淺析社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理

摘要：養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保障工作的一個(gè)重要內(nèi)容。當(dāng)前社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在著對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理制度不夠健全，檔案硬件設(shè)施投入不足等一些問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，可以從加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入力度；加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，打造高素質(zhì)管理隊(duì)伍；健全規(guī)章制度，確保檔案管理規(guī)范、高效；提高技術(shù)支撐，實(shí)行檔案信息化管理等四個(gè)方面加強(qiáng)管理。

關(guān)鍵詞：社保處；養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案；管理

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專(zhuān)業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案具有涉及范圍廣、信息化要求高、保管期限長(zhǎng)和安全性要求高的特點(diǎn)。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是開(kāi)展養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作的重要依據(jù)，是養(yǎng)老保險(xiǎn)管理服務(wù)的延伸，是提高統(tǒng)籌層次的必要條件。我國(guó)社會(huì)保障工作正在向法制化、社會(huì)化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，是社會(huì)保障工作的一個(gè)重要方面，必然需要不斷完善創(chuàng)新。

一、當(dāng)前養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

一些單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案重要性的基本認(rèn)識(shí)，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的重要作用不夠重視。工作人員責(zé)任淡薄，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作處于被動(dòng)應(yīng)付的局面。由于認(rèn)識(shí)不到位，服務(wù)觀(guān)念不強(qiáng)，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求，造成檔案管理混亂，嚴(yán)格制約著養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案服務(wù)功能的正常發(fā)揮。

2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

由于負(fù)責(zé)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的人員往往是“半路出家”，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)“先天不足”且多數(shù)兼職，檔案管理未必是其工作的重心，由于平時(shí)工作任務(wù)繁雜，很少有時(shí)間參加專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，更沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)、補(bǔ)充和更新養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和其他相關(guān)技能，造成業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，使得材料填寫(xiě)不規(guī)范，一些科室的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行檔案歸檔、保存，缺乏最起碼的規(guī)范。

3.檔案管理制度不夠健全

盡管?chē)?guó)家已出臺(tái)一些檔案管理的法律、法規(guī)，但由于對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)規(guī)范化管理尚處于“初級(jí)階段”，更缺乏統(tǒng)一考核標(biāo)準(zhǔn)和上級(jí)的檢查、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，使得養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的制度不夠完善，事必會(huì)阻礙檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

4.檔案硬件設(shè)施投入不足

檔案室應(yīng)是管理規(guī)范、設(shè)備先進(jìn)，環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中出現(xiàn)了檔案室設(shè)備配置簡(jiǎn)陋、缺乏應(yīng)有的較先進(jìn)的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲(chǔ)、檢索設(shè)備，更談不上檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。隨著2012年“河北省養(yǎng)老保險(xiǎn)省級(jí)統(tǒng)籌管理信息系統(tǒng)”的試點(diǎn)試用，明顯暴露出了單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。如在實(shí)際的業(yè)務(wù)操作過(guò)程中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)電腦上不去內(nèi)網(wǎng)，電腦新系統(tǒng)程序無(wú)法正常運(yùn)行的現(xiàn)象，大大降低了工作人員的工作效率，也給檔案的利用帶來(lái)了諸多不便。

二、加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策措施

1.加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入力度

在全社會(huì)加大社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作宣傳力度，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會(huì)保障意識(shí)，加大對(duì)社保檔案工作的重視程度。積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)、尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的人員匱乏、資金短缺、設(shè)備老化等實(shí)際問(wèn)題，配備獨(dú)立的檔案室，加大硬件設(shè)施投入，保證軟、硬件安全運(yùn)行，為建設(shè)和完善社保檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

2.加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，打造高素質(zhì)管理隊(duì)伍

加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識(shí)面，在深入了解養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，不斷提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理水平。此外，還要認(rèn)真做好養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，使他們具有對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理的能力，成為既具備養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才。

3.健全規(guī)章制度，確保檔案管理規(guī)范、高效

依據(jù)國(guó)家頒發(fā)的《中華人民共和國(guó)檔案法》和《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等有關(guān)檔案的法律法規(guī)，根據(jù)檔案目標(biāo)管理要求，從社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)工作實(shí)際出發(fā)，修訂分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室主任、專(zhuān)兼職檔案員崗位職責(zé)，建立健全一整套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案移交制度》等，做到有章可循、規(guī)范管理，從而使我縣養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料實(shí)現(xiàn)集中、統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷(xiāo)毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲處罰等每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，使檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置更加明確，職責(zé)更加清晰；使檔案安全存放、科學(xué)利用、嚴(yán)守機(jī)密有了制度保障，為規(guī)范有序、科學(xué)高效地開(kāi)展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

4.提高技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

目前，我縣社保處正在試用“河北省養(yǎng)老保險(xiǎn)省級(jí)統(tǒng)籌管理信息系統(tǒng)”這一管理軟件，該系統(tǒng)對(duì)于社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)一些日常業(yè)務(wù)的辦理非?？焖?、便捷。為提高社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理水平，加快信息化進(jìn)程，筆者認(rèn)為應(yīng)建立三個(gè)系統(tǒng)：一是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，將參保單位和個(gè)人的所有相關(guān)信息輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用電子辦公軟件系統(tǒng)?，F(xiàn)通過(guò)“河北省養(yǎng)老保險(xiǎn)省級(jí)統(tǒng)籌管理信息系統(tǒng)”已基本實(shí)現(xiàn)。建立養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息庫(kù)，不但可以提高工作效率，而且還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)、分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便、系統(tǒng)的服務(wù)，使養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息資源得到最大限度的開(kāi)發(fā)利用；二是電子檔案檢索系統(tǒng)，把能公開(kāi)的信息制作成電子檔案，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制作和維護(hù)，其他單位和個(gè)人只能查閱無(wú)法更改；三是網(wǎng)絡(luò)利用系統(tǒng)，應(yīng)與其他管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)界定密級(jí)，設(shè)定密碼和身份認(rèn)證，限定使用權(quán)限的辦法，進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)加密，實(shí)行信息共享的同時(shí)能確保養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的安全，處理好保密與利用的關(guān)系，提高信息利用的效率。實(shí)現(xiàn)社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)支付，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。開(kāi)通社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息中心的網(wǎng)站，這樣輸入自己的養(yǎng)老保險(xiǎn)編號(hào)就可以查詢(xún)到自己的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等所有的工作環(huán)節(jié)。

總之，要保證養(yǎng)老保險(xiǎn)乃至整個(gè)社會(huì)保險(xiǎn)工作的積極發(fā)展，強(qiáng)化社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理服務(wù)職能，增強(qiáng)服務(wù)手段，切實(shí)保障國(guó)家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益，就必須不斷提高社保處養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理水平。

Social Endowment Insurance， the Authors in the Archives Management

ZHANG Jian-jun

Abstract： In the social endowment insurance archives management work， social secuuaICNnF+uCzKbSHRm7XrCg==rity work is an important content. The current social endowment insurance in the archives management work has a endowment insurance archives management understanding the importance of not enough， the file management personnel quality is uneven， the file management system is not perfect， archives hardware facilities， such as insufficient investment in some problems. Aiming at these problems， can strengthen the propaganda， the leadership from for attention， increase investment， To strengthen the file management personnel training， make high quality management team； Improve the rules and regulations， and ensure that the archives management standard， high efficiency； Improve the technical support， the file information management and so on four aspects to strengthen social security place endowment insurance archives management.

Key words： social security place； endowment insurance； file； management