高校教學(xué)秘書工作質(zhì)量提升策略研究

【摘 要】分析高校教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀，闡述通過提高教學(xué)秘書綜合素質(zhì)和能力、建設(shè)專業(yè)化的教學(xué)秘書隊伍，提升教學(xué)秘書工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】高校 教學(xué)秘書 工作質(zhì)量 提升策略

【中圖分類號】G【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2013）04C-0100-02

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的基層骨干力量，是具體教學(xué)工作的管理者與執(zhí)行者，是連接教學(xué)管理部門、教師、學(xué)生的橋梁和紐帶。教學(xué)秘書工作質(zhì)量直接反映了高校教學(xué)管理水平，良好有序的教學(xué)管理是保證人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要前提。因此，高校教學(xué)秘書工作質(zhì)量直接影響到高校人才培養(yǎng)的質(zhì)量。

一、高校教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀

（一）工作項目多、任務(wù)重

高校教學(xué)秘書的工作涉及整個教學(xué)過程，工作項目多、煩瑣，任務(wù)很重。教學(xué)秘書的工作包括日常教學(xué)管理、學(xué)生學(xué)籍管理、考務(wù)管理（每個學(xué)期考務(wù)管理、等級考試管理）、教學(xué)檔案管理、教材征訂計劃、教學(xué)檢查、教學(xué)質(zhì)量評價、畢業(yè)資格審查、學(xué)生排課、學(xué)生選課、教師教改、課程建設(shè)、教材建設(shè)等方面工作。此外，還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各種工作和教學(xué)突發(fā)事件。面對如此大的教學(xué)管理工作量，一項工作還沒做好另一項工作就要開始，因而高校教學(xué)秘書身心往往長期處于焦慮和緊繃狀態(tài)，對工作只能是疲于應(yīng)付，很難講求工作質(zhì)量。

（二）工作時效性強(qiáng)

教學(xué)秘書的工作不同于普通教師，其工作有很強(qiáng)的時效性，每項工作都有特定的時間，如課表排定、教學(xué)任務(wù)分配、教學(xué)檢查、考試安排都要在教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時間內(nèi)及時準(zhǔn)確地完成。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，極具時效性，任一環(huán)節(jié)延時或失誤，就會影響教學(xué)的正常運行。

（三）工作重復(fù)性高

教學(xué)秘書的工作主要是進(jìn)行教學(xué)管理，有些教學(xué)管理工作貫穿一個學(xué)期，如教學(xué)調(diào)度（教師的調(diào)課、停課、代課手續(xù)），教學(xué)信息反饋整理和匯報等。有些教學(xué)管理工作是分時段進(jìn)行：開學(xué)初是新生注冊、開學(xué)初教學(xué)檢查、學(xué)生補(bǔ)考等；學(xué)期結(jié)束是第二學(xué)期教學(xué)任務(wù)安排、學(xué)生排課、學(xué)生選課、教材征訂、考試安排、成績匯總、期末教學(xué)檢查、第二學(xué)年教學(xué)大綱和教學(xué)計劃修訂，等等。這些工作的重復(fù)性都很高，每年每學(xué)期相差不大。

（四）人際關(guān)系復(fù)雜、工作壓力大

教學(xué)秘書與學(xué)校各部門、教師（在職、外聘、行政兼課）、學(xué)生、家長打交道，所接觸的人較多，他們的修養(yǎng)、思維、性格、需求都不一樣。因此教學(xué)秘書面對的人際關(guān)系非常復(fù)雜，要服務(wù)好每個人，合理安排日常教學(xué)工作，維持良好的教學(xué)秩序，難度非常大。

（五）教學(xué)秘書的責(zé)權(quán)不清

教學(xué)秘書工作的主要職責(zé)是協(xié)助教務(wù)科研處和所屬院系進(jìn)行日常的教學(xué)管理。而在現(xiàn)實工作中，教學(xué)秘書還兼做行政工作，除做與教學(xué)相關(guān)的工作外，還要完成其他部門，如成教處、保衛(wèi)處、后勤處、學(xué)工處等行政部門臨時下達(dá)的工作，職責(zé)范圍不夠明晰。這是教學(xué)管理機(jī)制不完善不規(guī)范的表現(xiàn)。

（六）工作不受重視

教師普遍認(rèn)為教學(xué)秘書只是從事簡單勞動的勤雜工、師生后勤服務(wù)的附屬者，什么人都可以做，簡單認(rèn)為教學(xué)秘書就是接電話、收發(fā)文件、打字，忽略了其管理協(xié)調(diào)職能。同時學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也不夠重視，輕視教學(xué)秘書在教學(xué)管理中所發(fā)揮的作用，認(rèn)識不到優(yōu)質(zhì)的教學(xué)管理直接影響到人才培養(yǎng)的質(zhì)量。

二、提升高校教學(xué)秘書工作質(zhì)量的具體策略

（一）提高教學(xué)秘書綜合素質(zhì)及能力

高校教學(xué)秘書工作是服務(wù)教師與學(xué)生，其素質(zhì)及能力影響到整個教學(xué)管理工作的運作。教學(xué)秘書良好素質(zhì)及較強(qiáng)工作能力是教學(xué)工作的順利開展的保證，是教學(xué)管理水平的體現(xiàn)。要提高高校教學(xué)秘書的工作質(zhì)量，必須先提高高校教學(xué)秘書綜合素質(zhì)及能力。

1.溝通協(xié)調(diào)能力。教學(xué)管理是一個多層次、多因素的復(fù)雜工作，處處離不開有效的協(xié)調(diào)和溝通。良好的溝通協(xié)調(diào)能力是高校教學(xué)秘書必須具備的基本能力，是其勝任教學(xué)管理工作的關(guān)鍵。在工作中，教學(xué)秘書要處理各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系，如院系與學(xué)校教學(xué)主管部門的關(guān)系，院系與教研室、實驗室及班級之間的關(guān)系，教師與學(xué)生之間教與學(xué)的關(guān)系等。只有具備了良好的溝通協(xié)調(diào)能力，才能處理好關(guān)系，化解矛盾，統(tǒng)一認(rèn)識和行動，保持良好的教學(xué)秩序，形成和諧有序的工作局面。

2.文字表達(dá)能力。教學(xué)秘書工作種類繁雜，除常規(guī)教學(xué)管理外，還要根據(jù)院系領(lǐng)導(dǎo)安排起草撰寫各類公文，如工作總結(jié)、請示、報告、教學(xué)活動方案等，這就要求教學(xué)秘書具備很好的文字表達(dá)能力和寫作水平。

3.運用計算機(jī)進(jìn)行教務(wù)管理的能力。教學(xué)秘書很多工作是需要用計算機(jī)操作完成的，如文字打印、數(shù)據(jù)處理、資料統(tǒng)計，這就要求教學(xué)秘書掌握計算機(jī)操作技能，這是提高工作質(zhì)量和效率的必備條件。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)的日趨完善，教學(xué)管理手段的日益現(xiàn)代化、規(guī)范化，很多高校實行了現(xiàn)代教學(xué)管理模式，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。大到排課選課系統(tǒng)，小到發(fā)布通知公告、傳輸文件、發(fā)送郵件等都通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。教學(xué)秘書需要借助網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)與教務(wù)處、任課教師、學(xué)生的有效對接，保障信息暢通，實現(xiàn)資源共享?？梢?，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展對高校教學(xué)秘書的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平提出了更高的要求，高校教學(xué)秘書只有不斷學(xué)習(xí)，才能跟上時代發(fā)展，提高工作效率和管理水平。

4.心理調(diào)適能力。教學(xué)秘書日常教學(xué)工作任務(wù)繁多，同時要完成教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的行政工作，很容易產(chǎn)生疲憊倦怠，失去對工作的熱情和耐心，產(chǎn)生冷漠心理。同時，教學(xué)秘書的工作周期是以學(xué)期為單位，經(jīng)過幾個周期以后，重復(fù)著同樣繁雜的工作，容易出現(xiàn)急躁心理。此外，教學(xué)秘書接觸的對象是多層次、多角色的群體，個性、需求各有不同，如果處理的方式方法不對就有可能引起誤會，甚至埋怨、指責(zé)。因此，教學(xué)秘書需要具備較高的心理素質(zhì)水平和良好的心理平衡能力，在工作中，善于控制、調(diào)節(jié)自己的情緒，敢于直面工作的失誤或不足，懂得運用心理健康知識，及時排解工作中的心理壓力，這樣才能忍受工作中出現(xiàn)的種種誤解、委屈，做到任勞任怨，寵辱不驚。教學(xué)秘書還應(yīng)樹立正確的自我評價體系，保持積極進(jìn)取的人生態(tài)度，在工作中努力保持樂觀向上的心態(tài)，使自己不斷成熟起來。

（二）建設(shè)專業(yè)化的教學(xué)秘書隊伍

隨著高等教育改革的不斷深入，教學(xué)秘書專業(yè)水平、理念、能力以及對高等教育改革的認(rèn)識顯得尤為重要，因此，建立一支素質(zhì)高、工作強(qiáng)、作風(fēng)正的專業(yè)教學(xué)秘書隊伍顯得尤為重要。建設(shè)專業(yè)化的教學(xué)秘書隊伍，可從以下幾方面入手：

1.健全教務(wù)管理機(jī)構(gòu)，規(guī)范教學(xué)秘書工作。建立并規(guī)范一系列教務(wù)管理的基本制度，制定完善的教學(xué)秘書管理制度，明確工作責(zé)任及要求，細(xì)化教學(xué)秘書的工作任務(wù)和方法。學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)生人數(shù)、專業(yè)個數(shù)、教學(xué)建設(shè)等具體情況，完善教務(wù)管理人員的配置，在教學(xué)秘書的人員配備上做到合理，盡量杜絕“身兼數(shù)職”現(xiàn)象。

2.建立健全保障機(jī)制和競爭激勵機(jī)制。應(yīng)通過建立健全保障機(jī)制和競爭激勵機(jī)制，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍。通過合理的人員配備將教學(xué)秘書從繁重的事務(wù)性工作中解放出來，讓教學(xué)秘書有精力和時間提高自身素質(zhì)和改善工作方法，提高工作效率。學(xué)校還應(yīng)發(fā)揮考核和競爭激勵機(jī)制的導(dǎo)向作用，將教學(xué)秘書工作成效與個人實際工作量和貢獻(xiàn)結(jié)合起來，多勞多得，優(yōu)績優(yōu)酬。此外，對教學(xué)秘書職位進(jìn)行分類，提升隊伍層次，將職位管理目標(biāo)完成情況作為其職稱評定、晉級和評優(yōu)的依據(jù)，使教學(xué)管理者安心本職工作，吸引和留住優(yōu)秀教學(xué)管理人才，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊伍。

3.加強(qiáng)對教學(xué)秘書的培訓(xùn)。一是定期舉辦教務(wù)管理工作交流會，取長補(bǔ)短，拓寬教學(xué)秘書的知識面。二是鼓勵崗位進(jìn)修。鼓勵教學(xué)秘書通過崗位進(jìn)修學(xué)習(xí)，了解和熟悉所從事的工作業(yè)務(wù)；通過學(xué)習(xí)新的教育理念、現(xiàn)代教學(xué)管理方法，掌握最前沿的信息，將新的理念、方法運用到實踐中去；通過對管理學(xué)等知識的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高自身表達(dá)能力、組織能力。三是提供交流平臺。組織教學(xué)秘書參與其他高校的座談，開闊視野，拓寬工作思路，吸取先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗，提升服務(wù)質(zhì)量。

總之，高校教學(xué)秘書工作在高校教學(xué)管理中至關(guān)重要，教學(xué)秘書的素質(zhì)、能力、理念影響著教學(xué)管理水平，同時影響到人才培養(yǎng)的質(zhì)量。因此，教學(xué)秘書應(yīng)樹立正確的觀念，認(rèn)識到工作的重要性，以主人翁責(zé)任感投入到工作中去；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，形成教學(xué)秘書管理的有效機(jī)制，為教學(xué)秘書開創(chuàng)一定的發(fā)展空間與拓展平臺，使教學(xué)秘書在工作中能夠發(fā)揮出更大的潛能，為教學(xué)管理工作奉獻(xiàn)出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而有效促進(jìn)學(xué)校教學(xué)水平和教學(xué)管理水平的全面提升。

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（責(zé)編 王 一）