論檔案管理與信息化建設

【摘 要】檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；建設

在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案管理信息化建設已經成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，檔案管理和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。

檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式為社會提供服務為重點的轉變過程。其涵蓋以下四個方面的內容：第一，實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，實現檔案信息高度共享；第四，必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

一、檔案管理信息化的內容

1.信息化的基礎設施建設。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

2．檔案信息資源建設。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。

3.檔案的標準和規(guī)范建設。標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關于中國檔案信息化的標準規(guī)范體系。

4．檔案信息化的應用系統(tǒng)建設。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣，關系檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益。

5.信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發(fā)展速度和質量起著決定性的作用。

二、檔案管理信息化的建設途徑

應該遵循適應國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現代化建設服務，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設。

1.加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、檢索工具建設、規(guī)章制度建設、專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等。繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

2．加快提高檔案現代化管理水平。從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發(fā)展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統(tǒng)如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包容性。

3．改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務方式已經不能適應i檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務方式，為經濟和社會發(fā)展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了；二是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用于檔案信息全文檢索、查詢服務；三是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如郵電信息網絡等，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；四是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發(fā)布。

4．培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統(tǒng)的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯(lián)系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養(yǎng)，適當增加檔案現代化管理課程的課時。

5．加強電子檔案歸檔管理。網絡技術的發(fā)展極大地促進了業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性、關聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是，對分布在各個機構的業(yè)務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

三、結論

檔案管理信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館(室)只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務社會。