高校經(jīng)費科學(xué)化精細(xì)化管理之網(wǎng)上預(yù)約報賬管理

李智敏 李 敏

精細(xì)化管理的思想是由美國科學(xué)管理之父泰勒在《科學(xué)管理原理》一書中首先提出，精細(xì)化管理是一個將管理責(zé)任具體化、明確化的系統(tǒng)工程，以由“管結(jié)果”升華到“管過程”，并最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本。精細(xì)化的精髓是“精”（高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、精益求精、追求完美）和“細(xì)”（注意細(xì)節(jié)、效率與效益）。實施精細(xì)化管理，需要把工作流程、工作崗位細(xì)分成為一個個不可再分的單元，在單元緊密銜接的基礎(chǔ)上，管理好每一個單元。

2008年財政部在《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》中首次提出“加強(qiáng)經(jīng)費管理，建立科學(xué)化、精細(xì)化預(yù)算管理機(jī)制”，國務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加大財政教育投入的意見》中指出：“全面推進(jìn)教育經(jīng)費的科學(xué)化精細(xì)化管理”。高校精細(xì)化財務(wù)管理是管理專業(yè)化的一種具體體現(xiàn)，它要求高校正視和克服財務(wù)管理中存在的問題，通過規(guī)范財務(wù)基礎(chǔ)工作，建立科學(xué)的基礎(chǔ)定額系統(tǒng)，強(qiáng)化服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)手段，注重支出績效評估，不斷提高財務(wù)管理水平。高校經(jīng)費管理中主要存在以下問題：（1）預(yù)算管理不夠科學(xué)。預(yù)算一般由財務(wù)一個部門完成，且多采用基數(shù)增長法；部門編制預(yù)算過于簡單，并未嚴(yán)格貫徹執(zhí)行；由于財務(wù)軟件的局限性，財務(wù)部門預(yù)算在執(zhí)行過程中只能進(jìn)行總額控制，不能實時控制各個預(yù)算類別；（2）相當(dāng)多高校的財務(wù)部門仍停留在“報賬式”管理水平上。高校經(jīng)費的急劇增長使財務(wù)人員疲于應(yīng)付日常報賬，而缺乏對提高高校財務(wù)管理的思考，相關(guān)財務(wù)規(guī)章制度缺失或缺乏執(zhí)行力，導(dǎo)致出現(xiàn)“報賬大廳排長隊報賬、大量暫付款及暫存款掛賬”等現(xiàn)象；（3）科研經(jīng)費“重申報輕管理”，科研經(jīng)費管理松懈；（4）財務(wù)績效分析缺失。目前高校缺乏財務(wù)績效評估體系，財務(wù)績效評估主體、評估指標(biāo)、評估標(biāo)準(zhǔn)尚未建立，資金的使用效率、效益未能完全量化，對相關(guān)責(zé)任人員缺乏必要的財務(wù)績效考核；（5）財務(wù)管理制度過于籠統(tǒng)并缺乏執(zhí)行力。部分高校經(jīng)費管理制度過于籠統(tǒng)，實際操作性不強(qiáng)，財務(wù)人員在日常報賬過程中缺乏相應(yīng)的管理制度作為依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)在實際工作過程中“堅持原則，個別靈活”的管理作風(fēng)，使制度并非對人人平等，出現(xiàn)財務(wù)管理軟約束化現(xiàn)象；（6）科研項目間接費用制度不健全。科研項目全成本包括直接成本和間接費用，我國高校項目成本核算要求不高，對間接費用分?jǐn)偙容^粗糙，缺乏先進(jìn)的間接費用分?jǐn)倷C(jī)制，不利于高校之間的橫向比較，也不利于相關(guān)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行宏觀控制。

精細(xì)化財務(wù)管理應(yīng)遵循合法性、合理性、及時性、科學(xué)性、全員性和協(xié)調(diào)性等原則，在統(tǒng)籌財務(wù)管理全局的基礎(chǔ)上，對人員配備、制度建設(shè)等重要環(huán)節(jié)給予特別關(guān)注。精細(xì)化財務(wù)管理要求財務(wù)人員具備相應(yīng)專業(yè)技能，建設(shè)專業(yè)化學(xué)習(xí)型的財務(wù)隊伍，在順利完成日常工作的基礎(chǔ)上能勤于思考，積極進(jìn)行工作創(chuàng)新，保證財務(wù)戰(zhàn)略的正確執(zhí)行。精細(xì)化財務(wù)管理是一個嚴(yán)密的系統(tǒng)工程，包括從基礎(chǔ)會計核算到內(nèi)部控制、績效考核等方面的內(nèi)容，需要高效的財務(wù)軟件提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息，保證財務(wù)管理的科學(xué)性，避免經(jīng)驗主義。

網(wǎng)上預(yù)約報賬改革是精細(xì)化財務(wù)管理的具體實施，其立足于解決“報賬大廳排長隊報賬”的現(xiàn)象，通過此項改革能提升財務(wù)部門服務(wù)質(zhì)量、減少財務(wù)核算的差錯率，提高財務(wù)部門工作效率，減少現(xiàn)金流，規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險，保障學(xué)校資金安全?！熬W(wǎng)上預(yù)約報賬”是指報賬人遠(yuǎn)程登錄學(xué)校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，填寫并提交報賬申請后，根據(jù)預(yù)約的時間和地點提交報賬單據(jù)，待財務(wù)人員審核記賬完畢后將報賬款轉(zhuǎn)入個人銀行卡或者單位對公賬戶中?！熬W(wǎng)上預(yù)約報賬”因其“無等候性”、財務(wù)核算高效性、資金往來安全性等特點，成為高校財務(wù)改革的熱點。浙江大學(xué)于2009年底推行網(wǎng)上預(yù)約報賬改革；上海交通大學(xué)2010年初實現(xiàn)“不等候報賬”后，于同年推行網(wǎng)上預(yù)約報賬并一直深化報賬改革；蘇州大學(xué)2005年完成“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的開發(fā)，2006年在全校范圍內(nèi)推廣，并于2011采用復(fù)旦天翼網(wǎng)上報賬V2.0系統(tǒng)；東南大學(xué)于2011年10月推行網(wǎng)上預(yù)約報賬并取得了較好的效果；南京大學(xué)于2012年上半年也推行了網(wǎng)上預(yù)約報賬改革。從各高校推行網(wǎng)上報賬的反饋來看，報賬人普遍對財務(wù)的滿意度大大提高，同時，財務(wù)工作效率、服務(wù)水平和管理水平也有較大提高。但是，網(wǎng)上預(yù)約報賬還存在一些待改進(jìn)的方面，需要深入研究以深化改革成果。

一、高校推行網(wǎng)上預(yù)約報賬后仍存在的問題

（1）經(jīng)費預(yù)算和報賬環(huán)節(jié)相脫節(jié)

隨著高校事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校經(jīng)費形成了以國家撥款為主，科研經(jīng)費撥款、聯(lián)合辦學(xué)收入、校產(chǎn)經(jīng)營收入等為一體的多渠道資金來源形式，使得高校財務(wù)關(guān)系日益復(fù)雜，經(jīng)費管理難度加大，同時也給經(jīng)費預(yù)算的編制和執(zhí)行帶來的極大的困難。建立科學(xué)有效的預(yù)算管理系統(tǒng)并使之與財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)對接是高校一直以來努力的方向，但由于主客觀等諸多因素，預(yù)算管理系統(tǒng)一直未能運行。目前高校采用的網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)僅實現(xiàn)了預(yù)約系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)和無現(xiàn)金支付系統(tǒng)的對接，預(yù)算管理系統(tǒng)并不包含其中。對大多數(shù)高校而言，目前實行的網(wǎng)上預(yù)約報賬改革僅消除了報賬人的等待時間以及現(xiàn)金支付環(huán)節(jié)，報賬人及財務(wù)人員并不能實時監(jiān)控經(jīng)費執(zhí)行情況，往往等到經(jīng)費結(jié)題時發(fā)現(xiàn)某項支出超標(biāo)，繼而出現(xiàn)大量經(jīng)費調(diào)賬事項，因此，預(yù)算管理模塊的運用是深化財務(wù)報賬改革的必然選擇。

（2）財務(wù)經(jīng)費審批問題

根據(jù)高校財經(jīng)管理制度，高校經(jīng)費實行“一支筆”審批制度，即院系或機(jī)關(guān)部處一把手負(fù)責(zé)本部門經(jīng)費簽批管理。同時，根據(jù)高校落實經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的規(guī)定，財務(wù)科科長、財務(wù)處處長及主管財務(wù)的校長對預(yù)算資金及非預(yù)算資金中經(jīng)費支出、暫付、領(lǐng)用支票等事項有不同的審批權(quán)限。此外，部分經(jīng)費的使用還需經(jīng)過相關(guān)職能部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。完成相應(yīng)的審批手續(xù)與相關(guān)負(fù)責(zé)人的工作時間密切相關(guān)，報賬人往往為完成審批簽字手續(xù)而耗費了太多時間，這也是財務(wù)報賬遭到詬病的癥結(jié)所在。目前采用的網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)并沒有改變經(jīng)費審批的模式，報賬人完成網(wǎng)上報賬申請后需要拿著報賬確認(rèn)單及相關(guān)發(fā)票完成相關(guān)簽字審批程序，財務(wù)報賬工作效率未能得到提高。

（3）財務(wù)軟件精細(xì)化科學(xué)化升級

教育部76所直屬高校2010年應(yīng)收及暫付款總額為307億元，江蘇省7所教育部直屬高校2010年應(yīng)收及暫付款總額為12億元。從這些數(shù)據(jù)可以看出，高校暫付款總額大，占用了高校大量資金。但目前高校對暫付款的借款、沖銷、催報、凍結(jié)及解凍環(huán)節(jié)僅僅通過人工完成，財務(wù)軟件并不能智能化的控制每個項目的最大暫付款筆數(shù)及每個項目負(fù)責(zé)人的最大借款筆數(shù)，當(dāng)某個項目負(fù)責(zé)人存在長期未沖銷的暫付款時，系統(tǒng)不能提前預(yù)警或自動凍結(jié)相應(yīng)的項目經(jīng)費號。財務(wù)人員需要人工對暫付款進(jìn)行分析，通過電話或發(fā)放紙質(zhì)催報單等手段進(jìn)行催報，并通過手工設(shè)置項目狀態(tài)以達(dá)到凍結(jié)和解凍的目的，暫付款管理完全依靠人工進(jìn)行，造成了管理的低效率和資金的極大浪費。另外，目前使用的網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)在暫付款借款環(huán)節(jié)不能自動生成核銷代碼，在暫付款沖賬環(huán)節(jié)不能查詢歷史未沖銷暫付款記錄，核銷代碼的錄入和沖銷只能依靠財務(wù)人員手工完成。因此，財務(wù)軟件精細(xì)化科學(xué)化升級是提高財務(wù)管理水平的必然要求。

二、高校推行網(wǎng)上預(yù)約報賬后出現(xiàn)的新問題

（1）審核記賬環(huán)節(jié)方面

第一，電話溝通取代了面對面溝通，電話溝通量大。實施網(wǎng)上預(yù)約報賬后，報賬人將報賬票據(jù)提交給大堂收單人員，由大堂人員初審后即可離開，財務(wù)審核人員在做賬過程中遇到不符合報賬規(guī)定的發(fā)票時，打電話通知報賬人前來取回發(fā)票。電話溝通成為財務(wù)審核人員與報賬人溝通的主要方式，隨著經(jīng)費總量增加以及網(wǎng)上預(yù)約報賬的普遍推廣，電話溝通量與日俱增，成為財務(wù)人員工作中遇到的新問題。

第二，大量退票無人取回。報賬人因為遺忘、棄票等原因未取回財務(wù)退回的發(fā)票，導(dǎo)致大量發(fā)票積壓在財務(wù)處。財務(wù)部門制定了退票清理政策，但對這些發(fā)票的定期清理需要耗費財務(wù)人員較多精力。

第三，對業(yè)務(wù)的熟練掌握程度要求更高。財務(wù)審核人員需要熟練掌握報賬規(guī)則、國庫支付規(guī)則、各類經(jīng)費報賬范圍等業(yè)務(wù)知識。網(wǎng)上預(yù)約報賬實行后，財務(wù)人員需要學(xué)習(xí)操作新的財務(wù)軟件，以及新軟件環(huán)境下不同的賬務(wù)處理流程和規(guī)則，這些都要求財務(wù)人員始終處于學(xué)習(xí)狀態(tài)，對財務(wù)人員業(yè)務(wù)知識要求更高。

（2）結(jié)算環(huán)節(jié)方面

第一，現(xiàn)金出納和銀行出納角色發(fā)生了很大變化。網(wǎng)上預(yù)約報賬下，報賬款直接轉(zhuǎn)入個人銀行賬戶或者單位對公賬戶中，部分高校在復(fù)核人員復(fù)核憑證后直接支付報賬款，即取消了現(xiàn)金出納和銀行出納；大多數(shù)高校仍保留現(xiàn)金出納和銀行出納角色，復(fù)核人員復(fù)核憑證后由現(xiàn)金出納或銀行出納進(jìn)行支付。另外，現(xiàn)金出納和銀行出納的工作內(nèi)容發(fā)生了變化，現(xiàn)金出納和銀行出納僅僅需要核對個人銀行賬戶信息或單位賬戶信息即通過網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付，消除了現(xiàn)金流，規(guī)避了現(xiàn)金風(fēng)險，有利于學(xué)校資金安全。

第二，加大了銀行對賬的工作量。報賬款通過網(wǎng)上銀行支付后，銀行對賬單一般在支付之后的第二個工作日才能返回到財務(wù)處，銀行對賬的工作量大大增加。

（3）數(shù)據(jù)庫維護(hù)方面

網(wǎng)上預(yù)約報賬推行后，系統(tǒng)管理員的工作變得更加重要。網(wǎng)上銀行支付的基礎(chǔ)在于教工銀行卡數(shù)據(jù)庫和學(xué)生銀行卡數(shù)據(jù)庫，一旦銀行卡發(fā)生掛失、補(bǔ)辦等情況，需要及時更新數(shù)據(jù)庫以保證數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性，確保支付的順利進(jìn)行。

（4）人員培訓(xùn)方面

財務(wù)審核工作是高校財務(wù)基礎(chǔ)性工作，也是會計核算工作的重要組成部分，該項業(yè)務(wù)種類繁雜、手續(xù)煩瑣、涉及面廣、政策性強(qiáng)，新人成長為一名稱職的審核人員需要不斷學(xué)習(xí)以及時間的積累。網(wǎng)上預(yù)約報賬背景下，審核人員在做賬時，科目、摘要、金額等信息自動生成，這一方面有利于審核人員工作效率的提高，但另一方面不利于新人的成長。財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在培訓(xùn)新人時，一定要密切關(guān)注網(wǎng)上預(yù)約報賬對人員培訓(xùn)的影響，并有的放矢的采取必要的措施做好人員培訓(xùn)工作。

三、深化網(wǎng)上預(yù)約報賬改革的措施

（1）實施預(yù)算管理模塊

實施預(yù)算管理模塊的前提是構(gòu)建新型的預(yù)算管理模式，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的指導(dǎo)方針下，選擇合適的預(yù)算編制方法并加強(qiáng)預(yù)算的執(zhí)行力度，保證預(yù)算的有效執(zhí)行。預(yù)算管理模塊的設(shè)定應(yīng)區(qū)分不同經(jīng)費來源并設(shè)計相應(yīng)的預(yù)算模板，預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意調(diào)整和追加。有了預(yù)算管理模塊，報賬人在報賬申請時能實時了解各項支出的預(yù)算數(shù)、已發(fā)生數(shù)、剩余數(shù)，當(dāng)報賬人填報金額超過某項支出的剩余數(shù)時，系統(tǒng)出現(xiàn)提示信息告知報賬人申請金額超支，提醒報賬人在預(yù)算范圍內(nèi)提出報賬申請。預(yù)算管理模塊能有效控制項目的報賬范圍，確保項目按預(yù)算執(zhí)行。

（2）增加經(jīng)費審批模塊

經(jīng)費審批模塊將改變傳統(tǒng)的負(fù)責(zé)人簽字審批為電子審批，即便負(fù)責(zé)人身在外地，只要登錄審批模塊也能完成審批工作，將極大提高工作效率。審批模塊設(shè)計時應(yīng)充分考慮高校財務(wù)報賬的實際情況，根據(jù)報賬事項、經(jīng)費類別、金額大小提供不同的審批流程。審批模塊應(yīng)該與預(yù)算管理模塊、財務(wù)項目數(shù)據(jù)庫等財務(wù)信息相關(guān)聯(lián)，某項報賬申請只有在預(yù)算范圍內(nèi)才能進(jìn)入審批模塊，當(dāng)報賬人選擇某一項目號后，審批流程自動指向經(jīng)費負(fù)責(zé)人及所需加蓋的部門公章，之后的流程由申請人根據(jù)提示信息自主選擇審批流程，經(jīng)過財務(wù)稽核人員審查通過之后，某項申請正式進(jìn)入電子審批過程。此外，審批模塊應(yīng)具有“附件上傳功能”及“反饋功能”，“附件上傳功能”能幫助負(fù)責(zé)人了解審批事項，而“反饋功能”能夠告知申請人審批結(jié)果。審批模塊的推行將極大的完善網(wǎng)上預(yù)約報賬改革，為師生提供更高效便捷的服務(wù)。

（3）實施報賬申請單的物流化管理

目前實行的網(wǎng)上預(yù)約報賬，報賬人只能查詢某個報賬申請是否被處理，進(jìn)而查詢銀行賬號或通過手機(jī)短信提醒了解報賬金額。財務(wù)審核人員審核過程中遇到根據(jù)財務(wù)規(guī)定不能報賬的發(fā)票或手續(xù)不齊全的報賬申請，需要打電話通知報賬人取回發(fā)票，當(dāng)發(fā)票長期無人領(lǐng)回，財務(wù)人員需要反復(fù)打電話通知報賬人，電話溝通量巨大。為了解決這些問題，應(yīng)當(dāng)建立報賬申請單的物流化管理，通過這個渠道，報賬人能隨時了解申請單所處的狀態(tài)，如電子會簽達(dá)到什么狀態(tài)、申請單是否被處理、報賬金額為多少、是否有退票、退票的原因及取回發(fā)票的地點等。報賬申請單的物流化管理為報賬人和財務(wù)人員提供了一個溝通的平臺，財務(wù)人員可以通過該平臺向報賬人反復(fù)發(fā)送信息，解決退票大量積壓的問題。

（4）財務(wù)軟件開發(fā)升級

一款好的財務(wù)軟件應(yīng)該能夠針對用戶需求不斷開發(fā)升級，暫付款管理是高校財務(wù)管理的難點和迫切需要解決的問題，軟件公司應(yīng)該提供解決方案，幫助用戶用技術(shù)的手段實現(xiàn)財務(wù)控制。比如，設(shè)定每個項目經(jīng)費及每個項目負(fù)責(zé)人的最大借款筆數(shù)、最長借款時間，當(dāng)借款筆數(shù)達(dá)到上限或超過最長借款時間時，財務(wù)軟件自動將項目負(fù)責(zé)人名下某些或所有項目自動鎖死，使該項目不能借支新的暫付款甚至不能繼續(xù)報賬，同時，通過一定渠道向負(fù)責(zé)人反饋項目經(jīng)費被凍結(jié)的情況，引起負(fù)責(zé)人的足夠重視，待暫付款沖銷后自動解凍經(jīng)費。在技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的今天，僅僅通過人工對高校財務(wù)進(jìn)行管理已經(jīng)早已不能滿足各方面管理需求，軟件公司對用戶進(jìn)行需求分析并相應(yīng)進(jìn)行軟件開發(fā)升級是確保高校財務(wù)科學(xué)化精細(xì)化管理的重要支持。

（5）財務(wù)活動流程再造

網(wǎng)上預(yù)約報賬實施后，財務(wù)活動流程發(fā)生了很大的變化，財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以此為契機(jī)，推動財務(wù)活動流程再造，提高財務(wù)服務(wù)和管理水平。為了加強(qiáng)管理，應(yīng)制定大堂人員接單分單流程、賬務(wù)處理流程、審核人員做賬及退票流程、領(lǐng)導(dǎo)簽字審批流程、退回匯款再次匯款流程等一系列規(guī)范性文件。網(wǎng)上預(yù)約報賬后，報賬大廳不再人滿為患，審核人員做賬、出納人員轉(zhuǎn)款進(jìn)入流水化作業(yè)，前臺不再是傳統(tǒng)意義的前臺，而應(yīng)該納入后臺進(jìn)行管理，對前臺人員的考核、激勵等應(yīng)該有不一樣的手段。

高校精細(xì)化財務(wù)管理是我國高等教育發(fā)展的必然要求，高等學(xué)校應(yīng)改變高校經(jīng)費粗放的管理模式，實現(xiàn)財務(wù)工作由記賬核算型向經(jīng)營管理型轉(zhuǎn)變、由事后管理型向動態(tài)管理型轉(zhuǎn)變。通過運用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)手段，在財務(wù)管理的各環(huán)節(jié)實現(xiàn)有價值的創(chuàng)新和改革，保障高校財務(wù)管理工作的順利進(jìn)行。網(wǎng)上預(yù)約報賬改革是高校經(jīng)費科學(xué)化精細(xì)化管理的重要創(chuàng)新之舉，在推行網(wǎng)上預(yù)約報賬改革后，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)改革后出現(xiàn)的新問題并因地制宜地采取有效的措施加以解決，實現(xiàn)高校經(jīng)費的科學(xué)化精細(xì)化管理。

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