強化基礎(chǔ)工作 促進檔案管理現(xiàn)代化

【摘 要】我們學(xué)校的檔案、圖書管理存在很多問題，如：檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用等等。為了推進圖書、檔案管理的現(xiàn)代化，在圖書、檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等方面實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，在工作中分清案卷主次、分級著錄，提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平，并已初步建成了計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案;圖書;現(xiàn)代化管理;收集;整理;著錄;檢索

現(xiàn)代化管理早已進入社會的各個領(lǐng)域、各行各業(yè)，我們學(xué)校的檔案、圖書管理也要盡快跟上時代的步伐，盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理方式。眾所周知，現(xiàn)代化管理就是利用計算機來處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)，首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作技術(shù)要求。

然而，我們學(xué)校的檔案、圖書管理和我們國家的檔案管理一樣，存在很多問題需要解決；存在很多不足，需要改進。

基礎(chǔ)檔案管理存在的尚不能迅速適應(yīng)計算機管理要求的問題與不足，集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容，或標(biāo)題缺少基本要素、甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷內(nèi)目錄未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；五是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；六是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，七是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷、有的五六百頁紙一類一卷。從以上情況來看，我們學(xué)校的檔案、圖書目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

1、全方面普查圖書、案卷

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除那些無用的文件才能避免實行計算機管理時出現(xiàn)的重復(fù)與低效率狀況。

2、重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。同時還要對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。

３、結(jié)合實際規(guī)范著錄工作

著錄直接影響輸入數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性，是實行計算機管理的前期重要基礎(chǔ)工作。以國家的總體規(guī)定為原則，我們從實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合自己圖書和案卷著錄工作的著錄細則。從目前情況來看，已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用，并對我們實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

４、統(tǒng)一分類號，確保檢索到全部內(nèi)容

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，我們首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。然后，再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。而且，在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤。還要做到經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、盡量做到前后標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致，從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

５、規(guī)范題目名稱，確保檢索準(zhǔn)確率

檔案的分類號保證的是能檢索到全部內(nèi)容，而題目名稱準(zhǔn)確才能保證檢索的準(zhǔn)確率?？墒莾H僅保證查全率是不行的，還必須同時保證查準(zhǔn)，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名要掌握的原則是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如“佳木斯市計劃委員會”簡稱為“市計委”，“佳木斯市計劃生育委員會”簡稱為市“計生委”，而不能都簡稱為“市計委”。

我們結(jié)合計算機檢索，需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，就補齊；如果題名冗長，就刪除多余的贅詞。文件題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)，影響檢索的準(zhǔn)確率。我們就規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件就寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件。

以上完善的的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各項措施，為檔案管理工作實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提供了最基礎(chǔ)的準(zhǔn)備。

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)，中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，由于檔案、圖書案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。為加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程，在著錄工作中做到以下幾點，便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進

實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。圖書、檔案館在推進計算機管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有卷宗進行排隊。將那些可以開放的和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程，提高利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄。價值不高的檔案進行案卷級著錄；對一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理既能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、充分利用檔案原基礎(chǔ)，分門別類

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引；而對那些特殊形式的檔案，可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

近年來，我們在推進檔案管理現(xiàn)代化的進程中通過實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平，并已初步建成了計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎(chǔ)。