高校院系資料室的現(xiàn)狀及其發(fā)展對策

□楊曉帆，孫曉俊

(山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院，山西 太原 030031)

高校院系資料室主要針對本院系教師開放，是為專業(yè)教師提供查閱文獻(xiàn)信息資料和圖書情報信息，并進(jìn)行自修和互相切磋學(xué)術(shù)的重要園地。因其具有專業(yè)對口的圖書資料、系統(tǒng)完整的藏書結(jié)構(gòu)以及簡單方便的借閱程序等特點，已成為高等學(xué)校教學(xué)和科研的一項基礎(chǔ)設(shè)施，發(fā)揮著非常重要的作用。

一、加強(qiáng)院系資料室建設(shè)的必要性和必然性

(一)加強(qiáng)院系資料室建設(shè)，有利于貫徹落實《普通高校圖書館規(guī)程》?！镀胀ǜ咝D書館規(guī)程》中明確規(guī)定:“規(guī)模大，學(xué)科多的學(xué)校，可設(shè)立系(所)資料(情報)室，主要任務(wù)是進(jìn)行與本系(所)有關(guān)的專業(yè)文獻(xiàn)情報的收集、整理和研究，面向全校的有關(guān)專業(yè)人員，開展文獻(xiàn)情報服務(wù)。”院系資料室從建立到不斷發(fā)展，經(jīng)過數(shù)十年的建設(shè)已經(jīng)成為高校重要圖書文獻(xiàn)資源的組成部分。資料室緊緊圍繞本院系所開設(shè)專業(yè)收集整理圖書情報資源，針對性的服務(wù)于專業(yè)教師，專業(yè)性和針對性是圖書館所無法比擬和替代的。因此，加強(qiáng)院系資料室的建設(shè)，既是高等學(xué)校乃至于高等教育發(fā)展的需要，也是貫徹落實《普通高校圖書館規(guī)程》的需要。

(二)加強(qiáng)院系資料室建設(shè)，有利于學(xué)科建設(shè)與發(fā)展。院系資料室的建設(shè)程度反映出一個大學(xué)學(xué)科建設(shè)的水平。所以，資料室的建設(shè)水平已經(jīng)成為高校申請碩士、博士學(xué)位授予權(quán)中學(xué)科資格以及軟硬件的重要指標(biāo)之一。可見，加強(qiáng)院系資料室建設(shè)，有利于學(xué)科建設(shè)與發(fā)展。

(三)加強(qiáng)院系資料室建設(shè)，有利于科研水平的提高?？蒲兴降奶岣咝枰獙I(yè)教師的刻苦鉆研，但也需要高校提供有針對性的專業(yè)服務(wù)，院系資料室恰恰可以承擔(dān)這一職能。院系資料室服務(wù)對象明確，專為本院系教師收集積累教學(xué)科研所需的圖書文獻(xiàn)資料，并且能根據(jù)教師的教學(xué)及科研立項情況的需要，有目的的收集整理相關(guān)專業(yè)資料，這樣有力地保障了本院系教師教學(xué)科研工作的開展。所以，加強(qiáng)院系資料室建設(shè)，有利于科研水平的提高。

二、高校院系資料室的發(fā)展現(xiàn)狀

(一)資料室管理機(jī)制模糊，工作制度不完善。長期以來，由于高校對院系資料室重視程度不夠，大多數(shù)情況下資料室行政和業(yè)務(wù)分別隸屬院系和圖書館兩個部門管理，這種交叉管理的機(jī)制常常會造成“管理真空”，極大地制約了資料室工作的開展。管理機(jī)制的模糊，也直接造成管理方法的落后，手工操作和資料員專業(yè)圖書知識的缺乏等成為多數(shù)資料室的常態(tài)，這也使院系資料室的科學(xué)管理成為空談，目錄組織不明確、工作制度不完善、圖書長借不還等，已成為現(xiàn)在多數(shù)資料室的真實寫照。

(二)資料員專業(yè)素質(zhì)不高，服務(wù)水平低下。據(jù)調(diào)查，現(xiàn)在大多數(shù)的院系資料室都不設(shè)專門人員編制，現(xiàn)有的資料員基本都不是科班出身，一般由行政人員兼任，并且部分資料員還身兼多職。管理機(jī)制的不完善也不能給資料員提供較多專業(yè)性系統(tǒng)性學(xué)習(xí)的途徑，這就造成大多數(shù)資料員并不具備圖書館學(xué)基礎(chǔ)知識和圖書情報學(xué)知識，在服務(wù)過程中也就難以保證專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，整體服務(wù)水平較低。

(三)資料室服務(wù)手段滯后，資源利用率較低。在現(xiàn)行的管理體制下，一方面高校對院系資料室重視程度不夠，資金投入有限，大多數(shù)資料室受環(huán)境條件制約導(dǎo)致藏書空間有限，同時由于經(jīng)費限制，不能及時、如愿地充實、更新藏書，這樣就限制了更多讀者對資料室文獻(xiàn)的廣泛利用。另一方面，資料室網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)投入較少，電子資源利用率更是少之又少，與當(dāng)今快速發(fā)展的數(shù)字化時代嚴(yán)重脫節(jié)。此外，資料員的計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平更是參差不齊，基本上都采用傳統(tǒng)的手工操作方式，大大降低了工作效率。在高速發(fā)展的信息化社會，這種原始的管理方法、低水平的業(yè)務(wù)操作以及較為落后的設(shè)施設(shè)備已經(jīng)難以滿足教師的需求和時代發(fā)展的需要，也極大地制約了圖書文獻(xiàn)資源的利用。

三、加強(qiáng)高校院系資料室建設(shè)的對策和建議

(一)理順管理機(jī)制，加強(qiáng)制度建設(shè)。院系資料室的建設(shè)應(yīng)該從學(xué)校的層面上加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，實現(xiàn)全校文獻(xiàn)資源一體化，各院系資料室要逐漸變成學(xué)校圖書館的“分館”，真正成為全校圖書情報體系中的關(guān)鍵一環(huán)。在資料室人員的配置和管理上，應(yīng)避免院系與圖書館交叉管理，統(tǒng)一由學(xué)校圖書館管理和指導(dǎo)，這樣便于他們的業(yè)務(wù)提高和職稱評定。只有理順了管理機(jī)制，才能使全校的圖書文獻(xiàn)資源得到統(tǒng)一規(guī)劃，實現(xiàn)圖書情報資料一體化。這樣既可節(jié)約經(jīng)費，減少重復(fù)建設(shè)，也利于高校圖書文獻(xiàn)資源的總體建設(shè)。保證院系資料室工作的順利開展，科學(xué)的管理制度是關(guān)鍵。各高校可以通過三個方面加強(qiáng)制度建設(shè):一是制定系統(tǒng)的資料室管理制度，包括借閱制度、賠償制度等等，依制度工作才能嚴(yán)格管理;二是實行全開架式管理，盡量方便教師查找資料，最大限度提高圖書文獻(xiàn)資源的利用率;三是建立完備且有效的檢索程序，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。

(二)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高資料員專業(yè)素質(zhì)。院系資料員的服務(wù)對象是某一學(xué)科的教師，這就決定了他們所需要的文獻(xiàn)資料具有較強(qiáng)的專業(yè)性，這就需要院系資料員的專業(yè)素質(zhì)比一般圖書館員要高。因此，也就要求院系資料員應(yīng)該首先了解其服務(wù)對象的專業(yè)，并對該專業(yè)所涉及的相關(guān)知識有所掌握，同時還應(yīng)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)圖書館學(xué)和情報學(xué)的基礎(chǔ)知識與基本理論，掌握圖書館工作的基本流程，并且具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識和計算機(jī)操作技能。

高校圖書館有責(zé)任培養(yǎng)資料員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面，加強(qiáng)資料員的職業(yè)道德教育，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的精神;另一方面，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期舉辦專業(yè)知識講座，特別要加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識及其應(yīng)用技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)資料室網(wǎng)絡(luò)化運作的開展。

(三)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高資源利用率。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，文獻(xiàn)信息的傳播方式、傳播速度發(fā)生著巨大變化。高校院系資料室作為儲備大量文獻(xiàn)資源和專業(yè)知識的寶庫，更應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，將院系資料室工作逐步納入網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進(jìn)程中。這就要求學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)重視院系資料室的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在資金和技術(shù)上予以支持。院系資料室的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)應(yīng)該依托現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)，將資料室與圖書館之間實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接，使教師可以在圖書館網(wǎng)站上查詢或使用院系資料室所特有的信息資源，這樣可以使全校師生利用網(wǎng)絡(luò)獲取自己所需的圖書文獻(xiàn)情報資源，實現(xiàn)校園內(nèi)資源的共享，提高資源利用率。此外，資料室還可根據(jù)專業(yè)特色收集光盤版期刊，下載網(wǎng)上相關(guān)的電子文獻(xiàn)資源，以充實日益更新的圖書資源。體積小、信息量大、檢索閱讀便捷和便于保存的電子出版物，必將成為資料室資源的主力軍。

總之，高校院系資料室的建設(shè)關(guān)乎學(xué)科建設(shè)的發(fā)展和教學(xué)科研水平的提高，因此，加強(qiáng)院系資料室的建設(shè)就更顯得緊迫和重要。高校院系資料室應(yīng)緊緊抓住發(fā)展的機(jī)遇，不斷適應(yīng)新形勢，抓住工作重點，明確發(fā)展方向，充分發(fā)揮其應(yīng)有的功能和作用，更好地為教學(xué)、科研提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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