淺談檔案安全體系的建設(shè)

【摘 要】檔案是記載各種信息的關(guān)鍵材料，是國家、團體和個人寶貴的信息資源，檔案具有非常重要的憑證和參考作用，詳實的檔案資料既是社會進步的標(biāo)志也是社會發(fā)展的要求。由于檔案資料的原始性，一旦遭到破壞將不會再生，將會造成比較大的信息、經(jīng)濟和人文方面的損失，因此作為檔案工作者要高度重視檔案安全體系的構(gòu)建工作。本文在簡述了檔案安全體系的基礎(chǔ)上，描述了目前檔案安全工作的存在的問題，提出了建設(shè)檔案安全體系的要點。

【關(guān)鍵詞】檔案；安全體系；存在問題；建設(shè)要點

前言

檔案工作是重要的基礎(chǔ)性工作，為各項建設(shè)和發(fā)展提供必不可少的信息和參考，對于社會和經(jīng)濟的進步意義重大?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》明確提出，“十二五”期間全國檔案工作要全面推進和完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系建設(shè)。檔案安全保密體系的建設(shè)被提上重要議程。作為檔案工作者應(yīng)該牢固樹立檔案工作的安全意識，通過管理和制度建設(shè)構(gòu)建檔案安全的體系，提高檔案的安全水平，更好地為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)。

1.檔案安全體系的概述

1.1檔案安全體系的定義

目前，檔案界對于檔案安全體系的定義尚不明確，界定多從檔案的安全和制度的建設(shè)入手，缺乏對檔案安全體系概念整體的認知和系統(tǒng)的分析，這導(dǎo)致對檔案安全體系的概念和內(nèi)涵存在著各種誤區(qū)，影響檔案安全體系的建設(shè)和完善工作。本文定義的檔案安全體系為：通過對檔案和安全科學(xué)的研究，在國家法律、法規(guī)、政策和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求下，從思想解放和思維創(chuàng)新入手，建立檔案工作的操作流程、人才培養(yǎng)制度、經(jīng)費和保障制度、科學(xué)決策體系，使檔案的各項工作具備強有力的保障，真正將檔案的安全工作落到可控范圍內(nèi)的體系。

1.2檔案安全體系的特點

應(yīng)該看到，檔案的安全和保護工作并不是—項日常的業(yè)務(wù)和管理工作，而是應(yīng)該作為系統(tǒng)性、常規(guī)性和全流程性的工作，要面對檔案事業(yè)的每個環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點，從實際工作出發(fā)，全面對檔案安全體系進行了解，本文認為目前檔案安全體系應(yīng)具有如下幾項特點：首先，檔案安全體系的建立涉及面廣，貫穿于檔案工作的各個環(huán)節(jié)。其次，保證檔案安全的技術(shù)種類多，技術(shù)、操作和手段的要求復(fù)雜。其三，檔案安全體系的技術(shù)要求高，尤其是目前檔案資料的新載體和新科技，對檔案保護提出越來越高的要求。其四，檔案安全體系構(gòu)建的工作量大，檔案資料具有唯一性和可再生性在進行安全體系構(gòu)建中必然導(dǎo)致工作量陡增。最后，檔案安全體系具備創(chuàng)新性與實踐性，檔案事業(yè)的發(fā)展越來越涉及各種科技，檔案安全體系的構(gòu)建需要更多的科學(xué)、技術(shù)和制度的創(chuàng)新，只有通過大量的實踐工作才能做好檔案的保護工作，提升檔案安全的水平。

2.目前檔案安全工作中存在的問題

2.1部分從業(yè)人員檔案安全意識淡漠

首先，對檔案材料的收集整理工作不全面，很多時候檔案留在經(jīng)辦人員手中，往往隨著經(jīng)辦人員的變動要么不知去向，要么處于零散狀態(tài)，無人收管，造成檔案資料的缺失。其次，部分人員對檔案不合理進行取舍，造成檔案材料流失嚴重。最后，檔案材料內(nèi)容不完整，材料的成套性、系統(tǒng)性差。造成檔案無法全面反映實際工作的情況，嚴重影響檔案的質(zhì)量。

2.2檔案安全制度的缺失

首先，在管理層面上檔案安全工作的管理不力，各項制度流于形式。其次，安全管理制度不健全，存在著一些單位沒有建立檔案工作的管理制度，檔案安全工作無章可循。其三，檔案安全執(zhí)行存在缺憾，部分單位將檔案安全看做是日常管理，缺乏有效的制度執(zhí)行保障和機制，導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。

2.3檔案安全物質(zhì)保障缺失

其一，一些單位在事關(guān)檔案安全的設(shè)施和設(shè)備到位率低，嚴重威脅檔案的安全保管，對檔案設(shè)施設(shè)備投入不足，安全防范措施形同虛設(shè)，存在嚴重的安全隱患。一些基層單位的檔案工作物質(zhì)保障情況非常差：檔案室破舊、設(shè)施設(shè)備缺失、經(jīng)費保障不足這些情況很容易導(dǎo)致檔案安全事故的產(chǎn)生。其二，檔案安全管理的經(jīng)費投入不足，一些單位，尤其是經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的基層檔案單位經(jīng)費長期難于保障。

3.檔案安全體系建設(shè)的要點

3.1提高檔案安全管理的意識

要建立完善檔案安全體系建設(shè)，必須切實加強檔案安全的宣傳教育，增強全社會和全體檔案人員的檔案安全意識，將檔案保護意識融入檔案工作的每一個環(huán)節(jié)，融入到檔案工作的價值論中，做到責(zé)任到人、措施到位、方法得力。

3.2推進檔案安全體系的設(shè)施建設(shè)

完善的檔案室安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，想方設(shè)法改善檔案安全體系的物質(zhì)條件，完善了必要的檔案安全設(shè)施，增強了檔案安全體系抵御各種危害的能力，確保檔案工作安全、規(guī)范、清潔的物質(zhì)條件下進行。

3.3做好檔案安全管理的制度建設(shè)工作

首先，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持，落實檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制。其次，堅持檔案資料的安全檢查制度，做到例行檢查和隨機檢查相結(jié)合，及時發(fā)現(xiàn)和處理可能出現(xiàn)的安全問題和隱患。最后，建立檔案安全體系的投入機制，保證檔案安全體系所需人力、物力和財力的投入方式和投入數(shù)量。保障檔案安全工作順利、切實地開展。

3.4規(guī)范檔案工作的日常工作

檔案工作是“對歷史負責(zé)、對現(xiàn)實負責(zé)、替未來著想”的基礎(chǔ)性工作，檔案安全體系的構(gòu)建離不開檔案的日常工作，只有對檔案日常工作進行規(guī)范化管理，明確責(zé)任分工和考核標(biāo)準(zhǔn)，才能從操作和基本的層面上確保檔案的安全管理，強化檔案工作的安全管理應(yīng)建立適應(yīng)時代發(fā)展和科技進步的工作制度，通過制度的規(guī)范，落實到人員操作和技術(shù)保障，使檔案安全體系在日常的檔案工作中從技術(shù)的要求上和管理的措施上，這兩個方面進行有效地保證，在微觀上促進檔案信息的安全管理。

3.5做好以往檔案的收集、整理和搶救工作

建立檔案安全體系，進行檔案安全管理需要對既往的檔案資料進行收集、整理和搶救工作，確保檔案的齊全完整，收集過程中要特別加強對檔案資料的整理工作，要著重加強檔案收集整理工作的監(jiān)管指導(dǎo)，做到各種類的檔案資料不缺不漏、齊全完整，不斷推進檔案工作的規(guī)范化、制度化、法治化和信息化建設(shè)；重點檔案的搶救工作，確保重點檔案的安全完整，對已破損的檔案要及時修復(fù)，防止進一步惡化；對易碎、易裂的檔案要及時加固，以防破損；對已褪色褪變的檔案要迅速進行搶救性恢復(fù)，對易褪色或字跡擴散的檔案，要及時采取措施加以預(yù)防，對需要倒帶的膠片、磁帶檔案，要定期倒帶，以防粘連。

結(jié)語

綜上所述，檔案工作為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步提供基礎(chǔ)性的信息、文化和物質(zhì)上的支撐，檔案工作是非常重要的基礎(chǔ)性工作。檔案安全體系的建設(shè)是“十二五”期間檔案工作的一個重要內(nèi)容，實施“安全第一”戰(zhàn)略，重點在安全保障能力建設(shè)上有根本提高，全面完善確保檔案安全保密的檔案安全體系，是我國檔案事業(yè)發(fā)展任務(wù)的根本保障。隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，影響檔案安全的因素也越來越復(fù)雜，檔案工作者應(yīng)該牢固樹立“安全無小事”的觀念，通過調(diào)查、分析和研究認清檔案工作在安全方面存在的問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的對策，做好檔案安全體系的構(gòu)建工作，實現(xiàn)安全觀念深入人心、安全管理高效暢通、安全體系組織嚴密、安全措施保障有力的目標(biāo)，進而推進檔案事業(yè)的發(fā)展。

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