加強(qiáng)賓館材料管理之我見

黃桂琴 甘肅省工業(yè)交通投資公司

在賓館經(jīng)營活動中，必須加快資金的循環(huán)與周轉(zhuǎn)速度，從而確保有限的資金發(fā)揮最大的效率。加快資金的循環(huán)與周轉(zhuǎn)，使可利用的資金變多，就意味資金成本的降低，企業(yè)利潤的提高。賓館耗材是賓館經(jīng)營成本的重要組成部分，要改善賓館的經(jīng)濟(jì)效益就必須加強(qiáng)材料管理，從而推動賓館的快速發(fā)展。賓館的材料管理是成本管理的重要環(huán)節(jié)，主要包括材料采購、儲存和領(lǐng)用三個(gè)方面。在賓館的各項(xiàng)資金占用中，各種材料費(fèi)用占用的資金數(shù)額較大，且流動性較強(qiáng)。對材料管理真正做到有效管理，將直接提高賓館資金的循環(huán)周轉(zhuǎn)速度和經(jīng)營效益。雖然管理者已經(jīng)認(rèn)識到材料管理的重要性，但由于種種原因,賓館的材料管理仍存在一些問題，離真正的現(xiàn)代化管理還有一定的距離。本文探討了賓館材料管理中存在的材料采購成本高、庫存量較多以及耗用量大等問題，以期望材料占用資金得到最經(jīng)濟(jì)、最合理、最有效的使用。

一、賓館材料管理中存在的問題

1.材料購置環(huán)節(jié)的問題。國內(nèi)賓館的經(jīng)營過程與國外賓館相比，人員培訓(xùn)、采購過程、監(jiān)督機(jī)制等方面都存在差距。這些方面的差距影響到采購工作的正常進(jìn)行，采購人員會出現(xiàn)索賄、受賄等問題，或者內(nèi)外勾結(jié)，供貨商以次充好，嚴(yán)重影響賓館采購物資的質(zhì)量，不同程度的存在著材料采購成本高、質(zhì)量無法保證等問題。

2.庫存管理的問題。庫房管理不能跟上現(xiàn)代科學(xué)管理的要求，沒有應(yīng)用現(xiàn)代的物流管理軟件，難以實(shí)現(xiàn)帳帳相符、帳實(shí)相符。材料管理方法落后，多為經(jīng)驗(yàn)管理，存在著材料庫存量大，一些多年庫存的物品，采購人員依然不停地采購，長此以往將會影響賓館資金的循環(huán)與周轉(zhuǎn)速度，增加了支出，但是材料管理部門仍存在著多存材料、使用方便的觀念；同時(shí)，也增大了材料因超儲積壓而發(fā)生損失的可能性。財(cái)務(wù)部門沒有對各類材料耗用量進(jìn)行科學(xué)分析，難以確定各類材料的消耗，就更談不上發(fā)現(xiàn)問題，設(shè)法降低材料的消耗的方法。

3.內(nèi)部稽核工作不到位。賓館材料管理的主要問題是賬實(shí)不符。分析其原因，究其有三：一是財(cái)務(wù)部門核算的材料明細(xì)賬長期不與實(shí)際庫存核對，出現(xiàn)差異以倉庫數(shù)量為準(zhǔn)予以調(diào)賬，導(dǎo)致連年賬實(shí)不符；二是材料盤點(diǎn)不嚴(yán)格，在賬實(shí)不符的情況下通常的做法是責(zé)成倉庫保管員進(jìn)行盤點(diǎn)，對庫存的差異沒有追究相關(guān)人員的責(zé)任；三是部分賓館存在收料不入賬的現(xiàn)象，使得材料賬與庫存情況不相符，造成庫存材料混亂，成本不實(shí)，入庫驗(yàn)收質(zhì)量把關(guān)等工作環(huán)節(jié)缺失，對于領(lǐng)用部門的申領(lǐng)數(shù)量缺乏有效的監(jiān)督。

二、加強(qiáng)賓館材料管理的建議

1.加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的管理。采購環(huán)節(jié)首先要加強(qiáng)對采購人員的直接領(lǐng)導(dǎo)，從源頭上控制。其次是加強(qiáng)監(jiān)督，增加采購過程的透明度，確保采購過程公開透明，可以通過采購人員內(nèi)部相互監(jiān)督與外部人員監(jiān)督相結(jié)合的方法，簡化采購環(huán)節(jié)。因此，賓館可以重新設(shè)計(jì)采購程序，側(cè)重采購過程的監(jiān)督，設(shè)計(jì)一套適合本賓館運(yùn)行的采購程序，制定一套采購物品標(biāo)準(zhǔn)，對供貨單位的物品留樣，不定期與留樣貨品進(jìn)行質(zhì)量比對，實(shí)現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)的控制。采購時(shí)，實(shí)行貨比三家，金額較大的物品采購實(shí)行公開招投標(biāo)，最后由賓館管理層決定，杜絕以往采購價(jià)格由采購部門和供應(yīng)商決定的現(xiàn)象。

2.確定合理的庫存。材料倉庫的庫存容量設(shè)計(jì)要科學(xué)合理，杜絕大量采購現(xiàn)象的發(fā)生。對于容易采購的材料，應(yīng)做到賓館隨用，供應(yīng)商隨時(shí)送，從而實(shí)現(xiàn)賓館的零庫存。對于一些常用但又用量不大，市面不易購到的消耗品采購，其庫存數(shù)量根據(jù)財(cái)務(wù)記錄年消耗量確定其庫存不得超過的數(shù)量，每季度進(jìn)行庫存數(shù)量的盤點(diǎn)，這樣就會減少消耗品積壓及資金占用，提高賓館資金的流動性。付款通過賓館使用部門的審計(jì)、財(cái)務(wù)部門審核、通過庫存數(shù)量把關(guān)確定其采購的合理性。對于不合理的采購，要采取限購措施，令采購部門退貨等措施，確保以銷定購的嚴(yán)格實(shí)施，加大控制力度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，這樣既滿足賓館維修、運(yùn)營的材料需要，又控制了庫存數(shù)，減少在材料上的資金占用數(shù)，提高資金使用效率。

3.加強(qiáng)內(nèi)部稽核管理做到賬物相符。材料管理的中心環(huán)節(jié)是對材料內(nèi)部進(jìn)行稽核。采購、庫管、領(lǐng)用部門應(yīng)該協(xié)助財(cái)務(wù)部門，從動態(tài)和靜態(tài)兩個(gè)方面對材料的使用情況進(jìn)行追蹤，隨時(shí)掌控材料的變化情況。另外，在對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)的過程中，不能僅憑借保管員自查自點(diǎn)，必須由財(cái)務(wù)人員全程監(jiān)督盤點(diǎn)的整個(gè)過程，至于盤點(diǎn)中出現(xiàn)的材料盤盈或盤虧，可以通過待處理財(cái)產(chǎn)損益科目掛賬，日后逐步清查處理，避免引起連鎖錯(cuò)誤。嚴(yán)把材料入庫驗(yàn)收關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的材料，堅(jiān)決阻止入庫，確保入庫的每一件商品都符合質(zhì)量要求。堅(jiān)決杜絕假冒偽劣產(chǎn)品入庫，數(shù)量做到單據(jù)數(shù)量與入庫數(shù)量相符。材料發(fā)放管理，申領(lǐng)數(shù)量與實(shí)際使用數(shù)量相符，杜絕多領(lǐng)少用的材料浪費(fèi)。

材料管理是實(shí)現(xiàn)賓館成本費(fèi)用控制的重要環(huán)節(jié)，增加材料管理的科學(xué)性來降低經(jīng)營成本，這對于規(guī)模較大，資金周轉(zhuǎn)量大的賓館擁有十分的重要意義。

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