高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探析

王麗勇

（赤峰學(xué)院院辦綜合檔案室，內(nèi)蒙古赤峰024000）

高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探析

王麗勇

（赤峰學(xué)院院辦綜合檔案室，內(nèi)蒙古赤峰024000）

高校檔案管理工作一直以來都是學(xué)校日常工作的一個重要的組成部分，高校檔案管理工作的質(zhì)量同樣對學(xué)校教學(xué)產(chǎn)生直接的影響，它也是衡量學(xué)校教育水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn).本文就目前高校內(nèi)檔案管理工作出現(xiàn)的問題，談了幾點改進(jìn)的意見和看法.

高校；檔案；質(zhì)量

高校檔案管理工作對于學(xué)校未來的發(fā)展至關(guān)重要，它是學(xué)校文化建設(shè)的一個重要內(nèi)容.因而提高高校檔案管理質(zhì)量有利于學(xué)校的建設(shè)，同時這也是適應(yīng)社會新形勢的需要.

1 管理工作存在的問題

1.1 工作不夠規(guī)范

目前的高校檔案管理工作從整體上來說，缺乏規(guī)范化、制度化的管理，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面.其一是在檔案收集過程中沒有嚴(yán)格的要求和規(guī)定.檔案管理人員在收集檔案的時候工作散漫，并且沒有考核制度，并且缺乏規(guī)范的管理制度，對于一些資料是否需要收集到檔案中去并沒有合適的規(guī)定.這樣一來就會出現(xiàn)一個問題，當(dāng)收集檔案的時候，完全看自己的意愿，原意交的就交，不愿意則可以不交，所以才會在收集過程中問題頻出.其二是工作人員在整理檔案的時候不夠規(guī)范.這個問題是由多方面的原因引起的，對其影響最大的是檔案人員的專業(yè)素質(zhì).目前很多檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)存在著很大的差別，有的管理人員素質(zhì)低，專業(yè)能力不夠，因此在整理文檔的時候并不能很好的完成工作.還由于檔案整理過程中缺乏規(guī)范性，所以檔案人員在排序分卷的時候，完全按照自己的個人想法來操作，而忽視了卷內(nèi)文件應(yīng)有的順序，這樣一來造成文檔排序不合理，并且資料有時候還存在著缺漏.其三是管理人員對檔案保管不妥當(dāng).這主要表現(xiàn)在當(dāng)檔案向外借出的時候，工作人員由于疏忽而忘了做好記錄，因此很多檔案不能夠按時的歸還，并且檔案在外借過程中遭到了損壞，致使檔案資料漏失.

1.2 管理意識不強

高校管理人員自身對于檔案重視不夠是影響到檔案管理質(zhì)量最根本的原因.檔案是高校文化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，加強對檔案管理是提高高校檔案管理質(zhì)量的必然要求.然而高校檔案管理的現(xiàn)狀非常不容樂觀，其原因是檔案管理人員自己對于檔案的認(rèn)識不夠，他們并不了解高校檔案的重要意義，在檔案管理工作的時候往往只是浮于表面，而不將工作真正的落到實處.在我國很多高校中對于檔案管理的方案和規(guī)劃并不多，因此檔案管理缺乏一定的規(guī)范，有些高校雖然有明確的規(guī)定，但只是停留在口頭上，并沒有的哪敢管理的質(zhì)量，這樣直接影響到高校檔案管理的質(zhì)量.除此之外，高校內(nèi)檔案管理人員責(zé)任意識不強，因此在工作上無法盡心盡力，有的管理人員自身缺乏檔案管理知識，所以在管理檔案時候只能做一些淺顯的工作，例如從外界接收檔案、保管檔案、將檔案進(jìn)行分類等，因而一旦在工作中遇到新的問題，管理人員往往不能獨自的解決問題，在建立檔案的時候由于業(yè)務(wù)不熟悉，可能還會出現(xiàn)檔案不齊全、不完整現(xiàn)象.

2 高校檔案管理質(zhì)量保證體系建設(shè)

2.1 加強隊伍建設(shè)

加強高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)首當(dāng)其沖要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理人員的素質(zhì)與其工作質(zhì)量息息相關(guān)，從某種程度上來說，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)直接對管理質(zhì)量起著決定性的作用，因此提高檔案隊伍的整體素質(zhì)是非常有必要的.高校檔案管理人員隊伍中有專業(yè)的檔案人員也有非專業(yè)的兼職人員，兼職人員并不屬于高校檔案部門，因此他們的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)人員相比較為落后，所以在檔案管理的過程中，可能會給管理質(zhì)量帶來安全隱患.所以要提高高校檔案管理質(zhì)量，必須縮小管理人員的素質(zhì)能力差距.各個高校在提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)時候，應(yīng)該從整體入手，加強整個檔案隊伍的建設(shè)，這樣才能保證檔案隊伍的質(zhì)量.加強檔案隊伍建設(shè)的手段有很多，最有效的就是要定期的對檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)工作中，應(yīng)該重點向檔案人員宣傳檔案管理的重要性，普及檔案相關(guān)的知識和信息，最重要的是要讓管理隊伍學(xué)會如何的使用計算機等新技術(shù)，將這些技術(shù)應(yīng)用到工作中去.不僅如此要加強檔案管理隊伍專業(yè)能力的培養(yǎng)，還需要培養(yǎng)他們創(chuàng)新思維，讓其在工作中能夠不斷的創(chuàng)新.在高校內(nèi)建立激勵機制對于改善檔案管理工作來說同樣有效，現(xiàn)在檔案管理質(zhì)量得不到保障的關(guān)鍵原因是管理人員在崗位到感受不到工作的壓力，因而他們很難約束自己，在工作上無法全身心的投入，所以高校需要建立激勵體制來調(diào)動管理人員的積極性.除此之外，激勵體制還能夠給檔案工作人員無形的施加壓力，讓他們感覺到工作的危機感，這樣在工作時候才不會態(tài)度散漫，并且有了危機感之后，工作人員還會轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，主動的參加學(xué)校的再教育，充實自己的知識，提高自己的業(yè)務(wù)水平.

2.2 實現(xiàn)管理信息化

隨著社會信息化的發(fā)展，人們在生活的各個方面都會大量的運用到信息化技術(shù)帶來的產(chǎn)品，它們在人們?nèi)粘５纳钪姓紦?jù)著重要的位置.不僅如此這種新形勢之下，人們的思想也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，他們一邊在享受著信息化帶來的方便時效，一邊更加希望信息化技術(shù)能夠滲透到生活與工作的各個方面中去，因此高校檔案需要采用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，這樣才能夠滿足人們的意愿，同時也是與時俱進(jìn)的必然要求.高校如果需要實現(xiàn)檔案管理的信息化，需要轉(zhuǎn)變他們的工作方式與工作理念.這需要高校檔案管理者改變自己的工作思路，從實際出發(fā).具體的方式是在互聯(lián)網(wǎng)上建立一個檔案管理網(wǎng)站.設(shè)置專門的校園檔案管理網(wǎng)站其實對于檔案的質(zhì)量管理有著重要的作用.現(xiàn)在傳統(tǒng)的檔案管理方式早已經(jīng)不符合新形勢的發(fā)展，這是因為傳統(tǒng)的方式大多都是紙質(zhì)的資料，這種紙質(zhì)的檔案在很大程度上限制了其使用價值的發(fā)揮，很多紙質(zhì)檔案只能一直收藏在檔案室里，而無法得到很好的利用，這樣一來就自然而然的失去了其使用的價值.不僅如此紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代信息化管理方式相比工作更為困難，因為紙質(zhì)檔案的采集量非常多，因此在歸檔的時候相當(dāng)麻煩，而且對于技術(shù)的要求也很高.由此可以看出高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該大力的引進(jìn)信息化技術(shù)，采用先進(jìn)的辦公技術(shù)才能提高高校檔案管理質(zhì)量.具體的操作是在建立網(wǎng)站之后，將各類的檔案進(jìn)行歸類，然后再將這些信息存入到互聯(lián)網(wǎng)中去，這樣一來就能夠非常便捷的使用網(wǎng)站來管理校園檔案，除此之外建立網(wǎng)站加強對高校檔案的管理還有一個其他的優(yōu)勢，就是它能提高檔案的利用率.這是因為高校內(nèi)大部分的大學(xué)生都會上網(wǎng)，對網(wǎng)絡(luò)的依賴性強，因此利用互聯(lián)網(wǎng)來管理和宣傳學(xué)校檔案，可以引起學(xué)生的關(guān)注，從而有利于檔案的進(jìn)一步共享.

2.3 建立考核機制

檔案管理工作人員的工作態(tài)度不夠端正，行為散漫是導(dǎo)致高校檔案管理質(zhì)量較低的主要原因之一，因此加強隊伍管理，建立考核機制是非常有必要的.高校應(yīng)該在檔案工作人員中建立考核機制，除此之外要定期的對管理人員工作進(jìn)行檢查，對每一個管理人員的服務(wù)質(zhì)量以及工作能力進(jìn)行考核，如果一旦發(fā)現(xiàn)有服務(wù)質(zhì)量差，工作不認(rèn)真的員工，可以給予一定的處罰，同樣對于認(rèn)真積極工作的員工在經(jīng)過一定的考核后要給予其獎勵.這樣才能調(diào)動檔案管理人員工作熱情，提高檔案管理質(zhì)量和水平.

3 結(jié)束語

高校檔案管理質(zhì)量的體改需要先完善檔案管理機制，這樣才能讓高校檔案管理工作有效的進(jìn)行.完善管理機制，需要利用信息化技術(shù)，與時俱進(jìn)，并且要加強隊伍素質(zhì)建設(shè)，在隊伍中建立考核機制，這樣一來才能讓管理水平得到提高.

〔1〕張晏如.談高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)[J].北京檔案，2011(1).

〔2〕嚴(yán)融洎.組織評估在高校檔案管理質(zhì)量保障體系應(yīng)用[J].管理學(xué)家，2012(2).

〔3〕陳琪.高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變問題研究[J].價值工程，2011(4).

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1673-260X（2013）11-0280-02