淺議校方在數(shù)字化校園建設(shè)中的項目管理思想

【摘要】本文從近年各類學(xué)校迅速推進(jìn)的數(shù)字化校園建設(shè)工作出發(fā)，以項目管理的理念闡述了對學(xué)校（甲方）在數(shù)字化校園建設(shè)過程中所必須重視的若干要點，以便能在資源有限的情況下，以系統(tǒng)的觀點、方法和理論，分階段地有序推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，把這項龐大的高科技系統(tǒng)工程做好。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園項目管理質(zhì)量協(xié)調(diào)

【中圖分類號】TP393.1【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1674－4810（2012）11－0171－02

一 引言

一直以來，教育都是推動歷史前進(jìn)的車輪，而在新的信息時代下，網(wǎng)絡(luò)則成為推動歷史前進(jìn)的另一個車輪。教育與網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合，是信息化時代下的必然結(jié)果，數(shù)字化校園的建設(shè)已成為當(dāng)下的熱門話題。

在新時代下，數(shù)字化校園不應(yīng)僅僅是教育資源的信息化，而應(yīng)該是為學(xué)校師生甚至是社會大眾提供一個全新的育人環(huán)境，包括教育教學(xué)方式、工作和思維方式，都應(yīng)充滿便利、豐富、全面、高效和人性化的內(nèi)涵，真正的數(shù)字化校園應(yīng)該體現(xiàn)高品質(zhì)的教育管理和服務(wù)理念。

但是，長期以來我們面臨著一系列的問題：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平低、投入不足、重建設(shè)輕應(yīng)用、技術(shù)力量薄弱、統(tǒng)籌規(guī)劃不夠、數(shù)據(jù)冗余或缺失、數(shù)據(jù)分析能力弱、重復(fù)建設(shè)多、更新維護(hù)意識缺乏……隨著IT技術(shù)的迅猛發(fā)展，系統(tǒng)集成越來越復(fù)雜，數(shù)字化校園建設(shè)項目也自然涉及越來越多的方面，規(guī)模日益龐大，功能日益復(fù)雜，那么以往簡單地成立一個工作小組或交由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心全權(quán)處理的工作方法就不適應(yīng)新時代的要求了，它勢必要求學(xué)校應(yīng)用系統(tǒng)的項目管理思想，從戰(zhàn)略上保證數(shù)字化校園的建設(shè)、應(yīng)用和管理工作，讓數(shù)字化校園真正體現(xiàn)它應(yīng)有的價值。

二 項目管理思想

項目管理（Project Management）是第二次世界大戰(zhàn)后發(fā)展起來的重大管理新技術(shù)之一，它是指項目的管理者在有限的資源約束下，應(yīng)用系統(tǒng)的觀點、方法和理論對項目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。即從項目的投資決策開始到項目結(jié)束的全過程進(jìn)行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評價，以實現(xiàn)項目的目標(biāo)。

目前，信息系統(tǒng)項目管理的概念更多是一些規(guī)模較大的軟件企業(yè)中得到重視，它們在實施大型項目時運用項目管理理念，能夠較好地協(xié)調(diào)各部門的工作，保證質(zhì)量和進(jìn)度，降低成本，提高效益。在信息系統(tǒng)項目管理理念中包含九大管理范疇，分別是：整體管理、范圍管理、時間管理（進(jìn)度管理）、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理和采購管理，在每一個管理范疇中都嚴(yán)格地規(guī)定了各階段的輸入內(nèi)容、工具和技術(shù)，以及輸出內(nèi)容，同時對每一個環(huán)節(jié)都做了時間和成本的預(yù)估，從而得到關(guān)鍵路徑，即整個項目需要的總時間。在項目實施的過程中，任意一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)異常，包括范圍的變動、成本或進(jìn)度與計劃不一致、人員的流動、技術(shù)或政策出現(xiàn)變數(shù)等，都要再次進(jìn)行評估，再依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（Standard Operation Procedure）進(jìn)行控制，這樣才能保證復(fù)雜的信息系統(tǒng)保質(zhì)、保量完成。

三 校方在數(shù)字化校園建設(shè)中的工作

對于高等院校，一般來說并不缺乏數(shù)字化校園建設(shè)方面的技術(shù)人員，但對于中職或中小學(xué)校來說，這方面就相對薄弱。雖然在數(shù)字化校園建設(shè)上要求可能沒有高等院校那么高，但基本上類似，所以對中職、中小學(xué)校的數(shù)字化校園建設(shè)，更應(yīng)該引起足夠的重視，否則花費大量的資金和時間建設(shè)的數(shù)字化校園工程，最終很可能成了食之無味、棄之可惜的“雞肋”。

1．?dāng)?shù)字化校園建設(shè)工作的定位

首先，學(xué)校高層要理解數(shù)字化校園的建設(shè)工程關(guān)系到學(xué)校整體的管理方式和工作理念，它在戰(zhàn)略層面上會影響學(xué)校工作，對全校所有的人員都產(chǎn)生影響，甚至包括與學(xué)校相關(guān)的政府部門、合作企業(yè)、學(xué)生家長。所以，學(xué)校切勿把數(shù)字化校園的建設(shè)等同于搭建一個校園網(wǎng)甚至只是建一間機房那么簡單，除了資金和時間的因素外，最關(guān)鍵的還是人的因素，包括技術(shù)上的和思想認(rèn)知上的。

數(shù)字化校園的建設(shè)，對于多數(shù)中職、中小學(xué)校來說都需要學(xué)校最高決策者親自協(xié)調(diào)工作，因為它不可避免地涉及學(xué)校中幾乎所有的部門，尤其是資金的使用和人員的調(diào)配。所以，學(xué)校在數(shù)字化校園立項之初，就要認(rèn)識到這個項目的重要性，擺正位置，要對全體師生做好思想動員工作，集全體師生的智慧，共同參與建設(shè)。

2．校方機構(gòu)和人員的設(shè)置

對于多數(shù)的學(xué)校來說，數(shù)字化校園工程都有自己的特色，不會與其他學(xué)校有完全一樣的要求，從這個意義上講，每一所學(xué)校的數(shù)字化校園的建設(shè)都是與眾不同的，所以，只有甲（學(xué)校）乙雙方默契配合、高效溝通、精誠合作，才可能將這項工作做好，否則，不是出現(xiàn)大量的資金和時間上的浪費，就是工程到了驗收時才發(fā)現(xiàn)問題層出不窮，不僅彼此在資源上浪費、合作不愉快，而且最痛苦的事是做出來的成果成了“雞肋”。

校方應(yīng)該與乙方配合，成立一個項目組，由專人負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)人可以認(rèn)為是學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)項目的項目主管或項目經(jīng)理，他應(yīng)該得到充分的授權(quán)，并且他應(yīng)該具備足夠的組織能力、技術(shù)能力和廣闊的眼界，并對學(xué)校整體上管理和運行程序了如指掌，他還應(yīng)能夠承擔(dān)起學(xué)校決策層了解新技術(shù)帶來的風(fēng)險和機遇的說道者角色，畢竟多數(shù)的校領(lǐng)導(dǎo)并不能對技術(shù)上的細(xì)節(jié)做足夠的了解。

在校方成立的項目組成員中，應(yīng)該包括主要職能部門的領(lǐng)導(dǎo)，以及各種崗位的教職工代表，當(dāng)然還有若干IT技術(shù)骨干，他們分別為數(shù)字化校園建設(shè)的需求、實現(xiàn)提出意見，并在實施過程中隨時參與質(zhì)量把關(guān)。

3．全方位保障措施

很明顯，數(shù)字化校園是一項消耗大量資金的項目，因此資金方面要有充分的保障。學(xué)校要根據(jù)自身的財力來規(guī)劃數(shù)字化校園的建設(shè)進(jìn)程，對每項需求要有充分的調(diào)研，切勿一味地貪圖全功能、高要求。如果資金不充裕，應(yīng)分步實施，但是對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，則一定要規(guī)劃好，盡量全面，以備今后二期、三期工程能順利實施，防止后期工程進(jìn)行時出現(xiàn)重建的弊端。規(guī)劃是整個數(shù)字化校園項目的重中之重，它直接決定了整個項目的成敗。

數(shù)字化校園的建設(shè)將是一項長期的工程，在建設(shè)過程中，學(xué)校方面眾多職能部門都將被要求參與項目的實施，每個部門都應(yīng)該提供沒有歧義的需求說明，且符合學(xué)校總體的需求，因此需要學(xué)校各部門都應(yīng)該為數(shù)字化校園建設(shè)工作提供全方位的支持，如果出現(xiàn)工作上的沖突，則需要由項目組負(fù)責(zé)人或者學(xué)校最高決策者給予協(xié)調(diào)。

4．全程跟蹤和反饋機制

項目的實施過程中難免會出現(xiàn)各種偏差甚至錯誤，造成這種偏差原因有很多，多數(shù)是由于甲乙雙方溝通和理解上存在偏差引起的，也可能是由于臨時需求的更改或政策的變動引起的。項目的實施過程中，越早發(fā)現(xiàn)問題，其修正的代價就越低，一旦到了項目后期，甚至到了驗收時才發(fā)現(xiàn)，那么修正的代價就非常大，甚至?xí)绊懻麄€項目的質(zhì)量，如果乙方在質(zhì)量控制和變更控制流程中沒有嚴(yán)格執(zhí)行的話，那么整個項目的質(zhì)量就存在極大的安全隱患，勢必給校方今后的運行埋下禍端。因此，從校方自身的利益出發(fā)，也應(yīng)該組織不同崗位的教職工，以及學(xué)生代表甚至校外的家長、企業(yè)代表等項目干系人，積極參與到乙方的項目實施過程中，特別是在需求調(diào)研階段和項目各階段測試、總裝測試等環(huán)節(jié)，如果有可能，還要在技術(shù)上共同參與，這樣整個項目的質(zhì)量才能得到切實的保證。

其次，數(shù)字化校園作為全校性的綜合型項目，與校內(nèi)師生人人相關(guān)，務(wù)必創(chuàng)設(shè)一種氛圍，讓全校師生了解數(shù)字化校園的建設(shè)進(jìn)展。學(xué)校應(yīng)該在醒目的地方宣傳、公布項目進(jìn)展，做到人人皆知，人人皆有機會觸摸到本校數(shù)字化校園的建設(shè)脈搏，并且能以適當(dāng)?shù)姆绞?，例如圖文、實物甚至親自操作或測試已經(jīng)完成的部分，這樣做的目的，既是一種工作上的反饋，又提高了眾人的參與程度，同時也是一種循序漸進(jìn)地應(yīng)用培訓(xùn)過程，因為數(shù)字化校園項目一般都比較龐大，待到驗收通過投入使用后再去培訓(xùn)，涉及的業(yè)務(wù)范圍和相關(guān)人員就非常廣而雜，培訓(xùn)工作很難開展，僅在應(yīng)用前集中培訓(xùn)效果一般都很難令人滿意，所以應(yīng)該在建設(shè)階段就要將培訓(xùn)工作納入其中，同時也是收集用戶使用意見的一種有效途徑，待校方議定后經(jīng)過正式渠道反饋給乙方，及時地在建設(shè)過程中予以修正，又是保證整個項目質(zhì)量的重要手段之一。

四 數(shù)字化校園的管理制度

向管理要效益。管理，已經(jīng)成為現(xiàn)階段各個部門效益之爭的重要因素，有了良好的工具，還必須輔以高效的管理，工具才能發(fā)揮出其最大的作用。

所以，校方在數(shù)字化校園的建設(shè)過程中，就應(yīng)該同時制訂系統(tǒng)的管理細(xì)則，做到職責(zé)到崗，可操作性強，可量化，既要有規(guī)定，又要有獎懲措施。制度要體現(xiàn)“金魚缸法則”（公開、透明）和“熱爐法則”（威懾、公平、獎懲及時），并要及時地根據(jù)工作情況進(jìn)行必要的修正，保證各個環(huán)節(jié)適應(yīng)數(shù)字化工作的要求，保證系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)正確、完整、有效、實時、規(guī)范，保證有專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊對數(shù)字化校園軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行有效維護(hù)并形成工作記錄，加上必要的資金支持，以便于實施可持續(xù)的更新和改進(jìn)工作，讓數(shù)字化校園工程長久地保持在一個良性軌道上運行，為學(xué)校的教學(xué)、管理工作的高效益奠定良好的基礎(chǔ)。

數(shù)字化校園作為一個綜合型的信息化建設(shè)工程，校方一定要認(rèn)識到它不止是資金的問題、時間的問題、技術(shù)的問題、工作模式的問題，而更重要的是人力資源的問題、思想的問題、管理的問題。只有每一個崗位、每一個環(huán)節(jié)都嚴(yán)格地按照項目管理的理念去執(zhí)行，嚴(yán)格地按照PDCA循環(huán)去規(guī)范操作、高效溝通、持續(xù)改進(jìn)、把控質(zhì)量，才可能把數(shù)字化校園建設(shè)好、應(yīng)用好。

參考文獻(xiàn)

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［3］顧瑞、張珍義等.數(shù)字化校園建設(shè)問題分析及對策研究［J］.福建電腦，2008（3）：62～63

〔責(zé)任編輯：高照〕