淺談電子檔案在疾控管理中的應(yīng)用

吳偉

【摘要】本文通過(guò)對(duì)電子文件管理的現(xiàn)狀、存在問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

【關(guān)鍵詞】電子文件 檔案 管理

隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過(guò)去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書(shū)、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息等，都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由此而產(chǎn)生電子文件。對(duì)電子文件進(jìn)行及時(shí)的收集和歸檔并使之得到長(zhǎng)期保存，是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案已迫在眉。

1電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1電子文件的優(yōu)點(diǎn)

電子文件有重復(fù)使用的特點(diǎn)，允許若干個(gè)查詢者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求。

1.2多種類型數(shù)字化信息的檔案化

隨著信息化的發(fā)展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁(yè)文件、數(shù)據(jù)文件等，在管理方式、載體形式、信息互動(dòng)等方面對(duì)紙質(zhì)檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展要求。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化和檔案工作的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)和信息資源的社會(huì)共享，是檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇和重要前提。

1.3電子文件的收集范圍

凡是在醫(yī)院工作中形成的、真實(shí)反映本院各項(xiàng)工作活動(dòng)情況并且有考察與利用價(jià)值的磁盤或光盤等化學(xué)磁性材料載體上的文件者是收集對(duì)象。其中包括：一是文體文件：主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點(diǎn)是定稿電子文件和正式電子文件；二是圖像文件：主要是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像文件；三是影像文件：各種會(huì)議或重要活動(dòng)通過(guò)視頻設(shè)備并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)圖像文件；四是多媒體文件：運(yùn)用多媒體技術(shù)形成的需要借助多媒體體現(xiàn)反映出來(lái)的文件。

1.4電子文件的開(kāi)發(fā)利用

合理運(yùn)用聲像檔案，讓其服務(wù)于醫(yī)院中心工作，在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是檔案管理的最終目的。

2醫(yī)院電子文件管理存在的問(wèn)題

2.1電子文件不能取代紙質(zhì)文件

醫(yī)院的電子文件只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的一個(gè)附屬品，沒(méi)有完全獨(dú)立存在的能力和價(jià)值，尚不能取代紙質(zhì)文件的存在。

2.2聲像檔案歸檔

聲像檔案多形成于宣傳科，開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)主要由宣傳科負(fù)責(zé)拍攝。因此多數(shù)聲像檔案都還保存在宣傳科，沒(méi)有統(tǒng)一到綜合檔案室里保管，今后綜合檔案室的工作是積極和宣傳科聯(lián)系，及時(shí)將醫(yī)院的聲像檔案歸檔。

2.3及時(shí)了解醫(yī)院信息

醫(yī)院各科室有時(shí)也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開(kāi)導(dǎo)的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等部門組織開(kāi)展的一些活動(dòng)等，其中不乏有保存價(jià)值的聲像資料。如果不及時(shí)了解醫(yī)院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。

2.4由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題

2.5檔案管理人員的知識(shí)有待提高

檔案管理人員新技術(shù)知識(shí)貧乏，加強(qiáng)檔案管理的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。

3醫(yī)院電子文件管理的對(duì)策

3.1加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

3.2健全制度，明確責(zé)任

由于電子文件具有分散性，醫(yī)院每個(gè)科室都有可能成為電子文件的形成者。因此必須建立醫(yī)院檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)。為防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設(shè)立一名資料管理員，及時(shí)上報(bào)各科的電子文件資料。

3.3檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件辦結(jié)后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和國(guó)家對(duì)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不依托，對(duì)各種類型的電子文件從其產(chǎn)生開(kāi)始就實(shí)行檔案化管理，將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期實(shí)行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，保證電子文件長(zhǎng)久保存和有效利用。

3.4檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫

檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。因此，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。過(guò)去檔案管理大多采用手工操作的方法，與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，因此檔案管理人員要通過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

3.5電子文件歸檔份數(shù)

對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一式三套。封存保存一套，借閱一套，異地保存一套，并要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，這樣可以大大提高安全性和可靠性。

3.6電子文件的保存對(duì)策

電子文件應(yīng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備要求有控溫、調(diào)濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施，還要特別注意對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝。

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