水保工程檔案管理存在的問題與對策

黃元發(fā)，王孝清，賈建華

(1.邵陽縣水利局，湖南 邵陽 422100;2.邵陽縣檔案局，湖南 邵陽 422100;3.邵陽縣農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)辦公室，湖南 邵陽 422100)

水保工程具有投資大、建設(shè)工期和使用年限長、技術(shù)復(fù)雜、涉及單位多、涉及公共安全與公眾利益等許多特點。水保項目各建設(shè)階段形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，不僅是考證水保工程建設(shè)全過程的重要依據(jù)，是工程技術(shù)和工程驗收的最可靠憑據(jù)，而且在質(zhì)量評定、事故原因分析、階段與竣工驗收、工程質(zhì)量責(zé)任制落實等各個階段發(fā)揮著重要作用。尤其是在遭遇重大旱澇災(zāi)害時，水保工程檔案是幫助各級黨委政府進行科學(xué)決策的重要依據(jù)。因此，水保部門和農(nóng)業(yè)開發(fā)部門要切實抓好水保工程檔案管理工作。

1 檔案管理的“六不”問題

1.1 檔案室管理不規(guī)范

檔案室雖備有密集架、滅火裝置、計算機、掃描儀、除濕機、空調(diào)等設(shè)施，但因管理和執(zhí)行不力，不能保證檔案管理達到防盜、防塵、防潮、防蟲等“九防”要求，導(dǎo)致一些檔案破損嚴重，甚至出現(xiàn)潮濕、霉變等。近年來，檔案管理方面最為突出的問題是沒有及時更新檔案管理軟件或系統(tǒng)，不利于水保工程檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

1.2 檔案借閱制度落實不到位

部分單位干部職工甚至領(lǐng)導(dǎo)查閱有關(guān)檔案時沒有履行借閱手續(xù)，調(diào)出的檔案往往不登記、隨查隨看，也不及時歸檔，導(dǎo)致一些檔案去向不明或丟失。

1.3 檔案資料收集不及時、不齊全、不準確

一些管理部門平時在項目建設(shè)過程中不注意及時收集、審核、整理資料，工程結(jié)束后為應(yīng)付檢查驗收才臨時抱佛腳，組織大量的人力、物力進行突擊。由于資料收集不及時，造成原始資料遺漏、缺損，甚至散失，影響了水保工程檔案資料的質(zhì)量。

1.4 檔案意識不強

有的領(lǐng)導(dǎo)不重視水保工程檔案管理工作，認為檔案可有可無，檔案材料由自己保管以后使用方便;有的認為檔案只要在需要用時能找到就行;還有的領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)注工程質(zhì)量、進度、安全等工作，忽視了工程建設(shè)過程中檔案資料的收集管理，往往是工程施工快結(jié)束了才突擊收集資料，導(dǎo)致資料不齊，而且真實性大打折扣。尤其值得指出的是，邵陽縣屬湖南省13個國家農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目實施縣，一些水保部門干部認為水保工程檔案是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門管理的事，而農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)部門則認為檔案管理是水保部門的事，相互推責(zé)，誰也不注重檔案監(jiān)管。

1.5 檔案管理人員不穩(wěn)定

檔案管理人員變換過于頻繁或由其他人員兼職。兼職檔案管理人員疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有精力和時間投入檔案工作，更談不上加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)了。

1.6 不注重保護紙質(zhì)檔案的原始性

紙質(zhì)檔案與電子檔案的原始屬性各不相同。傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的形成，從擬稿、核稿、簽發(fā)、簽署或蓋章到擬辦、承辦、歸檔等一系列程序，每一份紙質(zhì)公文在定稿上都有擬稿、核稿、簽發(fā)人的親筆簽名，在正本上也有簽署或公章，人們可以借助簽名的字跡和印章來確定水保工程紙質(zhì)公文的原始性。電子文檔的形成，則是由擬稿者輸入電腦形成的電子文檔，它可以不斷地復(fù)制、粘貼、拷貝，并存儲在計算機等不同載體上，網(wǎng)絡(luò)傳輸時還有可能被黑客非法截獲或更改，而且不再有擬稿、核稿、簽發(fā)人簽名的字樣。在已歸檔的電子紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)了有的水保工程紙質(zhì)紅頭文件連印章都沒有蓋的情況，嚴重影響了檔案的原始性。

2 檔案管理“六強化”措施

針對水保工程檔案管理中存在的“六不”問題，2008年以來邵陽縣水保局和農(nóng)業(yè)開發(fā)辦采取了檔案管理“六強化”措施，收到了良好的效果。

2.1 強化檔案管理意識

一是工程主管領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。要將檔案工作納入本單位工作計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)干部崗位責(zé)任制，并把水保工程建設(shè)的建檔工作列為先進單位和領(lǐng)導(dǎo)政績的考核條件。同時，要明確水保單位“一把手”為水保工程檔案管理主要負責(zé)人，對水保工程建設(shè)中的檔案管理實行專人專職，做到一級抓一級、層層抓落實。

二是施工技術(shù)人員要高度負責(zé)。在水保工程建設(shè)中，一線施工技術(shù)人員會依據(jù)實際情況，因地制宜地進行施工，從而形成一些新工藝、新技術(shù)。施工技術(shù)人員要有強烈的檔案資料保護意識，及時將這些創(chuàng)新工藝的施工過程記載下來，并報送檔案管理員。

三是檔案管理人員要高度細致。水保工程檔案資料數(shù)據(jù)多、形式雜、涉及面廣，檔案中一個小小的數(shù)字、一句簡單的文字，都可能影響決策者的抉擇和部署。因此，水保部門檔案管理人員要有高度的敬業(yè)精神，對水保工程建設(shè)各個階段資料的收集和整理，切實做到認真、嚴謹、細致，確保不出現(xiàn)絲毫紕漏，并加強與工程管理人員、項目負責(zé)人和現(xiàn)場施工技術(shù)人員的配合，深入施工現(xiàn)場進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

2.2 強化檔案管理制度建設(shè)

施工階段，水保工程參建隊伍來自四面八方，多單位分工協(xié)作，工期少則半年，有的要2～3年，如果沒有統(tǒng)一管理和切實可行的規(guī)章制度，檔案工作會陷于被動和混亂，甚至發(fā)生檔案丟失對工程建設(shè)造成不利影響，這些都是必須避免的。水保檔案管理工作必須遵循《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等。要根據(jù)項目的實際情況，制定滿足行業(yè)標準和符合實際需要的文檔制度、流程和歸檔細則，既有相應(yīng)部門或?qū)Ｂ毴藛T負責(zé)檔案資料的收集、整理、組卷、傳遞、借閱等事宜，又有相應(yīng)的機制約束各參建方共同遵守執(zhí)行檔案管理的各項要求和規(guī)定，以滿足水保工程施工需要和建檔、歸檔要求。同時，實施“誰形成、誰歸檔”也是避免檔案管理無序的有效手段。

水保工程檔案管理人員要在不違背《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等規(guī)章制度的前提下，認真做好水保工程檔案資料的借閱工作。同時，將在工程建設(shè)過程中采用的新技術(shù)、新工藝以及合理有效的管理模式等相關(guān)文字、圖片、錄像材料與他人分享，有效利用存檔資料，發(fā)揮檔案資料的使用價值。

2.3 強化資料的收集、歸檔、分類

要確保水保工程檔案資料的系統(tǒng)性和完整性，必須做好立項過程中檔案資料、建設(shè)過程產(chǎn)生的文件和資料、質(zhì)量監(jiān)理過程形成的系列資料以及整個工程建設(shè)過程中的重要事件記錄等的整理和歸檔工作。特別是在電子檔案發(fā)展迅速、信息技術(shù)不斷進步的今天，水保檔案管理要遵循“三同步”原則，即檔案工作與項目立項同步、與施工進度同步、與竣工驗收同步。在組建工程建設(shè)單位時，要同步設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，配備專職資料收集人員，將工程各個階段形成的報告、批復(fù)、文件、合同、圖紙、往來函件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動等資料悉數(shù)收集。因此，從工程建設(shè)開始，水保工程檔案管理單位就應(yīng)根據(jù)國家檔案法和《水利部科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》，以及《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》的要求，結(jié)合項目實際，制定出詳盡的檔案整理、分類編號、竣工圖編制等制度，并及時將收集的資料進行歸檔，保障工程完工、竣工驗收前檔案驗收合格。

2.4 強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案管理隊伍建設(shè)

水保工程檔案管理人員要不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，既要有檔案管理專業(yè)能力，善于計算機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理，又要有強烈的責(zé)任心。為此，水保部門要采取內(nèi)培和送培相結(jié)合的方法，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。水保工程檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，尤其是隨著計算機等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的運用，以及設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，管理方法也要不斷改革，因此建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)人員隊伍至關(guān)重要。

2.5 強化工程檔案專項驗收

根據(jù)《水利工程建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，水保工程的檔案驗收由項目竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負責(zé)，項目法人、監(jiān)理和施工單位均是被驗收對象。未經(jīng)檔案驗收或驗收不合格的項目，不得進行竣工驗收。水保工程檔案驗收主要驗收建設(shè)項目檔案管理機構(gòu)和管理制度是否健全，采用質(zhì)詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式檢查檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，如《水利工程建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定:抽查檔案的數(shù)量應(yīng)不少于100卷，抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。

2.6 強化紙質(zhì)檔案原始性

目前紙質(zhì)檔案與電子檔案并存是對水保工程檔案管理工作提出的新要求。電子檔案的前身是電子文件或數(shù)碼圖像，通常以磁盤和光盤為載體，但由于容易消磁或記錄材料不穩(wěn)定、易氧化等原因，電子檔案載體材料的壽命與紙質(zhì)檔案載體相比要短得多，一般僅為5～15年。加之，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，因此在現(xiàn)在的技術(shù)條件下，一些具有憑證作用和法律效力的文件，如合同文件、工程量簽證、各類憑據(jù)和質(zhì)量檢驗鑒定資料等還必須以紙質(zhì)形式保存。考慮到電子檔案信息技術(shù)的易修改性，除了將重要的電子文件制成硬拷貝存檔外，還要復(fù)制成紙質(zhì)檔案，以確保數(shù)據(jù)安全。由此形成了電子文件、紙質(zhì)文件并存的“雙軌制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。為此，應(yīng)通過“三要”措施確保形成兩套檔案:一要實施雙套歸檔保存，克服重電子文檔輕紙質(zhì)公文的傾向，采用多種技術(shù)取長補短，建立雙套制歸檔保存制度。二要完善現(xiàn)行紙質(zhì)公文處理制度，如公文擬稿、核稿、簽發(fā)人親筆簽名制度，正本公文與定稿放在一起的歸檔制度，特殊情況下(同一份公文印制份數(shù)較多)正式公文必須蓋單位公章。三要堅持領(lǐng)導(dǎo)人在電子文檔上親筆簽名。在進行電子文檔歸檔時，必須將應(yīng)歸檔的電子文檔轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)公文，要求單位領(lǐng)導(dǎo)在每份電子文檔上親筆簽名。