慈善檔案管理之我見

【摘 要】慈善事業(yè)的發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量慈善檔案。本文介紹了慈善檔案及其特點(diǎn)和種類，分析了我國慈善檔案管理的現(xiàn)狀，并針對(duì)我國慈善檔案管理工作中存在的問題提出合理的建議，以期更好地促進(jìn)慈善事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】慈善檔案；特點(diǎn)；慈善檔案管理；現(xiàn)狀；建議

20世紀(jì)90年代至今，我國新時(shí)期的慈善事業(yè)取得了巨大的發(fā)展，各類慈善機(jī)構(gòu)、公益組織和個(gè)人在慈善活動(dòng)中形成了大量有價(jià)值的檔案材料。慈善檔案管理作為慈善管理工作的重要組成部分，對(duì)于慈善事業(yè)的發(fā)展有重要的作用。目前，我國慈善檔案管理方面的研究成果甚少。本文就慈善檔案與慈善檔案的管理的相關(guān)問題進(jìn)行初步探索，對(duì)慈善檔案的管理具有一定的參考價(jià)值。

1.慈善檔案的特點(diǎn)和種類

慈善事業(yè)是社會(huì)主義精神文明建設(shè)的一種特殊實(shí)踐形式，慈善檔案是這種特殊實(shí)踐的歷史記錄【1】。慈善檔案是指各類慈善機(jī)構(gòu)在開展慈善活動(dòng)過程中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于慈善事業(yè)是一項(xiàng)特殊的社會(huì)事業(yè)，這就決定了慈善檔案也有其自身的特點(diǎn)。

1.1 慈善檔案的特點(diǎn)

來源廣泛，種類繁多。慈善檔案作為一類綜合性的檔案，其內(nèi)容涉及文書、人事、會(huì)計(jì)等各方面。慈善機(jī)構(gòu)在開展慈善活動(dòng)時(shí)，往往與社會(huì)各方面都保持著緊密的聯(lián)系，使得其來源非常廣泛。包括與黨和政府、各民主黨派、宗教界及社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)以及普通公眾之間相互聯(lián)系產(chǎn)生的，涉及慈善捐贈(zèng)、慈善救助、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算等各方面的照片、視頻、文字等形式的材料。也包括慈善機(jī)構(gòu)在自身的運(yùn)行中形成的涉及對(duì)外交流、內(nèi)部管理、志愿者等各方面的文書、人事、志愿者管理等材料。

會(huì)計(jì)檔案復(fù)雜。慈善機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)工作與黨政部門、企事業(yè)單位的日常變化不大的財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)不同。一是臨時(shí)性、應(yīng)急性財(cái)務(wù)事務(wù)多而繁雜，來自國內(nèi)外社會(huì)各界、群眾團(tuán)體、個(gè)人的捐款、捐物隨時(shí)發(fā)生，遇到突發(fā)事件時(shí)財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)更加緊急、頻繁。二是財(cái)務(wù)賬目設(shè)置比較復(fù)雜，各類性質(zhì)的款項(xiàng)需要分類，捐助的資金要按捐款者意愿使用，用款方向很多；各類捐物類別較多，價(jià)值折算非常復(fù)雜，財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)類別繁雜，工作量很大。三是保管和發(fā)放物資工作也比較復(fù)雜，要按捐物者的意愿，將各類衣物、生活用品分別保管運(yùn)至救濟(jì)人員手中，其中形成的財(cái)務(wù)手續(xù)繁復(fù)。這些都給慈善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔管理等帶來了一定的困難【1】。

重大項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性強(qiáng)。一次重大的慈善活動(dòng)項(xiàng)目，往往也涉及到社會(huì)的各方面，因此總是伴隨著產(chǎn)生一系列的慈善檔案【1】。如2008年“汶川大地震”后全國各地慈善機(jī)構(gòu)募集善款為災(zāi)區(qū)援建學(xué)校等項(xiàng)目，這些重大捐助活動(dòng)，需要有報(bào)災(zāi)報(bào)告、捐建項(xiàng)目、工程建設(shè)方案等等。這些工作一環(huán)套一環(huán)，形成大量文字材料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料，這些文字材料和會(huì)計(jì)資料保存要求完整、全面，隨調(diào)隨用。

連續(xù)性強(qiáng)。慈善活動(dòng)的連續(xù)性決定了慈善檔案的產(chǎn)生也具有連續(xù)性。慈善機(jī)構(gòu)在慈善救助活動(dòng)中，需要對(duì)某些受助對(duì)象進(jìn)行連續(xù)不斷的跟蹤記錄，進(jìn)行長期性的救助，全面掌握他們的情況，從而分析該救助項(xiàng)目的成效。

公開透明化需求度高。公開透明化，是一個(gè)慈善機(jī)構(gòu)活動(dòng)的過程，也是捐贈(zèng)方和慈善機(jī)構(gòu)之間互動(dòng)的過程。慈善檔案的公開透明，特別是慈善會(huì)計(jì)檔案的公開和透明是慈善機(jī)構(gòu)對(duì)捐贈(zèng)者和社會(huì)負(fù)責(zé)的重要表示，也是社會(huì)對(duì)慈善機(jī)構(gòu)的重要需求，它是提升慈善機(jī)構(gòu)公信力的重要形式。

電子檔案逐漸增多。隨著計(jì)算機(jī)廣泛運(yùn)用于慈善機(jī)構(gòu)，越來越多的傳統(tǒng)慈善工作采用電子方式進(jìn)行【2】。慈善機(jī)構(gòu)的日常事務(wù)中形成的電子文件，社會(huì)各界通過網(wǎng)絡(luò)銀行的捐贈(zèng)行為產(chǎn)生的記錄，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系產(chǎn)生的電子郵件，以數(shù)字化格式存在的圖像、視頻、聲音等多媒體文件資料大量產(chǎn)生于慈善機(jī)構(gòu)之中。

1.2 慈善檔案的分類

根據(jù)慈善檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，我們可以將其分為以下三類：

1.2.1文書檔案類

慈善機(jī)構(gòu)的上級(jí)機(jī)關(guān)和主管部門下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的各類文件、條例、命令等法律、法規(guī)性文件，慈善機(jī)構(gòu)與其上級(jí)機(jī)關(guān)和主管部門以及慈善機(jī)構(gòu)下屬部門之間形成的請示、報(bào)告、批復(fù)等文書材料。

慈善機(jī)構(gòu)內(nèi)部制定的各項(xiàng)工作的規(guī)章制度。

慈善機(jī)構(gòu)內(nèi)部召開的各類工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等形成會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要和聲像資料。

慈善機(jī)構(gòu)在處理日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文字材料和聲像資料。

1.2.2慈善救助支出資料類

主要是慈善救助過程中的記錄材料，救助對(duì)象的相關(guān)材料，慈善機(jī)構(gòu)與救助對(duì)象之間形成的各類材料，以及新聞媒體報(bào)道的相關(guān)材料等。具體又可以分為以下四個(gè)小類：

賑災(zāi)救助類：按地域或?yàn)?zāi)情類別建立。

扶貧濟(jì)困類：按扶持或救助項(xiàng)目分類。如扶助弱勢群體；培訓(xùn)下崗、殘疾職工；扶貧救濟(jì)；撫恤工作等。

慈善救助類：按救助對(duì)象分類。如安老、撫孤、助殘、助學(xué)、助醫(yī)等。

公益援助類：按部門或項(xiàng)目分類。如文化、教育、衛(wèi)生、交通、環(huán)保等。

1.2.3會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)資料類

包括會(huì)計(jì)賬簿、憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料【3】。至于慈善機(jī)構(gòu)財(cái)會(huì)部門經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)政工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)、匯報(bào)、報(bào)告以及來往文書都不包括在此類之中。

2.慈善檔案的管理現(xiàn)狀與問題分析

我國慈善事業(yè)的快速發(fā)展產(chǎn)生大量的慈善檔案，給慈善機(jī)構(gòu)的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。與慈善事業(yè)的快速發(fā)展相比，我國慈善檔案的管理工作發(fā)展相對(duì)緩慢，各慈善機(jī)構(gòu)對(duì)于慈善檔案的管理處于混亂無序的狀態(tài)，大量慈善檔案得不到有效的管理，造成慈善檔案信息的流失，影響慈善工作的公開性與透明性，阻礙慈善事業(yè)的健康發(fā)展。2007年，大連市出臺(tái)《慈善事業(yè)檔案管理辦法》【4】以來，部分省市也開始著手建立慈善檔案的管理辦法，規(guī)范慈善檔案的管理工作。但是，總體來說，我國目前的慈善檔案管理工作還存在如下問題。

慈善檔案管理意識(shí)不到位。由于長期實(shí)行的慈善事業(yè)管理體制，造成慈善機(jī)構(gòu)對(duì)于慈善檔案管理工作的基礎(chǔ)性作用認(rèn)識(shí)不足。長期采取一種被動(dòng)的管理機(jī)制，按部就班，對(duì)于慈善檔案管理的主動(dòng)管理意識(shí)不足，慈善機(jī)構(gòu)內(nèi)部沒有形成統(tǒng)一的專門的慈善檔案管理部門，也沒有專門的、專業(yè)的慈善檔案管理人員，大量有價(jià)值的慈善檔案處于沉睡狀態(tài)，無人問津。

慈善檔案管理相關(guān)制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)缺乏。目前我國慈善檔案的管理混亂，對(duì)慈善檔案的管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成工作人員對(duì)慈善檔案的分類、鑒定、移交、銷毀、著錄等重要步驟無章可循，參差不齊，導(dǎo)致慈善檔案管理工作效率低下，也給慈善檔案的查詢利用造成不便。

慈善檔案管理人員素質(zhì)有待提高。由于我國慈善事業(yè)起步較晚，運(yùn)作機(jī)制不健全，慈善機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案工作的人員大多數(shù)是非檔案專業(yè)人員，他們?nèi)狈I(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，對(duì)于種類繁多的慈善檔案往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行簡單的處理，造成慈善檔案管理的落后。

慈善檔案的利用率低，信息公開較少。慈善事業(yè)的特殊性質(zhì)，決定了慈善事業(yè)必須是公開的，透明的。這是提升慈善機(jī)構(gòu)公信力的重要表示，也是促進(jìn)慈善事業(yè)發(fā)展的要求。目前，由于慈善檔案的復(fù)雜性以及慈善檔案的鑒定難度較大，我國慈善檔案的開發(fā)利用率極低，慈善檔案信息的公開力度較弱，這些都制約了社會(huì)公眾對(duì)慈善事業(yè)的積極性。

3.慈善檔案管理建議

慈善檔案是慈善機(jī)構(gòu)存在的關(guān)鍵，對(duì)于受助者、捐贈(zèng)者乃至整個(gè)慈善事業(yè)的發(fā)展都具有特別重要的意義。【5】慈善檔案管理工作作為慈善事業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于慈善事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有重要的意義。因此，慈善機(jī)構(gòu)必須高度重視慈善檔案的管理工作，真正把慈善事業(yè)這個(gè)基礎(chǔ)夯實(shí)。針對(duì)我國慈善檔案管理工作中存在的問題，提出以下建議，以更好的促進(jìn)我國慈善事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

樹立慈善檔案管理意識(shí)，對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。慈善事業(yè)具有很強(qiáng)的社會(huì)性，慈善機(jī)構(gòu)在開展慈善活動(dòng)、工作查考、宣傳教育等過程中，都必然涉及到檔案的使用，因此慈善機(jī)構(gòu)必須增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高對(duì)慈善檔案管理工作在慈善事業(yè)中的基礎(chǔ)性作用的認(rèn)識(shí)，提高慈善檔案對(duì)全社會(huì)服務(wù)作用的重要性的認(rèn)識(shí)，這是保證能否加強(qiáng)慈善檔案管理的重要前提。

加強(qiáng)慈善檔案管理的制度化和規(guī)范化建設(shè)。根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及制度標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合機(jī)構(gòu)自身情況，了解機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類慈善檔案的情況，研究制定一系列符合慈善檔案管理工作的基本制度規(guī)范和管理措施，如《慈善檔案管理辦法》、《慈善檔案歸檔制度》、《慈善檔案查閱利用制度》等【6】。建立具體的慈善文件、材料歸檔范圍及收集、分類和保管期限表等，使慈善檔案管理工作有章可循，讓慈善檔案管理人員能夠“照章辦事”，提高慈善檔案管理工作效率和質(zhì)量。制度化和規(guī)范化建設(shè)是慈善檔案管理開展的重要條件。

設(shè)立專門的慈善檔案管理部門和管理人員，提高慈善檔案管理水平。集中統(tǒng)一管理是現(xiàn)代檔案工作的基本原則。設(shè)立專門的慈善檔案管理部門和管理人員，將慈善機(jī)構(gòu)開展慈善活動(dòng)過程中形成的各類檔案集中起來，使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)慈善檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，有利于慈善檔案管理工作的統(tǒng)一開展，進(jìn)一步明確檔案管理工作職責(zé)，保證慈善檔案的及時(shí)、完整歸檔。于此同時(shí)，要針對(duì)慈善檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，適當(dāng)引進(jìn)檔案管理專業(yè)人員，提升慈善檔案的管理水平。另外，國家以及慈善機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大對(duì)慈善檔案管理的資金支持，保證慈善檔案工作的長期開展?！?】慈善檔案的專業(yè)化管理是提升慈善檔案管理水平的重要途經(jīng)。

加大慈善檔案信息的公開力度，提升慈善檔案的利用水平。規(guī)范、公開的財(cái)務(wù)管理和及時(shí)、準(zhǔn)確的信息披露，在一定程度上是慈善事業(yè)發(fā)展的生命。以更加積極的姿態(tài)，向公眾公開慈善檔案，接受社會(huì)的監(jiān)督?！?】檔案的利用程度，是檔案價(jià)值得以體現(xiàn)的重要表現(xiàn)。加強(qiáng)對(duì)慈善檔案的開發(fā)利用，為熱心慈善事業(yè)的社會(huì)組織和個(gè)人建立專門的慈善人物捐贈(zèng)檔案，鼓舞他們對(duì)慈善事業(yè)的熱情。因此，加大慈善檔案信息的公開力度，提升慈善檔案的利用水平，接受社會(huì)對(duì)慈善檔案的查閱，有利于提高公眾參與慈善募捐的積極性，對(duì)推動(dòng)取信于民、取信于社會(huì)的慈善事業(yè)的不斷發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。

注重對(duì)電子檔案的合理管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案的同時(shí)產(chǎn)生，也給慈善檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。要注意區(qū)別電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同，制定相應(yīng)的電子檔案管理辦法?？梢詫?duì)重要的電子檔案實(shí)行“雙套制”管理，以確保重要檔案的安全。于此同時(shí)，要建立健全慈善檔案信息化工作【7】，將紙質(zhì)檔案的重要信息進(jìn)行數(shù)字化，加強(qiáng)對(duì)慈善檔案信息的保護(hù)與開發(fā)。

建立地區(qū)性的慈善檔案館。慈善檔案是國家重要的文化遺產(chǎn)，是國家慈善事業(yè)的歷史記憶。建立慈善檔案館，將慈善事業(yè)與社會(huì)結(jié)合起來，向社會(huì)展示我國慈善事業(yè)的發(fā)展歷程，引導(dǎo)社會(huì)積極支持慈善事業(yè)的發(fā)展。這就要求慈善機(jī)構(gòu)要積極與國家相關(guān)機(jī)構(gòu)（如檔案館、博物館、圖書館等）加強(qiáng)交流與合作，以共同促進(jìn)慈善檔案館的建設(shè)。

4.結(jié)語

目前，我國慈善檔案管理工作還處于起步階段，各方面還不成熟。隨著我國慈善檔案管理工作的不斷開展，相關(guān)管理制度與規(guī)范的不斷完善，我國慈善檔案必將在慈善事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展中起到更加重要的作用。參考文獻(xiàn)

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