淺析企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)要點

[摘 要]自從我們改革開放以來，尤其是加入世界貿(mào)易組織之后，我國的各項事業(yè)不論是在經(jīng)濟領(lǐng)域亦或是在社會領(lǐng)域都取得了非常顯著地成就。任何事物的發(fā)展都是和其他事物相輔相成的，經(jīng)濟發(fā)展就需要和我們的檔案信息工作進行結(jié)合，只有有效的將兩者融合到一起，才可以保證我們的各項建設(shè)活動有堅實的基礎(chǔ)保障。筆者基于這種背景，具體的探討了當(dāng)今時代環(huán)境中，企業(yè)如何做好這項工作，目的是為了更好的促進進步，實現(xiàn)國富民強的目標(biāo)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè) 檔案 現(xiàn)代化管理

自從進入二十一世紀(jì)以來，電腦等各項具有高效信息化特點的工作裝置就隨之出現(xiàn)了，此時就出現(xiàn)了形式多種多樣的電子格式的資料，在傳統(tǒng)的工作方式中，我們多是依靠筆和紙張來完成工作，不過在現(xiàn)今的時代中，隨之信息技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)將這種傳統(tǒng)的方式改良，而這種變化運用到我們的檔案工作中就更加的明顯了。我們?nèi)绾蔚拇_保新時代下檔案工作朝著正確的方向?qū)崿F(xiàn)科學(xué)有效地管理，成為當(dāng)前我們的工作重點也是一大難點，需要有關(guān)機構(gòu)認(rèn)真地重視此點。 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，即應(yīng)用現(xiàn)代管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作實行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會政治、經(jīng)濟、文化、科技發(fā)展對企業(yè)檔案的利用需求。用最簡單明了的語言來說即，花費最小的時間以及各項資源，比如資金等等來獲取最好的收效。

一、 檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理現(xiàn)代化的前提以及基礎(chǔ)條件就是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。我們都知道，在過去的方式中，要想開展活動，只能單純的借助紙張以及筆等工具進行，通過多年來的工作實踐我們得到了一系列的完整的工作規(guī)則以及程序等內(nèi)容，但是我們在新時代發(fā)展的這種工作方法卻非常的排斥我們以前總結(jié)得到的那些程序以及規(guī)定等內(nèi)容。舉例來講，現(xiàn)今使用的電子形式主要的是借助電腦等高科技的信息手段來實現(xiàn)的，我們在對其進行整理運用到時候只能用磁盤的方法對其進行操作，而且它的活動領(lǐng)域除了文件內(nèi)容之外，還涵蓋它的相應(yīng)運行體制等。除了這點之外，因為這種方式的獨特性，我們對其進行的各項活動，比如保存或者運用等等的相關(guān)方面也和我們過去的方法有非常大的差異。假若企業(yè)檔案部門沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為管理依據(jù)，各基層部門及所屬子公司檔案部門各行其是。因此研究和制定具有兼容性和可操作性的管理標(biāo)準(zhǔn)，堅決貫徹到檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門要按照國國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對電子文檔進行分類、組卷、著錄、標(biāo)引，保證歸檔文件齊全完整、分類科學(xué)合理，檢索靈活便捷，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。

二、 檔案信息資源數(shù)字化

我們常常提到的數(shù)字方式具體的指借助電腦一級掃描設(shè)備等先進的裝置，把我們實體保存的各項數(shù)據(jù)以及文件信息等通過電子形式展示給大家。實行檔案信息數(shù)字化后，可以通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范理的目的，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，站在一定的高度上來看，能夠取保相關(guān)機構(gòu)工作所需的數(shù)字形式的信息可以合理的拓展，不管是時間還是地域上的距離，使用人員都能夠通過最有效地時間獲取我們想要了解的文件，這樣就可以打破過去方式中的弊端，也就是不便于管理的問題，因為它有很多的優(yōu)點，首先不會像紙張形式的會占用很大的空間，而且它可以容納非常多的內(nèi)容，在傳統(tǒng)的方式里這點是做不到的，最后一點是我們不需要做一些額外的花費，具有很高的經(jīng)濟性能特點。除了上面講述的這點內(nèi)容以外，單位所需的信息領(lǐng)域不斷擴大。首先，電腦的普遍使用以及其他一些相關(guān)的先進技術(shù)的進步，帶動了我們過去的以紙張為主的管理方法出現(xiàn)了本質(zhì)上的發(fā)展，因為我們的相關(guān)活動已經(jīng)慢慢地進入一種不需要紙張，非常簡單有效地方式中。 檔案資源共享是檔案管有計劃、分步驟地對現(xiàn)有傳統(tǒng)載體的檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)稱?？s微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。縮微攝影技術(shù)就是把大量的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化到很小的縮微品上并制成電子文件；數(shù)碼影像則是通過數(shù)碼相機和光磁轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對影像的高清晰處理。它們有很多的相同的地方，比如通過電腦對信息進行各項確認(rèn)以及保存或者相應(yīng)的其他活動等 。這種方式的優(yōu)點是它可以從最基礎(chǔ)的源頭上講我們過去的方式中因為紙張的容量問題導(dǎo)致我們的空間存在嚴(yán)重的局限性的特點，這就很好的將我們在開展工作的時候遇到的很多問題很好的處理。

三、 確保技術(shù)能夠符合時代發(fā)展

檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等都廣泛運用通訊技術(shù)、計算機技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)等現(xiàn)代化科技手段進行操作，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。同時，企業(yè)檔案工作的組織與管理，要運用現(xiàn)代管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作客觀規(guī)律，研究和處理檔案管理中存在的各種問題，使企業(yè)檔案管理機制更加科學(xué)和完美。

四、確?；A(chǔ)設(shè)備符合時代的發(fā)展特點

我們都知道，即使是最優(yōu)秀的員工，如果不給于進行工作所必需的條件，那么他就算是有非常驚人的專業(yè)水平，也不可能做好工作。因此，單位應(yīng)該將工作所需的設(shè)備的各項相關(guān)活動放到工作的重點上來抓，只有有了科技含量高的裝置，我們才可以開展有質(zhì)量的工作。 要根據(jù)企業(yè)各職能部門的工作范疇和職責(zé)，設(shè)立檔案管理子系統(tǒng)，并與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使其產(chǎn)生的電子文件能安全及時地通過網(wǎng)傳輸?shù)叫畔⒐芾碇行?，再由信息管理中心統(tǒng)一鑒定、整理編目，以保證電子文件的真實性、準(zhǔn)確性。

五、 確保從業(yè)人員具有必備的職業(yè)能力

企業(yè)檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案工作的實際需要，加強對檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的知識結(jié)構(gòu)，使之具備良好的政治理論水平、業(yè)務(wù)工作水平；強化人才管理，不斷引入競爭機制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊伍。檔案管理人員也要加強學(xué)習(xí)，注重用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)武裝自己，增強自己的工作能力，提升自己的業(yè)務(wù)水平，掌握檔案管理、計算機管理等技能，以適應(yīng)新時期企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求。

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