火力發(fā)電廠檔案管理淺析

【摘要】檔案是一種信息資源， 在人類文明進(jìn)步的歷史長河中， 檔案一直起著承前啟后的作用； 在知識經(jīng)濟(jì)時代， 檔案以其所載信息的原始性、真實性， 技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等特殊性質(zhì)使其具有更高的利用價值和特殊的地位。本文通過對火力發(fā)電廠檔案管理進(jìn)行分析和闡述，并給予合理建議，希望能對相關(guān)人士提供參考和幫助。

【關(guān)鍵詞】火力發(fā)電廠；檔案管理；途徑；方法

目前，火力發(fā)電廠檔案管理工作存在著很大的問題，檔案建設(shè)缺乏規(guī)劃性，由于沒有對檔案的重要性引起足夠的重視，大部分的檔案流于形式化，所做的檔案工作也只是為了應(yīng)對上面的檢查而開展的。在這種意識之下，所做到檔案當(dāng)然是不完善的了，檔案甚至是用了很多編造的資料，缺乏起碼的真實性。在這種影響之下，檔案工作長期受到了很大的制約。所以要建立完善火力發(fā)電工程建設(shè)中的檔案管理，就要針對解決以下問題。

１．首先是提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案的管理的是有其自身的特點(diǎn)的，相關(guān)的專業(yè)學(xué)習(xí)，在實踐中的結(jié)合，才能夠勝任該項工作。要求收集相關(guān)的工程建設(shè)的信息，比如工程的文件、審批的材料、建設(shè)的方案等等。在這個過程中還要注意的是辨別材料文件的真實性。因此很有必要加強(qiáng)這些工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，定期參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能，與時俱進(jìn)，以確保檔案建設(shè)和管理的權(quán)威性。檔案的建設(shè)絕不僅僅是火力發(fā)電企業(yè)一方的事，在工程的建設(shè)當(dāng)中，承建工程的一方也很重要，而且檔案的很多資料是需要兩方提供的。高素質(zhì)的檔案工作者能夠運(yùn)用好專業(yè)的知識，來溝通好各方，掌握全面的資料。其次檔案建立和工程開展同時進(jìn)行。

由于火力發(fā)電工程建設(shè)中的檔案是針對工程建設(shè)而開展的，因此就要突出它在這方面的特點(diǎn)了。要求做到檔案建立和管理始終是圍繞著工程的建設(shè)來進(jìn)行的。即要在工程建設(shè)一開始的時候（甚至是進(jìn)行工程前期準(zhǔn)備工作的時候），就把兩項工作建立起來，一邊要抓好工程的建設(shè)，一邊要敦促檔案的建設(shè)，做到兩者結(jié)合，同步進(jìn)行。在工程的建設(shè)當(dāng)中，檔案的建設(shè)重點(diǎn)在于收集資料，相關(guān)的資料不僅要求完整，而且是真實可靠的。要求的是檔案的建設(shè)者能夠盡可能地參與到建設(shè)的單位中，通過開展溝通，以便收集到真實、可靠、完整的資料。在這些材料的收集基礎(chǔ)之上，還要進(jìn)行有序的歸類和編制，同時進(jìn)行材料入檔的審定工作。最后的檔案完成是在竣工之后結(jié)束的，這一項工作顯得很有必要，因為它可以為后面的工作驗收提供依據(jù)，也是一項完整地記錄了工程的全部內(nèi)容檔案。通過這些同步的工作，可以建立起一個火力發(fā)電工程建設(shè)中的檔案。

總體上來說，檔案的書寫要做到規(guī)范和準(zhǔn)確，保證檔案的有條理和系統(tǒng)化。在目前信息化的社會中，檔案建設(shè)中充分利用計算機(jī)的作用日漸成為了一種趨勢。由于計算機(jī)的強(qiáng)大功能，可以通過對技術(shù)機(jī)的熟練操作來將零碎的檔案資料進(jìn)行有序的編排。計算機(jī)中的相關(guān)軟件內(nèi)就已經(jīng)有了程序，只要檔案工作者掌握了操作的知識就能夠進(jìn)行有目的的準(zhǔn)確的操作了。在運(yùn)用計算機(jī)建設(shè)檔案的時候，要進(jìn)行的是兩類資料的劃分，一類是與所有火電工程建設(shè)項目都有關(guān)系的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，指標(biāo)、定額、法律等等；一類是只與本項目有關(guān)的各種數(shù)據(jù)，施工文件、材料設(shè)備。但是，檔案建設(shè)中計算機(jī)的應(yīng)用要注意兩點(diǎn)問題。一是在工作中要依據(jù)實際的情況來進(jìn)行計算機(jī)造型的標(biāo)準(zhǔn)的選擇。因為數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，標(biāo)準(zhǔn)化和建庫這三項工作是檔案與計算機(jī)之間的結(jié)合部，是關(guān)系到檔案自動化系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵一環(huán)。二是，檔案工作者的計算機(jī)技能要求是過硬的，能夠勝任自動化系統(tǒng)在檔案工作中的應(yīng)用。

2.加強(qiáng)火力發(fā)電企業(yè)檔案管理工作的途徑和方法

2.1加快電子檔案管理人員培養(yǎng)和人才儲備步伐

社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使檔案管理工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理模式都發(fā)生了很大的變化。我們可以注意到，檔案管理工作由以前的保管、記錄活動的證據(jù)，演變?yōu)槟壳斑@種證據(jù)的確實產(chǎn)生，進(jìn)而確保上述活動本身有可信證據(jù)作為證明。檔案管理人員也因此由以前的文獻(xiàn)記錄者、保存者、變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者、整理者、演變?yōu)樵跈n案形成過程中，明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者。這一系列的巨大變化，迫使我們盡快地調(diào)整自己的工作思路和方式，來迎接電子時代帶來的挑戰(zhàn)。如何迎接這一歷史性的變革，關(guān)鍵是要提高當(dāng)前檔案管理工作者如何掌握和應(yīng)用新的科技知識，更好的服務(wù)于社會。各級政府、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案館的領(lǐng)導(dǎo)也越來越意識到，電子文件檔案管理人才在信息化管理工作中的重要性，紛紛投入資金，引進(jìn)先進(jìn)的電子文件檔案管理程序和人才，同時也清醒地認(rèn)識到目前的檔案人員知識結(jié)構(gòu)方面存在的問題。為此，加強(qiáng)檔案館現(xiàn)有人員的繼續(xù)培訓(xùn)是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作。如何提高現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)能力，這就要靠我們的管理者，根據(jù)人員的知識結(jié)構(gòu)水平，全面制定并明確每個人的培訓(xùn)計劃和目標(biāo)，定期進(jìn)行全面業(yè)務(wù)知識的考評。建立和完善館與館之間的技術(shù)交流平臺，從中發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、儲備電子文件檔案管理的人才。

2.2進(jìn)一步推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的要求是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，滯后的管理理念和應(yīng)用軟件的魚目混雜，直接影響了電子文檔檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是管理環(huán)境沒有充分得以提高和發(fā)揮。筆者認(rèn)為，對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次跨越，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.3抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)是關(guān)鍵

目前，火力發(fā)電廠檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)、工作站。服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與否，直接影響到數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合實際。因此，要避免發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項具體的決策。

2.4 建立完善發(fā)電廠電子文件全過程管理制度

火力發(fā)電廠電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，首先要加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理。電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響。加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況，確保電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

3.結(jié)束語

火力發(fā)電廠檔案工程建設(shè)的重要性是顯而易見的，需要相關(guān)的企業(yè)引起重視，把檔案工作當(dāng)成一項必要的工作來抓。檔案的工作者則應(yīng)該本著負(fù)責(zé)的態(tài)度，扎扎實實做好每一步的工作。以求真務(wù)實的工作作風(fēng)，與檔案管理的其它方面一起與時俱進(jìn)，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。 [科]

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