高校人事檔案管理的價值、問題與改進

摘 要:高校人事檔案管理具有信息提供和保存、身份和素質(zhì)證明、基礎(chǔ)性材料生成、信息核實、人事關(guān)系遷轉(zhuǎn)等價值，存在工作單調(diào)與事務(wù)復(fù)雜、檔案建設(shè)相對滯后而檔案的作用日益重要、對檔案材料忽視而又敏感、檔案專人管理與應(yīng)用單位較多、檔案材料保存時間增長與材料信息使用率遞減等問題，并要逐步實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、專業(yè)化、數(shù)字化、動態(tài)化。

關(guān)鍵詞:高校 人事檔案 管理

中圖分類號:G64文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)04(b)-0217-02

Abstract:Persennel dossier management in colleges and universities have some values， such as information providing and preserving， capacity and quality proving， basic material generating of staff members， personnel dossier’s transfering， and so on. It also have some contradictions， such as tediously and complicated work， lay out dossier’s manegement and it’s profit effects， sensitive to information and ignoring the files， shortage in manegement person and more department’s utilization， the long the files time， the fewer of it’s useing. Persennel dossier management in colleges and universities should be standardized， normalized， specialized， digitalized， and dynamicized.

Key Words:colleges and universities; persennel dossier; management

高校是人才流動頻繁的場所，高校的人事檔案管理發(fā)揮著重要作用。但在不少高校，人事檔案的建設(shè)與管理存在不少問題，需要不斷加以改進。

1 高校人事檔案管理具有重要價值

高校人事檔案本身的重要價值使高校人事檔案管理工作也具有重要價值。高校人事檔案的價值主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 信息提供和保存

高校人事檔案管理的主要目的是為學校人力資源開發(fā)和管理提供和保存信息。一方面，檔案是學校人才基礎(chǔ)信息的載體，記錄和保存著人員的信息，例如教職工的職稱、學歷、所學專業(yè)和學科、年齡、學緣、身體健康狀況和教學科研能力狀況，還反映了教職工工資、福利、工作量、科研與教學獎勵、科研項目與成果、職務(wù)變動等情況。這些信息可以為專業(yè)技術(shù)職務(wù)的評聘和行政職務(wù)的任命提供了基本信息。無論人事部門、教師管理部門、科學研究部門，都需要查閱檔案，了解和掌握全校教職工的整體情況，因此，檔案為學校整體人力資源開發(fā)提供重要依據(jù)。

1.2 人員身份和素質(zhì)的證明

高校招聘教師、輔導(dǎo)員、職工，特別是招聘學院院長、學科帶頭人、新辦專業(yè)、緊缺專業(yè)的專業(yè)教師等是高校的常規(guī)工作。當一個擬招聘的人員尚未到崗，無法確定其專業(yè)素養(yǎng)時，只能通過檔案來進行分析和評價。招聘新的專業(yè)技術(shù)人員，雖然經(jīng)過面試、公示等程序，但實際上，一個人是否忠于職守、是否具有很強的事業(yè)心、責任心等，一次面試是很難看出來的，考評者的愛好、甚至第一印象都發(fā)揮著重要作用，但從一個人檔案中的獲獎證書、成績表、科研成果記錄、任職情況，甚至填寫材料的認真程度等，都可以看出一個人的敬業(yè)精神和責任感。雖然先進稱號等有時不能反映一個人的真實素質(zhì)，甚至還存在弄虛作假的情況，但如果一個人在曾經(jīng)工作過、學習過的所有單位都被評為先進，至少說明這樣的人才是經(jīng)得起實踐和歷史檢驗的，是可以信賴的。檔案材料應(yīng)該比面試更有說服力。人事檔案應(yīng)在人員招聘、晉升職務(wù)等方面發(fā)揮甄別和選拔人才的重要作用。

1.3 教職工基礎(chǔ)性材料的生成

高校教職工的工資晉升、每年的年度考核、工作的調(diào)整和教師崗位的變化，包括獎金的發(fā)放，科研成果的統(tǒng)計、核算等，都是高校尊重教師勞動成果，調(diào)動教職工積極性的重要舉措。這些經(jīng)常性的資料收集和統(tǒng)計工作繁瑣、龐雜，與每個人的切身利益又緊密相關(guān)。因此，檔案材料的收集、整理過程實際上是教職工人事管理的基礎(chǔ)性資料的不斷生成過程。一個高校的管理工作者不可能熟悉所有的教職工，只有通過檔案資料，才能在總體上了解和掌握人事信息，而這些材料正是高校管理者應(yīng)熟悉的信息。高校人事檔案工作的經(jīng)常性、瑣碎性、與個人利益的高度相關(guān)性，使得高校檔案管理工作來不得半點的粗心大意。

1.4 信息的核實與錯誤信息的糾正

高校教職工對職務(wù)晉升、干部選拔等有關(guān)的年齡、學歷、職稱等條件異常敏感，有些人對自己的有些信息記憶不清，再加上檔案高度保密性的特點和高校頻繁的人員流動，使不少高校出現(xiàn)了教職工年齡、學歷、職稱、科研成果資料與實際出入較大的情況，甚至還出現(xiàn)了“假年齡”、“假學歷”、“假成果”等弄虛作假的情況，各種假信息給高校人事管理、學術(shù)管理等帶來了不少困難。但高校的人事檔案工作則可以通過比較、鑒別、核實等，發(fā)現(xiàn)并糾正這些錯誤，為高校人事管理部門提供準確信息。

1.5 人事關(guān)系遷轉(zhuǎn)的憑證

高校人員流動頻繁，最終以什么為人事關(guān)系變動的依據(jù)呢？當然行政部門的相關(guān)會議的決定是基本依據(jù)。但這些信息材料的轉(zhuǎn)遞都要經(jīng)過檔案管理部門。當一個人的人事關(guān)系從一個高校流動到另一個單位時，這個人的工資等各種關(guān)系也就流轉(zhuǎn)到另一個單位。這些關(guān)系的落實，都要以檔案材料所反映的時間、單位名稱、人員的年齡、工作年限等信息為依據(jù)。如果沒有檔案材料，一個人工作職責的履行和工作報酬的兌現(xiàn)就無從談起。因此，高校人事檔案的流動是高校人員流動的重要依據(jù)。

2 高校人事檔案管理存在的幾個問題

2.1 檔案管理工作單調(diào)與人事管理復(fù)雜的矛盾

檔案的整理、借閱、轉(zhuǎn)移是常規(guī)工作，需要檔案管理人員熟悉檔案管理的過程和細節(jié)，處理頻繁的人員流動所形成的檔案遷轉(zhuǎn)等工作。這些工作單調(diào)而乏味。一所高校，不僅有本部的教職工，還有各附屬單位的人員;不僅有新參加工作的人員，還有大量的離退休人員;不僅有教師、科研等專業(yè)技術(shù)人員，還有行政與后勤服務(wù)人員;不僅有正式職工，還有大量的臨時招聘人員。這些人員招聘和辭退、工資、職務(wù)的晉升、各種保險的辦理、崗前培訓(xùn)和退休等工作的處理，給高校檔案工作帶來了許多常規(guī)工作量，也增加了不少很難解決的問題。

2.2 檔案建設(shè)相對滯后而檔案的作用日益重要的矛盾

目前高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案室面積狹小、設(shè)備簡陋、管理人員數(shù)量不夠，許多高校達不到國家規(guī)定的編制。許多檔案管理人員專業(yè)化不夠、培訓(xùn)不足，影響了高校人事檔案管理科學化、現(xiàn)代化。一方面，高校人事檔案管理涉及的事務(wù)繁雜，并要做到高度保密、隨叫隨到，另一方面，不少高校的人事檔管理人員職務(wù)、職稱晉升困難，待遇偏低，許多專業(yè)人員不愿到檔案室工作。同時，由于高校教師等專業(yè)人員的流動非常頻繁，高校對檔案的利用，以至于依賴程度在增強。高校幾乎所有與教職工相關(guān)的工作都需要人事檔案提供相關(guān)信息。

2.3 對檔案材料比較忽視而又十分敏感之間的矛盾

檔案建設(shè)是一個常態(tài)的工作，需要細心、認真、一絲不茍才能做到保密、規(guī)范和標準化。一方面，人事檔案材料都是教職工個人不同時期學習和工作的記錄，不少人對檔案比較忽視，填寫表格等材料馬馬虎虎，敷衍潦草。另一方面，許多人對檔案材料卻十分好奇和敏感，當組織部查閱某人的檔案，人們馬上議論某人要晉升了，當紀委查閱某人的檔案，人們馬上懷疑某人出事了。現(xiàn)在，不少高校教師和工作人員的學歷、職稱、學術(shù)獎勵、科研項目，甚至出生地和年齡、工齡等造假、篡改現(xiàn)象很嚴重，有的人在不同的表格上填寫不同的出生年月。當某一個部門要查閱某人的檔案時，弄虛作假的當事人就十分敏感，只怕出問題，尤其是擔任某種領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員，還擔心弄虛作假受到紀律處分。這也為檔案建設(shè)和管理帶來不必要的人為干擾。

2.4 檔案管理需要專人負責而應(yīng)用單位又比較多的矛盾

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，高校的檔案應(yīng)該由專人負責，并長期固定，檔案管理人員要對每個教職工的信息了如指掌。但是人事檔案的借閱和使用單位卻很多。干部的晉升、調(diào)動，教師等專業(yè)技術(shù)人員職稱的晉升、評定，教職工的加薪、晉級、退休，教職工參加公務(wù)員、研究生考試、出國，甚至教職工去世等都要查閱或復(fù)印檔案材料，組織部、紀委、外事部門都是查閱檔案信息的重要部門。而要使檔案信息真實、新穎，就要及時收集與整理檔案資料，既要保證檔案材料的真實可靠，又要注意隨時更新，還要做好保密工作。

2.5 檔案材料保存時間增長與材料信息使用率遞減的矛盾

人事檔案是以工作人員個人的資料和信息匯集而成的，處于不斷生成的過程之中，有些材料在不斷補充，有些則被新材料所替代，例如，每個教職工都有一個年度考核表格，這是確定一個工作人員是否合格的重要資料，這些資料平時看不出有什么重要價值，但當確定人的工齡、教齡，落實退休金、養(yǎng)老金等待遇，評選各種榮譽稱號或先進稱號時，其價值就顯現(xiàn)出來了。從個人的檔案材料來看，隨著工齡的增長，一個人的檔案資料會越來越多，但從使用率來看，這些檔案材料形成的時間越長，使用的次數(shù)也就越來越少，許多情況下使用的是最新、最近的材料。但許多材料不敢丟棄，不知什么時候就會用到。這就給檔案材料的選擇、保存和使用帶來了困難，也增加了不少工作量。

3 高校人事檔案管理的改進措施

3.1 實現(xiàn)高校人事檔案管理的標準化

標準化是在各種社會實踐中，對重復(fù)性事物和概念通過制定、實施標準，達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益的過程。①標準是一種“統(tǒng)一規(guī)定”，是各有關(guān)方面需要“共同遵守”的行為準則和依據(jù)。人事檔案工作的標準化就是要對人事檔案實行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)等有序化管理控制，以獲得最佳檔案管理效益，既要建立和完善人事檔案的術(shù)語、代碼、分類、計量、統(tǒng)計等基礎(chǔ)標準，也要建立和完善檔案的收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術(shù)標準。高校人事檔案管理的標準化，就是按照國際通行的做法管理和處理檔案，使檔案材料的歸類、借閱和保護制度符合國家和國際標準。標準化也意味著規(guī)范、科學、人性化，是檔案建設(shè)和管理的時代要求。

3.2 實現(xiàn)高校人事檔案管理的規(guī)范化

高校人事檔案的規(guī)范化，就是根據(jù)檔案管理的相關(guān)制度和要求建設(shè)和管理檔案，嚴格按照制度和國際通行的做法進行檔案材料的收集、歸檔、整理、轉(zhuǎn)移、查閱和保護。由于檔案的類型、功能、時效性等存在差異，因此，應(yīng)該制定不同的規(guī)范和制度，促進檔案與檔案管理工作不斷走向科學化、現(xiàn)代化?！陡刹繖n案工作條例實施細則》對工作體制、人員配備和職責，內(nèi)容及分類，管理范圍，材料收集、鑒別和歸檔，檔案的整理、保管與保護，提供、利用和遞轉(zhuǎn)等，都有嚴格的要求和規(guī)定。②這些規(guī)定是人事檔案管理走向規(guī)范化的重要保證。高校人事檔案應(yīng)該嚴格按照這些規(guī)范進行管理。

3.3 實現(xiàn)高校人事檔案管理的數(shù)字化

數(shù)字化意味著精確、縝密、高效和快捷。數(shù)字是電子的自然延續(xù)，數(shù)字化是管理方式的重大跨越。高校檔案的發(fā)展必然要跨入數(shù)字化的世界，建立起由數(shù)字系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字控制，數(shù)字交換。檔案的數(shù)字化是數(shù)字社會的時代要求，也是檔案管理適應(yīng)數(shù)字化社會的必然結(jié)果。在數(shù)字化建設(shè)中，有的國家將電子公文歸檔管理納入決策的關(guān)鍵依據(jù)，制定電子公文管理的綜合性管理框架，開發(fā)電子公文軟件，政府與檔案管理部門共同制定電子公文管理指南或規(guī)范。③高校人事檔案管理應(yīng)及時采用最新的科學技術(shù)成果，不斷更新設(shè)備，適應(yīng)國際檔案管理的潮流，使檔案管理與時代發(fā)展的步伐同步。

3.4 實現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化

改革開放以來，高校的人事檔案管理在專業(yè)化、技術(shù)化方面取得了長足進展。一方面配備了專職人員進行人事檔案的管理，為高校人力資源開發(fā)與利用創(chuàng)造了條件。另一方面，人事檔案的管理也采用最新的科技成果和方法，運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，并逐步向網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)資源具有信息容量大、查詢方便快捷、易于復(fù)制和鏈接、易于對話和交流等特點。④網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時間上的即時性、全天候，空間上的廣延性、超時空，消除了人們利用檔案的時空限制，借助一個顯示屏，人們可以目不離屏地瀏覽可以公開閱讀的各種檔案信息，查找需要的檔案內(nèi)容。高校人事檔案管理也要不斷走向?qū)I(yè)化，為高校人才工作提供專業(yè)服務(wù)。

3.5 實現(xiàn)高校人事檔案管理的動態(tài)化。高校人事檔案管理的動態(tài)化是由其本身的特點所決定的

一方面高校人事檔案的服務(wù)對象是教師和科研人員，而這些人員都是職業(yè)變動的頻率比較大的人員，他們學位的晉升、職稱的評定、科研成果的記載和科研等獎勵的兌現(xiàn)、落實，都需要檔案材料提供依據(jù)。另一方面，社會對科技人員的需求和重視程度越來越高，高校對優(yōu)秀人才的爭奪也成為決定一個高校質(zhì)量的重要標志。在這樣的環(huán)境下，不少高校人員流動頻繁，每年都有較大比例的專業(yè)技術(shù)人員從一個單位流向另一個單位，每年有數(shù)量不菲的檔案資料需要整理。因此，只有進行動態(tài)管理，才能彰顯檔案為高校人事工作、人才工作服務(wù)的理念，充分發(fā)揮檔案工作所擔負的人才工作參謀和助手的作用。

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