淺析計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，給人們生活工作的各個(gè)方面都帶來(lái)了巨大的變化，計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)，自動(dòng)化等技術(shù)在辦公應(yīng)用方面大大提高了辦公的效率和工作質(zhì)量。本文對(duì)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建方面進(jìn)行分析介紹，使人們對(duì)其更加熟悉，更好地利用。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；辦公自動(dòng)化；網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建

1.網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

通常認(rèn)為將辦公室日常處理各項(xiàng)事務(wù)和信息的過(guò)程在人的控制中，并利用現(xiàn)代工具和手段自動(dòng)完成，這就是辦公自動(dòng)化。從信息處理的多層面和復(fù)雜性來(lái)講，辦公自動(dòng)化可分以下三個(gè)階段：

（1）行文處理自動(dòng)化是指對(duì)每個(gè)單位傳遞來(lái)的各類(lèi)文件進(jìn)行接收、批閱與辦理過(guò)程；本單位向上級(jí)單位發(fā)往文件的擬稿、審核、簽發(fā)等過(guò)程；本單位內(nèi)部各種報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等材料的形成以及逐級(jí)審核、審批過(guò)程；文檔一體化及綜合檔案管理。

（2）事務(wù)處理自動(dòng)化主要包括各種行政事務(wù)（車(chē)輛管理、固定資產(chǎn)管理等）；秘書(shū)事務(wù)（會(huì)議安排、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排、信息采編等）；督辦事務(wù)（領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)督察、信訪(fǎng)工作管理等）； 專(zhuān)業(yè)事務(wù)（財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等）；個(gè)人事務(wù)（個(gè)人信息交流、個(gè)人通信錄等）。

（3）輔助決策自動(dòng)化該層次的自動(dòng)化是在前兩個(gè)方面自動(dòng)化基礎(chǔ)上建立的，專(zhuān)門(mén)為領(lǐng)導(dǎo)人匯總各方面信息，并就各種問(wèn)題作出正確決策提供準(zhǔn)確、全面、及時(shí)的依據(jù)而建立.其主要內(nèi)容應(yīng)建在領(lǐng)導(dǎo)綜合查詢(xún)平臺(tái)下，主要提供單位內(nèi)部資金、經(jīng)營(yíng)等各方面信息的匯總及分析；國(guó)際國(guó)內(nèi)相關(guān)領(lǐng)域有關(guān)情況分析預(yù)測(cè)；國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)匯編及快速參考等。通過(guò)綜合查詢(xún)能使本單位領(lǐng)導(dǎo)自動(dòng)、快速地得到?jīng)Q策所需的各種詳實(shí)材料，使決策更加及時(shí)、準(zhǔn)確。

2.計(jì)算機(jī)辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的過(guò)程

在我國(guó)，辦公自動(dòng)化的發(fā)展，主要分為三個(gè)時(shí)期：（1）計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)并推廣，大大提高了個(gè)人工作速度和質(zhì)量，在辦公環(huán)境里最明顯的標(biāo)志就是辦公軟件的出現(xiàn)。（2）數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)開(kāi)始出現(xiàn)并得到了應(yīng)用與推廣，這一時(shí)期的特點(diǎn)主要是c/s結(jié)構(gòu)的使用，利用該技術(shù)去實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)以及一些文件的信息化處理。（3）在這一階段，辦公自動(dòng)化有了進(jìn)一步的發(fā)展，它的發(fā)展不僅體現(xiàn)在技術(shù)上，而且體現(xiàn)在范圍上，其應(yīng)用已經(jīng)由組織內(nèi)部以及組織之間的使用推廣到行業(yè)之間。

3.內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)

（1）一般來(lái)說(shuō)，政府部門(mén)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機(jī)關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時(shí)提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動(dòng)化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告管理、檔案管理、會(huì)議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)管理、政策法規(guī)庫(kù)、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于internet 在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該與internet 留有平滑的接口。

（2）提供電子郵件功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求，在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通常包含了多個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個(gè)用戶(hù)通過(guò)自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來(lái)回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計(jì)思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶(hù)的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。

4.以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)的辦公形式

在目前的信息化辦公與管理中，其關(guān)鍵的工作都是對(duì)公司的業(yè)務(wù)進(jìn)行重新組建以及文件的傳送?？梢岳斫鉃楣镜霓k公過(guò)程其實(shí)就是文件的傳送，公司所有的辦公都可以對(duì)其進(jìn)行高度的抽象概括，把它當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)表格。以往的辦公信息化軟件以及企業(yè)管理信息系統(tǒng)軟件在針對(duì)公司的管理流程時(shí)，一般情況下使用的都是對(duì)業(yè)務(wù)流程實(shí)施重新組建的方式，其關(guān)鍵理念就是先對(duì)公司業(yè)務(wù)管理流程的改進(jìn)使其更加優(yōu)化，再在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息化管理。因此在信息化系統(tǒng)的建立中，除了工作繁雜外，還會(huì)有公司內(nèi)部問(wèn)題的巨大障礙。

所以，在進(jìn)行系統(tǒng)起初建立階段，要避免和公司業(yè)務(wù)流程的重新組建相關(guān)的工作內(nèi)容，借助自定義流程等來(lái)實(shí)現(xiàn)流程的信息化，并且在后期以實(shí)際情況為參考，不斷對(duì)信息化流程實(shí)施改進(jìn)和完善。一些規(guī)模很大的公司，其范圍有時(shí)候會(huì)分布全球。這種大型公司的網(wǎng)絡(luò)是由很多小型的網(wǎng)絡(luò)組成的，而每個(gè)組成部分的網(wǎng)絡(luò)是以一些線(xiàn)路或者是數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接的。公司網(wǎng)絡(luò)由很多的網(wǎng)絡(luò)體系構(gòu)成，所以為了實(shí)現(xiàn)有效的管理，就要建立公司的網(wǎng)絡(luò)管理中心。該中心需要一些高級(jí)的服務(wù)器，來(lái)支撐公司日常事務(wù)建立的應(yīng)用軟件以及數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。為了創(chuàng)建一個(gè)良好的公司內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)作環(huán)境，首先需要建立一些具有共用特征的軟件，針對(duì)具體事務(wù)開(kāi)發(fā)的軟件以及能為公司一切的日常業(yè)務(wù)提供服務(wù)的軟件。

5.通用型管理模塊功能劃分

針對(duì)于這個(gè)底層模塊，它并不需要實(shí)現(xiàn)實(shí)際的功能，主要是負(fù)責(zé)完成應(yīng)用層交付的任務(wù)和與底層數(shù)據(jù)庫(kù)交換數(shù)據(jù)，所以它的功能是比較抽象的、統(tǒng)一的和可擴(kuò)展的。由于辦公系統(tǒng)有些模塊之間聯(lián)系不緊密，針對(duì)于這些情況，可根據(jù)模塊的不同功能進(jìn)行細(xì)分，主要分為八大功能子模塊：

5.1公文管理

公文管理主要負(fù)責(zé)公文的發(fā)送與接受工作，發(fā)送流程按照流程定制來(lái)完成，所以還包括流程定制功能。這三大塊是OA的核心部分，實(shí)現(xiàn)也最為復(fù)雜，特別是流程定制功能，是一個(gè)非常靈活的模塊，它決定了該OA系統(tǒng)的效率和可用性。

5.2郵件管理

郵件管理主要功能是發(fā)送與接受內(nèi)部郵件，發(fā)送與接受外部郵件（外部郵件服務(wù)器必須支持pop3），郵件需要存入數(shù)據(jù)庫(kù)，以便今后瀏覽查詢(xún)。

5.3表單管理

表單管理是一個(gè)輔助性模塊，基本上在其他所有模塊都有可能用大它的功能，它主要是實(shí)現(xiàn)表單模板的定制，表單的存儲(chǔ)，打印等功能。對(duì)于一個(gè)企業(yè)，表單是非常重要的，它在辦公過(guò)程中出現(xiàn)的頻率緊次于公文，所以這個(gè)模塊也非常重要，并且表單的定制與打印是一個(gè)技術(shù)難點(diǎn)。

5.4檔案管理

檔案管理功能是對(duì)準(zhǔn)備歸檔的公文或者企業(yè)各類(lèi)合同、協(xié)議、文件、指示、資料等的一個(gè)合理存儲(chǔ)與查閱功能，針對(duì)于復(fù)雜的分類(lèi)和查閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)合理存取，管理的基本功能。

5.5人事管理

人事管理功能主要包括：?jiǎn)T工資料管理，員工薪資管理，員工考勤管理，員工權(quán)限管理，部門(mén)機(jī)構(gòu)管理，部門(mén)任命管理等等公司內(nèi)部人事管理的所有功能，本子模塊將以底層視角反應(yīng)員工得管理，包括職務(wù)和所屬性質(zhì)都將按統(tǒng)一模式規(guī)劃，便于應(yīng)用層定制模塊。

5.6日程安排

日程安排是辦公系統(tǒng)的一個(gè)必不可少的輔助功能，可分為個(gè)人日程，部門(mén)日程，主要解決的是日程的基本存儲(chǔ)和信息提示。

5.7公共信息管理

公共信息包含：公司新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能，主要是針對(duì)所有部門(mén)的一個(gè)共用系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以采用傳統(tǒng)模式，如論壇可以采用bbs系統(tǒng)等，底層主要是統(tǒng)一規(guī)范，提供基本功能。

5.8會(huì)議管理

會(huì)議對(duì)于任何一個(gè)公司都是重要的，而會(huì)議的形式隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也變得多樣化起來(lái)，除了傳統(tǒng)的會(huì)議，還有網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，視頻會(huì)議等新型會(huì)議方式，使相隔甚遠(yuǎn)的人之間也可以有當(dāng)面交流的環(huán)境。對(duì)于相隔較遠(yuǎn)的部門(mén)，如總公司與子公司之間的交流建議采用非視頻的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，既可以滿(mǎn)足網(wǎng)速，也可以滿(mǎn)足交流的需求。對(duì)于處于同一幢大廈的各部門(mén)，建議使用視頻會(huì)議，因?yàn)榧尤攵嗝襟w的功能，可以使得會(huì)議氣氛跟貼近傳統(tǒng)會(huì)議的效果，而且交流也更人性化，同時(shí)也可以得到局域網(wǎng)網(wǎng)速得支持。

這八大功能子模塊都是OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)，在此之上，我們可以創(chuàng)建更多的功能和輔助，可以使得OA的系統(tǒng)更加完善。

6.結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過(guò)以上的綜合分析，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包括三階段：一開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)軟件，二開(kāi)發(fā)底層管理模塊，三定制應(yīng)用層。每一階段都是下一階段的基礎(chǔ)，但每一階段又可以獨(dú)立使用，只有三個(gè)階段都結(jié)束，整套OA系統(tǒng)才算完成。計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不僅是社會(huì)文明進(jìn)步的標(biāo)志，也是各級(jí)組織與時(shí)俱進(jìn)、適應(yīng)經(jīng)濟(jì)客觀(guān)規(guī)律發(fā)展趨勢(shì)的必經(jīng)之路。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

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