淺析如何提升辦公室的管理工作

摘 要：對于任何機關、單位或者是企業(yè)來說，辦公室都是一個綜合管理部門，是溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)結內外，保證各項管理工作正常運轉的樞紐。辦公室的管理是否科學以及科學化程度如何，直接關系到所在單位的形象和管理效能的高低。就如何提升辦公室管理工作作些探討。

關鍵詞：辦公室；管理工作；提升

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）13-0211-02

辦公室是各級機關、企事業(yè)單位的中心辦事機構和綜合協(xié)調部門，是溝通上下、聯(lián)系內外、協(xié)調左右、維護全局的橋梁和紐帶，是確保各項工作順利開展的“中樞神經”。當前，科學技術迅猛發(fā)展，特別是辦公自動化和網(wǎng)絡技術的發(fā)展日新月異，要求辦公室進一步解放思想、更新觀念，充分運用互聯(lián)網(wǎng)絡、門戶網(wǎng)站、辦公自動化等現(xiàn)代科技手段以及現(xiàn)代管理系統(tǒng)理論，著力推進宣傳、信息采集、辦公方式和內部管理工作創(chuàng)新，全面提升辦公室工作效能，促進各項工作登臺階、上水平。

一、充分認識辦公室管理工作的重要性

辦公室是一個單位的“窗口”，地位和作用非常重要。一方面辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉的“橋梁”和“紐帶”。另一方面，從提高辦公室整體效率看，機關各業(yè)務部門只負責本業(yè)務系統(tǒng)的工作，而每一項工作的各個環(huán)節(jié)的合理、準確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調、處理、解決。

1.辦公室管理關系到領導的決策水平。辦公室作為輔助領導決策的主要部門，承擔著為領導收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務。其本身管理的科學化，將有助于更好地發(fā)揮為領導決策服務的參謀咨詢作用和耳目作用，為領導提供全面、及時、準確的信息，從而促進和提高領導的決策水平。

2.辦公室管理關系到系統(tǒng)的協(xié)調運轉。全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此，辦公室管理的科學化，將會更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關系，溝通領導與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)系，促進整個管理系統(tǒng)的協(xié)調運轉。

3.辦公室管理影響機關的辦事效率和服務質量。辦公室承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導致效率低下、服務質量差。而實行科學化管理的辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務，能夠協(xié)助領導者迅速找出行政執(zhí)行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高辦事效率和服務質量。

二、辦公室管理的主要內容

1.辦公室的主要職能。從行政管理的角度來看，辦公室面對的工作主要是上級部門以及本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是領導和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：一是助手作用。辦公室對上級機關的部署結合本單位領導的意見貫徹執(zhí)行并組織實施和檢查落實執(zhí)行結果，對加強機關管理、維護正常工作秩序、保證工作質量起到組織、執(zhí)行的重要作用。二是參謀作用。辦公室人員要經常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結經驗、提出改革建議，及時向領導匯報并提出建設性參考意見，作好領導參謀。三是協(xié)調作用。辦公室在管理工作中需要負責協(xié)調工作，以維持正常的工作秩序，及時轉達傳送上級主管部門以及本單位領導的各項指示精神，主動協(xié)調好各部門的關系。起著承上啟下、聯(lián)系內外的樞紐作用。四是保障作用。既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內各部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，充分調動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項任務。

2.辦公室管理的科學內涵。辦公室管理的科學化蘊涵著豐富的內涵。就當前實際情況看，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。一是制度化。辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。應著重抓好幾項制度如：崗位責任制、會議制度、公文處理的制度、接待制度、安全保密制度等。二是程序化。程序化的管理可使各項管理活動按照一定的秩序有準備、有步驟、有條不紊、循序漸進地進行，促進和實現(xiàn)辦公室管理的正?；?。它主要包括公文處理程序、會議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。制定程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性。三是自動化。辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經驗的管理轉向現(xiàn)代的、科學的管理。

三、提升辦公室管理工作的探討

1.要加強辦公室自身的隊伍建設。一要合理配置辦公室內部機構，合理配置辦公室內部機構是實現(xiàn)辦公室管理科學化的重要前提和基礎。只有合理地設置辦公室的內部機構和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關協(xié)調能力的精干隊伍，才能確保辦公室各項工作的順利開展。二要切實加強辦公室隊伍的思想作風建設。辦公室人員必須注重學習，要有克己奉公、富于奉獻的精神，不圖名、不為利，甘當“鋪路石”。要主動為領導服務，為基層服務，為職工、群眾服務。要發(fā)揚實事求是精神，深入調查研究。要盡可能走出辦公室，深入到實際中去，了解實際情況，掌握最新動態(tài)，向領導提供全面、準確、及時的信息。同時，主動做好查辦督辦等工作。同時，還要謙虛謹慎、熱情待人，從根本上杜絕“門難進、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。無論是日常工作的處理還是內外來訪的接待，都要熱情周到、文明禮貌，切忌態(tài)度冷淡、盛氣凌人。三要注重業(yè)務素質的提高，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內容雜、聯(lián)系廣、綜合性強，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，具有較強的綜合分析能力、組織協(xié)調能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應辦公室管理科學化的需要。

2.要正確處理好各種矛盾。一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為工作的出發(fā)點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備，對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。三是“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意、當參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，要為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。

3.要充分利用現(xiàn)代科技，提高管理效能。一要強化公開、宣傳和溝通功能。辦公室要強化新聞宣傳意識，宣傳本單位政策、領導講話、重要會議、重大活動等方面的內容。要注重網(wǎng)上溝通聯(lián)絡，主動建立網(wǎng)上專題論壇、領導信箱及投訴信箱、網(wǎng)上民意調查、網(wǎng)上視頻對話等欄目，提供一個網(wǎng)民參與意見收集的渠道，主動收集、及時處置民情民意，增加與網(wǎng)民及其他方面溝通和交流的渠道和機會，推動黨政機關依法施政、科學決策和企事業(yè)單位有序發(fā)展。要建立高效、有序的運行和維護制度與機制，門戶網(wǎng)站應有專人負責日常維護和更新，宣傳內容有專人負責采編、上傳，網(wǎng)上專題論壇、領導及投訴信箱、網(wǎng)上民意調查有專人負責處理和反饋，網(wǎng)上視頻對話有專人組織和落實，同時建立考核獎懲機制，確保有序運行。在加強監(jiān)督和管理、保證信息安全和服務質量的前提下，也可積極探索資源外包的模式，把非關鍵性和非決策性業(yè)務流程和環(huán)節(jié)規(guī)范化后外包，實現(xiàn)服務的社會化，以提高效率、降低成本。二要運用互聯(lián)網(wǎng)絡，搭建信息采集的平臺。信息采集、匯總、上報是辦公室服務領導的重要工作，除了利用內部工作網(wǎng)絡、平面媒體和信訪等傳統(tǒng)渠道外，還必須充分運用互聯(lián)網(wǎng)絡，搭建快捷平臺，全方位、快速收集各類相關信息，為領導決策服務。三要運用辦公自動化技術，構建工作運行快速系統(tǒng)。辦公室工作頭緒繁多，面對繁雜的工作，必須主動引入和使用辦公自動化技術。

4.運用系統(tǒng)管理理論和方法，推進辦公室內部管理工作創(chuàng)新。一是建立一體化、相對封閉的管理系統(tǒng)。整合辦公室工作職能、工作人員及分工、辦公設備、領導決策程序等各種資源和要素，作為一個系統(tǒng)和整體來統(tǒng)籌和安排，建立一整套管理體系，并利用辦公自動化系統(tǒng)和網(wǎng)絡，使辦公室工作流程清晰、職責清楚、責任明確，從而實現(xiàn)辦公室工作的程序化、系統(tǒng)化和規(guī)范化。二是建立人本管理系統(tǒng)。管理人員要努力保持各部分之間的動態(tài)平衡、相對穩(wěn)定，以便適應情況的變化，達到預期目標。辦公室要全面實施人力資源戰(zhàn)略，建立以人為中心的管理體系，形成尊重人、依靠人、發(fā)展人、為了人的考核獎懲、選拔任用制度和機制，發(fā)揮全體人員的積極性和創(chuàng)造性，增強辦公室的整體活力和凝聚力。三是建立公開透明的運行系統(tǒng)。除需要遵守國家保密規(guī)定和商業(yè)秘密外，有關情況還應當適時適度對外和對內公開，實行透明化運行。辦公室要加快建立行政權力網(wǎng)上公開透明運行系統(tǒng)，使所有行政權力上網(wǎng)運行，接受有效監(jiān)督，打造“陽光政務”。