高校人事檔案管理數(shù)據(jù)化芻議

摘 要：隨著高校人才戰(zhàn)略的發(fā)展和人事改革的深入，以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案作為人才開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，在社會(huì)中的價(jià)值也日益被發(fā)現(xiàn)和重視，在信息化背景下，改變高校傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)勢(shì)在必行，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化是必然要求。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)據(jù)化；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）12-0191-02

當(dāng)前，高校發(fā)展人才強(qiáng)校的背景下高層次的專家教授流動(dòng)日益頻繁，在高校人事管理制度改革發(fā)展的形勢(shì)下，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)高校的人才發(fā)展戰(zhàn)略，甚至阻礙著高校人才的發(fā)展。因此，在科技高速發(fā)展的今天，信息化全面發(fā)展的時(shí)代，高校人事檔案管理應(yīng)該以高科技為武裝，以數(shù)據(jù)為載體，改變傳統(tǒng)的管理模式，發(fā)展高校人事檔案管理的數(shù)據(jù)化。

一、高校人事檔案管理新方向——數(shù)據(jù)化

高校人事檔案管理數(shù)據(jù)化是指運(yùn)用信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為方式，電子數(shù)據(jù)為載體，信心安全技術(shù)為保障的新型管理模式，體現(xiàn)高效、簡(jiǎn)化、便捷的服務(wù)方式，更好地為高校的人事管理制度改革和人才發(fā)展戰(zhàn)略提供服務(wù)。人事檔案管理數(shù)據(jù)化就是依靠飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)來(lái)提升管理方式和管理水平，以便有助于提高高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力，也只有與科技同步，才能真正做到管理方式的與時(shí)俱進(jìn)，也才能真正體現(xiàn)以人為本的人文理念，更能體現(xiàn)高校的現(xiàn)代化水平和綜合實(shí)力。

二、高校數(shù)據(jù)化人事檔案管理模式特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的人事檔案管理模式相比較，數(shù)據(jù)化的高校人事檔案管理更具有標(biāo)準(zhǔn)化、科技化、數(shù)據(jù)化、人性化的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)如下：

（一）更為標(biāo)準(zhǔn)化

傳統(tǒng)的人事管理模式，對(duì)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保護(hù)、傳輸以及利用的流程不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不一，也導(dǎo)致了部分的檔案材料存在虛假、前后矛盾的情況，也有存在材料不全和更新不及時(shí)的現(xiàn)象，而高校檔案數(shù)據(jù)化就必須要求對(duì)檔案材料的收集到利用等流程制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下和規(guī)則，特別是對(duì)檔案材料的審核，要求更為嚴(yán)格，以確保在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下的檔案材料的真實(shí)性。

（二）更為科技化

檔案管理的數(shù)據(jù)化，要依靠科學(xué)技術(shù)，沒(méi)有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)做支撐，數(shù)據(jù)化無(wú)從談起，具體表現(xiàn)在對(duì)歷史的材料，通過(guò)掃描等方式，轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)，并形成數(shù)據(jù)庫(kù)，形成目錄，以便查詢，同時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)或者其他方式的加密，嚴(yán)格管理；對(duì)于新增加的信息，可以直接用電子化辦公軟件完成，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳送到對(duì)應(yīng)的檔案儲(chǔ)存中心。利用或者借閱時(shí)，可以直接登錄儲(chǔ)存系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)授權(quán)后，直接在計(jì)算機(jī)中讀取，既方便又快捷，同時(shí)可以防止被認(rèn)為更改或者丟失。

（三）更為數(shù)據(jù)化

新型的檔案管理工作，將通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)，改變傳統(tǒng)的“紙質(zhì)化”，整個(gè)管理工作將實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”，通過(guò)電子技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)整個(gè)過(guò)程的數(shù)據(jù)化，由數(shù)據(jù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙張，所有的檔案材料都將轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，檔案管理人員坐在電腦前就可以完成數(shù)據(jù)的錄入、傳送、儲(chǔ)存。

（四）更為人性化

傳統(tǒng)的檔案管理工作存在滯后性，高校的人事檔案往往跟不上高校教師的政治面貌、職稱評(píng)定、年度總結(jié)、獎(jiǎng)懲情況、科研結(jié)果的更新速度，有的甚至出現(xiàn)教師或者行政管理人員已經(jīng)轉(zhuǎn)到其他單位，檔案材料還沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)到相應(yīng)的單位，出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象，還有對(duì)于高校的專業(yè)技術(shù)人才，由于收集的滯后性導(dǎo)致不能充分反映他們的全部數(shù)據(jù)，特別是技術(shù)專長(zhǎng)，導(dǎo)致出現(xiàn)人才亂用或者濫用情況，不能充分做到“知人善用”。因此，數(shù)據(jù)化的檔案管理，將突破傳統(tǒng)紙張的格式，采用數(shù)據(jù)的結(jié)合辦公的電子的形式，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行一鍵式的操作，及時(shí)或者同步記錄和儲(chǔ)存相對(duì)人的所有數(shù)據(jù)材料，利用起來(lái)也簡(jiǎn)單又快捷，并能充分體現(xiàn)出服務(wù)人才的理念。

三、數(shù)據(jù)化高校檔案管理必須具備的條件

數(shù)據(jù)化的高校人事檔案管理，對(duì)人、物、環(huán)境將會(huì)有更高的要求，目前的高校人事檔案管理情況，已經(jīng)無(wú)法與數(shù)據(jù)化相適應(yīng)，因此，要將高校的檔案管理數(shù)據(jù)化，必須改變過(guò)去的管理觀念和管理模式。

（一）提高高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平和科技文化素質(zhì)

傳統(tǒng)的高校人事檔案管理人員往往文化水平和技術(shù)水平比較低，大部分都是某些高校領(lǐng)導(dǎo)的親屬，他們有些才只有高中畢業(yè)，而在信息化背景下的管理人員，必須擁有較高的文化水平和技術(shù)水平，才能駕馭檔案管理的先進(jìn)技術(shù)。因此，提高高校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和科技文化素質(zhì)是檔案管理的第一步，也是基礎(chǔ)和前提。具體而言應(yīng)該做到：首先，高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，成立檔案工作小組，定期不定期對(duì)檔案工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題，遇到的新情況，及時(shí)跟進(jìn)處理，從領(lǐng)導(dǎo)干部到具體工作人員，都必須改變傳統(tǒng)觀念、創(chuàng)新管理模式；其次，建設(shè)一支業(yè)務(wù)能力水平高、思想政治素質(zhì)好、技術(shù)應(yīng)用水平能力強(qiáng)的高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍從事檔案工作，只有高素質(zhì)管理人才，才能駕馭先進(jìn)的技術(shù)，才能在工作中不斷創(chuàng)新，為提高高校的人事檔案管理效率做貢獻(xiàn)。再者，對(duì)檔案管理人員實(shí)行“嚴(yán)進(jìn)寬出”的政策，同時(shí)提高檔案管理人員的福利，留住人才。一方面，對(duì)檔案管理人員的招錄嚴(yán)格限制專業(yè)，設(shè)置服務(wù)年限，要求技術(shù)水平和文化水平較高，同時(shí)，對(duì)于在崗人員鼓勵(lì)他們積極深造，對(duì)于服務(wù)年限已滿的人員，可按要求轉(zhuǎn)換工作；另一方面，進(jìn)一步加強(qiáng)在崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，在數(shù)據(jù)化背景下，檔案管理工作人員要適應(yīng)檔案管理工作的新變化，必須不斷提高自己的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作技能，從而不斷提高工作效率；相應(yīng)的高校也必須定期組織對(duì)管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)管理人員工作能力的提升，自覺(jué)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)而達(dá)到在整體上提高管理隊(duì)伍的工作能力及水平的目的，最終促進(jìn)干部人事檔案管理工作的健康順暢發(fā)展。

（二）加大對(duì)高校檔案管理工作的物資投入

僅僅提高管理人員的綜合素質(zhì)還不夠，正所謂“巧婦難為無(wú)米之炊”，“人”方面得到解決了，那么“物”即設(shè)備也要跟得上，否則，將無(wú)助于數(shù)據(jù)化的進(jìn)程，反而會(huì)造成人才浪費(fèi)的現(xiàn)象。因此，高校人事檔案數(shù)據(jù)化的管理中需要的硬件設(shè)施也得配備，主要有計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、微縮設(shè)備、光盤刻錄機(jī)、專用的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、光盤、復(fù)印機(jī)等等，這些都是數(shù)據(jù)化的物質(zhì)保障，必須保證這些設(shè)備的全面投入使用，那么必須以大量的經(jīng)費(fèi)為保障，還有這些設(shè)備進(jìn)行后期維護(hù)的費(fèi)用也很多，所以必須有充足資金作為保障。否則，將會(huì)嚴(yán)重影響到相應(yīng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換工作、整理分析工作及加工處理工作等。同時(shí)必須更新軟件環(huán)境，即包含相應(yīng)的文件標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)、易用、實(shí)用、通用的電子管理系統(tǒng)的軟件等等得跟隨硬件設(shè)施的投入而更新，否則，將會(huì)對(duì)后期的電子文檔形成造成很多麻煩及困難，因此，必須統(tǒng)一管理辦公軟件，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案在網(wǎng)絡(luò)上的共享，達(dá)到高校人事檔案數(shù)據(jù)化管理目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全防范工作

實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化，目的就是對(duì)相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行利用更加方便、快捷、全面，而數(shù)據(jù)共享則是進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的重要部分。數(shù)據(jù)一旦進(jìn)行了共享，必定存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲(chǔ)、調(diào)用等等環(huán)節(jié)，因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理過(guò)程當(dāng)中，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)化檔案管理制度和技術(shù)兩方面的安全。一方面，完善檔案數(shù)據(jù)的安全管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保護(hù)、傳輸以及利用制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對(duì)管理人員權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗(yàn)證入庫(kù)，以防止無(wú)關(guān)人員的隨意進(jìn)入；按照相應(yīng)訪問(wèn)者的身份，設(shè)置對(duì)干部人事檔案資料相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限；另一方面，加強(qiáng)和開(kāi)發(fā)安全技術(shù)和軟件，以防止被非法入侵，因?yàn)閿?shù)據(jù)化依托的是相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這大大增加了干部人事檔案數(shù)據(jù)的泄密渠道及風(fēng)險(xiǎn)，所以，必須采用相應(yīng)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、VPN 技術(shù)、跟蹤監(jiān)測(cè)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)資源備份等等對(duì)數(shù)據(jù)安全進(jìn)行保護(hù)，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)防范病毒的能力。只有這樣才能真正做到化解高校人事檔案的安全保密同檔案數(shù)據(jù)共享構(gòu)成的矛盾。

（四）加強(qiáng)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性和真實(shí)性

真實(shí)性是檔案的生命，時(shí)效性是檔案管理的核心，而兩者統(tǒng)一于檔案的動(dòng)態(tài)性管理之上，數(shù)據(jù)化時(shí)代的背景下，隨著高校人事制度改革的不斷深入，對(duì)人事檔案管理工作提出了更高要求，特別是檔案利用的真實(shí)性和時(shí)效性，所以必須加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳輸大量的人事數(shù)據(jù)，而只有通過(guò)定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，由手工管理轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理，由人工檢索轉(zhuǎn)向網(wǎng)上查詢，實(shí)現(xiàn)電腦查詢與實(shí)體檔案管理相結(jié)合的方式來(lái)改變過(guò)去傳統(tǒng)的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行全過(guò)程管理，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理，才能提高人事數(shù)據(jù)管理的真實(shí)性和時(shí)效性，才能體現(xiàn)出檔案管理的“以人為本”的服務(wù)理念。人事檔案管理只有不斷擴(kuò)展數(shù)據(jù)量和實(shí)時(shí)更新，檔隨人走，及時(shí)收集材料，形成完備的數(shù)據(jù)管理體系和處理系統(tǒng)，才能提高整體使用水平，才能更加方便快捷地服務(wù)于高校的人事改革制度。

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