談獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)秘書工作

【摘 要】教學(xué)秘書的工作是一項(xiàng)繁雜瑣碎、細(xì)致具體、任務(wù)性強(qiáng)的綜合性工作。本文結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何做好教學(xué)秘書工作進(jìn)行了深入分析。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書；教學(xué)管理；服務(wù)；協(xié)調(diào)

獨(dú)立學(xué)院在由院級(jí)辦學(xué)向系級(jí)辦學(xué)模式轉(zhuǎn)變過程中，作為系內(nèi)的一名教學(xué)秘書，除了要具有一份愛崗敬業(yè)的責(zé)任心，其工作特征也更加具有多樣性。有時(shí)候要像蜜蜂那樣，忙忙碌碌；有時(shí)候要像裁縫那樣，一針一線地去做事；有時(shí)候要像交警那樣，保障整條道路的通暢；也有的時(shí)候要像船長(zhǎng)那樣，掌舵、領(lǐng)航。因此，教學(xué)秘書能否正確認(rèn)識(shí)自身的工作特點(diǎn)和充分發(fā)揮作用，將對(duì)系級(jí)辦學(xué)的教學(xué)管理工作尤為重要。下面，就結(jié)合實(shí)際來談一談教學(xué)秘書如何做好本職工作。

一、要有“學(xué)生第一、教師優(yōu)先”的服務(wù)理念

獨(dú)立學(xué)院和普通高校一樣，沒有特色就難于發(fā)展，缺乏競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于管理者隊(duì)伍中的教學(xué)秘書來說，同樣還需要具備不斷地自我創(chuàng)新和完善的意識(shí)。因?yàn)榻虒W(xué)秘書不僅是一個(gè)服務(wù)的窗口，更是一條承接師生關(guān)系的紐帶。教學(xué)秘書既要服務(wù)日常教學(xué)管理工作，又要服務(wù)教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。如何體現(xiàn)其工作價(jià)值，這除了要具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、健康的心理素質(zhì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，還應(yīng)該時(shí)刻秉承“學(xué)生第一、教師優(yōu)先”的服務(wù)理念，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，探索服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，把最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大師生，只有這樣，才能夠順應(yīng)獨(dú)立學(xué)院發(fā)展的潮流，更好地立足于本職崗位。

二、養(yǎng)成認(rèn)真做事、勤于歸檔的工作習(xí)慣

作為教學(xué)秘書，認(rèn)真是做好管理工作的基礎(chǔ)，歸檔是激發(fā)創(chuàng)新能力的關(guān)鍵。實(shí)際上，教學(xué)秘書應(yīng)將自己定位于教學(xué)管理者與服務(wù)者的雙重角色，在繁雜的日常教學(xué)事務(wù)中，更應(yīng)該注重教學(xué)信息的采集，從不同環(huán)節(jié)和角度來保證教學(xué)秩序有條不紊的進(jìn)行。對(duì)于教學(xué)文件、規(guī)章制度、教學(xué)工作總結(jié)和計(jì)劃、師生座談會(huì)議記錄、教師工作量統(tǒng)計(jì)表等教學(xué)資料，要注重分類并妥善保存，因?yàn)樗鼈儾粌H是進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)和研究不可或缺的依據(jù)，也是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源，更是迎接各項(xiàng)評(píng)估檢查的基本材料。為此教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)全力做好教學(xué)材料的整理和歸納工作，確保信息的系統(tǒng)性和完整性；于此同時(shí)也應(yīng)該關(guān)注并收集其他院校相關(guān)專業(yè)的改革信息和各系部教學(xué)管理的新措施，為系級(jí)教學(xué)管理工作提供新的意見和建議。

三、工作態(tài)度要親和，講究科學(xué)方法

實(shí)際上，教務(wù)處在每一學(xué)期都會(huì)專項(xiàng)部署教學(xué)檢查工作，而獨(dú)立學(xué)院更是要求各系部結(jié)合自身情況，有特色地進(jìn)行自查、教務(wù)處抽查。此時(shí)，教學(xué)秘書可不能被動(dòng)地工作。盡管在獨(dú)立學(xué)院里需要存在一支由外聘教師組建的師資隊(duì)伍，這不僅僅意味著要正確地把握管理的尺度，更是要考驗(yàn)教學(xué)秘書的溝通能力。作為基層教學(xué)單位最直接的教學(xué)管理人員， 教學(xué)秘書不但要在教學(xué)管理中起著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右的重要作用，還要為全系對(duì)外交流、協(xié)調(diào)關(guān)系搭建一座穩(wěn)固的橋梁。因?yàn)榻虒W(xué)秘書就是那張遞交到外聘教師的學(xué)院名片，而能否勝任溝通工作，將影響到后續(xù)工作是否順利開展。換言之，教學(xué)秘書就是一扇服務(wù)的窗口，如果是以謙遜、禮貌、熱情地態(tài)度去協(xié)助教師解決問題，那么在教學(xué)檢查過程中需要收集的《教師登記表》、《教學(xué)日歷》、《串調(diào)代課單》、《教案》這類基礎(chǔ)材料，還怎么會(huì)需要反反復(fù)復(fù)地“督促”呢？

四、提高綜合素質(zhì)，做好輔助工作

教學(xué)秘書既是教學(xué)管理工作的具體實(shí)施者，同時(shí)又是系領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。而成長(zhǎng)為一名合格的教學(xué)秘書，首先要具備服務(wù)的意識(shí)，其次是協(xié)調(diào)的方法和管理的知識(shí)，最重要的是要在不斷實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)創(chuàng)新的能力，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身素質(zhì)。在執(zhí)行任務(wù)的過程中，系教學(xué)秘書作為各種信息處理加工的神經(jīng)中樞，對(duì)上要直接為教務(wù)處、系領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對(duì)下要為廣大師生服務(wù)，橫向還要和其他職能部門、各系部進(jìn)行溝通。由于系領(lǐng)導(dǎo)除行政工作外還要承擔(dān)教學(xué)、科研工作，不可能面面俱到，在這種情況下，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)適時(shí)建議和協(xié)助處理具體事務(wù)，對(duì)布置的工作要做好跟蹤，督促相關(guān)人員完成。同時(shí)，教學(xué)秘書還要非常熟悉系部整體師資情況，及時(shí)掌握教學(xué)動(dòng)態(tài)，客觀、全面地采集教學(xué)方面的反饋信息，并向系領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)、向有關(guān)教師及時(shí)傳達(dá)。

在獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理工作重心下移到系部的同時(shí)，作為系教學(xué)秘書應(yīng)該樹立主人翁意識(shí)，開拓進(jìn)取，保持嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)，顧全大局，確保教學(xué)管理工作有條不紊地開展，全心全力為師生服務(wù)，做一名合格的教學(xué)秘書。

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