淺析印章檔案的管理現(xiàn)狀與對策

陳正嬌

（文山學(xué)院 辦公室，云南 文山 663000）

淺析印章檔案的管理現(xiàn)狀與對策

陳正嬌

（文山學(xué)院 辦公室，云南 文山 663000）

印章檔案管理是檔案管理工作中不可缺少的組成部分，然而在現(xiàn)實的檔案管理工作中卻并未得到很好的重視。通過對我國目前印章檔案管理的現(xiàn)狀，尤其是其中存在的諸多問題進(jìn)行探討，并針對印章管理工作中存在的諸多不足，提出印章檔案管理的基本方法。

印章檔案；檔案；檔案管理

我國古代最早的印章始于商代，距今已有3000年的歷史。［1］印章自被著入史冊，就開始發(fā)揮其應(yīng)有的作用。到了秦朝，皇帝御用的玉璽，由專職官員符璽郎掌管。［1］由此可見，印章檔案自古就已作為檔案的重要組成部分，理所當(dāng)然的也應(yīng)該成為檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。然而由于印章檔案本身的特殊性，再加上沒有統(tǒng)一的印章檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在現(xiàn)實管理工作中往往得不到人們的重視，很多印章檔案都沒有得到很好的保管和利用。20世紀(jì)90年代以來，隨著網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷加快，以及電子印信的出現(xiàn),這些無疑又對傳統(tǒng)的印章檔案的保管和利用形成了巨大的挑戰(zhàn)。本文試從印章檔案的特點、作用及現(xiàn)狀進(jìn)行研究分析，從而得出一些印章檔案日常管理的基本方法。

一、印章檔案的特點及其作用

（一）印章檔案的特點

到目前為止，印章檔案一直沒有一個比較權(quán)威的定義，很多人甚至把印章檔案的定義和實物檔案的定義混淆起來。

《云南省印章檔案管理辦法（暫行）》第二條規(guī)定：印章檔案是指國家機構(gòu)、社會組織及公民在政治、經(jīng)濟、文化等活動中形成的、已經(jīng)停止使用的、對國家和社會有保存價值的，經(jīng)過一定程序歸檔的印章和印鑒。

根據(jù)印章檔案自身的特性以及檔案界對印章檔案的研究成果，印章檔案大致可以定義為：印章檔案是指國家機關(guān)、社會組織和個人在政治、經(jīng)濟、軍事、科技和文化領(lǐng)域形成的，用專門的載體材料，按照一定的規(guī)格和藝術(shù)風(fēng)格制作的，以文字、符號、圖形來傳遞信息的，具有參考憑證作用和藝術(shù)價值，按一定的歸檔制度集中統(tǒng)一保管的一種專門檔案。

從印章檔案的定義，我們可以看出印章檔案就其來源、載體、制作方式以及外表表現(xiàn)形式都有別于一般的紙質(zhì)檔案和聲像檔案，有著自己的特殊性。這種特殊性大致有以下幾點：

1．形成方式的特殊性

印章檔案是對社會上的印章和印鑒按照一定的歸檔制度統(tǒng)一保管的一種專門檔案。印章檔案形成方式的特殊性主要是由印章形成方式的特殊性所決定的。社會上的印章和印鑒來源非常廣泛，但其中使用印章和印鑒最多的要屬國家機關(guān)。一般來說，制作機關(guān)印章時，首先需要向上級主管機關(guān)申請，得到上級主管機關(guān)的批準(zhǔn)后，由其行文讓專門制作印章的機構(gòu)制作，再下發(fā)到各個機構(gòu)。印章由于機構(gòu)變遷、制作規(guī)格改變等原因停止使用的，由批準(zhǔn)或制發(fā)機關(guān)歸檔處理，再把其中具有參考憑證作用的、能反映機關(guān)主要職能及基本歷史面貌的、具有較高藝術(shù)鑒賞價值的部分移交到機關(guān)檔案室，形成了印章檔案。印章檔案的這種產(chǎn)生和形成方式是它區(qū)別于其他檔案的最主要的特性之一。

2．載體形式的多樣性

印章檔案載體形式的多樣性主要體現(xiàn)在印章檔案制成材料的多樣性和印章檔案制作形式的多樣性上。首先，從印章檔案的制成材料看，幾乎所有能以立體形式存在的物體都可以作為印章檔案的載體。他們大致有金、銀、玉、石、木、象牙、犀牛角、獸骨、橡膠及塑料制品等。其次，從印章檔案的制作形式上來看，印章的印文、邊框等既可以是按照統(tǒng)一的規(guī)格制作的，比如政府機關(guān)的印章，也可以是根據(jù)自己的喜好隨意制作，比如私人印章。

3．具有較高的收藏、鑒賞和研究價值

印章檔案在研究歷史、考證檔案和文物研究方面都具有較高的藝術(shù)價值。

首先，從研究歷史方面來看，一枚印章就是一段歷史。［2］一個機構(gòu)在某個特定的歷史階段履行某一特定的職能只能使用一枚印章，因此這枚印章就成為這個機構(gòu)這段時期的一個見證，被深深地打上了歷史的烙印。

其次，從考證檔案方面來看，當(dāng)今社會生活的方方面面都離不開印章。一般來說，一個機構(gòu)一定時期內(nèi)由于特定職能而產(chǎn)生的文件都應(yīng)加蓋有相應(yīng)時間的印章。檔案移交進(jìn)館時，檔案部門也會對單位的文件嚴(yán)格把關(guān)，不論是黨委、行政還是基層文件都必須加蓋發(fā)文機關(guān)的公章，對印章加蓋不夠完整的，一律補蓋后再接收進(jìn)館。因此，一旦出現(xiàn)各種跟當(dāng)時文件有關(guān)的糾紛時，可以使用當(dāng)初的文件作為憑證，處理好各種糾紛。

最后，印章檔案本身具有很高的文物鑒賞價值。由于印章檔案本身在制成材料、雕刻藝術(shù)等方面都有別于其他的檔案，這就決定了印章檔案具有了其他檔案所沒有的文物鑒賞價值。其一，許多印章檔案的制成材料都相當(dāng)珍貴，比如說古代封建帝王所使用的印章，它不僅雕刻精致，而且制成材料也多是價值不菲的寶玉。其二，許多印章檔案的雕刻都非常精致。古代帝王為了突出自己的身份地位，印章都是由專門人員精雕細(xì)刻的，可以說是巧奪天工。此外，許多名人用的私印還非常注重印文的個性化，他們往往自行設(shè)計并雕刻風(fēng)格各異且能體現(xiàn)自己個性的印章。這些印章都具有非常高的藝術(shù)收藏和鑒賞價值。

（二）印章檔案的作用

印章作為一種權(quán)力的象征，一種信息傳遞的工具，有著非常悠久的歷史。印章之所以能在歷史的舞臺上興盛不衰，跟它本身所具備的特殊的社會功用和蘊涵的豐富的文化價值是分不開的。而印章檔案不僅具有印章所具有的很多特性，又在其中融入了檔案自身所具有的許多社會作用。具體說來，印章檔案大致具有以下幾點作用：

1．反映機構(gòu)變革的狀況

一個機構(gòu)在一定的歷史時期行使一定的社會職能的時候只能使用某一固定的印章，這就決定了這枚印章在某種程度上可以反映這個機構(gòu)在這段特定歷史時期內(nèi)的基本工作職能以及一些主要特性。一枚印章就是一段歷史［2］，把這些所有的點滴的歷史集中起來，就形成了這個機構(gòu)的發(fā)展和變革史。尤其是對于已經(jīng)消亡、撤消、解體的機構(gòu)，要想了解其曾經(jīng)在歷史上扮演的角色，最好的途徑就是查閱其所使用過的印章，而與此同時也為編史修志、地名變遷等提供了第一手的資料。

2．反映機構(gòu)的權(quán)利、地位和職能

印章最初始于“封泥”，古人在封存和傳遞物件時，為防止被人打開或拆動，先用繩子扎住物件，繩子用泥塊封住，然后在泥塊上蓋上印記，這印記就是最初的印章。［3］由此可見，從古代起任何公務(wù)文書都必須加蓋發(fā)文機關(guān)的印章，否則視為無效。在現(xiàn)代，印章不僅作為一種權(quán)力的象征，還作為一種信用的憑證。根據(jù)公文處理規(guī)范化要求的規(guī)定，各級行政機關(guān)、企事業(yè)團(tuán)體在履行自身職責(zé)和完成自身任務(wù)過程中按照規(guī)定體式所形成的具有法律效力的公務(wù)文書，必須加蓋印章。這些都說明從古至今，印章一直是作為一種權(quán)力和地位的象征，這就是它發(fā)揮的最大的社會作用，也是它從古至今一直興盛不衰的最根本的原因。從印章檔案我們就可以看到這些機構(gòu)曾經(jīng)履行的職責(zé)，看到他們曾經(jīng)在歷史上發(fā)揮的作用。

3．辨別文件真?zhèn)?/p>

自古以來印章就代表著某種權(quán)力，象征著不可否認(rèn)的身份，證明著固定的既成事實。［4］時至今日，人們?nèi)匀煌ㄟ^印章來進(jìn)行信息的傳遞和確認(rèn)信息發(fā)布者的身份。由于印章的制作和使用都有著明確的規(guī)定，所以加蓋印章的文件所傳遞的信息也是絕對可靠的。因此，一旦出現(xiàn)真?zhèn)尾幻鞯奈募?，只需要將其上的印章與發(fā)文機關(guān)的印章相對應(yīng)，便可以辨明真?zhèn)?。辨明文件的真?zhèn)我彩怯≌聶n案最主要的作用之一。

二、印章檔案管理工作的現(xiàn)狀

我們必須看到，印章檔案管理過程中還存在相當(dāng)多的問題，如果不引起重視，就必然會使印章檔案的壽命受到威脅。在印章檔案管理工作中存在以下問題：

（一）對印章檔案沒有統(tǒng)一的認(rèn)識

1．從印章檔案的歸屬上來看，自古以來印章檔案就沒有一個統(tǒng)一的分類，大多數(shù)人將它與獎品、獎狀、紀(jì)念性物品等統(tǒng)稱為實物檔案，應(yīng)該得到很好的保管。但是還是有部分學(xué)者否認(rèn)了大多數(shù)人的觀點，他們認(rèn)為失效的印章不是真正意義上的檔案，因為失效印章既不反映機關(guān)當(dāng)時的歷史活動，也不能反映機關(guān)當(dāng)時的管理方法，它只是機關(guān)形成公務(wù)文書過程中的一個必不可少的重要工具，從這個意義上來說，他們認(rèn)為保管與否無所謂。持這種觀點的人更注重檔案館對印章檔案進(jìn)行保管所能取得的現(xiàn)實效益，他們認(rèn)為，對失效印章進(jìn)行管理不僅要耗費巨大的人力、物力和財力，而且還不能收到很好的利用成效，這種消耗和取得的效益是不成正比的，所以在他們的眼中印章檔案就成了“雞肋”。在這種認(rèn)識的指引下，印章檔案所處的地位非常尷尬，印章檔案的管理工作自然也就得不到很好的重視，往往是隨意收集、隨意保管，查找利用起來也非常困難，而且時有丟失、損壞的情況出現(xiàn)。

2．從人們對印章檔案的價值的認(rèn)識上來看，印章檔案是人們在政治、經(jīng)濟及其他活動中形成的，已經(jīng)停止使用的，能夠反映當(dāng)事人的權(quán)力和地位的一種信物。印章檔案在編史修志和文物收藏、藝術(shù)鑒賞等方面都具有不可忽視的作用。但是長期以來，由于印章檔案的價值一直沒有得到很好的肯定，導(dǎo)致了檔案部門一直存在一種重視有文字記載的材料，而輕視如印章檔案等實物檔案的現(xiàn)象。很多檔案管理部門的工作人員甚至對印章檔案的概念都沒有統(tǒng)一的認(rèn)識，更不會把印章檔案列入日常檔案管理的范疇。

（二）印章檔案管理工作沒有得到很好的落實

受各種因素的影響，印章檔案管理工作往往得不到很好的落實。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1．沒有把印章檔案管理工作列入日常的檔案管理工作范疇。

2．機構(gòu)落實不到位。許多檔案管理機構(gòu)都沒有單獨開設(shè)印章檔案管理部門，印章檔案和其它檔案混同保管。

3．印章檔案管理工作人員落實不到位。很多檔案機構(gòu)都沒有專門的印章檔案管理人員。

4．管理工作人員職責(zé)不明確。

三、科學(xué)管理印章檔案

從印章檔案的作用可以看出，對印章檔案進(jìn)行管理并非毫無意義，如果管理得當(dāng)，不僅可以提高印章檔案的利用效率，還可以促進(jìn)檔案館（室）其他工作的展開。那么，如何才能對印章檔案進(jìn)行科學(xué)的管理？

（一）正確認(rèn)識印章的檔案價值

只有正確認(rèn)識了印章的檔案價值，從根本上改變?nèi)藗儗τ≌聶n案的看法，才能更好地保管印章檔案。檔案館在做館藏檔案對外宣傳的同時，必須要詳細(xì)宣傳館藏印章檔案的內(nèi)容、價值、利用方法等，要讓更多的人了解印章檔案，也便于檔案人員和利用者正確認(rèn)識印章檔案的價值。此外，領(lǐng)導(dǎo)的重視，是做好印章檔案管理工作的政治保障。

（二）制定全國統(tǒng)一的印章檔案管理規(guī)范

印章檔案管理隨意是印章檔案管理工作中比較突出的問題之一，造成這個問題的根本原因就是管理工作缺乏全國統(tǒng)一的規(guī)范。盡管很多檔案機構(gòu)都根據(jù)自己的實際情況制定了相應(yīng)的印章檔案管理辦法，但受規(guī)章制度和人員自身經(jīng)驗及能力的限制，制定出來的規(guī)章制度的水平參差不齊，印章檔案管理工作也很難在全國普遍展開。國家檔案局中央檔案館辦公室在《印章檔案整理規(guī)則（征求意見稿）》中作出了關(guān)于印章檔案的收集必須要齊全完備，停用印章按照“由誰發(fā)由誰收繳”的原則，統(tǒng)一交到機關(guān)檔案室，最后根據(jù)一年移交一次的原則移交到檔案館等規(guī)定?！对颇鲜∮≌鹿芾磙k法（暫行）》中規(guī)定，檔案館在收集印章檔案的時候，不僅要收集停止使用的印章，還應(yīng)收集印章的單位成立文書、印章啟用批準(zhǔn)文書、印章防偽標(biāo)志及說明等一系列和印章相關(guān)的物件。但在實際工作中，由于沒有統(tǒng)一的規(guī)范，人們認(rèn)識各異，造成了巨大的損失和浪費。這也就要求檔案主管部門要根據(jù)實際情況，盡快制定出實用性強，具有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)的印章檔案管理規(guī)則。從印章檔案的概念、內(nèi)涵、歸檔范圍以及具體操作辦法等方面作一個細(xì)致的參考標(biāo)準(zhǔn)。只有統(tǒng)一的管理規(guī)范，才能從根本上將印章檔案管理納入科學(xué)管理的軌道。

（三）從技術(shù)層面上加強印章檔案的管理

1．印章檔案的收集整理

印章檔案的一切工作都是圍繞印章檔案的利用而展開的，而整理工作開展的程度將會直接影響到印章檔案的利用水平。只有完整系統(tǒng)地收集，才能更好地反映這個機構(gòu)或這個地方變更或變遷的歷史全貌，從而具有更高的史料價值。一般來說，印章檔案如果一概的全部接受進(jìn)館，勢必會加大檔案的整理、鑒定、保管等工作量，而且也會浪費巨大的人力、物力、財力。反之，要是根據(jù)征集人個人意愿，隨意地對要接收進(jìn)館的印章檔案進(jìn)行取舍，又勢必會造成有些珍貴的、重要的印章檔案無法及時完整地進(jìn)入檔案館，而造成更大的損失。所以檔案管理人員要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，同時站在歷史的高度，有選擇性地收集印章檔案。

檔案館所收集回來的印章檔案都是紊亂的，毫無規(guī)律的，并且歷史跨度比較大，數(shù)量也比較多，故必須先對收集回來的印章檔案進(jìn)行分類。印章檔案的分類可以采取按歷史階段分類，也可以按照機構(gòu)沿革的情況，一個機構(gòu)一個全宗。為了便于檢索和利用，很多檔案館都采取“時間—機構(gòu)沿革或變遷—隸屬關(guān)系”這種分類方法。此外，還應(yīng)統(tǒng)一填寫“印章檔案登記表”，編寫“印章檔案目錄”，印文不論采用何種字體雕刻，必須使用規(guī)范字體標(biāo)識。登記完畢后，還應(yīng)將目錄裝訂成冊，以便以后的檢索和利用。

2．印章檔案的保管

印章檔案的保管工作直接影響著印章檔案的使用壽命，必須引起重視。各個檔案館（室）都應(yīng)建立自己專門的印章檔案保管制度。由于印章檔案的載體材料豐富，制成形狀各異，因此不能和其他檔案混放在一起。印章檔案在入庫管理的時候，必須裝入特有的檔案裝具，并且由專人負(fù)責(zé)保管。

《云南省印章檔案管理辦法（暫行）》規(guī)定：印章檔案的保管環(huán)境溫度為14℃～24℃，相對濕度為45%～60%，注意做好防光、防蟲、防霉、防火及防盜等工作，確保印章檔案的完整與安全。一般來說，庫房溫濕度的變化不宜太大。有條件的檔案管理部門應(yīng)在庫房內(nèi)安裝空氣調(diào)節(jié)機和除濕設(shè)備，以控制庫房內(nèi)的溫濕度，最大限度地延長印章檔案的壽命。

3．印章檔案的檢索和利用

伴隨著信息化的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案館也在全國普及開來，可要真正做到數(shù)字化，作為檔案重要組成部分的印章檔案也必然要做到數(shù)字化。但是，在現(xiàn)實的檔案數(shù)字化工作中，印章檔案往往被人們忽視。這使印章檔案的檢索工作變得繁瑣?，F(xiàn)實中由于受各種因素的制約，人們對印章檔案的利用，往往都是直接使用其原始檔案，這種利用方式將會嚴(yán)重影響印章檔案的壽命。

綜上所述，印章檔案是我國檔案館館藏的重要組成部分，具有歷史價值和現(xiàn)實價值。但印章檔案的管理工作卻一直沒有很好地開展，使其價值沒有充分展現(xiàn)。因此，各個檔案管理機構(gòu)必須引起高度重視，針對印章檔案管理工作中存在的主要問題，提出符合本單位實際的切實可行的解決辦法。

［1]楊興茂，向全福. 印章檔案綜述（一）［J］.檔案，1996（6）：20-25.

［2]封小平.從印章檔案看機構(gòu)變遷［J］.浙江檔案，2002（6）：24-25.

［3]黃劍華.我國古代的印章［J］.四川文物，1997（2）：17-21.

［4]唐躍進(jìn)，胡雨.電子印章與傳統(tǒng)印章的比較研究［J］.檔案學(xué)通訊，2006（1）：62-64.

On Current Situation of the Seal Archives Administration and Countermeasure

CHEN Zheng–jiao
(Of fi ce of Administration, Wenshan University, Wenshan 663000, China)

Seal archives administration is the indispensable part of the archives administration work, but it is not taken seriously in real archives administration work. The paper discusses and investigates the current situation, especially a lot of problems of our country’s seal archives administration, and the fundamental method is given to deal with the insuf fi cient parts of the seal archives administration work.

Seal archives; archives; archives administration

G275

：A

：1674-9200（2013）05-0113-04

（責(zé)任編輯 楊永福）

2013-04-10

陳正嬌（1982-），女，云南宣威人，文山學(xué)院辦公室館員，主要從事檔案學(xué)研究。