探析基層電大收費管理服務(wù)問題與對策

楊洪容

（重慶廣播電視大學(xué)九龍坡分校 重慶市九龍坡區(qū)成人教育發(fā)展中心 重慶市 400000）

電大遠程教育利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)教育資源和先進的信息技術(shù)手段多層次、多規(guī)格、多學(xué)科、多途徑、多形式地培養(yǎng)人才，在實現(xiàn)教育公平、增強國民知識、構(gòu)建終身教育體系和學(xué)習(xí)型社會中起到不可替代的作用。這既對統(tǒng)籌規(guī)劃、分級辦學(xué)、分級管理的電大系統(tǒng)管理提出了更高的要求，也迎來新的機遇和挑戰(zhàn)?；鶎与姶髴?yīng)從實際情況出發(fā)，努力提高自身管理和服務(wù)水平?；鶎与姶筘攧?wù)作為一個窗口部門，其財務(wù)管理收費服務(wù)，既要面對電大、網(wǎng)院、職業(yè)培訓(xùn)的學(xué)員，也要面對下面三級辦學(xué)點和各大高校的網(wǎng)絡(luò)學(xué)院，涉及面廣、層次多、要求高。需要增強管理能力、服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率，以良好的服務(wù)質(zhì)量來展示學(xué)校的良好形象，促進電大教育事業(yè)持續(xù)、健康、協(xié)調(diào)發(fā)展。

目前收費存在以下問題：

一、非稅收入管理更加嚴格。實行績效以后，非稅收入的管理也越來越嚴格，要求預(yù)算和實際收費的非稅收入要一致。達不到預(yù)算不行，預(yù)算多了要收繳。

二、收費量大、程序復(fù)雜、統(tǒng)計方法陳舊。電大和網(wǎng)院收費絕大多數(shù)還是面對學(xué)員收取現(xiàn)金。網(wǎng)院學(xué)員需要將費用代收后全額付出。財政實現(xiàn)非稅系統(tǒng)收繳軟件后，并沒有減少工作量，反而加重了收費負擔(dān)。目前非稅軟件只能開學(xué)費，代收費又屬于教育代收費，只能開“非經(jīng)營收據(jù)”，一個學(xué)員開兩張票。就算同樣多的學(xué)員，票據(jù)都多出一倍。何況隨著規(guī)模擴大，學(xué)員逐年增加？這是量的變化。就算學(xué)校開啟POS機刷卡以方便學(xué)生繳費，打印緩慢、程序復(fù)雜，只能交學(xué)費刷卡，且不能刷信用卡。所以并不能提高收費速度、緩解壓力。

繳費之后，將學(xué)費、代收費分賬戶進行、進行分班登記核對，又是一項曠日持久的工作。本來，非稅收費系統(tǒng)要求輸入班級學(xué)號等信息，票據(jù)能打印這些信息，但系統(tǒng)能導(dǎo)出的繳費信息，只是為了銀行繳費、財政入庫方便而設(shè)計，對學(xué)員收費登記卻只有少數(shù)信息，如時間、姓名、學(xué)費金額等有用。不能導(dǎo)出班級信息，且不能實現(xiàn)按班級學(xué)號排序等要求。大量分類和統(tǒng)計工作要Excel人工完成，并在各個表格之間實行鏈接。當(dāng)然，對手工開票的教育代收費登記，更是手工操作了。對學(xué)員收費信息，一般要在三個表中完成，按班級學(xué)號排序的收費明細表及匯總表，按發(fā)票日期、票據(jù)信息排序的非稅、代收費收費統(tǒng)計表，銀行分賬戶進行統(tǒng)計表。要把每一個表的相應(yīng)的各項數(shù)據(jù)完全核對清楚，才能說收費登記準確無誤。

電大收費工作還沒完成，網(wǎng)院收費、登記、匯出工作才剛剛開始。網(wǎng)院工作才告一段落，對三級辦學(xué)點費用的收取又接踵而至?？梢哉f，基層電大的收費，就是一年四季連續(xù)不斷的。具體、瑣碎、一刻不停。這實在是要求財務(wù)人員要有十分熟練的計算力操作能力，要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，要甘于枯燥，要有細心、耐力和韌性。

三、對上交費用的管理有待改進。收費不光是財務(wù)人員的事情。學(xué)校其他部門，應(yīng)該協(xié)調(diào)配合，相互支援，保證收費的順利進行。因為，沒有學(xué)校的收費工作，學(xué)校五辦學(xué)經(jīng)費，一切事業(yè)的發(fā)展，從何談起?學(xué)校財務(wù)與班主任、招辦、教務(wù)等基礎(chǔ)信息不共享，上交上級電大費用十分辛苦。業(yè)務(wù)部門核算相關(guān)費用滯后、緩慢、有時候不準確。收取三級辦學(xué)點費用零星、不及時，導(dǎo)致費用上繳運轉(zhuǎn)不暢。

長期以來，學(xué)校沒有完善的基本數(shù)據(jù)共享平臺，收費信息交流不暢通，相關(guān)部門之間理解、交流、協(xié)調(diào)不夠。以九龍坡電大為例，對于開放教育課程注冊費、學(xué)分費，教務(wù)部門使用的是中央電大的“教務(wù)系統(tǒng)管理系統(tǒng)”進行管理；招辦使用中央電大招生管理軟件，財務(wù)部門目前沒有軟件，仍然采用人工鍵入Excel表格進行收費管理。班主任沒有軟件，學(xué)員學(xué)習(xí)使用學(xué)員管理軟件，但不能查閱學(xué)分注冊、學(xué)費繳納情況等。大家各自為政，數(shù)據(jù)沒有通用的接口，不能實現(xiàn)共享，導(dǎo)致學(xué)校與下級辦學(xué)點，以及同一電大學(xué)校內(nèi)部各部門之間信息流通不暢，造成學(xué)員注冊、學(xué)籍管理、收費管理等相互脫節(jié)。不僅增加了出錯的幾率，就管理和銜接來說也有相當(dāng)?shù)碾y度，上交各種費用大費周折。而且每次上交費用的時候，由于教務(wù)占用了很多核對的時間，留給財務(wù)核對數(shù)據(jù)的的時間就少得可憐。由于付清費用的時間要影響市電大考核分校的等級，有時候就慌忙付出，往往后一步才來核對清理。這時候，往往發(fā)現(xiàn)，學(xué)員未交費用，但注冊了，交出了管理費。問到班主任，可能登記費用有誤。如果學(xué)員還要讀書還好，可以在當(dāng)期或下期追回。如果學(xué)員中途退學(xué)，無法追繳，只有學(xué)校經(jīng)濟損失了。這時，財務(wù)與教務(wù)、班主任，可能就出現(xiàn)了相互的抱怨、推諉。所以，有一個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源共享平臺，能實現(xiàn)相互的信息共享，加強雙方的溝通、協(xié)調(diào)或交流，是十分重要的。

從上述目前收費的各個環(huán)節(jié)來看，雖基本上保證了學(xué)校收費進行，但其中不乏艱辛與疲憊，不乏矛盾和困惑，不乏需改進之處。在逐漸增大的工作量和日益精確的服務(wù)質(zhì)量的要求下，財務(wù)人員處在一種精神緊張、強大壓力之下。為了更好地搞好收費管理服務(wù)，筆者認為應(yīng)從以下幾個方面努力完善。

一、前提：領(lǐng)導(dǎo)高度重視、統(tǒng)一管理，各部門明確職責(zé)

電大系統(tǒng)的特殊性，要求上下統(tǒng)一口徑和標準，明確各自職責(zé)，加強溝通與協(xié)作，密切配合，共同完成好系統(tǒng)收費管理服務(wù)工作。

收費管理服務(wù)工作是一個系統(tǒng)性和針對性很強的工作。從全局來看，涉及學(xué)員注冊、學(xué)籍管理、學(xué)員管理、教務(wù)考務(wù)管理服務(wù)等很多內(nèi)容，與學(xué)校招辦、教學(xué)教務(wù)、班主任都緊密聯(lián)系，涉及到電大管理的很多方面，而且政策性強、難度高。從中央到地方電大、基層電大分校、工作站直至下面三級辦學(xué)點，每級電大都應(yīng)成立專門的收費管理服務(wù)機構(gòu)。由各級電大校領(lǐng)導(dǎo)親自督導(dǎo)，促使電大收費工作政策統(tǒng)一、機構(gòu)統(tǒng)一，各項工作環(huán)環(huán)相扣、暢通無阻。從基層電大職能部門來說，首先是要有專門的財務(wù)人員，主要負責(zé)收費項目審批年檢、收費文件的管理、收費政策的詳細掌握、收費信息的核對通知、收費到賬情況登記、欠費情況催繳等工作。其次，招生部門應(yīng)做好學(xué)員招生注冊工作，對未經(jīng)批準的欠繳學(xué)費學(xué)員不予注冊，并及時將招生注冊信息通知教務(wù)、財務(wù)等相關(guān)職能部門。再次，班主任負責(zé)登記費用、報到注冊、欠費催繳、發(fā)放教材等，教材處憑班主任發(fā)教材情況統(tǒng)計教材費用。教學(xué)教務(wù)管理部門應(yīng)做好在校生學(xué)籍管理和專業(yè)調(diào)整、課程注冊、考試考務(wù)工作，及時將各分校注冊、考試、領(lǐng)取教材等信息通知財務(wù)部門，同時做好學(xué)員畢業(yè)審核相關(guān)工作，對惡意欠費的、未繳清費用的學(xué)員不予領(lǐng)證畢業(yè)。最后，財務(wù)部門是學(xué)費收取的中心部門，具體負責(zé)收費工作的組織，開具票據(jù)、發(fā)放催款單等。積極推行工作倒推機制，主動聯(lián)絡(luò)上下級電大，加強業(yè)務(wù)之間的溝通與協(xié)作；同時提高服務(wù)質(zhì)量，以感情聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)，運用現(xiàn)代辦公手段，及時向下級電大傳遞欠費情況通知，分析欠費原因，并幫助協(xié)調(diào)解決。如此這般，就便于學(xué)費收繳管理工作的順利開展。實踐證明，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，各部門密切配合，就一定能把學(xué)校的學(xué)費收繳工作做好。

二、環(huán)境：開發(fā)基本數(shù)據(jù)平臺，暢通基礎(chǔ)信息共享

如果能夠開發(fā)出一套軟件，使得一次性輸入學(xué)員的基本信息，姓名、年級、專業(yè)、收費項目、費用、發(fā)票號之后，系統(tǒng)可以自動處理收費數(shù)據(jù)，并能按各種方式進行查詢整理，那么就可以大大提高收費管理服務(wù)速度和質(zhì)量。該系統(tǒng)可以自動按各種方式排序，如有按班級專業(yè)學(xué)號排序的收費明細表，有按時間順序繳費的收費表，有按發(fā)票號排序的發(fā)票登記表等。學(xué)員繳費總可能不一致，或者少交多交，或者休學(xué)復(fù)學(xué)，又有專門一欄備注。該收費系統(tǒng)還具有連續(xù)性，輸入學(xué)員的學(xué)號或身份證號等標志性信息，就可以查找學(xué)員的所有繳費信息。這個軟件還可賦予學(xué)校各個部門不同的領(lǐng)域，讓大家去發(fā)揮所長，為工作所需，去增刪自己的內(nèi)容，建設(shè)自己的平臺信息。財務(wù)人員從中可以看到學(xué)員的基本信息、注冊學(xué)分等，其他部門也能從中找到自己需要的信息，并可隨時下載。學(xué)員也可查詢。這樣，加強基礎(chǔ)信息共享，暢通交流渠道，以此改善財務(wù)管理服務(wù)能力。

三、途徑：建章立制、加強各部門的溝通、協(xié)調(diào)和配合

1.遵章守紀、陽光收費。嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定收費，不巧立名目，不亂收亂罰。按照《收費許可證》進行收費。如有新的收費文件和標準，需要及時到物價局審核批準才能實行。各類收費均實行公示制度，實行“陽光收費”。公開收費項目和收費標準，方便電大師生查詢；主動與市電大、各網(wǎng)院高校、三級辦學(xué)溝通協(xié)調(diào)，做到客觀公正、一視同仁。嚴格執(zhí)行“收支兩條線”管理規(guī)定，做到收費項目和標準、收費票據(jù)、賬戶開設(shè)、財務(wù)管理、收繳分離、資金使用“六規(guī)范”。

2.熱情服務(wù)，絕不推諉。班主任、招辦、教務(wù)等部門老師，在財務(wù)人員不在的情況下，可以且應(yīng)該代學(xué)校收取各類繳費，但必須使用由財務(wù)處領(lǐng)取的財政、稅務(wù)部門等統(tǒng)一票據(jù)。代收人員應(yīng)嚴格按照批準的項目標準收費，開據(jù)合法收費票據(jù)。

3.有責(zé)代收、及時上交。在寒暑假值班期間，老師及各部門代收取各類收費，一般費用應(yīng)隨時結(jié)清上交；招辦在招生季節(jié)繁忙時代收取的費用，應(yīng)在入學(xué)注冊工作完成后三日內(nèi)，將款項全額上繳財務(wù)處。遠程辦公室老師負責(zé)網(wǎng)院學(xué)員平時的學(xué)費等代收，應(yīng)在財務(wù)人員簽字結(jié)算后及時上交。

4.統(tǒng)一管理、統(tǒng)一核算。各類收費納入學(xué)校統(tǒng)一管理，統(tǒng)一核算，不得截留、隱瞞、挪用、私存、私分和坐支。

5.建章立制、加強管理。財務(wù)室、紀監(jiān)審室或督導(dǎo)室應(yīng)按職能將收費監(jiān)督納入日常工作，定期對各類收費的管理、收費上繳情況進行檢查、監(jiān)督。財務(wù)部門收費應(yīng)接受監(jiān)督檢查，并如實提供有關(guān)資料。建立健全財會收費資料的搜集、整理和保管制度，按照學(xué)校檔案室的要求做好全校的財會檔案工作。

6.科學(xué)分析、合理預(yù)測。收費為學(xué)校制定內(nèi)部經(jīng)濟政策提供參考依據(jù)，為學(xué)校經(jīng)濟運行機制的完善提供合理化建議，負責(zé)統(tǒng)一管理和調(diào)度學(xué)校各項資金，努力提高資金使用效益。

7.考核考評、獎勵先進。可以將收費上交結(jié)算的職責(zé)明確下放到各個部門。比如，招辦負責(zé)新生注冊人數(shù)的準確，班主任和教務(wù)對未交費的不予注冊和考試。財務(wù)負責(zé)收費和欠費信息的準確、復(fù)核注冊信息和及時足額上交費用等。出現(xiàn)錯誤和問題層層追究，責(zé)任人負擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟損失。評優(yōu)評先首先要無差錯?？疾旖虒W(xué)點的辦學(xué)水平要充分考慮繳費是否及時準確等。職責(zé)明確、獎懲分明、賞罰適度，使收費工作形成一個良好的氛圍。

四、基礎(chǔ)：搞好收費服務(wù)工作

收費、登記、進行、核對、催繳欠費，這是一系列基礎(chǔ)性的收費工作。準確記錄學(xué)員收費信息，是上交電大費用的依據(jù)。學(xué)校要選用責(zé)任心強、財務(wù)和計算機業(yè)務(wù)能力強的財務(wù)人員專門負責(zé)收費工作的各個環(huán)節(jié)，以保證收費工作的順利進行，資金的及時到位、安全到賬、高效運轉(zhuǎn)。收費服務(wù)一般包括以下環(huán)節(jié)：

1.收費準備。在每期的結(jié)束，教務(wù)和財務(wù)部門一起，對學(xué)員費用進行再次核實，確定下期收費項目和標準，發(fā)出收費通知，以適當(dāng)方式，或上傳網(wǎng)上，或張貼出來，予以公示。每期開學(xué)前，財務(wù)要做好充分的準備，以保證開學(xué)收費工作有條不紊地開展。

2.進行收費、登記。負責(zé)收取電大、網(wǎng)院、教學(xué)點各項費用，還要做好對社區(qū)教育、農(nóng)民工培訓(xùn)、園長培訓(xùn)等各個短期培訓(xùn)收費工作。收費類型分為大致三種：學(xué)員學(xué)費、培訓(xùn)費、教學(xué)點課程管理費、網(wǎng)院的教學(xué)管理費、學(xué)費分成等事業(yè)性收費，開具機打發(fā)票“非稅收入一般繳款書”。現(xiàn)金直接入收入戶，轉(zhuǎn)賬經(jīng)非稅過渡戶收轉(zhuǎn)收入戶。注冊建檔費、報名費、書資費、考務(wù)費、畢業(yè)證書審核費等學(xué)員各種代收費，開具教育代收費非經(jīng)營性收據(jù)，進專戶管理，由教委統(tǒng)一支付使用。代收教學(xué)點各種代收費、往來款項，一律開具非經(jīng)營性收據(jù)，進支出戶管理。做好收費、登記和進行工作，保證收費信息的準確、完整，以備查詢，并作為上交費用的依據(jù)。

3.核對、催繳。收費工作基本完成以后，財務(wù)部門需要清理各班欠費、與班主任核實未交費學(xué)員情況，并由班主任負責(zé)催收。凡欠繳、緩繳費用的，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理。班主任有催繳責(zé)任，對未繳費的學(xué)員不予注冊。對一些惡意欠費的學(xué)員，學(xué)校應(yīng)制定相關(guān)的處罰措施，如不予評優(yōu)、不予考試、已考的考試成績作零分、不能選修下一步學(xué)分等，從而降低學(xué)員欠費率。

4.上交、返款。按時足額上交電大、網(wǎng)院各項費用。及時核對收取各項培訓(xùn)撥款，對網(wǎng)院學(xué)費分成及時返款。

5.調(diào)整收費表、打印、裝訂成冊。整理、調(diào)整收費表有特殊的意義。收費表是學(xué)員在校期間繳費情況的詳細記錄。收費表除了學(xué)員收費情況，還有領(lǐng)取招生宣傳費、注冊學(xué)分、交出考試費等說明。整理好學(xué)員收費表，便于結(jié)算學(xué)員各項費用。打印、裝訂好的學(xué)員收費表是一重要收費資料，應(yīng)妥善保存，以備查詢。

五、保障：搞好收費預(yù)算、結(jié)算、決算工作

合理預(yù)算收費情況、及時結(jié)算各項費用、做好年底收費決算工作，這是一項完整的收費工作必不可少的環(huán)節(jié)。財務(wù)室應(yīng)根據(jù)《預(yù)算法》和上級業(yè)務(wù)主管部門的要求，結(jié)合學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，負責(zé)編制學(xué)校年度財務(wù)預(yù)算，并對預(yù)算執(zhí)行過程進行控制和管理。

目前基層電大行政上屬區(qū)教委管轄，各項費用要先收進財政支付中心相應(yīng)賬戶。收入戶資金要先上繳國庫，由教委根據(jù)學(xué)校預(yù)算下?lián)苡媱澲笜?，學(xué)校按月進行國庫集中支付網(wǎng)上計劃申報、教委計財科審批、財政支付中心撥款到支出戶后，學(xué)校才可使用。教育代收費專戶的資金，也是經(jīng)由學(xué)校申請、上級教委計財科審批、財政支付中心或直接付款給上級電大，或者撥款到支出戶后使用。實行績效工資以后，對于非稅收入的管理和使用，愈加規(guī)范和嚴格。學(xué)校也根據(jù)預(yù)算來安排學(xué)校的各項費用。在每年年底12月決算工作前，就要預(yù)算第二年收費的情況。非稅收入預(yù)算的金額，必須要與當(dāng)年實際收取的金額一致。年底的收入戶要基本為零，在一年中非稅撥款必須用完，否則上繳財政。要求很嚴格，預(yù)算須謹慎。因此，根據(jù)學(xué)員人數(shù)、專業(yè)、年級、教學(xué)點的學(xué)員信息等比較精確地預(yù)算非稅收入收費，尤其重要。

收費的結(jié)算主要是指與學(xué)員、三級教學(xué)點、上級電大、各高校網(wǎng)院等各項費用的定期結(jié)算。主要的處理方法是：對該收取費用，應(yīng)收盡收；不該收取的費用，絕不違規(guī)收取；對代收費多退少補、及時結(jié)清；按時足額上交市電大及個網(wǎng)絡(luò)學(xué)院各項費用，結(jié)算三級辦學(xué)點課程管理費的比例，避免少收多付；對各網(wǎng)院學(xué)費分成及時返款。非稅收入收取復(fù)雜、申請困難、使用嚴格，鏈條繁多。因此財務(wù)人員需要與銀行、教委計財科、財政支付中心等各上級業(yè)務(wù)部門保持長期密切的聯(lián)系，暢通交流渠道。對非稅撥款要做到隨時關(guān)注、定期分析、及時核對，做好年底決算工作。

另外，隨著財務(wù)工作量的加大，學(xué)校還應(yīng)該考慮將收費工作單列，由專人負責(zé)，以應(yīng)對日趨復(fù)雜的收費狀況，可更有利于收費服務(wù)工作。

總而言之，電大系統(tǒng)收費管理工作是一個綜合、復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。要做好這項工作，就必須建立起整個電大系統(tǒng)收費管理體制。只有建立規(guī)范、高效的電大系統(tǒng)收費管理機制，才能從根本上解決電大系統(tǒng)收費管理、服務(wù)中存在的問題，從而使電大系統(tǒng)之間以及電大各職能部門之間建立起一個公共的溝通平臺，使系統(tǒng)各方面都能保持有效的溝通和協(xié)調(diào)，為辦好開放大學(xué)，保證整個電大系統(tǒng)事業(yè)發(fā)展提供堅實有力的財務(wù)保障。讓學(xué)校財務(wù)工作以教育教學(xué)為中心，成為電大及今后的開放大學(xué)的堅強后盾，為遠程開放教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展保駕護航，做出應(yīng)有貢獻。

[1]孫素珍.淺談如何加強電大系統(tǒng)學(xué)分制收費管理工作http://beta.zjtvu.edu.cn/bmwy/cwc/dispArticle.Asp?ID=192.2006-7-18.

[2]云南電大積極創(chuàng)建規(guī)范教育收費示范高校http://jjs.yntvu.edu.cn/htm l/gzjb/20120523480442921.htm l：2012-5-23.

[3]關(guān)于電大系統(tǒng)辦學(xué)收費管理問題的思考http://www.xzbu.com/3/view-3762860.htm.

[4]江蘇廣播電視大學(xué)財務(wù)處工作職責(zé)http://cai.jstvu.edu.cn/jsddcaiwu/artical.aspx?articleid=452011-5-3.