小型商業(yè)企業(yè)商品采購(gòu)環(huán)節(jié)控制的思考

【摘要】完善小型商業(yè)企業(yè)商品采購(gòu)管理環(huán)節(jié)，是商業(yè)管理需要解決的重要問(wèn)題，也是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要內(nèi)容。這里結(jié)合云山商貿(mào)經(jīng)營(yíng)公司中心百貨商店案例，梳理出若干問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出了對(duì)策和解決的辦法，對(duì)加強(qiáng)小型商業(yè)企業(yè)商品采購(gòu)管理有一定的借鑒性和可操作性。

【關(guān)鍵詞】商業(yè)企業(yè) 商品采購(gòu) 控制

云山商貿(mào)經(jīng)營(yíng)公司中心商店，在《云山商貿(mào)經(jīng)營(yíng)公司商品采購(gòu)管理規(guī)定》文件下發(fā)執(zhí)行后，該商店半年時(shí)間僅在臨沂小商品市場(chǎng)就進(jìn)了多達(dá)七次的搭配商品貨，進(jìn)貨總額100萬(wàn)元，其中：正常商品50萬(wàn)元，占進(jìn)貨總額的50%；呆滯有問(wèn)題商品50萬(wàn)元，占進(jìn)貨總額50%。正常商品已銷售80%，而呆滯有問(wèn)題商品基本沒動(dòng)。僅僅六個(gè)月時(shí)間，特別是在管理規(guī)定開始執(zhí)行、各項(xiàng)規(guī)章制度基本建立之后，出現(xiàn)如此奇怪的現(xiàn)象，究其原因，到底何在？先從該商店負(fù)責(zé)人組織的兩次進(jìn)貨中略加分析一下：

第一次進(jìn)貨：10月31日，進(jìn)貨地點(diǎn)：臨沂小商品市場(chǎng)。

第二次進(jìn)貨：11月20日，進(jìn)貨地點(diǎn)：臨沂小商品市場(chǎng)。

從二次進(jìn)貨中可以看出，正常商品為自行車、門鎖、自行車鎖，金額計(jì)256410.80元，約占進(jìn)貨總額的50%；呆滯的有問(wèn)題商品為電表（雜牌）、電子計(jì)算器，金額計(jì)257300元，約占進(jìn)貨總額的50%。根據(jù)該商店年未盤點(diǎn)表，年未庫(kù)存計(jì)算器、電度表進(jìn)貨后基本未銷，正常商品尚余小部分未銷。

二次進(jìn)貨簡(jiǎn)單核算如下：

1.這二次進(jìn)貨毛利61749.80元，減去有問(wèn)題商品進(jìn)銷差價(jià)還余34699.80元。

2.這二次進(jìn)貨的直接費(fèi)用及稅金為30500元。

3.如果二次進(jìn)貨的有問(wèn)題商品進(jìn)貨后能按進(jìn)貨價(jià)售完，尚可盈余4200元，但是，呆滯的有問(wèn)題商品一直沒有辦法銷售，呆滯的有問(wèn)題商品257300元，每月支付銀行利息1700元，到今年3月未止，已虧損2800元，隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，虧損金額也將越來(lái)越大。

4.根據(jù)調(diào)查分析，處理電表的削價(jià)幅度最少為20%，則將損失21500元，計(jì)算器的削價(jià)幅度最少為70%，則將損失10萬(wàn)元。

據(jù)上分析，到了3月未止，這二次進(jìn)貨最少虧損124300元，可謂損失慘重。該商店每月銷售額在50萬(wàn)元左右徘徊，僅此兩次進(jìn)貨的損失，將該柜職工辛苦一年的效益沖盡。

從上例看出，損失慘重是人為造成的，是完全可以避免的，但是為什么會(huì)出現(xiàn)這一怪現(xiàn)象呢？其原因就在于組織采購(gòu)的人員存在問(wèn)題。

首先，思想上不端正，責(zé)任心不強(qiáng)，毫不猶豫的一次又一次上鉤了，到頭來(lái)，造成的損失是很大的，這是嚴(yán)重不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

其次，有些采購(gòu)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，又不肯虛心請(qǐng)教學(xué)習(xí)，不求甚解，不是有的放矢的組織貨源，同樣造成不應(yīng)發(fā)生的損失。

再次，有些基層門店負(fù)責(zé)人自由主義思想嚴(yán)重，對(duì)上級(jí)和本單位的規(guī)章制度只當(dāng)耳旁風(fēng)，甚至說(shuō)“以前都是一樣喊，到最后還不是不了了之”。

從中心商店的幾次進(jìn)貨中不難看出，有問(wèn)題商品為什么有增無(wú)減？關(guān)鍵在于進(jìn)貨負(fù)責(zé)人和企業(yè)負(fù)責(zé)人，措施不力，問(wèn)題處理不嚴(yán)，管理制度的檢查落實(shí)跟不上，主要表現(xiàn)在：

1.有些單位負(fù)責(zé)同志，工作效率低。有問(wèn)題商品的清查處理工作處理不力，只是將商品削了價(jià)后往倉(cāng)庫(kù)里一放了事，商品不上柜、不作宣傳介紹、不造成處理的聲勢(shì)，使其失去了清查處理的意義。

2.有一部分采購(gòu)人員，思想不純，為自己考慮多，對(duì)企業(yè)不負(fù)責(zé)任，造成進(jìn)貨關(guān)把的不嚴(yán)，“病從口入”，舊“病”未除，新“病”又生，是名副其實(shí)的敗家子。

基層人員存在業(yè)務(wù)素質(zhì)差的問(wèn)題，采購(gòu)人員信息掌握的不靈，市場(chǎng)行情摸索不透，甚至連所購(gòu)商品每月銷售數(shù)量也心中無(wú)數(shù)。售貨人員宣傳不力，熱情服務(wù)比不過(guò)個(gè)體商販。

針對(duì)上述問(wèn)題，現(xiàn)就如何解決好“有問(wèn)題商品為什么有增無(wú)減”這一問(wèn)題，提出如下幾條建議：

一、加強(qiáng)日常檢查監(jiān)督工作

財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)人員每月定期要對(duì)商店的商品進(jìn)銷調(diào)存進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向企業(yè)負(fù)責(zé)人反映，單位負(fù)責(zé)人，每月要對(duì)所有柜組的商品盤點(diǎn)表檢查一遍，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。成立企業(yè)盤點(diǎn)委員會(huì)，不定期的對(duì)各柜組商品盤點(diǎn)情況進(jìn)行抽查。對(duì)個(gè)別不負(fù)責(zé)人并給單位造成損失的干部職工，要嚴(yán)肅處理，給予行政和經(jīng)濟(jì)制裁。抓緊進(jìn)行有問(wèn)題商品的處理工作，應(yīng)成立長(zhǎng)期的有問(wèn)題商品削價(jià)專柜，固定人員，固定地點(diǎn)，并經(jīng)常出攤設(shè)點(diǎn)，下達(dá)處理指標(biāo)，納入經(jīng)營(yíng)承包責(zé)任制進(jìn)行考核。

二、加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)工作

采取老帶新、自學(xué)、短期培訓(xùn)等多種辦法，力爭(zhēng)較短的時(shí)間里培訓(xùn)一大批業(yè)務(wù)人才。加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)。組織經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)系統(tǒng)內(nèi)關(guān)于《云山商貿(mào)經(jīng)營(yíng)公司商品采購(gòu)管理規(guī)定》等有關(guān)文件，熟悉各環(huán)節(jié)的要求，熟悉崗位職責(zé)，提高執(zhí)行制度的自覺性。完善商品采購(gòu)程序。嚴(yán)格程序操作，從商品采買、入庫(kù)、審查、報(bào)銷，實(shí)行全過(guò)程控制。

三、加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研

商店自行采購(gòu)的商品，在符合質(zhì)量要求的前提下選擇合格供方。對(duì)大宗商品的采購(gòu)，則組織供貨商競(jìng)爭(zhēng)報(bào)價(jià)，選擇三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，進(jìn)行綜合評(píng)比，采購(gòu)物品的單價(jià)須為當(dāng)?shù)刈畹蛢r(jià)。市場(chǎng)調(diào)研人員根據(jù)市場(chǎng)變化，加強(qiáng)預(yù)見性，提前采購(gòu)一些容易漲價(jià)的原輔料。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，在供貨期內(nèi)，商店按照ISO9001質(zhì)量管理體系的要求，對(duì)供應(yīng)方進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估按滿足技術(shù)質(zhì)量要求情況、供貨能力及交貨期、產(chǎn)品價(jià)格、服務(wù)情況、質(zhì)量保證能力5個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行。每項(xiàng)評(píng)估分別按“優(yōu)、良、中、差”四個(gè)等級(jí)評(píng)定，再按“優(yōu)20分，良15分，中10分，差5分”換算成得分，凡得分在80分（含）以上的，為合格供方。得分在80分以下的，為不合格供方，取消供方資格。

四、加強(qiáng)商品進(jìn)貨計(jì)劃控制

計(jì)劃是做好管理工作的前提和基礎(chǔ)，沒有計(jì)劃就沒有管理，工作中，他們把制定采購(gòu)計(jì)劃作為管理控制的重要環(huán)節(jié)，認(rèn)真制定計(jì)劃，審核計(jì)劃，批準(zhǔn)計(jì)劃和嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃。具體由工作人員根據(jù)商品銷售和使用情況，提出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人人員進(jìn)行核實(shí)后，按照規(guī)定上報(bào)批準(zhǔn)，由采購(gòu)小組具體實(shí)施管理，采購(gòu)必須有2名以上業(yè)務(wù)熟悉者負(fù)責(zé)采購(gòu)工作，實(shí)施過(guò)程保證公開透明，陽(yáng)光操作。

五、嚴(yán)格驗(yàn)收

任何物品購(gòu)入后須經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管和員工代表驗(yàn)收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實(shí)，驗(yàn)收者對(duì)經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購(gòu)發(fā)票或采購(gòu)約定要求相符性負(fù)責(zé)。驗(yàn)收無(wú)誤后，填制材料入庫(kù)單，連同供應(yīng)商送貨單分送財(cái)務(wù)作為結(jié)算貨款的憑據(jù)。

首先，細(xì)化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化，驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。其次，加大處罰力度。在驗(yàn)收中，如發(fā)現(xiàn)供貨商提供的某種商品不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，少一罰十。再次，建立商店所有員工每人一天參與一次驗(yàn)收制度。所有參與驗(yàn)收員工，驗(yàn)收時(shí)協(xié)助商店驗(yàn)收人員抓好商品品驗(yàn)收，認(rèn)真驗(yàn)稱，審核數(shù)量，對(duì)質(zhì)量提出建議；如果因故不能參與驗(yàn)收時(shí)，必須請(qǐng)其他人員代替，并對(duì)質(zhì)量負(fù)責(zé)，本人不參與驗(yàn)收又不指定他人代替的，商店進(jìn)行相應(yīng)處罰。

六、加強(qiáng)企務(wù)公開接受群眾監(jiān)督

商店所有采購(gòu)的計(jì)劃應(yīng)予以公開；商店比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)確定供應(yīng)商必須經(jīng)商店招標(biāo)比價(jià)小組集體研究確定；供應(yīng)商以及供應(yīng)商品的價(jià)格應(yīng)在商店公示欄中公示接受群眾監(jiān)督；管理處應(yīng)對(duì)商店采購(gòu)環(huán)節(jié)的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查。