文件生命周期全程管理初探

周 麗

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

文件生命周期概念是在20世紀(jì)文件的數(shù)量急劇增長(zhǎng)的背景下，1940年由美國學(xué)者菲利普布魯克斯最早提出來的，并在短短幾十年內(nèi)得到西方國家的普遍推崇和應(yīng)用。而文件生命周期理論卻是在“中國化”的過程中逐漸形成的。所謂“中國化”，就是把源自國外的原創(chuàng)性的理論成果結(jié)合中國的具體情況進(jìn)行修正和完善，從而使這一理論更具針對(duì)性和指導(dǎo)意義。自上世紀(jì)80年代至今，為了找到一條更好的解決我國文檔管理實(shí)踐問題的出路，許多學(xué)者開始致力于文件生命周期理論“中國化”的探索和研究。

一、我國文檔管理現(xiàn)有模式的不足

我國與文件中心對(duì)應(yīng)的組織形式是檔案室。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國僅省直以上單位和大型企事業(yè)單位的檔案室就超15000個(gè)，這表明我國檔案室體系十分發(fā)達(dá)。檔案室作為我國檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，幾十年來已形成相當(dāng)規(guī)模，也有著較為完整和穩(wěn)定的工作制度和方法。由于檔案室的性質(zhì)和功能與文件中心基本相同，從表面上看，我國也具備了文檔一體化管理的組織機(jī)構(gòu)，似乎沒有再建立文件中心的必要。但現(xiàn)有的檔案室模式至少有三點(diǎn)不足。

1、檔案室的領(lǐng)導(dǎo)體制是一種文檔分離的管理體制，難以保障檔案室真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

我國的文書工作、檔案室工作與檔案館工作很大程度上處于分離狀態(tài)。全國的文書工作分別由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳和中央軍委辦公廳主管；一個(gè)單位內(nèi)的文書工作由單位秘書長(zhǎng)或辦公廳（室）主任負(fù)責(zé)。各單位的檔案室在行政上隸屬于單位，只在業(yè)務(wù)上接受各級(jí)檔案行政管理單位的指導(dǎo)；檔案室與檔案館之間沒有領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)的關(guān)系。而且無論是檔案行政管理單位，還是檔案館，都無權(quán)指導(dǎo)各單位的文書工作，這就使文書與檔案工作自成體系，缺乏一個(gè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。因此，在文檔分離體制下，檔案室既難以指導(dǎo)文件管理，又難以與檔案館形成有效的業(yè)務(wù)銜接，因而無法具備全面的一體化功能。

2、檔案室的設(shè)置方式缺乏效益觀念

長(zhǎng)期以來，我國檔案室的設(shè)置方式一味追求“大而全”、“小而全”，單位無論規(guī)模大小，均設(shè)立專門的檔案室，獨(dú)立保管其文件和檔案。這種模式從一個(gè)單位的角度來看有利于文檔的集中保管和利用，但從全社會(huì)的角度來看明顯缺乏效益觀念，特別是規(guī)模效益的觀念。一方面，各單位分散保存文檔，難以達(dá)到集約化、規(guī)模化的管理要求，不利于全社會(huì)檔案領(lǐng)域人力和物力資源的高效利用。另一方面，各單位人手一室的設(shè)置方式過于機(jī)械，沒有考慮不同單位的具體需求。對(duì)于規(guī)模較小、文檔數(shù)量不多的單位也設(shè)立專門的檔案室和配備專職管理人員，難免有浪費(fèi)之嫌。相比之下，文件中心充分體現(xiàn)了效益觀念。它特別注重節(jié)省保管費(fèi)用，盡力追求經(jīng)濟(jì)實(shí)用的目標(biāo)；同時(shí)它不由各單位單獨(dú)建立，而是由檔案部門集中設(shè)置，不僅利于實(shí)現(xiàn)人力和物力資源的精簡(jiǎn)和高效，而且利于規(guī)模效益的取得?？梢姡募行恼凵涑龅男б嬗^念在我國恰恰都比較薄弱。

3、檔案室的業(yè)務(wù)程序缺乏與檔案館的有效銜接

我國檔案室雖然與檔案局（館）之間存在業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，但由于行政隸屬關(guān)系的局限，檔案室的業(yè)務(wù)程序缺乏與檔案館的有效銜接。一個(gè)明顯的例子就是鑒定。根據(jù)我國《單位檔案工作條例》的規(guī)定，單位檔案鑒定工作小組的成員只包括單位分管檔案工作的負(fù)責(zé)人、檔案室工作人員和有關(guān)業(yè)務(wù)人員。這表明單位的檔案鑒定無需要求檔案館參與。與國外文件中心的處置程序相比，我國檔案室的鑒定難以體現(xiàn)與檔案館的有效銜接。

除了上述不足之外，我國檔案室的管理質(zhì)量還具有參差不齊的特點(diǎn)。大型單位或企業(yè)的檔案室管理比較規(guī)范，但不少基層單位的檔案室人員多為兼職，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，人員流動(dòng)比較頻繁，檔案室有時(shí)甚至形同虛設(shè)，管理質(zhì)量難以盡如人意。

二、文件生命周期全程管理與體系文件信息系統(tǒng)

文件生命周期指的是文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過程。強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的一種時(shí)間跨度，表明文件具有從最初形成到最終銷毀或永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過程。

自20世紀(jì)90年代中后期開始，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，電子文件開始陸續(xù)出現(xiàn)并迅速增長(zhǎng)。電子文件具有與紙質(zhì)文件許多不同的特點(diǎn)，如信息的非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息易變性等，它的出現(xiàn)使傳統(tǒng)的文件生命周期理論受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1997年國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)在一份有關(guān)電子文件管理的報(bào)告中提出了與傳統(tǒng)文件生命周期理論內(nèi)涵完全不同的電子文件生命周期的概念。它指出在文件產(chǎn)生之前，電子文件的生命周期就已開始，并借鑒軟件工程學(xué)中軟件生命周期的劃分方法，將電子文件的整個(gè)生命周期劃分為三個(gè)階段：一是概念階段。概念階段是指電子信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和安裝階段。這是相對(duì)于傳統(tǒng)文件生命周期較為特殊的階段，表明電子條件下的文件檔案一體化管理開始向前延伸到了文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段；二是產(chǎn)生階段。產(chǎn)生階段是指具體的電子文件在可靠的電子環(huán)境中產(chǎn)生出來的階段；三是維護(hù)階段。維護(hù)階段是指文件產(chǎn)生之后直至它被銷毀或永久保存的整個(gè)過程。

體系文件是建立健全管理體系的重要組成部分，是將全部體系要素用文件形式加以規(guī)定和描述的載體，是公司內(nèi)部實(shí)施綜合體系管理的法規(guī)。體系文件作為質(zhì)量、環(huán)境、安全等體系建設(shè)成果的重要載體，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，體系文件已不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)體系文件，體系電子文件也應(yīng)運(yùn)而生。體系電子文件作為一種特殊的電子文件，對(duì)與管理體系有關(guān)的文件控制和管理，確保與管理體系有關(guān)場(chǎng)所都能得到有效文件版本。妥善保管文件，防止丟失、損壞，杜絕誤用失效、作廢的文件。電子文件生命周期理論在企業(yè)管理中的體系電子文件同樣可以發(fā)揮它的指導(dǎo)作用。

三、文件生命周期理論對(duì)文檔一體化管理的意義

1、文件與檔案相互轉(zhuǎn)化是一定歷史條件下文件、檔案價(jià)值規(guī)律和社會(huì)需求規(guī)律相互作用的結(jié)果

文件與檔案之所以能夠相互轉(zhuǎn)化，一方面是因?yàn)槔弥黧w隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展對(duì)客體價(jià)值的認(rèn)知不斷深化和需求不斷發(fā)展，另一方面是因?yàn)榭腕w價(jià)值可互變規(guī)律為利用主體的認(rèn)知和需求提供了客觀依據(jù)，兩者相互作用，推動(dòng)了“文件——檔案——文件——檔案”的周期性、螺旋式的向前發(fā)展。

2、文件運(yùn)動(dòng)是文件的周期運(yùn)動(dòng)和周期連續(xù)運(yùn)動(dòng)有機(jī)結(jié)合的歷史過程

“文件——檔案”和“檔案——文件”作為文件運(yùn)動(dòng)兩種基本形式，充分反映了文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律普遍性和特殊性的辯證統(tǒng)一。從普遍性來說，“文件——檔案”的轉(zhuǎn)化是文件運(yùn)動(dòng)中普遍存在的顯性運(yùn)動(dòng)方式，也是文件運(yùn)動(dòng)的主流。從特殊性來說，“檔案——文件”的轉(zhuǎn)化是文件運(yùn)動(dòng)中個(gè)別存在的隱性運(yùn)動(dòng)方式，也是文件運(yùn)動(dòng)的支流，并常常為主流所遮蔽而令人“不識(shí)廬山真面目”。“青山遮不住，畢竟東流去”。由于它們的客觀存在，并在其價(jià)值規(guī)律的作用下統(tǒng)一于一個(gè)共同的運(yùn)動(dòng)體內(nèi)，因此才構(gòu)成了一個(gè)完整的文件運(yùn)動(dòng)的歷史過程。這一事實(shí)告訴我們，文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律不僅要揭示“文件——檔案”的微觀運(yùn)動(dòng)規(guī)律，而且也要揭示“文件——檔案——文件——檔案”的宏觀運(yùn)動(dòng)規(guī)律，只有這樣，它才是符合文件運(yùn)動(dòng)實(shí)際的科學(xué)理論。

3、文件生命周期理論為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理并對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論基礎(chǔ)

文件生命周期理論的科學(xué)含義昭示人們,文件和檔案之間存在著密切的聯(lián)系，表明了從文件到檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的運(yùn)動(dòng)過程?，F(xiàn)行文件的質(zhì)量直接決定了檔案管理的成敗。它要求檔案部門必需進(jìn)行文件的前端控制，從而確保檔案質(zhì)量和管理水平，避免重復(fù)勞動(dòng)，消除文件形成初期管理不善而導(dǎo)致檔案不齊全等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

既然文件和檔案之間存在著這樣緊密的聯(lián)系,那么文件管理與檔案管理也存在著緊密的聯(lián)系。文件管理是檔案管理的前提,檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展,文件管理和檔案管理是一個(gè)統(tǒng)一體的系統(tǒng)工程。在這個(gè)統(tǒng)一體中文件管理人員和檔案管理人員的共同參與是文件和檔案質(zhì)量的重要保證,文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系。

文件生命周期理論從邏輯上把文件和檔案視為緊密聯(lián)系又相互區(qū)別的不同階段的同一事物,文件管理與檔案管理是相互滲透、水乳交融的統(tǒng)一的系統(tǒng)工程,必然形成文件、檔案一體化的發(fā)展趨勢(shì)。因此，文件生命周期理論為文檔一體化管理提供了理論依據(jù),文檔一體化管理反映了文件生命周期理論的內(nèi)在要求。

通過文件生命周期理論揭示了文件的連續(xù)運(yùn)動(dòng)過程發(fā)生階段性變化的根本原因，從而為文件檔案一體化管理提供了科學(xué)依據(jù)。文件生命周期理論也告誡人們，對(duì)文件和檔案要?dú)v史地、全過程地考察，切忌簡(jiǎn)單地割裂其生命過程。檔案工作者應(yīng)該重視和關(guān)心文件的產(chǎn)生和形成，關(guān)心文件生命的第一階段。只有文件生命的第一階段發(fā)育健康，文件生命的第二階段才可能是健康的。伴隨著文件生命周期理論的自我完善和發(fā)展，文件生命周期理論的整體聯(lián)系和系統(tǒng)思想在電子文件、文檔一體化時(shí)代的理論指導(dǎo)價(jià)值也就更加重要和突出。

四、文件生命周期管理

我國單位文檔管理模式的現(xiàn)有不足說明檔案室并非文檔一體化管理機(jī)構(gòu)的完美形式，檔案室最欠缺的正是文件中心的突出優(yōu)點(diǎn)——經(jīng)濟(jì)、高效。通過對(duì)比分析國外的優(yōu)勢(shì)與我國的不足，筆者認(rèn)為，我國現(xiàn)存的檔案室體系不應(yīng)成為排斥文件中心的理由，關(guān)鍵是要在我國建立經(jīng)濟(jì)、有效的文檔一體化管理機(jī)構(gòu)。建立的具體方式不應(yīng)是重新建立一套文件中心體系或簡(jiǎn)單地將檔案室改名為文件中心，而應(yīng)結(jié)合實(shí)際，使文件中心與檔案室共存互補(bǔ)。文件中心對(duì)我國當(dāng)前單位文檔管理機(jī)構(gòu)改革提供了啟示。

尊重檔案室體系的客觀現(xiàn)實(shí)，以“共存互補(bǔ)”為原則指導(dǎo)我國單位文檔管理機(jī)構(gòu)的建立。檔案室雖有一些不足，但多年實(shí)踐證明還是取得了一定成效。全盤否定檔案室的態(tài)度不科學(xué)，完全撤銷檔案室的做法也不現(xiàn)實(shí)；保留檔案室又重建一套文件中心體系更是沒有必要。關(guān)鍵要使我國文檔一體化管理機(jī)構(gòu)更為經(jīng)濟(jì)和有效，不管這種機(jī)構(gòu)的名稱是檔案室還是文件中心。為此，我國建立單位文檔管理機(jī)構(gòu)的基本原則應(yīng)是“共存互補(bǔ)”，即文件中心與檔案室共同存在、相互補(bǔ)充、各展所長(zhǎng)。成效顯著的檔案室仍可保留并積極吸取文件中心的優(yōu)點(diǎn)加以完善，如有必要或條件具備，可以考慮在一定區(qū)域、系統(tǒng)和單位嘗試建立文件中心。從國外現(xiàn)實(shí)看，共存互補(bǔ)原則具有普適性。因?yàn)槲募行牟⒎菄鈫我坏奈臋n一體化管理機(jī)構(gòu)，即便是建立了文件中心的國家也沒有排斥其他名稱和形式的管理機(jī)構(gòu)。比如一些歐洲國家文件中心與傳統(tǒng)的登記室并存，美國也有一些政府單位保留了與我國檔案室類似的機(jī)構(gòu)。這證明建立文檔一體化管理機(jī)構(gòu)的最終目的是取得最佳管理效果，機(jī)構(gòu)的名稱和形式都不必要整齊劃一。

在管理體系建設(shè)中，把體系文件的生命周期全程管理和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)結(jié)合，建立一套覆蓋體系文件生命周期全程管理的體系文件信息系統(tǒng)是完全可行的。用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理體系文件的電子化管理、生命周期全程管理，按照體系文件的層級(jí)（管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件）實(shí)現(xiàn)文件的編、審、批的流程化管理，實(shí)現(xiàn)了文件從編寫、審批、發(fā)布、改版、廢棄等全程管理；同時(shí)對(duì)國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行定時(shí)自動(dòng)抓取，保證法律法規(guī)作為管理依據(jù)的實(shí)時(shí)性與有效性。深圳市檔案寄存中心就是以各級(jí)檔案局館為依托的營利性文檔中心的一種典型，目前來看在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的城市或開發(fā)區(qū)有著良好前景。這是因?yàn)?，在?jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的城市或開發(fā)區(qū)，檔案管理的多元化需求比較突出，而且人們的效益觀念也比較明顯。只要文檔中心能夠?yàn)槠髽I(yè)、單位或個(gè)人的文檔管理提供省時(shí)、省力、省財(cái)?shù)膬?yōu)厚回報(bào)，它的前景就必然一片光明。

[1]靳穎文件生命周期理論“中國化”問題述評(píng)[J].浙江檔案,2005,(2).

[2]閔京用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)體系文件生命周期全程管理初探[EB/OL].http://www.tobaccochina.com/management/epmanage/stratagem/201012/20101129114816_438891.shtml,2010-12-06.

[3]黃霄羽文件生命周期理論對(duì)機(jī)關(guān)文檔管理的啟示[J].檔案學(xué)通訊,2003,(5).