衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)狀及改進措施探析

張華

摘 要：本文從鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作的實際情況出發(fā)，簡要分析了其目前所存在的主要問題，并結(jié)合工作經(jīng)驗提出了相應(yīng)的改進措施，希望能為廣大鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員帶來一定的工作參考。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院;檔案管理;現(xiàn)狀;改進措施

近年來，為了提高我國醫(yī)療體系的整體水平，國家針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的投入和支持不斷擴大，并推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在醫(yī)療水平、行政管理方面進入了全新階段。檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，為了滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展趨勢，檔案管理工作必須做到與時俱進，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展實現(xiàn)同步。

1 現(xiàn)狀分析

檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理的基礎(chǔ)組成部分，檔案管理質(zhì)量將在一定程度上決定著整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的具體運轉(zhuǎn)情況。現(xiàn)階段，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在檔案管理方面存在著明顯的不足之處和缺陷，其主要體現(xiàn)在缺少管理意識、技術(shù)落后以及管理體系不完善等多個方面。從某種角度來看，檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展歷史，是其發(fā)展過程中的主要“記錄者”，完善的檔案資料不僅有利于提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)療衛(wèi)生水平，同時也能夠為后續(xù)的發(fā)展方向提供建議。

1）管理意識問題。隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提高，人民群眾對于健康問題的關(guān)注度也隨之增加，無論是醫(yī)院還是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院均需要面臨較大的工作壓力，從而導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案資料數(shù)量逐漸增多。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院與醫(yī)院有著一定的差異性，其主要體現(xiàn)在醫(yī)療水平、服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容等多個方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的日常管理重心主要集中在行政層面上，而對于檔案管理的重視程度相對較低，甚至個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院僅僅是實現(xiàn)檔案資料的收集和整理，并不懂得如何利用檔案，如何發(fā)揮檔案資料的最大價值。正是因為檔案管理意識的匱乏，才最終造成了不重視檔案管理工作的現(xiàn)狀。[1]

2）技術(shù)落后問題。隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷應(yīng)用和普及，檔案管理工作也迎來了全新的發(fā)展契機。在電子檔案誕生的初期階段，越來越多的醫(yī)院開始逐步優(yōu)化檔案管理方式和檔案管理體系，并配備了相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。在全新的檔案管理形式下，檔案管理工作對于管理人員的技術(shù)要求不斷提高，尤其是需要檔案管理人員掌握一定的計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，否則無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求。但在實際當中，由于人才的不足和匱乏，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理技術(shù)長期處于落后的狀態(tài)當中，甚至個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院存在著軟硬件設(shè)施不足，檔案管理房間不適用檔案管理需求的現(xiàn)狀。與發(fā)展較快的醫(yī)院不同，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理方式依然以傳統(tǒng)管理為主，檔案類型也以紙質(zhì)檔案為主，盡管鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院已經(jīng)配備了計算機設(shè)備，但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化依然需要較長的時間。[2]

3）管理制度問題。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在檔案管理制度方面的弊端不容忽視。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院并未根據(jù)檔案管理工作的開展趨勢而對管理制度進行適當?shù)恼{(diào)整和優(yōu)化，依然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，從而導(dǎo)致檔案資料的儲存和開發(fā)受到了較大的限制和影響，檔案資料的價值無法得到真正的體現(xiàn)。此外，當檔案管理制度存在問題時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案資料隨時面臨著丟失和損壞的風(fēng)險性，尤其是在新型農(nóng)村合作醫(yī)療開展的背景之下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要處理的病例檔案數(shù)量越來越多，其在檔案管理制度方面的弊端也愈發(fā)明顯。若鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院沒有及時實現(xiàn)管理制度的更新和升級，檔案管理工作將失去基本的秩序性，最終造成檔案管理混亂的局面。

4）管理人員問題。從某種角度來看，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作存在諸多問題的主要原因在于檔案管理人員自身，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)將影響到檔案管理工作的綜合質(zhì)量。要想從根本上創(chuàng)新檔案管理方式、改進檔案管理體系，就必須具有專業(yè)的檔案管理人才，而人才匱乏則是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院目前所存在的主要原因。從實際情況來看，多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員并未經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，其一般為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院行政人員，甚至個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院沒有設(shè)置專屬的工作崗位，由一般的行政人員或醫(yī)護人員兼職負責檔案管理工作。近年來，為了提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)護水平和綜合實力，全國各地的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院均需要定期派遣人員前往上級單位進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，其一般為普通醫(yī)護人員，檔案管理人員則不會參與其中，且在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院自身缺乏人才培養(yǎng)方式的基礎(chǔ)上，人才匱乏的局面將會保持較長的

時間。

2 改進措施

1）提高檔案管理人員的思想意識。個體的主觀思想意識將對工作狀態(tài)和工作質(zhì)量造成直接的影響。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理人員需要明確認識到思想意識的重要價值，不斷提高對于檔案管理工作的重視程度，將更多的精力和熱情投入到工作當中，不斷追求工作創(chuàng)新，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理質(zhì)量的持續(xù)提高。檔案管理人員需要從鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作現(xiàn)狀出發(fā)，不僅要完成檔案收集、分類和整理等基本工作，更要為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的醫(yī)護人員提供便捷化的檔案資料查詢體系，鼓勵醫(yī)護人員應(yīng)用檔案資料，為臨床醫(yī)療活動的開展帶來一定的引導(dǎo)作用。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理者需要給予檔案管理相應(yīng)的重視，不僅要將工作重點集中在行政管理和業(yè)務(wù)開展方面，不僅要給予檔案管理工作一定的支持，更要鼓勵全體工作人員配合檔案管理工作的開展，爭取實現(xiàn)檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)的同步規(guī)劃和進步。[3]

2）完善檔案管理制度。檔案管理人員需要從鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的現(xiàn)狀出發(fā)，對現(xiàn)有的管理制度進行分析和研究，及時發(fā)現(xiàn)其不足之處和短板，并通過調(diào)整檔案管理制度的方式來實現(xiàn)優(yōu)化。在這一過程當中，檔案管理人員應(yīng)當針對不同的工作內(nèi)容而采取相應(yīng)的措施，完善留檔、建檔、歸檔、保管、借閱、移動、保密和銷毀標準，確保每一項工作均能夠有所依據(jù)。在檔案管理條例的約束之下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作質(zhì)量勢必進入全新的發(fā)展階段。[4]

3）優(yōu)化技術(shù)條件。實踐證明，先進、豐富的軟硬件條件是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理水平的有效方式。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院方面首先需要針對時代發(fā)展的趨勢，為檔案管理部門配備相應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，同時要培養(yǎng)軟硬件設(shè)施的維護人員，提高自身的維護水平。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應(yīng)當重視對于大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息庫技術(shù)的應(yīng)用，同時要優(yōu)化檔案查閱模式，為醫(yī)護人員查閱檔案提供便捷。

4）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要為檔案管理人員制定完善的培養(yǎng)策略，為其提供學(xué)習(xí)和提高的機會。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院可以通過進修學(xué)習(xí)的方式讓檔案管理人員前往上級單位進行觀摩學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)工作方式，更要學(xué)習(xí)工作思維。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要重視人才的引入，優(yōu)先選擇具有相關(guān)學(xué)習(xí)經(jīng)歷和從業(yè)經(jīng)驗的人才，保證人才供給的充足性。最后，檔案管理人員需要樹立終身學(xué)習(xí)理念，主動學(xué)習(xí)、主動進步，不斷在實踐過程中提高自己。[5]

3 結(jié)語

綜合來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在檔案管理方面存在著明顯的不足之處，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要辯證看待這一客觀事實，結(jié)合自身的實際情況，找準問題的原因，采取相應(yīng)的改進措施，提高自身的檔案管理水平，打造一支專業(yè)化、高水平的檔案管理隊伍。

參考文獻

[1]王述寅，張良.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作存在的問題與對策探析[J].經(jīng)營管理者，2015（22）：279.

[2]所敏.中心衛(wèi)生院檔案管理工作的現(xiàn)狀和與發(fā)展策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：202.

[3]羅志勇.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策[J].才智，2012

（26）：333.

[4]申明高.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析和未來設(shè)想[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：158-159.

[5]表福龍.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)狀及改進措施研究[J].健康必讀，2019（4）：233-234.