總分館體制下印刷型文獻(xiàn)資源協(xié)同保存探討

羅婉娜

(東莞圖書館，廣東東莞 523071)

一、印刷型文獻(xiàn)協(xié)同保存的時(shí)代背景

(一)印刷型文獻(xiàn)保存現(xiàn)狀

文獻(xiàn)保存是圖書館實(shí)現(xiàn)人類文化傳承使命的基礎(chǔ)。從上世紀(jì)90年代開始，經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)不僅使人們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，也給文化事業(yè)帶來(lái)了百年難得的發(fā)展機(jī)遇，出版業(yè)、印刷業(yè)空前繁榮，圖書館事業(yè)飛速發(fā)展，充足的經(jīng)費(fèi)保障，使圖書館購(gòu)置的文獻(xiàn)，特別是印刷型文獻(xiàn)持續(xù)增長(zhǎng)。

時(shí)至今日，經(jīng)過(guò)近20年的幾何式增長(zhǎng)，長(zhǎng)三角、珠三角等經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)地區(qū)的圖書館已普遍面臨印刷型文獻(xiàn)不斷增長(zhǎng)與存儲(chǔ)空間不足的共同問(wèn)題。以東莞圖書館總館為例，2003年以前印刷型文獻(xiàn)的館藏量約為40萬(wàn)冊(cè)，截止至2012年9月達(dá)180多萬(wàn)冊(cè)，十年間增長(zhǎng)了3.5倍。雖然采取了增建兩個(gè)地下密集架保存書庫(kù)，在四樓、五樓擴(kuò)充兩個(gè)中庭書庫(kù)等措施，但仍然無(wú)法滿足館藏需求，相當(dāng)一部分印刷型文獻(xiàn)因架位不足，無(wú)法提供流通利用。在對(duì)分館印刷型文獻(xiàn)收藏情況的調(diào)查結(jié)果也顯示，各館都不同程度地受到館藏空間不足的困擾。近年來(lái)隨著資源數(shù)字化程度的不斷推進(jìn)，印刷型文獻(xiàn)的保存比例將逐漸減少，但因?yàn)閿?shù)字文獻(xiàn)的保存期限、使用成本以及人們對(duì)印刷型文獻(xiàn)的閱讀習(xí)慣等種種因素，在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，印刷型文獻(xiàn)的保存仍然是圖書館文獻(xiàn)資源保存的重點(diǎn)，如何有效解決印刷型文獻(xiàn)的保存和利用問(wèn)題仍然是圖書館不可回避的。

(二)圖書館服務(wù)理念方式的轉(zhuǎn)變

以用戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)理念，使圖書館的服務(wù)方式發(fā)生了質(zhì)的改變。圖書館不僅是書架臨立的“藏書樓”、學(xué)習(xí)充電的“沒有圍墻的大學(xué)”，更是人們?cè)陂e余時(shí)間休閑、娛樂(lè)、交互的第三公共文化服務(wù)空間。圖書館要為營(yíng)造寬敞、舒適的閱覽室，布置展覽、開展活動(dòng)、休閑交互的開闊場(chǎng)地，騰出更多的印刷型文獻(xiàn)收藏空間。另一方面，數(shù)字資源的使用和數(shù)字閱讀服務(wù)的開展，放置設(shè)備和無(wú)線上網(wǎng)區(qū)域的空間需求，也進(jìn)一步加劇了空間需求的增長(zhǎng)與圖書館建筑物理空間相對(duì)固定的矛盾。

(三)圖書館總分館制建設(shè)喜人

以新加坡國(guó)家圖書館、香港中央圖書館管理模式為學(xué)習(xí)藍(lán)本的區(qū)域圖書館建設(shè)發(fā)展迅速，經(jīng)過(guò)近十年的摸索與努力，結(jié)合我國(guó)現(xiàn)行體制特點(diǎn)的各式圖書館總分館管理體制建設(shè)成果喜人。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，截止至2007年底，中國(guó)80%以上的省級(jí)及省會(huì)城市圖書館，40%以上的東部地級(jí)和縣(市)級(jí)圖書館不同程度地開展了不同形式的總分館建設(shè)[1]?？偡逐^管理體制，構(gòu)建了一定區(qū)域內(nèi)以總館(中心館)為中心，以鎮(zhèn)、街(社區(qū))學(xué)校等為分館的多級(jí)圖書館服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)通借通還，實(shí)現(xiàn)了區(qū)域性印刷型文獻(xiàn)資源的共建共享，亦為在總分館制聯(lián)盟方式下，以協(xié)同保存的方式建立區(qū)域性印刷型文獻(xiàn)的低成本、長(zhǎng)效保存問(wèn)題提供了具備可行性的解決出路。

二、印刷型文獻(xiàn)協(xié)同保存的構(gòu)想

(一)協(xié)同和協(xié)同保存

“協(xié)同”有同心合力、相互配合等義，指元素對(duì)元素的相干能力，表現(xiàn)了元素在整體發(fā)展運(yùn)行過(guò)程中協(xié)調(diào)與合作的性質(zhì)。結(jié)構(gòu)元素各自之間的協(xié)調(diào)、協(xié)作形成拉動(dòng)效應(yīng)，推動(dòng)事物共同前進(jìn)，協(xié)同的結(jié)果使個(gè)個(gè)獲益，整體加強(qiáng)，共同發(fā)展。“協(xié)同保存”是指利用協(xié)同效應(yīng)，在某一系統(tǒng)內(nèi)，通過(guò)各子要素的配合、協(xié)同，使多種力量集聚成一個(gè)總力量，形成大大超越原各自功能總和的新功能*參見百度百科“協(xié)同”詞條，http://baike.baidu.com/view/1049260.htm。?！翱偡逐^體制下印刷型文獻(xiàn)協(xié)同保存”是指在總、分館系統(tǒng)內(nèi)，總館、各分館經(jīng)協(xié)商一致達(dá)成共識(shí)，相互配合、分工協(xié)作，以合作儲(chǔ)存書庫(kù)的形式共同保存、管理和利用印刷型文獻(xiàn)的做法。協(xié)同保存的目的是通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)各成員的合作配合，實(shí)現(xiàn)保存效果1+1≥2的協(xié)同效應(yīng)。印刷型文獻(xiàn)協(xié)同保存是解決地區(qū)性印刷型文獻(xiàn)完整保存和高效滿足需求的最經(jīng)濟(jì)方法之一。日本的大學(xué)圖書館早于20世紀(jì)80年代，就通過(guò)協(xié)同保存方式，解決印刷型報(bào)刊的合理保存、管理與利用[2]。

(二)實(shí)現(xiàn)路徑

1. 建立外部存儲(chǔ)書庫(kù)。外部存儲(chǔ)書庫(kù)，是圖書館為解決收藏空間緊張狀態(tài)，節(jié)省管理成本，提高館舍空間和館藏文獻(xiàn)利用率而設(shè)立的，專門用于收藏利用率相對(duì)較低的印刷型文獻(xiàn)以備使用的，在距離圖書館一定范圍內(nèi)建造的書庫(kù)。目前國(guó)內(nèi)已建成并投入使用的有復(fù)旦大學(xué)江灣校區(qū)密集書庫(kù)、北京大學(xué)昌平儲(chǔ)存圖書館等。國(guó)外解決印刷型文獻(xiàn)日益增加和館舍空間不足的難題，普遍采用的方式也是建立外部存儲(chǔ)書庫(kù)。美國(guó)馬薩諸塞州五學(xué)院于20世紀(jì)90年代起就通過(guò)建立外部存儲(chǔ)書庫(kù)，協(xié)同保存紙本的圖書和期刊[3]。國(guó)內(nèi)的外部存儲(chǔ)書庫(kù)多采用密集書架或密集貨物儲(chǔ)藏架的排架方式。國(guó)外的外部存儲(chǔ)書庫(kù)建筑上多為模塊式設(shè)計(jì)，密集式排架，文獻(xiàn)取放機(jī)械化，最大限度利用存儲(chǔ)空間。

外部存儲(chǔ)書庫(kù)接收、保存和管理從總館(中心館)及各成員館移交的低利用率文獻(xiàn)及需長(zhǎng)期保存的地方性文獻(xiàn)。建立外部存儲(chǔ)書庫(kù)是總分館聯(lián)盟印刷型文獻(xiàn)協(xié)同保存實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。外部存儲(chǔ)書庫(kù)以總分館合作建設(shè)的形式完成，即以總館(中心館)為主導(dǎo)，各成員館以文獻(xiàn)保存的數(shù)量，按比例承擔(dān)建造和管理費(fèi)用，協(xié)同管理，共享資源。外部存儲(chǔ)書庫(kù)的建造方式有兩種，一是以租賃方式改建空置建筑，這是最經(jīng)濟(jì)和快捷的實(shí)現(xiàn)方式。以東莞為例，隨著城市的產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)，出現(xiàn)大量租金便宜的空置廠房，圖書館可以通過(guò)租賃的方式，選擇地點(diǎn)適宜、地面負(fù)載合適的廠房進(jìn)行改建。美國(guó)五學(xué)院圖書館的外部存儲(chǔ)書庫(kù)就是由原空軍軍事掩體改造而成。這種方式較適合資金來(lái)源不是很充足的總分館聯(lián)盟[3]。二是建設(shè)新庫(kù)房。隨著各級(jí)政府對(duì)文化事業(yè)的重視，財(cái)政實(shí)力較雄厚地區(qū)的圖書館，也可以考慮采用由總館所在的地方政府出資建設(shè)新庫(kù)的方式。如為解決深圳市公共圖書館面臨的館藏飽和、庫(kù)容緊張，導(dǎo)致大量文獻(xiàn)無(wú)法上架為讀者提供服務(wù)的困境，深圳市計(jì)劃在“十二五”期間建設(shè)儲(chǔ)量不少于1000萬(wàn)冊(cè)，總、分館共用的存儲(chǔ)調(diào)劑書庫(kù)[4]。

2. 根據(jù)使用情況，挑選出低利用率文獻(xiàn)。根據(jù)19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多發(fā)明的巴萊多定律，也稱“二八”定律，在圖書館收藏的文獻(xiàn)中，20%的部分就可以滿足80%的用戶需求，其余的80%則用于滿足20%用戶的需求。圖書館在綜合出版年份、日常流通利用情況等因素后，對(duì)館藏印刷型文獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)估、分類，界定出利用率最低的文獻(xiàn)，并從中挑選出移至外部存儲(chǔ)書庫(kù)保存的品種和數(shù)量，以騰出更多的空間，保證20%高利用率文獻(xiàn)的排架、利用及為新購(gòu)文獻(xiàn)預(yù)留架位。

3. 外部存儲(chǔ)書庫(kù)的管理與運(yùn)行。外部存儲(chǔ)書庫(kù)的日常運(yùn)行及管理由總館、各分館經(jīng)協(xié)商后，形成共識(shí)，共同派員成立的管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。管理機(jī)構(gòu)根據(jù)書庫(kù)的具體情況，制定相應(yīng)的管理方針和政策，依各館的文獻(xiàn)存放量分配相應(yīng)的管理權(quán)，運(yùn)營(yíng)成本由各成員館按比例共同承擔(dān)。

為了提高文獻(xiàn)的保存質(zhì)量和數(shù)量，外部存儲(chǔ)書庫(kù)要在各館移交的文獻(xiàn)中選擇其中版本最好、質(zhì)量最佳的一個(gè)復(fù)本進(jìn)行保存，文獻(xiàn)先按書、報(bào)、刊等出版類別劃分，再按尺寸的大小而不是分類排架，以最大限度節(jié)省存放空間。限于目前的體制，各成員館移交外部存儲(chǔ)書庫(kù)的文獻(xiàn)保留原有的歸屬權(quán)，但調(diào)配使用權(quán)統(tǒng)一歸書庫(kù)管理機(jī)構(gòu)。

外部存儲(chǔ)書庫(kù)對(duì)所存文獻(xiàn)采用閉架式管理。總、分館成員通過(guò)統(tǒng)一的系統(tǒng)管理平臺(tái)，以館際互借、復(fù)制、文獻(xiàn)傳遞等方式共享書庫(kù)保存的文獻(xiàn)(不含地方文獻(xiàn))；地方文獻(xiàn)原則上只提供現(xiàn)場(chǎng)的查閱、復(fù)制及原文傳遞服務(wù)，外借須征得所屬館同意。文獻(xiàn)在借閱過(guò)程的污損、丟失按其所屬館的相關(guān)規(guī)則處理。

三、協(xié)同保存的可行性分析

(一)總分館體制是協(xié)同保存實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)

至2012年，我國(guó)圖書館總分館模式有上海市中心圖書館模式、深圳福田區(qū)總分館模式、以首都圖書館為中心的北京市公共圖書館信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)模式、佛山禪城區(qū)聯(lián)合圖書館模式、東莞市總分館模式以及嘉興的總分館模式等[5]。雖限于目前的行政體制，未能實(shí)現(xiàn)如美國(guó)、芬蘭、新加坡和香港等國(guó)家和地區(qū)的人、財(cái)、物高度集中統(tǒng)一的完全總分館制，但已具備以下條件：(1)總館(中心館)地位明確，所在地區(qū)政府的經(jīng)費(fèi)投入有保障[1]。(2)總館(中心館)在總分館的業(yè)務(wù)方面起統(tǒng)籌、指導(dǎo)及管理作用?？傪^(中心館)在資源、技術(shù)、人力、物力所占的主導(dǎo)地位和業(yè)務(wù)管理的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，有利于搭建以總館(中心館)為主導(dǎo)，各分館共同協(xié)作的文獻(xiàn)保存管理架構(gòu)。(3)總分館系統(tǒng)文獻(xiàn)資源實(shí)現(xiàn)書目數(shù)據(jù)統(tǒng)一檢索、通借通還?？偡逐^系統(tǒng)中文獻(xiàn)的統(tǒng)一檢索有利于協(xié)同保存文獻(xiàn)的檢索與利用。

(二)共同的需求有利于達(dá)成共識(shí)

為解決印刷型文獻(xiàn)增長(zhǎng)和館藏空間不足，總分館成員都不得不面對(duì)以下問(wèn)題；為增加文獻(xiàn)館藏空間，需要新建或擴(kuò)建館舍，而產(chǎn)生的資金問(wèn)題；為實(shí)現(xiàn)館藏零增長(zhǎng)，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行剔舊，而造成的有研究?jī)r(jià)值文獻(xiàn)的流失問(wèn)題；以及因收藏空間不足，不得不縮減讀者活動(dòng)空間而造成的影響服務(wù)質(zhì)量的問(wèn)題。諸多共同問(wèn)題的困擾，使總分館成員從成本、效益等方面出發(fā)，更能達(dá)成解決問(wèn)題的共識(shí)。

(三)有利于地方文獻(xiàn)的長(zhǎng)效保存和綜合利用

地方文獻(xiàn)是一個(gè)地方歷史、文化、地理的記錄，總、分館分擔(dān)地方文獻(xiàn)的搜集和保存職能。受館舍條件影響或管理措施不當(dāng)，部分技術(shù)力量較弱的圖書館對(duì)地方文獻(xiàn)的保存和利用效果并不理想，容易造成文獻(xiàn)的受損和流失，而且一個(gè)地區(qū)地方文獻(xiàn)的分散保存也不利于用讀者的綜合利用，并增加了查閱的成本。地方文獻(xiàn)移交存儲(chǔ)書庫(kù)后，恒溫、恒濕的理想保存條件和統(tǒng)一管理，更利于其長(zhǎng)久保存和發(fā)揮使用的聚合效應(yīng)。

四、協(xié)同保存目前存在的問(wèn)題及思考

(一)資金

外部存儲(chǔ)書庫(kù)的建造和日常管理運(yùn)行所需的各種費(fèi)用，是總分館體制下實(shí)現(xiàn)印刷型文獻(xiàn)協(xié)同保存的最大障礙。首先，即使采用最經(jīng)濟(jì)的租賃改建方式建外部存儲(chǔ)書庫(kù)，前期需要投入的資金也不是一筆小的數(shù)目。其次，為實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)的長(zhǎng)久保存，購(gòu)置的維持庫(kù)房恒溫、恒濕的各種設(shè)備，家具，加上各種日常管理維護(hù)費(fèi)用，需要持續(xù)穩(wěn)定的資金支持。如果采用國(guó)外先進(jìn)的自動(dòng)存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)(Automated Storage and Retrieval System，簡(jiǎn)稱ASRS)技術(shù)建造新庫(kù)房，費(fèi)用更是不菲。

(二)物流

綜合租賃、建造費(fèi)用以及文獻(xiàn)提供響應(yīng)時(shí)間等因素，外部合作存儲(chǔ)書庫(kù)的地點(diǎn)適宜選擇在距離圖書館15公里范圍內(nèi)區(qū)域。由此，要求總分館聯(lián)盟有較強(qiáng)的物流能力，以保證各館文獻(xiàn)的入藏和文獻(xiàn)利用響應(yīng)的及時(shí)、快捷。但從目前的情況來(lái)看，大多數(shù)總分館間的文獻(xiàn)物流工作主要由流動(dòng)書車承擔(dān)。以東莞圖書館為例，截止至2013年4月，51個(gè)分館、102個(gè)圖書流動(dòng)點(diǎn)的圖書物流工作，基本由兩輛圖書流動(dòng)書車承擔(dān)。由于分館和圖書流動(dòng)點(diǎn)的數(shù)量眾多，每個(gè)點(diǎn)的循環(huán)時(shí)間基本在1個(gè)月左右，如果不解決物流問(wèn)題，必然會(huì)使文獻(xiàn)利用響應(yīng)速度大打折扣。圖書館可以參考新加坡國(guó)家圖書館和深圳24小時(shí)社區(qū)自助圖書館的成功經(jīng)驗(yàn)，與當(dāng)?shù)氐泥]政局或物流公司合作，利用其完善的投遞網(wǎng)絡(luò)，提升外部存儲(chǔ)書庫(kù)文獻(xiàn)的物流效率。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 章明麗. 圖書館總分館建設(shè)的嘉興模式[J]. 圖書館雜志，2009(10):46-48.

[2] 林申清. 日本大學(xué)圖書館的報(bào)刊保存與管理現(xiàn)狀[J]. 黑龍江圖書館，1989(2):70-71.

[3] 張海霞，趙伯興. 國(guó)外低利用率文獻(xiàn)合作儲(chǔ)存機(jī)制研究：以美國(guó)、芬蘭、澳大利亞為例[J]. 圖書館學(xué)研究，2010(3):86-89.

[4] 鮑文娟. 《廣州日?qǐng)?bào)》：深圖書館庫(kù)容“超載”擬設(shè)地區(qū)性調(diào)劑書庫(kù)[EB/OL].(2010-11-19).http://www.szlib.gov.cn/newsshow.jsp?itemid=3182.

[5] 肖煥忠. 總分館制發(fā)展模式比較研究 [J]. 圖書情報(bào)知識(shí), 2007(5):41-43.