淺談和諧管理理論在人事檔案管理的應(yīng)用
2012-12-31 00:00:00李丹丹楊帥
【摘要】在人事制度改革日益深入的今天，人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，越發(fā)的考驗(yàn)著每一個(gè)檔案管理者的工作智慧。隨著地質(zhì)行業(yè)春天的到來(lái)，每一年都有大量的人才引進(jìn)和交流情況出現(xiàn)，我單位檔案資源激增，檔案利用程度也空前頻繁，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來(lái)越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要，探索使用科學(xué)的檔案管理方法，使繁雜的檔案工作得以有序展開(kāi)，變得迫切而又必要。
【關(guān)鍵詞】和諧管理理論；檔案管理；應(yīng)用
0.引言
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載。
1.新形勢(shì)下人事檔案管理工作存在的問(wèn)題
（1）對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。正是這種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，才使得原來(lái)越多的單位和部門(mén)忽視檔案管理工作。
（2）檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值。大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。
（3）檔案保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。檔案管理人員大多不是專(zhuān)職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。
（4）檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。這些都極大地影響了對(duì)檔案的研究和利用。
（5）人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
（6）檔案管理人員的素質(zhì)亟待提高。大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。完善各行各業(yè)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，打造一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，也是現(xiàn)階段工作面臨的主要問(wèn)題。
2.應(yīng)用和諧管理理論進(jìn)行檔案管理的理論基礎(chǔ)
2002年席酉民教授提出了和諧管理理論。和諧管理理論是和諧理論在管理學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展和應(yīng)用。和諧理論的基本思想是如何在各個(gè)子系統(tǒng)中形成一種和諧狀態(tài)，從而達(dá)到整體和諧的目的。和諧管理理論中，和諧管理的定義是：組織為了達(dá)到其目標(biāo)，在變動(dòng)的環(huán)境中，圍繞和諧主題的分辨，以?xún)?yōu)化和不確定性消減為手段提供問(wèn)題解決方案的實(shí)踐活動(dòng)。
在和諧管理中，“和諧”具有兩種價(jià)值內(nèi)涵：
第一，和諧的技術(shù)價(jià)值，它體現(xiàn)了“諧”的精神，效率的原則。和諧首先定義的是系統(tǒng)在要素上、組織上、結(jié)構(gòu)上的總體協(xié)調(diào)，它反映了系統(tǒng)在一定輸入下輸出極大化（或在一定輸出下的輸入極小化）的一種技術(shù)要求。在這里，系統(tǒng)輸出指的是狹義的系統(tǒng)產(chǎn)出，并不包含系統(tǒng)本身精神狀態(tài)的改變。這里的效率是指用最少的資源去提供最大的服務(wù)。
第二，和諧的價(jià)值包含一種系統(tǒng)成員的精神利得的意義，它體現(xiàn)了“和”的思想，對(duì)于一個(gè)企業(yè)成員而言，企業(yè)不但為他提供一種物質(zhì)的生存手段，同時(shí)也是他實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，尋求集體歸屬感的最理想場(chǎng)所。因此精神和諧的追求，不僅是出于效率的考慮，也是系統(tǒng)成員的直接目標(biāo)之一。實(shí)際上，這兩方面價(jià)值是相互依存的，忽視了哪一方面的因素都不可能達(dá)到整體的系統(tǒng)和諧，效率與精神價(jià)值構(gòu)成了一個(gè)和諧的統(tǒng)一體。
和諧管理理論將組織系統(tǒng)視為基于規(guī)則和單元自治的整體，來(lái)考慮組織如何在急劇變動(dòng)的外部環(huán)境中發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)而非部分的改進(jìn)。該理論的主要特點(diǎn)在于，它認(rèn)為管理問(wèn)題的有效解決必須遵循雙規(guī)則，即用優(yōu)化思路解決客觀科學(xué)的一面，用減少不確性的思路解決主觀情感的一面，并設(shè)法使二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，以提高組織有效性，從而形成了一套獨(dú)特的組織管理理論。
3.和諧管理理論實(shí)際檔案管理工作中的應(yīng)用
（1）建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分工，提高組織保障能力，弱化人事檔案管理中的情感因素，為領(lǐng)導(dǎo)重要人事任免提供準(zhǔn)確工作的信息。
（2）強(qiáng)化檔案管理信息化步伐，最大限度弱化“人”這個(gè)不確定因素在檔案管理中起到的作用，建立健全電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品，并要通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將其主動(dòng)融入單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，方便調(diào)檔、查檔，便于領(lǐng)導(dǎo)決策。
（3）嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理，使得交接工作可以無(wú)縫操作。
（4）人事檔案保存做到對(duì)號(hào)入座，并制定相應(yīng)管理制度，以簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。
4.結(jié)語(yǔ)
綜上所述，和諧管理理論的提出使得和諧的概念從單個(gè)的人的和諧發(fā)展轉(zhuǎn)向了復(fù)雜的企業(yè)的和諧發(fā)展，進(jìn)一步提升了和諧的高度。將其應(yīng)用于人事檔案管理過(guò)程中也取得了十分理想的效果，為日后檔案工作的發(fā)展提供了科學(xué)的指向。但這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求新一代的檔案工作人員應(yīng)該深入加強(qiáng)服務(wù)理念和意識(shí)，拓展服務(wù)方式和內(nèi)容，提高專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)，只有這樣才能應(yīng)對(duì)現(xiàn)今社會(huì)人事檔案管理的復(fù)雜局面，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。 [科]
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