簡述檔案的管理以及開發(fā)利用在企業(yè)發(fā)展中的作用及其意義

■孫 凡 遼河油田經(jīng)濟貿(mào)易置業(yè)總公司

對于現(xiàn)代的企業(yè)而言，在經(jīng)濟的告訴發(fā)展，信息化不斷加深的現(xiàn)代，如何提高工作效率是獲得最大利益的關鍵點之一，而檔案作為知識以及信息的集合具有著很高的利用和開發(fā)價值，而檔案的利用的最佳手段就是對其信息的整理歸納以及分析并合理的管理，對于其中的有用信息予以保存對于無用的信息予以剔除。信息資源的管理在檔案的利用上需要通過提高效率對其成本進行降低，不但提高了企業(yè)的效益，同時也是對社會提供優(yōu)質(zhì)服務的前提，一舉多得。

一、合理的利用檔案信息、合理的開發(fā)信息加之是企業(yè)發(fā)展的基礎條件之一

對于檔案來說其本身所具有的價值在于其內(nèi)容中包含的信息，通過加之的體現(xiàn)不同主要可以分成兩種，一方面是信息的價值在本單位的體現(xiàn)，另一方面則是其他的單位可以利用的信息的價值。所以合理的對利于本單位的信息進行價值開發(fā)可以促進本單位的發(fā)展，這兩方面都體現(xiàn)出了檔案的管理工作對于企業(yè)在激烈的競爭中可以有效的生存和發(fā)展的重要性，只有對檔案中的信息的有效開發(fā)利用才能適應時代的需求才能滿足企業(yè)的需要。對于現(xiàn)代的市場經(jīng)濟，企業(yè)的生存法則就是適者生存，只有能夠適應時代才能生存下去，在經(jīng)濟市場的洪流下不進則退，無法適應就只有被淘汰。因此只有能夠真正了解到市場本質(zhì)的企業(yè)家才能夠與時俱進發(fā)揮信息在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，對檔案中的有用信息進行提取分析并有效的保管，做到知己知彼，以此為基礎上的決策才能夠真正的有利于企業(yè)的發(fā)展。

1.合理的開發(fā)、利用檔案中的信息是檔案管理的核心內(nèi)容。首先要對服務環(huán)節(jié)以及推廣和交流環(huán)節(jié)的連接進行重視。對于企業(yè)來說，其運營的本質(zhì)就是其本身和市場的一種交流，市場的內(nèi)在規(guī)律會通過這種交流對企業(yè)進行影響，而這種信息就包含在檔案中，因此企業(yè)要保持與時俱進就應當開發(fā)、利用檔案中的有效信息。而對于這些的獲取就需要企業(yè)進行廣泛的搜集，包括科技、政策以及管理和技術推廣等等，并對這些龐大的信息量進行有效的科學的整理歸納，提取有利于企業(yè)的信息，為企業(yè)進行可靠、科學的信息提供。

另外，對于信息進行歸納整理以及開發(fā)利用時不能盲目的甄別，需要注意方法的科學性，通過系統(tǒng)的整理分析將值得利用和開發(fā)的信息予以提取，從而將信息的利用開發(fā)效率提上去，因為信息的獲取以及管理也是具有成本的。這也是信息的開發(fā)利用需要注意的重要方面。只有價值高的信息才值得企業(yè)的領導著的重視，才對企業(yè)的發(fā)展具有著重要的作用。

2.及時性以及準確性是檔案信息提供的前提。信息的價值其實就是體現(xiàn)在其可以在一定的時期內(nèi)影響企業(yè)的發(fā)展，并可以使得企業(yè)在這種影響下獲得利益，這就是信息的可采用性以及價值體現(xiàn)。檔案的工作人員的工作就是在龐大的信息中找出可以使得企業(yè)獲利的有效資源，因此在信息的獲取上，工作人員應當從檔案信息的獲取以及科學的歸納整理能力上進行提高。通過準確的信息獲取，及時有效的從中對信息進行開發(fā)利用。對于此類問題，企業(yè)可以定期的對單位的檔案員進行培訓，對其基本的能力予以提高，從而增加信息的可信度，也可以從另一方面對信息的時效性進行保證。

二、網(wǎng)絡平臺構建的意義

1.網(wǎng)絡平臺具有共享性。信息其實就是社會在無數(shù)經(jīng)濟單位個體影響下的一種反作用體現(xiàn)，而企業(yè)想要適應時代的發(fā)展就必須從這種反作用體現(xiàn)中獲取有利于企業(yè)立足的信息。而現(xiàn)代社會的節(jié)奏不斷的監(jiān)會，無論是科學還是技術每天都在發(fā)生著變化，因此企業(yè)若是不能夠及時的掌握這些有效的信息就無法跟上時代的步法，最終的結局只有被淘汰。這也是為什么有些企業(yè)的發(fā)展具有無限的潛力，而有些則會停滯的根本原因。關鍵的問題在于企業(yè)的決策，而決策的有效與否的基礎就是對于市場的把握，而對于市場的把握則需要建立在綜合的信息分析之上的。而網(wǎng)絡則是信息傳遞的有效路徑，網(wǎng)絡平臺中龐大的信息資源就為企業(yè)提供了良好的契機。

2.網(wǎng)絡共享，信息共享，共同開發(fā)，共同利用。信息歸根到底還是交流，企業(yè)的檔案信息的作用就體現(xiàn)在可以為企業(yè)發(fā)展的決策制定提供依據(jù)，而依據(jù)的科學以及可行性就需要可靠及時的信息，這些都必須發(fā)揮開發(fā)以及利用工作上的職能作用。計算機的利用在現(xiàn)代社會中是十分普遍的，主要就是因為計算機可以通過精確的邏輯計算能力以及其強大的信息儲存對高效率的檔案管理工作予以實現(xiàn)，并且由于社會各個方面的發(fā)展，信息的總量也在不斷的增加，因此通過高效的計算機管理檔案不但可以更加系統(tǒng)的實現(xiàn)工作的有效性，同時由于計算機的特殊性能，可以通過圖文聲三位一體的方式進行檔案管理，使得獲取的信息更加生動形象。并且數(shù)據(jù)化的信息在儲存以及管理成本上也較低。

3.網(wǎng)絡平臺是檔案管理強化的體現(xiàn)。檔案管理的價值就體現(xiàn)在其工作中所掌握的大量的信息以及資料上。所以，對于信息的利用以及開發(fā)工作同樣需要在管理上適應現(xiàn)代化的時代步伐，通過管理功能的不斷強化對信息的管理質(zhì)量予以提升。通過檔案管理的網(wǎng)絡平臺建立為企業(yè)在信息的開發(fā)利用工作上提供更大的契機。網(wǎng)絡是信息交流以及儲存的大環(huán)境，管理者需要通過網(wǎng)絡進行信息的篩選和獲取分類，并在此基礎上還要注意信息的交流。而網(wǎng)絡則為此類工作提供了良好的平臺，通過企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)同公開信息鏈接的連接就可以達到這樣的目的，不但可以在資源的利用上達到靈活多變，同時還能夠使得利用人員形成信息獲取的意識，信息公開只能會更加有利于管理檔案工作的開展以及信息的開發(fā)。公司的各個部門在這樣的平臺上對可利用的資源信息進行獲取，從工作效率上進行有效的提高，企業(yè)通過信息的發(fā)布更好的控制和知道企業(yè)職能部門的工作和發(fā)展，創(chuàng)造更大的效益。因此，檔案管理部門的工作重要性顯而易見。情報信息的收集以及信息的整理發(fā)布都需要依據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展特點，并且還要實時的對信息進行追蹤。在基建以及技術改革和科技研發(fā)等項目上切實的保障信息的齊全性以及時效性，才能在企業(yè)最需要的時候提供最有利的資料。凡事可能有利于企業(yè)的信息都要歸納整理予以保存，并且對于信息的價值予以匪類。并且有價值的信息在數(shù)量上予以保證并從這些大量的信息中在進行篩選，才能夠達到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展所需要的目的要求。而信息的獲取必須保證能夠和企業(yè)的生產(chǎn)建設相互結合，信息在作用于企業(yè)的生產(chǎn)運營的同時也會受到反作用，企業(yè)發(fā)展，而發(fā)展的力量會對信息的獲取提出新的要求，并且這種發(fā)展會成為企業(yè)新的生產(chǎn)力，這就是信息所蘊藏的價值體現(xiàn)。

三、對檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案管理意識的提高是檔案管理部門首先應當注重的，其次就需要對其素質(zhì)以及能力進行提高。科學的管理手段以及有效的信息獲取才能真正開發(fā)出龐大的信息中最有價值的信息，因此，對于大量信息的有效保管的基礎上，還應當有效的對其進行分類以及收錄和鑒別，這樣才能為企業(yè)在發(fā)展中提供其所需要內(nèi)容。這方面就需要檔案管理人員對自身的素質(zhì)進行強化以及提高，才能更好的完成管理工作，在此，作者總結了五個方面的內(nèi)容。

1.強化學習與運用現(xiàn)代化管理知識的意識，提升檔案管理的能力。檔案工作者有別于其他專業(yè)，不僅專業(yè)性強，也要求其涉獵現(xiàn)代化管理知識，科學技術知識以及與檔案管理相關的法律知識等。應當提供檔案管理工作人員進修提高的機會，以不斷提高自身素養(yǎng)。其作用是活用檔案信息開發(fā)與利用，讓檔案信息所具有的功利性能有效地激活并開發(fā)與利用，為企業(yè)發(fā)展服務。同時也要在電子檔案管理上有所創(chuàng)新。

2.強化超前意識，豐富檔案信息。檔案管理人員要了解和熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程，掌握企業(yè)基本的生產(chǎn)屬性，要堅持做到三優(yōu)化：第一，優(yōu)化檔案材料的征集范圍，制定詳實的工作標準。第二，要優(yōu)化接收征集工作程序，明確重點、解決疑點、理順難點。第三，要優(yōu)化整理歸檔分類登錄等工作，做到精化，細化和量化，使檔案信息及時有效地傳遞企業(yè)相關部門，為理順企業(yè)管理服務。

3.強化精通業(yè)務意識，不斷吸納新的管理工作標準與要求。業(yè)務學習要融會貫通，善于捕捉新的相關知識并適時地補充，以此來提高檔案信息管理能力，有效地盤活檔案信息的開發(fā)與利用工作。

四、結語

總之，企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，因為這是檔案管理現(xiàn)代化的一個顯著標志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益的重要手段。所以企業(yè)檔案管理人員要認真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個基準點，審時度勢地進行檔案信息開發(fā)與利用，以此推動企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益得到顯著的提高。

[1]趙林霞.淺談企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用的重要性.科技創(chuàng)新與應用,2012 年17 期

[2]王黎明.構建檔案信息網(wǎng)絡的安全防護體系[J].中國檔案,2005年04 期