CC公司基于SAP的銷售環(huán)節(jié)內部控制案例研究

摘要：本文以某柴油機制造企業(yè)（文中簡稱CC公司）為背景進行研究，CC公司為一家股份有限公司，其業(yè)務規(guī)模遍及全國，銷售業(yè)務往往又是制造業(yè)公司中最為關鍵和最具風險的步驟之一，故而在一定程度上反映出該流程內部控制環(huán)境的新變化，并由此分析出該環(huán)節(jié)內部控制需要注意的新要點、新問題。

關鍵詞：內部控制，SAP系統(tǒng)，銷售環(huán)節(jié)

一、SAP系統(tǒng)使CC公司銷售業(yè)務處理發(fā)生的變化

SAP系統(tǒng)實施以后使CC公司銷售業(yè)務的執(zhí)行效率和準確性都有了一定水平的提升，比較突出的有以下三個方面。

（一）銷售訂單和合同管理

SAP系統(tǒng)實施前CC銷售訂單的處理流程憑借詢價、定價、下單、簽約、制作發(fā)貨單據，核定客戶財務狀況，發(fā)貨并收款等等這一系列流程，需要大量的人工操作，存在跨部門的業(yè)務聯(lián)系，不但效率不高，出錯的可能性也會因此加大。長此以往會使客戶管理偏離要點，也不利于企業(yè)的市場開發(fā)。

在SAP 實施后，首先，簡化了客戶進行分類使得被歸類的關鍵客戶和經銷商的流程。從而使得有些客戶的銷售訂單的內容就無需重新商議，可直接進行操作。再而，銷售合同可以在確認銷售訂單后由系統(tǒng)自動生成，直接根據電子化審批系統(tǒng)，將反饋發(fā)回給客戶。由計算機自動完成，速度進程非?？?，極大地提高了銷售公司的業(yè)務執(zhí)行效率。最后，系統(tǒng)根據客戶的信用等決定是否生成發(fā)貨單進行發(fā)貨。

（二）倉儲管理

SAP系統(tǒng)實施前CC公司先由倉庫管理人員依據單據及發(fā)貨的實際情況，及時制作流水帳，并定時盤點，與實際相核實，與此同時上報公司核查，但如遇收發(fā)貨物數(shù)量較多時會帶來一定的困擾。但自從SAP 系統(tǒng)上線后，問題得到了顯著的改善。

首先，庫管人員從SAP 系統(tǒng)中直接獲取更加詳細和準確的收發(fā)貨信息。在收發(fā)貨完成后直接在系統(tǒng)內進行確認，系統(tǒng)便會自動更改數(shù)據。其次，系統(tǒng)自動的貨物倉位管理，方便查找，進而提高了效率。最后，系統(tǒng)會自動通過SAP系統(tǒng)核對實際與系統(tǒng)內庫存差異，還提供了庫存預警功能，如是否有足夠的貨物滿足發(fā)貨要求，這是人工管理很難做到的，使倉儲成本明顯降低，倉儲管理效率大幅提升。

（三）財務控制

在SAP實施前，CC公司使用的是金蝶財務軟件，并沒有參與到銷售過程中。

SAP系統(tǒng)實施后，銷售模塊和財務模塊實現(xiàn)了集成管理，使信息能夠在兩個模塊同步顯現(xiàn)。首先，銷售部門在建立銷售訂單時就能夠通過系統(tǒng)實時查詢到該客戶的最新信用狀況，以確定合同條款。

二、SAP環(huán)境下銷售環(huán)節(jié)內部控制的潛在風險

通過對CC公司銷售業(yè)務處理過程的描述可以從銷售業(yè)務發(fā)生過程的角度將其分隔成四個大方向的環(huán)節(jié)，分別是銷售形成、供貨、銷售退回和回收賬款環(huán)節(jié)。相應的，也從這四個環(huán)節(jié)的潛在風險入手加以分析。

（一）銷售形成環(huán)節(jié)內部控制風險分析

此環(huán)節(jié)包括接受顧客訂單，根據商品價格、限定的賒銷額度以及庫存數(shù)量等信息進行訂單的審批。一旦接受了訂單就意味著企業(yè)已經開始承擔起了對客戶的承諾，那么就必須按照訂單及合同的要求完成供貨的行為，否則將承擔相應的經濟責任。這個過程當中需要注意客戶的信用水平，公司的賒銷政策，以及庫存現(xiàn)狀。若接受了企業(yè)生產和庫存無法滿足的訂單，或所接受的訂單不符合企業(yè)的價格標準，最后公司將可能由于無法按時交貨或所收貨款無法彌補成本而承受巨大的經濟損失。

（二）供貨環(huán)節(jié)內部控制風險分析

如果說基礎數(shù)據的管理和理性接受訂單是前端控制，那么發(fā)貨環(huán)節(jié)則是中間部分的控制，支撐著銷售過程的實質性環(huán)節(jié)。首先要按照客戶的要求保證發(fā)出正確的貨物種類和數(shù)量。其次要選擇信譽好的貨物公司，保證貨物安全、及時送達目的地，避免運輸過程出現(xiàn)貨物丟失或延遲到貨的現(xiàn)象，進而避免客戶與企業(yè)的銷售爭議，以及由此導致的銷售款項不能收回的問題。

（三）銷售退回環(huán)節(jié)內部控制風險分析

企業(yè)售出的商品可能由于質量問題或其他原因發(fā)生銷售退回的現(xiàn)象。退貨環(huán)節(jié)控制不力，可能會因為退貨申請情況不屬實或退貨金額和銷售折讓不合理而使企業(yè)蒙受經濟損失。在退貨過程中，嚴格審批退貨通知單是最關鍵的，這是辦理和記錄銷售退回和折讓的依據。

（四）回收賬款環(huán)節(jié)的新風險

CC公司作為面向全國銷售柴油機的制造業(yè)大公司，其應收賬款的數(shù)額是非常大的。而公司的現(xiàn)狀是除了部分零售業(yè)務是先付款后交貨的情況外，其他的經銷業(yè)務以及代理商銷售業(yè)務都是先交貨后付款，分期回籠應收賬款的。因此，在銷售環(huán)節(jié)必須則要做好客戶的信用審核與維護，SAP系統(tǒng)也會對每筆訂單的回款情況進行實時的監(jiān)控與自動提示催收到期的應收賬款。

四、SAP環(huán)境下CC公司銷售環(huán)節(jié)內部控制的成功經驗

（一）針對控制環(huán)境，轉變管理理念

首先，CC公司SAP軟件是由公司高層帶領實施的，決策層會充分認識到ERP系統(tǒng)所包含的管理思想的本質，找出存在問題，培養(yǎng)出一支對ERP系統(tǒng)的擁有充分實戰(zhàn)經驗的高素質隊伍。同時，ERP系統(tǒng)的成功實施也離不開企業(yè)全體員工的共同努力，幫助企業(yè)在加強員工培訓的基礎上，朝著高效、專業(yè)的方向發(fā)展，從思想上對ERP系統(tǒng)有正確的認識。

（二）將ERP系統(tǒng)內的授權嚴格定義

由于ERP信息系統(tǒng)是依靠單一的數(shù)據庫來確保其高度集成性，往往會遭受來自于系統(tǒng)外部的攻擊，這些帶有目的性的攻擊往往給企業(yè)帶來重創(chuàng)，危害著企業(yè)的方方面面。因而，對ERP信息系統(tǒng)的使用必須經過授權。故而在ERP權限管理：如改寫，訪問的設制上需遵循內部控制原則：如崗位分離，相互牽制，全面控制等。

（三）注重信息安全的維護

對于一個信息化的企業(yè)來說，網絡信息安全不是僅僅依靠技術就能解決的，也需要從意識、法制等方面進行完善?？v觀今年的計算機安全事件，其原因還是由于用戶的意識薄弱，相關法律法規(guī)的不完善，制度執(zhí)行的不到位所導致。因而必須將管理與技術緊密結合在一起，切實完善安全方案機制，與時俱進，制定適合企業(yè)發(fā)展壯大的整體性策略。

六、研究總結

SAP系統(tǒng)的應用確實使銷售環(huán)節(jié)的管理更加高效、準確、便捷，但同時也給企業(yè)帶來了許多新的問題和挑戰(zhàn)。本文從銷售環(huán)節(jié)入手，對ERP環(huán)境下的內部控制進行研究，更細致也更有針對性。也希望通過對銷售環(huán)節(jié)內部控制的研究，為其他重要環(huán)節(jié)的管控帶來一些有價值的提示。