淺析醫(yī)院基本建設(shè)檔案的規(guī)范化管理

陳 麗 任廣偉

（吉林省人民醫(yī)院，吉林 長春 130021）

淺析醫(yī)院基本建設(shè)檔案的規(guī)范化管理

陳 麗 任廣偉

（吉林省人民醫(yī)院，吉林 長春 130021）

基本建設(shè)檔案，簡稱基建檔案，是指一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目從醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容。因其真實(shí)地記載了建設(shè)工程項(xiàng)目管理工作的全過程，詳細(xì)地記錄了單位事業(yè)發(fā)展的軌跡，在單位發(fā)展歷程中的作用愈來愈重要。

基建檔案；規(guī)范化管理

基本建設(shè)檔案，簡稱基建檔案，是指一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目從醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容。因其真實(shí)地記載了建設(shè)工程項(xiàng)目管理工作的全過程，詳細(xì)地記錄了單位事業(yè)發(fā)展的軌跡，在單位發(fā)展歷程中的作用愈來愈重要。因此，作為醫(yī)院的檔案管理人員，要認(rèn)真做好基建檔案的規(guī)范化管理工作。

那么，怎樣才能做好基建檔案的規(guī)范化管理工作呢？結(jié)合近10年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為：

1 充分認(rèn)識基建檔案的重要性，是做好醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理的前提條件

1.1 詳實(shí)記載醫(yī)院發(fā)展歷程，為推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展提供了第一手資料

我院是吉林省衛(wèi)生廳直屬的唯一一所三級甲等綜合醫(yī)院，始建于1946年，建院初期，只有20幾名醫(yī)務(wù)人員、10多張病床，日門診量不足30人，1955年醫(yī)院隨省委、省政府遷到長春，定址在紅旗街，占地面積為12700平方米。時(shí)至今日，我院已發(fā)展成為占地面積60000平方米、建筑面積138600平方米（僅業(yè)務(wù)用房就達(dá)115600平方米）、開放病床1698張、日均門診量2000余人的大型三級甲等綜合醫(yī)院。這期間，醫(yī)院的每一步發(fā)展都伴隨著基本建設(shè)的跟進(jìn)，每一項(xiàng)基本建設(shè)工作都產(chǎn)生了一系列的檔案資料，這些檔案資料不僅是每個(gè)工程項(xiàng)目的歷史記錄，同時(shí)也是醫(yī)院各時(shí)期發(fā)展歷程的真實(shí)寫照，無論在工程的建設(shè)過程中，還是在工程完工投入使用后的運(yùn)行、維護(hù)及后期改造工作中，都起著舉足輕重的作用。因此，做好基建檔案的管理工作，對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用。

1.2 基建檔案真實(shí)再現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展面貌，為醫(yī)院的合理規(guī)劃、發(fā)展建設(shè)提供了歷史依據(jù)

作為醫(yī)院發(fā)展、建設(shè)過程中的第一手資料，基建檔案不僅從靜態(tài)上反映了一項(xiàng)工程的面貌，而且從動態(tài)上反映著該建筑的變化和發(fā)展，始終同它所反映的工程對象的實(shí)際面貌保持一致。這些檔案不但是工程項(xiàng)目建設(shè)過程的真實(shí)記載，同時(shí)對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)起著重要作用，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供可參考現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，使醫(yī)院的未來規(guī)劃、改擴(kuò)建等有據(jù)可查、有據(jù)可依，它不僅服務(wù)于今天，同時(shí)服務(wù)于未來。1998年發(fā)生的一件事使我深切地認(rèn)識到了基建檔案的歷史依據(jù)性。那年我院擬對10號樓進(jìn)行改造，該樓地上部分為辦公樓，地下部分為人防通道，因找不到當(dāng)年的施工圖紙，使得該項(xiàng)目擱淺，至今這棟3層小樓仍以其原貌林立于高樓大廈之間，拆不得，改不得。

近幾年，由于我院進(jìn)行整體規(guī)劃，基建工程項(xiàng)目逐漸增加，并且其中很多項(xiàng)目是交叉進(jìn)行的，如5號樓的消防改造工程和裝修工程、9號樓的拆除重建和院內(nèi)污水處理改造工程……，為保證工程的連續(xù)性、安全性、完整性，就需要查閱大量的檔案，以使各項(xiàng)工程合理、有序進(jìn)行。

1.3 基建工程項(xiàng)目的復(fù)雜性決定基建檔案的重要性

基建工程項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，因此使得基建檔案成為一種特殊的多載體、多數(shù)量、高價(jià)值的檔案資源，同時(shí)也使其成為一種不可再生的、極其寶貴的財(cái)富。以我院的新建醫(yī)療綜合樓項(xiàng)目為例，僅前期立項(xiàng)階段就產(chǎn)生了大量的文件資料，如可行性研究報(bào)告、總體規(guī)劃方案、論證會議記錄、上報(bào)各主管部門的請示及其批復(fù)等；之后的開工手續(xù)（建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證）辦理、環(huán)境影響報(bào)告、現(xiàn)場勘查測繪數(shù)據(jù)、專項(xiàng)審核報(bào)告……。各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互制約、相輔相成、缺一不可，每一環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)的、不可替代的文件材料，并且這一文件材料為下一步的實(shí)施計(jì)劃提供了政策依據(jù)、操作指導(dǎo)，成為下一步工作的指導(dǎo)性文件。這些文件材料不可避免的成為特殊的檔案資源，而每一份檔案資源都是無價(jià)之寶。

2 認(rèn)真分析基建檔案存在的問題及產(chǎn)生原因，是做好基建檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)

目前我院基建檔案的管理工作主要存在以下幾個(gè)問題：

2.1 原始資料殘缺不全。

基建檔案資料數(shù)量大、種類多、形式復(fù)雜，由于從事基建資料初期管理的工作人員所學(xué)專業(yè)與所從事工作不一致，缺乏檔案專業(yè)知識，特別是沒有認(rèn)識到基建檔案的重要性，資料收集、整理和歸檔不及時(shí)，致使原始資料缺失、損壞，造成無法彌補(bǔ)的損失。

2.2 個(gè)別圖紙、數(shù)據(jù)與實(shí)際不符

一個(gè)工程項(xiàng)目在實(shí)施時(shí)，由于施工現(xiàn)場的特殊原因，圖紙需要變更設(shè)計(jì)，而竣工圖紙卻沒有做相應(yīng)的修訂，致使圖紙與實(shí)際不符，將為后續(xù)工程及維護(hù)留下隱患。造成這一問題的主要原因是技術(shù)人員、工程監(jiān)理缺乏檔案意識，沒有重視基建檔案的重要性，變更記錄不全，使工程圖紙失去其潛在的參考、應(yīng)用價(jià)值，成為一張廢紙。

2.3 基建檔案沒有按時(shí)歸檔

按照我院檔案管理規(guī)定，在工程項(xiàng)目結(jié)束后相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)把所有的文件材料移交檔案室，由檔案管理人員對其進(jìn)行整理、立卷、歸檔。但由于我院相關(guān)工作人員和技術(shù)人員不重視檔案工作，所以即使工程已經(jīng)完工，相關(guān)的檔案資料卻并沒有移交檔案室立卷、歸檔。

產(chǎn)生這一問題的原因一是相關(guān)工作人員不重視、缺乏檔案意識；二是沒有專人負(fù)責(zé)基建檔案歸檔前的管理工作，導(dǎo)致工程完工后不能按時(shí)歸檔。

作為檔案管理員，要認(rèn)真查找實(shí)際工作中存在的問題，分析產(chǎn)生問題的原因，同時(shí)制定措施并付諸實(shí)施，才能真正做好基建檔案的規(guī)范化管理。

3 提高素質(zhì)，增強(qiáng)意識，依法管理，是做好基建檔案規(guī)范化管理的保證

3.1 積極開展《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育工作，全員增強(qiáng)檔案意識。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案，必須增強(qiáng)全體參與人員的檔案意識，這是做好基建檔案管理工作的有力保證。

3.2 建立健全檔案管理機(jī)制，如《基建檔案收集、管理辦法》、《基建檔案歸檔范圍》等，使基建檔案歸檔工作有法可依、有據(jù)可查。

3.3 加強(qiáng)基建檔案的收集、整理工作，這是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作，是做好基建檔案管理工作的前提?；üこ汰h(huán)環(huán)相扣，因此醫(yī)院基建辦公室要指定專人負(fù)責(zé)基建檔案歸檔前的管理工作，做好前期檔案資料的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

3.4 加強(qiáng)檔案管理者的培訓(xùn)工作，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，從而實(shí)現(xiàn)基建檔案的規(guī)范化管理。

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理的水平，隨著科技的發(fā)展，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術(shù)方法都發(fā)生了變化，這些變化對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力提出了新的要求。作為檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)、積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過多種手段學(xué)習(xí)新技術(shù)、掌握現(xiàn)代化的管理手段，以提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，為今后檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

總之，基建檔案反映了基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，是一個(gè)單位歷史發(fā)展的真實(shí)寫照，做好基建檔案管理工作是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的工作。作為檔案管理人員，應(yīng)充分認(rèn)識其重要性，認(rèn)真做好基建檔案的規(guī)范化管理工作。

R197.3

C

1671-8194（2013）29-0286-02