淺談現(xiàn)代化檔案管理中檔案基礎(chǔ)管理工作重要性

【摘 要】計(jì)算機(jī)是一種數(shù)據(jù)處理效率高、強(qiáng)度大的現(xiàn)代化處理工具，它對(duì)數(shù)據(jù)首要要求就是計(jì)算機(jī)的原始輸入數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確、真實(shí)、科學(xué)，不然輸入的就是垃圾數(shù)據(jù)和信息，輸出的信息與數(shù)據(jù)也不會(huì)有任何利用價(jià)值。因此，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的前提就是要做好數(shù)據(jù)、信息收集、整理和著錄等基礎(chǔ)性工作，為現(xiàn)代化檔案管理奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)據(jù)處理；規(guī)范化

前言

為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國(guó)檔案管理工作的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。本文主要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的具體問(wèn)題分析

就當(dāng)前我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀而言，我國(guó)檔案館以?xún)?nèi)容龐雜、數(shù)量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、時(shí)間跨度較大。由于長(zhǎng)期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，所以一直以來(lái)檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問(wèn)題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊(cè)的現(xiàn)象。

第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒(méi)有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。

第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無(wú)法得到有效的利用。

第四，案卷中未標(biāo)示頁(yè)碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁(yè)和缺頁(yè)也不易被發(fā)現(xiàn)。

第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照職能部門(mén)的管轄權(quán)限組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷。

第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁(yè)紙一卷、也有幾百頁(yè)紙一卷的。綜合性檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，檔案積累也就越豐富，類(lèi)似的問(wèn)題也就越發(fā)嚴(yán)重。根據(jù)上述問(wèn)題分析我國(guó)的綜合性檔案館可發(fā)現(xiàn)，我國(guó)尚不具備建設(shè)計(jì)算機(jī)檔案管理的條件，我們應(yīng)逐漸加快檔案基礎(chǔ)工作的科學(xué)管理水平，逐一解決上述問(wèn)題。

2、采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作方法、程序，提升檔案

管理的基礎(chǔ)水平

根據(jù)多年工作檢驗(yàn)和科學(xué)的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)逐步提高我國(guó)的檔案管理水平，我們今后也應(yīng)嚴(yán)格遵循科學(xué)方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。

2.1實(shí)行案卷的全面普查，精益求精

進(jìn)行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長(zhǎng)期未進(jìn)行檔案全面清查、移交單位對(duì)保管期限劃分不準(zhǔn)，因此常會(huì)有無(wú)查考價(jià)值和重份文件存在。我們要將這些無(wú)用文件剔出才能避免計(jì)算機(jī)管理低效率和重復(fù)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2.2案卷的重新組合、及其規(guī)范化

對(duì)于內(nèi)容過(guò)于混雜和組卷過(guò)重的案卷，重新進(jìn)行檔案整理、組卷。盡可量的堅(jiān)持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來(lái)，這是案卷重新組卷應(yīng)堅(jiān)持的原則。并且對(duì)于那些無(wú)案卷目錄、頁(yè)碼、標(biāo)題不清或無(wú)標(biāo)題的案卷進(jìn)行重新整理、填寫(xiě)，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化館藏、實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化保管、進(jìn)一步提升檔案計(jì)算機(jī)管理利用效率。

2.3將著錄工作與本館實(shí)際相結(jié)合

為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時(shí)著錄工作也是計(jì)算機(jī)管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，它將會(huì)直接影響到計(jì)算機(jī)信息和數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國(guó)1986年所頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同的檔案館自身?xiàng)l件的限制下、且技術(shù)要求不斷提高的情況下，檔案館應(yīng)按照相關(guān)《規(guī)則》來(lái)規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實(shí)際情況和計(jì)算機(jī)技術(shù)管理要求相結(jié)合，制定出適宜本館的著錄細(xì)則。

2.4保障檔案檢索查全率、統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)

建立計(jì)算機(jī)檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢(shì)。為了確保完整性的檔案檢索，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國(guó)的檔案分類(lèi)法制定出適宜的檔案檢索實(shí)施細(xì)則。加強(qiáng)檔案分類(lèi)過(guò)程中的校審力度，及時(shí)校驗(yàn)糾正檔案分類(lèi)人員錯(cuò)誤。統(tǒng)一檔案人員工作標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.5提高檢索查準(zhǔn)率、規(guī)范題名

只有完善檔案分類(lèi)號(hào)才能使檢索查全率得到保證，進(jìn)一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時(shí)還應(yīng)保證檢索查準(zhǔn)率。所以必須在著錄時(shí)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一規(guī)范題名。而規(guī)范題名必須要抓住題名的要點(diǎn)和原則，也就是要避免出現(xiàn)文不對(duì)題、內(nèi)容混淆以及計(jì)算機(jī)識(shí)別不清等情況的發(fā)生。例如將要題名的文種、事由和責(zé)任者等填寫(xiě)完整。若無(wú)完整的題名要素，就應(yīng)將其補(bǔ)齊，而對(duì)于題名冗長(zhǎng)的就應(yīng)刪除多余贅詞。同時(shí)也應(yīng)將影響檢索準(zhǔn)確率的文種統(tǒng)一文種。并利用計(jì)算機(jī)的獨(dú)特功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的時(shí)間、地點(diǎn)和人名實(shí)行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎(chǔ)。

3、加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是檔案基礎(chǔ)工作中一項(xiàng)重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復(fù)雜。因此必要要建立一套完整、科學(xué)且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進(jìn)程緩慢、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)無(wú)法錄入的現(xiàn)象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點(diǎn)。

3.1明確工作重心

為了充分發(fā)揮檔案對(duì)社會(huì)作用，使其為社會(huì)所用，這就是實(shí)施檔案管理的目的之一，而利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理則應(yīng)按照卷宗內(nèi)容價(jià)值大小、重要程度、開(kāi)放程度和利用率的高低，對(duì)于那些社會(huì)利用率較高、核心檔案實(shí)施優(yōu)先整理。從而促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的社會(huì)利用率和計(jì)算機(jī)化進(jìn)程。

3.2實(shí)施分級(jí)次著錄整理

按照三個(gè)層次實(shí)施檔案著錄整理，對(duì)于一些查考價(jià)值不高或反映問(wèn)題單一的檔案實(shí)行著錄整理，對(duì)組合級(jí)文件等實(shí)施分級(jí)著錄。以準(zhǔn)確完整的揭示檔案特征和主題內(nèi)容，節(jié)省檔案管理工作人力、財(cái)力和時(shí)間。

3.3對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，利用原基礎(chǔ)檔案

檔案基礎(chǔ)好的案卷，只要在此基礎(chǔ)上對(duì)案卷實(shí)施分門(mén)別類(lèi)的管理、著錄，并利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行案卷目錄的直接錄入、給予其統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，從而減少檔案著錄的速度。

結(jié)束語(yǔ)

良好的檔案管理基礎(chǔ)，是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作，才有建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的必要，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊鳳仙.檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題研究.云南檔案，2009-09-20.