肖明生
根據(jù)《2011年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報》顯示,全國高校的教學(xué)科研儀器設(shè)備總值2,555億元,比上年增加276億元,管中窺豹,可以說,我國高校包含教學(xué)科研儀器設(shè)備在內(nèi)的固定資產(chǎn)數(shù)量,已經(jīng)達到了一個數(shù)量很龐大的地步(據(jù)現(xiàn)有教育部公布的資料,全國普通高校2006年固定資產(chǎn)總值已經(jīng)達到6,952億元)。但相對于數(shù)量龐大的固定資產(chǎn),由于管理思想、管理體制、管理手段等原因,高校的管理現(xiàn)狀卻不盡人意,需要我們采取一些切實可行的措施去提高固定資產(chǎn)的管理水平。
1、管理思想存在誤區(qū)。
高校的管理層及教師隊伍中普遍存在“重貨幣資金、輕實物資產(chǎn)”、“重購置、輕管理”的思想,對向上級部門爭取預(yù)算購置固定資產(chǎn)很重視,可行性報告做得好看,一旦購置成功后卻忘記了當(dāng)初做預(yù)算時的必要性,忽視購置后的后續(xù)管理,對固定資產(chǎn)的績效評價、維護、報廢工作不再重視。
2、管理體制落后不能適應(yīng)高教事業(yè)快速發(fā)展的變化。
目前高校所擁有的固定資產(chǎn),跟改革開放之前相比,數(shù)量多、金額大、種類繁、地點散、涉及部門雜。高校對固定資產(chǎn)的管理一般是采用賬物分離、分類歸口的管理模式,內(nèi)設(shè)機構(gòu)中與固定資產(chǎn)管理有關(guān)的部門包括總務(wù)處(資產(chǎn)管理處)、財務(wù)處、設(shè)備與實驗室管理處、基建處、校辦企業(yè)、保衛(wèi)處等多個部門。
財務(wù)處從資金角度負責(zé)固定資產(chǎn)的會計記錄及相關(guān)核算,總務(wù)處從實物角度負責(zé)固定資產(chǎn)的日常管理及維護、記錄,其他各個部門都直接涉及到固定資產(chǎn)的占用及相關(guān)管理,由此形成固定資產(chǎn)管理過程中“九龍治水”,各部門均處于一種相對獨立的狀態(tài),形成一個個“信息孤島”,導(dǎo)致內(nèi)部控制原則下的互相牽制、分級負責(zé)、全程紀(jì)錄、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督等原則無法得以較好落實。
3、管理手段陳舊,科技化、信息化水平有待提高。
雖然高校都實現(xiàn)了會計電算化,各個辦公室都用上了計算機,但是在固定資產(chǎn)管理這領(lǐng)域,還停留在“手工作坊”階段,固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)包括有采購、入庫、領(lǐng)用、使用、調(diào)撥、維護、績效評估、報廢更新等環(huán)節(jié),而財務(wù)部門的會計核算系統(tǒng)針對固定資產(chǎn)管理采用的子模塊,對其是一種靜態(tài)、貨幣化的管理,不能較好地適應(yīng)固定資產(chǎn)日常動態(tài)、實時、主動管理的需要??倓?wù)部門對固定資產(chǎn)的管理也往往是用計算機來記錄相關(guān)數(shù)據(jù),遠遠達不到到信息化水平。
筆者淺見,以固定資產(chǎn)的全生命周期管理為理念,以先進的信息技術(shù)系統(tǒng)為平臺,以RFID技術(shù)為手段,才能較好實現(xiàn)固定資產(chǎn)的實物流、資金流、管理流、信息流的有機統(tǒng)一,互相制衡,形成合力,最終實現(xiàn)在固定資產(chǎn)方面以較少的資金投入實現(xiàn)較大效益,以更好服務(wù)于教學(xué)科研需要,提高高校的競爭力。
1、作為生物學(xué)名詞的生命周期(Life Cycle),本意指生物有機體從卵或孢子開始發(fā)育,經(jīng)胚胎期、成熟期、生殖期、衰老期直至死亡的全過程。
2、“資產(chǎn)全生命周期管理”(Life Cycle Asset Management,簡稱“LCAM”),是指從系統(tǒng)的整體目標(biāo)出發(fā),以資產(chǎn)作為管理對象,基于其經(jīng)濟生命統(tǒng)籌管理資產(chǎn)的編制預(yù)算、購置建設(shè)、使用消耗、維護改造、報廢更新的全過程。高校吸收采用LCAM理念,必須對資產(chǎn)的編制預(yù)算、購置建設(shè)、使用消耗、維護改造、報廢更新的全過程實施系統(tǒng)、全面、合理的科學(xué)管理和監(jiān)控,在資產(chǎn)的整個經(jīng)濟生命周期中不留管理空白。
LCAM是個較成熟先進的管理理念,也得到許多高校的認可,在固定資產(chǎn)管理中全面貫徹落實的話,的確能夠大大提升高校的固定資產(chǎn)管理水平,但實際操作中往往空有理念難以取得實效。據(jù)筆者分析,LCAM在實踐中有幾個關(guān)鍵之處,影響了其實效性,一是固定資產(chǎn)的數(shù)量多,種類繁,流動性大及較為分散;二是固定資產(chǎn)的使用、調(diào)配、維護、報廢等環(huán)節(jié)中具有動態(tài)管理需要;三是財務(wù)部門與其他管理、使用部門之間的管理銜接問題,數(shù)據(jù)不能及時更新或核對。要解決以上幾個問題,傳統(tǒng)管理手段下工作量大而繁瑣易出錯,往往多個部門、大量人力物力長時間的投入還不能取得較好結(jié)果。
RFID技術(shù),亦稱射頻識別、電子標(biāo)簽,是一種非接觸式的自動識別技術(shù),它通過射頻信號自動識別目標(biāo)對象并可與目標(biāo)交換數(shù)據(jù)。1948年,哈利·斯托克曼(Harry Stockman)發(fā)表了“利用反射功率進行通信”一文,奠定了RFID技術(shù)的理論基礎(chǔ),到20世紀(jì)90年代,RFID技術(shù)已被廣泛應(yīng)用,進入21世紀(jì),在工農(nóng)業(yè)、醫(yī)療、交通、物流等各個行業(yè)已深刻應(yīng)用,大大提高了那些行業(yè)的管理水平并獲得了較好經(jīng)濟效益。例如,2010年上海世博會就采用了RFID技術(shù)作為門票的核心技術(shù)并取得了良好的效果。
一般RFID系統(tǒng)主要由標(biāo)簽、閱讀器和計算機系統(tǒng)三部分組成。標(biāo)簽由耦合元件及芯片構(gòu)成,同時每個標(biāo)簽具有唯一的電子編碼(類似于公民的身份證號碼),附著在物體上以標(biāo)識目標(biāo)對象;閱讀器用于讀取或?qū)懭霕?biāo)簽信息;計算機系統(tǒng)主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、發(fā)卡軟件、數(shù)據(jù)同步軟件等,可以用于RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)的管理、查詢、統(tǒng)計,以及與其他管理信息系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)等。RFID的工作原理是當(dāng)附著在物體上的標(biāo)簽感應(yīng)到閱讀器天線的磁場后,如果接收到閱讀器發(fā)出的特殊射頻信號,就能憑借感應(yīng)電流所獲得的能量發(fā)送出存儲在芯片中的數(shù)據(jù)信息,或者主動發(fā)送某一頻率的信號,閱讀器讀取信號并解碼后,送至計算機系統(tǒng)進行有關(guān)數(shù)據(jù)處理。
在固定資產(chǎn)全生命周期管理的理念下,借助RFID技術(shù),以計算機的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為平臺,可以較好地解決高校固定資產(chǎn)管理中存在的問題,充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的效益,服務(wù)好教學(xué)和科研活動。
1、建立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。建立統(tǒng)一規(guī)范的固定資產(chǎn)名稱、型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、購置時間、資產(chǎn)分類、入帳金額、使用部門、存放地點、報廢年限、責(zé)任人、序列號等信息及代碼,建立標(biāo)簽的內(nèi)容規(guī)范及使用規(guī)則,在數(shù)據(jù)庫中建立RFID標(biāo)簽和資產(chǎn)信息的一一對應(yīng)關(guān)系,開展存量固定資產(chǎn)的實物清查工作,為其加裝規(guī)范的標(biāo)簽并全部進入數(shù)據(jù)庫。為新的固定資產(chǎn)進入數(shù)據(jù)庫做好準(zhǔn)備工作。
2、在購置入庫階段,根據(jù)管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,生成該固定資產(chǎn)的標(biāo)簽,財務(wù)、總務(wù)及使用部門三方核對無誤后,一起將標(biāo)簽附著在固定資產(chǎn)規(guī)定位置,該標(biāo)簽成為資產(chǎn)的一部分,如果取下,則標(biāo)簽自動損壞并發(fā)出報警信息。標(biāo)簽的信息包含有固定資產(chǎn)名稱、型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、購置時間、資產(chǎn)分類、入帳金額、使用部門、存放地點、報廢年限、責(zé)任人、序列號等內(nèi)容,并且信息寫入標(biāo)簽后進行鎖定保護,防止部門或個人進行未授權(quán)修改,標(biāo)簽信息由財務(wù)或總務(wù)部門按相應(yīng)權(quán)限、職責(zé)范圍進行管理維護,并保存所有的信息修改紀(jì)錄。
3、在日常使用階段,RFID技術(shù)的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在固定資產(chǎn)盤點及固定資產(chǎn)動態(tài)管理兩個方面。RFID通過閱讀器將固定資產(chǎn)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)連接,能夠迅速準(zhǔn)確地進行賬面與實物的資產(chǎn)核對,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的“物、人、地、時”同步管理,便于實時掌控固定資產(chǎn)的變化情況,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、精細化管理。
在固定資產(chǎn)盤點方面,由于高校所有固定資產(chǎn)均已附著規(guī)范的標(biāo)簽并全部進入管理系統(tǒng),系統(tǒng)里資產(chǎn)有唯一“身份證號碼”。盤點時,盤點人員(由財務(wù)及總務(wù)聯(lián)合組成或由第三方審計部門組成)將固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)從管理系統(tǒng)下載到執(zhí)行盤點任務(wù)的閱讀器上,盤點人員按照盤點工作計劃,攜帶閱讀器到相應(yīng)的地點去掃描該地點所有固定資產(chǎn)上的標(biāo)簽,閱讀器將自動完成盤點現(xiàn)場固定資產(chǎn)實物情況與管理系統(tǒng)留存數(shù)據(jù)、財務(wù)賬面數(shù)據(jù)的對比。在整個盤點操作過程中,最大程度減少了盤點人員的手工操作工作量,盤點人員不需要進行手工清點、核對、記錄等過程,也不需要手工輸入數(shù)據(jù),盤點的工作效率和盤點質(zhì)量可說是質(zhì)的飛躍,盤點的同時能夠解決資產(chǎn)賬實不一致的老大難問題。
在固定資產(chǎn)動態(tài)管理方面,現(xiàn)有的RFID成熟技術(shù)已經(jīng)可以實現(xiàn)遠程采集信息。由于RFID的無線通訊、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫特點,只要是附著了規(guī)范標(biāo)簽,高校的固定資產(chǎn)實物數(shù)據(jù)就能夠被快速、準(zhǔn)確地采集,就算是分散在學(xué)校不同地方的固定資產(chǎn),只要其發(fā)生了使用、劃撥、改造等固定資產(chǎn)的變動狀況,相應(yīng)信息可以及時、準(zhǔn)確地通過無線信號傳輸?shù)劫Y產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)信息與資產(chǎn)實體信息緊密結(jié)合一致,能夠解決固定資產(chǎn)實物數(shù)據(jù)與財務(wù)帳務(wù)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實時同步問題,也能夠解決資產(chǎn)管理中的賬、卡、物一致問題。同時通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與IT系統(tǒng)的配合,可由后臺管理系統(tǒng)對涉及到資產(chǎn)的各種活動進行有效的實時監(jiān)控和記錄,資產(chǎn)管理人員在可以上網(wǎng)的地方就能夠及時方便地掌握資產(chǎn)的變動和使用情況,同時通過直觀的操作界面,隨時、隨地通過管理系統(tǒng)進行資產(chǎn)數(shù)據(jù)的查詢、報告、統(tǒng)計、監(jiān)控。
在固定資產(chǎn)安全管理方面,通過在學(xué)校各出入口及關(guān)鍵地點設(shè)立門禁系統(tǒng),與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)并和學(xué)校的安防系統(tǒng)連接,可以對未經(jīng)授權(quán)的固定資產(chǎn)的移動、出入校園進行嚴(yán)密監(jiān)控,及時制止資產(chǎn)的流失。對價值特別高的固定資產(chǎn),可以單獨設(shè)置靈敏度較高的監(jiān)控,實時監(jiān)控該資產(chǎn)的狀況,可以有效減少資產(chǎn)的消防安全、人為損毀等意外事故。
4、在報廢更新階段,總務(wù)處負責(zé)組織開展報廢固定資產(chǎn)的技術(shù)鑒定、移交、清理工作,通過閱讀器掃描標(biāo)簽信息確保報廢資產(chǎn)的信息準(zhǔn)確無誤,并自動審核是否符合政府部門的相關(guān)報廢規(guī)定,如果符合相關(guān)規(guī)定,資產(chǎn)管理系統(tǒng)啟動固定資產(chǎn)的報廢流程,會自動跟蹤、督促相關(guān)部門處理該資產(chǎn)一系列相應(yīng)手續(xù),比如,財務(wù)部門會根據(jù)系統(tǒng)提示的資產(chǎn)報廢處置流程進行相應(yīng)賬務(wù)處理,從而徹底解決了學(xué)校相關(guān)部門資產(chǎn)處理不同步的問題。
目前RFID技術(shù)還未在高校的資產(chǎn)管理實踐中大范圍使用,究其原因,除了新技術(shù)的應(yīng)用需要一個推廣過程及管理思想的轉(zhuǎn)變外,主要有以下幾個方面:一個是標(biāo)準(zhǔn)化問題。目前,RFID技術(shù)還未形成世界統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),這妨礙了該項技術(shù)的大范圍推廣應(yīng)用。近期我國也在加緊RFID標(biāo)準(zhǔn)的測試和制定,相信在不久的將來能夠制定出全國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),使閱讀器、標(biāo)簽的標(biāo)準(zhǔn)得到統(tǒng)一。二是成本問題。RFID作為一項新興的技術(shù),涉及標(biāo)簽、閱讀器和管理軟件,前期投入比較大。三是高?,F(xiàn)有資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性問題如何解決。
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