數(shù)據(jù)式審計模式下信息利用的常見問題及解決

方新麗

（淮南聯(lián)合大學(xué)，安徽淮南232038）

數(shù)據(jù)式審計模式下信息利用的常見問題及解決

方新麗

（淮南聯(lián)合大學(xué)，安徽淮南232038）

信息技術(shù)的發(fā)展促進了審計信息化的發(fā)展，信息是由各種原始數(shù)據(jù)構(gòu)成的，對應(yīng)于審計領(lǐng)域，審計業(yè)務(wù)涉及到各類電子數(shù)據(jù).以往的傳統(tǒng)審計模式已不能滿足審計需求，數(shù)據(jù)式審計模式就是在此形勢下出現(xiàn)的一種新型審計模式，是審計在信息化條件下的發(fā)展必然.相對于傳統(tǒng)審計，數(shù)據(jù)式審計有其高效、全面、直接、徹底等多方面優(yōu)勢.但因數(shù)據(jù)本身或其他原因，審計過程中會遇到各種問題，本文針對數(shù)據(jù)式審計模式中遇到的各類情況進行探討，并提出相應(yīng)的解決辦法.

審計；電子數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)式審計模式

1 數(shù)據(jù)式審計模式的產(chǎn)生及其涵義

在信息技術(shù)環(huán)境下，常規(guī)審計無法揭露電子化條件下的經(jīng)濟犯罪和會計信息失真問題.利用被審對象所使用的財務(wù)軟件和ERP系統(tǒng)本身去做分析，也不能很好的提高審計效率或滿足審計要求從而發(fā)現(xiàn)問題，例如對醫(yī)院的收費系統(tǒng)或商業(yè)銀行的信貸業(yè)務(wù)等進行審計，傳統(tǒng)方式將已完全無法工作.這時就必須跳出固有模式，把審計內(nèi)容和重點轉(zhuǎn)向電子數(shù)據(jù)本身及其信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制上來.

數(shù)據(jù)式審計模式分為兩種：數(shù)據(jù)基礎(chǔ)審計模式和數(shù)據(jù)式系統(tǒng)基礎(chǔ)審計模式.數(shù)據(jù)基礎(chǔ)審計模式定義為：以數(shù)據(jù)為審計對象的審計方式.把數(shù)據(jù)式系統(tǒng)基礎(chǔ)審計模式定義為：以系統(tǒng)內(nèi)部控制測評為基礎(chǔ)，通過對電子數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換、整理、分析和驗證等，來實現(xiàn)審計目標(biāo)的審計方式.數(shù)據(jù)式審計模式直接區(qū)別于帳套式審計模式，其審計對象主要有兩個，一是系統(tǒng)的內(nèi)部控制，二是電子數(shù)據(jù)本身.

2 數(shù)據(jù)式審計模式遇到的常見問題和解決途徑

我們在數(shù)據(jù)式審計模式概念指導(dǎo)下進行了歸納總結(jié)，例如在對醫(yī)院進行審計時，將數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)軟件的財務(wù)數(shù)據(jù)進行對比找到差異而確定問題所在.在對證券公司、商業(yè)銀行等單位的審計中，更是要對其信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制和電子數(shù)據(jù)進行詳細分析.但是，在實際工作中體現(xiàn)出數(shù)據(jù)式審計模式優(yōu)點的同時，也發(fā)現(xiàn)了該模式下信息利用時遇到的各類問題.

2.1 審計人員跨專業(yè)的工作獨立性較差

審計人員大多具有專業(yè)財會審計背景和審計經(jīng)驗，但可能缺乏計算機應(yīng)用技能.為改變這種局面，近年來充實了許多計算機專業(yè)人員到各個審計領(lǐng)域，但他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的審計業(yè)務(wù)知識.在進行復(fù)雜的計算機審計項目時，往往要計算機技術(shù)人員和審計業(yè)務(wù)人員同時配合，才能運用數(shù)據(jù)式審計模式完成工作，兩類人員在業(yè)務(wù)和技術(shù)的溝通上又會存在理解偏差與溝通障礙，這就降低了審計的效率.

要解決這個問題，需要對審計業(yè)務(wù)人員加強計算機專業(yè)知識尤其是數(shù)據(jù)庫知識的培訓(xùn)，如此以來,那些普通的、常見的技術(shù)問題就不再需要計算機專業(yè)人員幫助.目前，審計署和省、市等各級審計機關(guān)都舉辦了多期計算機審計中級培訓(xùn)，參學(xué)人員從各類電子數(shù)據(jù)入手，用數(shù)據(jù)式審計模式進行計算機審計實務(wù)操作，取得了一定的成效.

同時，我們也要認(rèn)識到，如果計算機專業(yè)人員不加強審計業(yè)務(wù)知識和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，同樣也會阻礙數(shù)據(jù)式審計模式的發(fā)展.

2.2 距真正意義的數(shù)據(jù)式審計模式仍有差距

目前，國內(nèi)外軟件公司開發(fā)的商品化財務(wù)軟件和ERP系統(tǒng)種類繁多.但這些軟件所依存的操作系統(tǒng)平臺、使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可能完全不同，具體工作中很難直接讀取軟件中的信息并按統(tǒng)一模式組織并存儲，更無法進一步分析和審計這些信息數(shù)據(jù).

這個問題在目前審計工作中表現(xiàn)的比較突出，單純的審計業(yè)務(wù)人員在工作前期基本無法發(fā)揮作用，必須要計算機專業(yè)人員花費大量時間和精力進行數(shù)據(jù)采集、轉(zhuǎn)換及初步分析，不斷在數(shù)據(jù)庫中進行轉(zhuǎn)換、導(dǎo)入導(dǎo)出、結(jié)構(gòu)整理、去除臟數(shù)據(jù)，才能為審計業(yè)務(wù)人員的下一步工作做準(zhǔn)備.計算機對于審計業(yè)務(wù)人員來說，只是一種存放電子數(shù)據(jù)的工具，在實際審計時往往只對數(shù)據(jù)進行簡單的計算和核對，未借助現(xiàn)有的先進信息技術(shù)去發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的問題，進一步去挖掘數(shù)據(jù)背后隱藏的、有用的知識，為審計工作提供決策支持.

要解決這類問題，長遠來看，較好的途徑是設(shè)計出用于輔助審計的數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng).該系統(tǒng)可使用專用軟件利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識.通過對被審計數(shù)據(jù)進行全面分析，獲取核心數(shù)據(jù)，并對這些數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)進行規(guī)范化，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型，對數(shù)據(jù)挖掘的結(jié)果進行解釋和評價，轉(zhuǎn)換成為能夠最終被用戶理解的知識，以供審計使用.

2.3 信息系統(tǒng)內(nèi)控制度的不完善造成數(shù)據(jù)核實困難

在采集電子數(shù)據(jù)時，審計機關(guān)一般是提出需求，然后由對方人員進行提取.這一方面因為對方人員或軟硬件維護公司熟悉其系統(tǒng)環(huán)境，另一方面也可以規(guī)避風(fēng)險.由于采集的數(shù)據(jù)僅來源于被審對象，但某些單位沒有專職系統(tǒng)管理維護人員，信息系統(tǒng)內(nèi)控制度的不完善可能造成所取原始數(shù)據(jù)本身就不完全可信,存在缺失原始數(shù)據(jù)、未進行合法性校驗等情況.如醫(yī)院信息系統(tǒng)審計過程中，取得多個年度的數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)其收費項目在某個時間點只經(jīng)過了單個操作人員的修改，錯誤的錄入沒有制度進行約束、沒有其他人員進行審核，造成了幾年來一直執(zhí)行錯誤的收費標(biāo)準(zhǔn).再如社?；饘徲嬛邪l(fā)現(xiàn)大量人員的身份證信息不合法，存在如“aaa”、“000000”等形式的手工錄入的非法身份證號.

此類問題的出現(xiàn)，有的可以通過制度的完善和人員的細心來避免，但如果大量原始數(shù)據(jù)均存在異常，則會直接影響到審計的結(jié)果.解決這類問題時，審計業(yè)務(wù)人員和計算機專業(yè)人員要預(yù)留出足夠的時間先期取得數(shù)據(jù)進行分析，除了將整理過的數(shù)據(jù)借助輔助信息進行對比外，還要從信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)異常產(chǎn)生的原因逐個進行分析.

另外，我們還必須認(rèn)真進行信息系統(tǒng)審計，可以主要對應(yīng)用程序進行審計.應(yīng)用程序決定了數(shù)據(jù)處理的合規(guī)性、正確性.對應(yīng)用程序的審計時，可以對程序直接進行審查，也可以通過數(shù)據(jù)在程序上的運行進行間接測試.間接測試時對不同的情況需要設(shè)計出不同項目、不同區(qū)間的數(shù)據(jù)進行代入，檢驗輸出的結(jié)果是否正確.這種測試數(shù)據(jù)可以是真實的數(shù)據(jù)，也可以是模擬的數(shù)據(jù).

2.4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計不完善造成獲取的數(shù)據(jù)有缺陷

軟件開發(fā)公司在對用戶進行需求分析時，可能與用戶交流時有理解差異，沒有考慮到未來的需求變化，軟件投入使用后發(fā)現(xiàn)實際使用和預(yù)期效果有一定偏差，數(shù)據(jù)量的加大引起運行效率急劇下降.有些開發(fā)人員對數(shù)據(jù)操作進行過度的簡化，在數(shù)據(jù)庫中不保存歷史數(shù)據(jù)而只記錄最新狀態(tài)的數(shù)據(jù)，也就是說，數(shù)據(jù)是動態(tài)的.審計所取得這類數(shù)據(jù)時只是該時點的內(nèi)容，沒有歷史數(shù)據(jù)則無法查看數(shù)據(jù)變化的趨勢.

另外，在審計中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)有些單位雖然使用了計算機技術(shù)對財務(wù)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行管理，但兩者之間卻是獨自開發(fā)獨自運行的，缺乏關(guān)聯(lián)性.這就會產(chǎn)生一個問題：當(dāng)發(fā)現(xiàn)其中某一系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可能有問題后，再到另一套系統(tǒng)中進行驗證時就非常困難，我們稱之為數(shù)據(jù)間缺乏關(guān)聯(lián).

對動態(tài)數(shù)據(jù)的常見的解決途徑有兩種，一是要求被審對象提供當(dāng)時的備份數(shù)據(jù)，以便進行還原后再查詢；二是查閱以往的會計報表數(shù)據(jù)，但這樣際上就偏離了數(shù)據(jù)式審計模式.

對數(shù)據(jù)缺乏關(guān)聯(lián)的情況，只有在起初拿到兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)后仔細分析查找，盡量取得各自的數(shù)據(jù)字典找到二者的對應(yīng)關(guān)系，再適當(dāng)根據(jù)關(guān)鍵字段生成中間表以進行輔助審計.

3 結(jié)論

通過實踐，我們發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)式審計模式中信息利用的幾個常見問題，并提出了相應(yīng)的對策.現(xiàn)實中存在的問題可能遠不止這些，但這并不能掩蓋數(shù)據(jù)式審計模式的優(yōu)點，數(shù)據(jù)式審計模式是信息化環(huán)境下的發(fā)展必然.在現(xiàn)有的條件下，只要將多方面信息進行綜合分析后再加以利用，就一定能使數(shù)據(jù)式審計模式下的計算機審計更好地發(fā)揮出明顯效果，提高審計工作效率，促進審計工作轉(zhuǎn)型，更好地為經(jīng)濟建設(shè)保駕護航.

〔1〕石愛中，孫儉.初釋數(shù)據(jù)式審計模式[J].審計研究,2005（4）.

〔2〕張金城.信息系統(tǒng)審計[M].清華大學(xué)出版社，2009.

〔3〕譚建豪.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)[M].中國水利水電出版社，2009.

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1673-260X（2013）07-0058-02