類(lèi)企業(yè)可以把股東職能分成主抓業(yè)務(wù)的、負(fù)責(zé)技術(shù)的、側(cè)重人財(cái)物管理的等等，重大決策、重大事項(xiàng)、重要人事任免及大額資金支付業(yè)務(wù)等，應(yīng)當(dāng)按照授權(quán)范圍和程序施行集體決策審批或者聯(lián)簽制度。這樣的小微企業(yè)組織框架使股東間形成了合力，即有利股東專(zhuān)注于某部分事務(wù)，企業(yè)內(nèi)又有了相互制衡的機(jī)制。參見(jiàn)圖Ⅲ：簡(jiǎn)化的小微企業(yè)組織架構(gòu)圖。

對(duì)于一人有限責(zé)任公司，建議重大決策、重大事項(xiàng)、重要人事任免及大額資金支付業(yè)務(wù)等聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士做顧問(wèn)或請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)為其提供專(zhuān)業(yè)、科學(xué)的分析建議書(shū)，避免盲目籌資、投資、運(yùn)營(yíng)決策。

企業(yè)根據(jù)規(guī)模大小、業(yè)務(wù)的繁簡(jiǎn)情況，設(shè)置適合企業(yè)運(yùn)行的治理結(jié)構(gòu)和組織機(jī)構(gòu)，用科學(xué)的態(tài)度面對(duì)企業(yè)管理，避免獨(dú)斷專(zhuān)行。股東權(quán)益是體現(xiàn)在各自按持股比例對(duì)企業(yè)資產(chǎn)和收益的分配中，而不在企業(yè)日常運(yùn)行的特權(quán)上。本著為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益著想，不斷修正、補(bǔ)充企業(yè)的管理制度。使重復(fù)發(fā)生的事務(wù)處理起來(lái)有據(jù)可依，逐步建立起系統(tǒng)的、完備的、具有企業(yè)自身特色的管理格局。

2.建立小微企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制制度。小微企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)層的內(nèi)部控制制度建設(shè)，可參考“基本規(guī)范”和“配套指引”業(yè)務(wù)層面控制中的如下內(nèi)容：資金活動(dòng)控制、采購(gòu)業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)管理控制等13項(xiàng)控制，本文針對(duì)小微企業(yè)具有資金有限、業(yè)務(wù)單純、人員精簡(jiǎn)的特征。做如下研究設(shè)計(jì)，以期能給小微企業(yè)搭建業(yè)務(wù)層的內(nèi)部控制提供參考。

（1）資金活動(dòng)控制的關(guān)鍵點(diǎn)：籌資、投資、資金使用。小微企業(yè)資金活動(dòng)控制的重點(diǎn)是資金使用管理，在小微企業(yè)內(nèi)往往出納、會(huì)計(jì)一肩挑。這樣輕則容易造成差錯(cuò)并且不易察覺(jué)，重則企業(yè)資金不安全。為了規(guī)避此類(lèi)現(xiàn)象，小微企業(yè)可以聘用專(zhuān)職的具有會(huì)計(jì)上崗證資格的工作者擔(dān)任出納和日常行政工作，聘請(qǐng)兼職財(cái)務(wù)或委托中介機(jī)構(gòu)從事會(huì)計(jì)工作。在遇到重大籌資、投資活動(dòng)出現(xiàn)時(shí)設(shè)立專(zhuān)案，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)的研究、分析，提供參考建議。這樣既達(dá)到了崗位分離互不相容的制約要求，也節(jié)約了運(yùn)營(yíng)成本。

（2）采購(gòu)業(yè)務(wù)控制的關(guān)鍵點(diǎn)：采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商的選擇和定價(jià)、驗(yàn)收和付款環(huán)節(jié)。小微企業(yè)根據(jù)采購(gòu)數(shù)量與價(jià)值的大小對(duì)主管采購(gòu)人員進(jìn)行授權(quán)管理，零星采購(gòu)直接上報(bào)主管決策即可。重大采購(gòu)需要以下基本流程：①生產(chǎn)部門(mén)會(huì)同倉(cāng)庫(kù)管理者根據(jù)生產(chǎn)需要和庫(kù)存狀況擬定采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)，由直屬主管核簽；②采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)，選擇3家以上供應(yīng)商與報(bào)價(jià)提報(bào)給綜合協(xié)調(diào)的主管；③綜合協(xié)調(diào)主管請(qǐng)財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行歷史對(duì)比、市場(chǎng)驗(yàn)證；對(duì)采購(gòu)數(shù)量進(jìn)行復(fù)核。由綜合協(xié)調(diào)主管選定供應(yīng)商和報(bào)價(jià)；④報(bào)相關(guān)股東聯(lián)簽；⑤入庫(kù)驗(yàn)收，需要2（含）以上人員同時(shí)處理，一部分人主要負(fù)責(zé)采購(gòu)入庫(kù)資產(chǎn)的數(shù)量清點(diǎn)和貨物質(zhì)量工作、一部分人負(fù)責(zé)記錄并填寫(xiě)入庫(kù)單及庫(kù)存賬的錄入工作；⑥付款時(shí)，付款申請(qǐng)人根據(jù)合同、入庫(kù)單、發(fā)票、相關(guān)主管簽署的付款申請(qǐng)?zhí)釄?bào)財(cái)務(wù)復(fù)核、支付。參見(jiàn)圖Ⅳ大宗材料采購(gòu)流程圖。

3.資產(chǎn)管理控制主要有三部分：存貨、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)。在小微企業(yè)內(nèi)資產(chǎn)管理的重點(diǎn)是存貨，存貨管理的關(guān)鍵點(diǎn)在保管、發(fā)出、盤(pán)點(diǎn)。

（1）對(duì)于倉(cāng)儲(chǔ)保管，企業(yè)首先需要合理規(guī)劃專(zhuān)用倉(cāng)儲(chǔ)地，然后按照存貨重大價(jià)值重點(diǎn)保管、同類(lèi)物件歸類(lèi)保管、便于收發(fā)與盤(pán)點(diǎn)原則，科學(xué)設(shè)計(jì)倉(cāng)儲(chǔ)室。

（2）發(fā)出環(huán)節(jié)則必須依照企業(yè)內(nèi)制發(fā)貨單發(fā)貨原則執(zhí)行，此處關(guān)鍵在于發(fā)貨單的授權(quán)控制。例如：生產(chǎn)領(lǐng)用可以憑生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)環(huán)節(jié)中不同需求由生產(chǎn)領(lǐng)用人填寫(xiě)申請(qǐng)交生產(chǎn)主管核簽發(fā)貨單；銷(xiāo)售發(fā)貨可以按照銷(xiāo)售合同由銷(xiāo)售人員申請(qǐng)交營(yíng)銷(xiāo)主管核簽發(fā)貨單。

（3）盤(pán)點(diǎn)制度是保證存貨質(zhì)量和數(shù)量真實(shí)有效的重點(diǎn)，小微企業(yè)有必要設(shè)置定期與不定期的盤(pán)點(diǎn)制度，一方面可以通過(guò)盤(pán)點(diǎn)制度核實(shí)存貨的質(zhì)量和有效性，另一方面通過(guò)對(duì)存貨的實(shí)地盤(pán)查來(lái)確保存貨的實(shí)存數(shù)量與賬載數(shù)量的一致性。

固定資產(chǎn)的管理重點(diǎn)在于申購(gòu)與盤(pán)點(diǎn)環(huán)節(jié)，資產(chǎn)申購(gòu)對(duì)于小微企業(yè)屬于重大投資，企業(yè)必須實(shí)事求是地根據(jù)生產(chǎn)需求購(gòu)置設(shè)備，并建立申購(gòu)授權(quán)制度，超過(guò)一定額度需要股東聯(lián)簽確定。固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)環(huán)節(jié)的重點(diǎn)在于查明資產(chǎn)的使用情況（生產(chǎn)效率）和設(shè)備可用情況（可使用年限），以及設(shè)備實(shí)存數(shù)量與賬載數(shù)量的一致性情況。

若使企業(yè)正常、有序運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開(kāi)合理的組織架構(gòu)與相互制衡的制度，內(nèi)部控制制度的建設(shè)與實(shí)施又離不開(kāi)股東的理解和推行。合理安排人員配置、科學(xué)設(shè)計(jì)內(nèi)部控制的環(huán)節(jié)與流程，小微企業(yè)也能在企業(yè)中玩轉(zhuǎn)內(nèi)部控制制度里的大乾坤。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華會(huì)計(jì)網(wǎng)校.高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)[M].北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社出版.2012.

[2]許婷婷：淺議中小企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的建設(shè)[N].企業(yè)導(dǎo)報(bào)2012（2）.