淺析大學生檔案管理模式創(chuàng)新與實踐

摘要：近幾年我國經(jīng)濟和社會都得到了極大地發(fā)展，與此同時高等教育發(fā)展水平也在不斷提高，國家和社會對大學生的重視程度逐漸提升，因此大學生的檔案管理工作也受到了越來越多的關注。但是傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，我們要進行不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，建立適當?shù)母咝n案管理模式，這樣才能為社會建設提供更多有效地信息，才能使檔案工作在高校建設過程中發(fā)揮其真正的作用。

關鍵詞：形勢變化；開拓創(chuàng)新；檔案管理模式；社會實踐

高校檔案作為用人單位考察學生在校行為品格的重要依據(jù)有著不可小覷的作用，這也說明了檔案管理的重要性。而今隨著經(jīng)濟形勢的不斷變化，信息時代特征日益明顯，現(xiàn)代科技技術的日益發(fā)達，我國與國際交往程度日益深厚，大學生檔案管理模式的改變已迫在眉睫了。

一、淺析現(xiàn)今大學生檔案管理弊端

現(xiàn)今檔案管理弊端較多，主要原因與社會、學校、學生三方面有關。

1.社會原因

當前，社會上出現(xiàn)嚴重的棄檔現(xiàn)象，所謂棄檔，是指學生在畢業(yè)后，由于種種原因沒有按照檔案移交手續(xù)將在校期間形成并保存的檔案隨就業(yè)而轉移，對自己的檔案持漠視態(tài)度。目前，企業(yè)發(fā)展迅速，企業(yè)多數(shù)沒有保管員工檔案的權利，對人事檔案管理又了解不多，對檔案查詢、檔案材料收集和用工手續(xù)辦理不夠及時和完善。有些小企業(yè)招聘看學生畢業(yè)證和相關資格證書以及實際工作能力就錄用了，并沒有較多地參考學生在校期間形成的檔案；有的企業(yè)收了學生檔案也只是放在人事部或者行政部門的辦公室，并不重視學生檔案的價值，進而導致年輕人對檔案產(chǎn)生錯誤認識，認為檔案里的記錄并不重要，也沒有利用的必要。

2.學校原因

一般而言，檔案機構主要為學校科研、教學等工作服務，而非主要的行政職能部門，領導重視不夠。很多學校一般都在黨政辦公室下面設立檔案科（室），也有未設置獨立檔案科（室），而是由黨政辦公室的副主任或者其他科（室）負責檔案工作的.由于檔案科（室）不是獨立的管理機構，缺乏獨立的經(jīng)費預算和系統(tǒng)的管理體制，工作人員的自主性不強，導致檔案利用宣傳力度不夠，宣傳方式單一。由于沒有把檔案的重要性和利用的相關政策宣傳出去，學生對檔案和相關規(guī)定了解甚少，

3.學生原因

學生，包括在校生和歷屆畢業(yè)生，本該是學生檔案的主人，是學生檔案利用的主要群體之一。但我們發(fā)現(xiàn)，學生對檔案及檔案利用的意識極為薄弱。原因如下，檔案機構門禁森嚴，工作人員服務意識淡薄，網(wǎng)上服務功能不完善。長期以來，檔案機構一直被視為機要部門，其神秘面紗始終難以揭開。加上檔案利用規(guī)定嚴格，造成學生對檔案機構的畏懼心理以及“無事不登三寶殿”的現(xiàn)象。此外，檔案管理人員“重藏輕用”的傳統(tǒng)觀念未得到根本性的改變，仍然將主要精力放在檔案的收集、整理和保管上，對于學生檔案的利用持被動態(tài)度，缺乏主動服務意識。

二、管理模式創(chuàng)新與實驗方法

高校檔案作是為教學、科研、黨政機關服務的.離不開學校領導的重視與支持。這種重視與支持不能只是精神層面的號召.而是要求學校領導能在軟件、硬件建設上給予大力的支持。在人力上.配備技術過硬、思想覺悟高的檔案敬業(yè)的工作人員；在財力、物力上.支援必要的經(jīng)費.購買相關的軟件和硬件設備.配備配套的辦公自動化系統(tǒng)設施等。

1.創(chuàng)新工作機制。

利用高校檔案部門要建立創(chuàng)新的工作機制。突出服務這條主線，積極進行檔案管理工作的探索.圍繞本單位的中心工作，緊緊抓住。這一環(huán)節(jié).做好“利用”的文章。高校檔案管理部門應該重視學校檔案管理工作，尤其是檔案的接收工作、檔案分類、編目、歸檔以及實體裝盒等工作。另外還應該投入一定精力用于建設局域網(wǎng)。要不斷的進行對計算機管理的研究。這樣才能更好地對各單位的檔案整理工作進行指導和協(xié)作，進而有效地提高檔案管理的服務質量和效率。檔案管理部門還應該按期制定相關檔案信息的資料，使檔案資源的使用價值充分發(fā)揮出來。學校也應該加強對檔案工作的管理力度，及時公開檔案管理目錄，提供檔案信息檢索和服務，這樣才能更好地滿足學校師生的需要。

2.加強管理，建立完善規(guī)章制度。

不同高校在檔案管理過程中所要面對的情況存在一定差異，因此在選擇檔案管理方式時也應該結合本校的自身特點，建立完善的檔案管理制度，這樣才能使檔案管理工作更加規(guī)范，才能使檔案管理工作順利進行。學?？梢灾贫ㄒ恍┻m合的管理制度，比如查詢制度、借閱制度等等，只有對檔案進行規(guī)范化的管理，才能真正提高檔案管理工作的質量。另外，我們要把檔案制度建設放在檔案管理和建章立制工作的首位，要從實際工作出發(fā)，建立一套完善的管理規(guī)則，對于檔案管理過程中出現(xiàn)的每一個步驟都制度相應的規(guī)范，還要建立工作考核制度，這樣才能提高檔案管理效率，保證檔案質量，使檔案管理工作更加的規(guī)范和標準。

3.重視檔案干部隊伍的建設工作。

人才是社會發(fā)展的重要力量，高校檔案建設工作也離不開人才，因此我們必須要重視檔案管理人才的培養(yǎng)，要不斷提高檔案干部的素質，并且要將這項工作作為學校檔案管理工作的重點。檔案管理屬于一項爭業(yè)性和政治性較高的工作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，無論是專職還是兼職的檔案管理人員都必須具備較高的職業(yè)素質和政治覺悟，要能夠客觀公正的完成工作，要具備責任心和良好的服務態(tài)度。因此，高校應該定期為檔案管理人員創(chuàng)造培訓機會，讓工作人員能夠通過不斷地學習提高自身的業(yè)務水平和責任心，另外高校在選擇檔案工作人員時也應該進行嚴格的篩選，選擇那些知識結構比較完善的人員，這樣才能真正提高檔案管理隊伍的素質。

4.加強檔案服務的質量和范圍。

隨著時代的快速發(fā)展，人們對檔案信息的重視程度也在不斷增加，這就需要檔案管理人員在工作過程中要提高自身的服務意識，不斷地進行服務形式的創(chuàng)新，這樣才能進一步滿足人們對檔案信息的需要。高校檔案管理人員應該不斷地提高自身的服務質量，改變服務態(tài)度，豐富服務方式，加強對檔案部門的宣傳力度，這樣才能使檔案信息得到更全面的利用，尤其是在一些大型活動上，如校慶、學士學位評估等，檔案管理部門要發(fā)揮其真正的作用。這樣才能使高校檔案管理工作質量不斷地提高。（作者單位：贛南醫(yī)學院）

參考文獻

[1]王英瑋：《信息時代的人事檔案管理———理論實踐方法技術》，中共黨史出版社，2004年。

[2]陳海靜.當代我國大學生檔案意識現(xiàn)狀調查及對策分析——以蘇州地區(qū)在校大學生為例[J].檔案學通訊，2012（1）：89～93.