應(yīng)用型本科院校招標(biāo)檔案管理探析

摘要：隨著高等院校的迅速發(fā)展，檔案管理工作愈加重要。提高檔案管理的水平，更好地發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能是做好檔案管理工作的重要措施。本文結(jié)合本學(xué)院及自身工作實(shí)際，探討招標(biāo)檔案管理規(guī)重要性。

關(guān)鍵詞：應(yīng)用型本科院校；檔案管理；招標(biāo)檔案管理

檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案是高校辦學(xué)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄；是學(xué)校發(fā)展過程的歷史見證；是規(guī)范各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。

一、認(rèn)識(shí)招標(biāo)檔案管理的重要性

招標(biāo)檔案管理是我的工作內(nèi)容之一，從對(duì)檔案管理的陌生到熟悉，是對(duì)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)的過程，也是自身工作能力提高的過程。我的工作主要是學(xué)院招投標(biāo)采購，為能夠保證招標(biāo)檔案完整保存，真實(shí)記錄每一次招標(biāo)采購工作內(nèi)容，必須了解如何管理檔案。經(jīng)過專門的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和實(shí)踐，我知道了招標(biāo)檔案是學(xué)院的重要財(cái)富，與學(xué)院發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，是學(xué)院歷史事件的見證，可使我們“前見古人，后見來者”。

二、招標(biāo)檔案管理主要內(nèi)容

在招標(biāo)采購工作過程中，每個(gè)項(xiàng)目的材料都是招標(biāo)工作實(shí)施過程的真實(shí)記錄。招標(biāo)檔案管理工作就全面、系統(tǒng)的收集、整理在招標(biāo)采購工作中形成的各種資料。

由于招標(biāo)采購工作模塊化、程序化操作，形成固定的招標(biāo)檔案材料，主要包括申請(qǐng)部門的請(qǐng)購單、標(biāo)底、合同樣稿，招標(biāo)采購辦公室制定的招標(biāo)文件（包括招標(biāo)文件修改通知）、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件出售記錄、潛在投標(biāo)單位聯(lián)系方式、招標(biāo)項(xiàng)目技術(shù)和商務(wù)要求變更通知，招標(biāo)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)使用的投標(biāo)人簽到表、評(píng)委會(huì)使用的投標(biāo)文件與資質(zhì)審核記錄、投標(biāo)單位報(bào)價(jià)單，定標(biāo)后評(píng)委會(huì)成員簽署的評(píng)標(biāo)結(jié)果會(huì)簽單、中標(biāo)單位簽署的中標(biāo)承諾書、使用部門復(fù)核合同、簽署的正式合同、投標(biāo)單位的投標(biāo)文件及其他相關(guān)材料。

按照過程化管理方式，對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目收集的材料按招標(biāo)檔案材料和投標(biāo)檔案材料進(jìn)行分類管理，主要目的在于保證檔案材料的完整性、便捷性，既有利于查閱，又保證招標(biāo)檔案內(nèi)容完整有效。

三、學(xué)習(xí)招標(biāo)檔案管理

檔案是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作，檔案管理人員肩負(fù)著重要管理職責(zé)。

我第一次接觸、整理招標(biāo)檔案時(shí)，面對(duì)眾多招標(biāo)材料，腦子一片空白，什么也不懂，怎么辦？偉大領(lǐng)袖毛主席曾說過：“從戰(zhàn)爭(zhēng)中學(xué)習(xí)戰(zhàn)爭(zhēng)”。我在檔案管理工作過程中學(xué)習(xí)檔案管理，是有效做好招標(biāo)檔案管理工作重要措施。首先是學(xué)習(xí)和熟悉《中華人民共和國(guó)檔案法》基本內(nèi)容，了解自身從事工作的主要內(nèi)容；其次通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》相關(guān)要求，探索符合本院實(shí)際要求的檔案管理方法。

信息化時(shí)代發(fā)展要求檔案管理工作要緊跟時(shí)代步伐，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。招標(biāo)檔案信息化建設(shè)過程中，根據(jù)國(guó)家電子檔案管理辦法規(guī)定，對(duì)招標(biāo)采購的電子文件，包括掃描件進(jìn)行信息存儲(chǔ)，形成與紙質(zhì)招標(biāo)檔案材料相對(duì)應(yīng)的電子檔案。首先，結(jié)合我在招標(biāo)檔案管理工作中實(shí)際情況，將以往招標(biāo)檔案逐一建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的有效對(duì)接；其次，把實(shí)體性招標(biāo)檔案資料目錄輸入計(jì)算機(jī)，在形成電子檔案目錄，這樣有利于招標(biāo)檔案的查閱和利用，并有利于目錄信息和全文信息的有效管理；第三，認(rèn)真核實(shí)電子檔案目錄與實(shí)體目錄，確保不出現(xiàn)任何紕漏。

在學(xué)院檔案室專業(yè)老師的指導(dǎo)下，逐步熟悉歸檔范圍、分類、檔案整理、裝訂等程序。經(jīng)過實(shí)踐工作與理論學(xué)習(xí)的結(jié)合，增強(qiáng)了自身檔案管理意識(shí)，提高了自身檔案管理能力。

四、提升檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作是歷來處于高校管理工作邊緣化的地位，很多人也認(rèn)為檔案管理工作無非就是把材料收集全、裝訂好、不丟失，需要查閱時(shí)能找到就可以，檔案管理工作很輕松，沒有實(shí)質(zhì)性的技術(shù)要求，任何人從事檔案管理工作都可以勝任。但是在實(shí)際檔案管理工作過程中，我發(fā)現(xiàn)檔案管理并是簡(jiǎn)單、輕松的體力勞動(dòng)，進(jìn)行檔案管理過程中，需要有耐心、有恒心、有信心，耐得住寂寞、耐得住枯燥、耐得住別人不重視，對(duì)待每一份檔案材料必須要有高度的責(zé)任感和使命感，要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)學(xué)校負(fù)責(zé)、對(duì)自己負(fù)責(zé)的工作態(tài)度對(duì)待每一天的檔案管理工作。工作之初對(duì)管理檔案工作有過抵觸、反感的情緒，但經(jīng)過自身的不斷調(diào)整，很快地?cái)[正了自己的位置，腳踏實(shí)地、努力工作，虛心學(xué)習(xí)檔案管理法律、法規(guī)，豐富自身檔案管理知識(shí)，在實(shí)踐中不斷探索適合本職工作的管理方法，業(yè)務(wù)能力提高的同時(shí)，也具備了檔案管理工作技能、技巧，工作水平不斷提高。《高職院校招標(biāo)檔案管理規(guī)范化淺談》論文就是就是我在實(shí)際工作中總結(jié)而成的一篇文章。

五、結(jié)語

學(xué)院作為一所新的應(yīng)用型本科院校，在各項(xiàng)管理工作過程中還在不斷發(fā)展，招標(biāo)檔案管理工作作為學(xué)院管理工作中的一部分，還需要在實(shí)踐中不斷探索、嘗試。（作者單位：齊齊哈爾工程學(xué)院）

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