淺談企業(yè)檔案管理工作中的幾點體會

【摘 要】本文旨在分析企業(yè)檔案管理工作在提升企業(yè)經(jīng)濟與社會效益方面的重要性，并剖析當(dāng)前企業(yè)檔案管理尤其是對設(shè)備、科研等方面的存在的問題，闡述加強企業(yè)檔案管理的先進模式，從現(xiàn)代技術(shù)手段的應(yīng)用以及各種規(guī)范科學(xué)的管理手段等應(yīng)用，推動企業(yè)檔案管理的服務(wù)性全面提升。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；幾點體會

企業(yè)檔案管理不僅僅是單一的文書檔案管理，同時還涉及到設(shè)備檔案、科研成果、相關(guān)資料等多方面的管理，采取先進現(xiàn)代化技術(shù)手段，可以有效的提升檔案管理的能力，實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的設(shè)備管理模式，更好的服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。

1、簡述企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展中的重要地位

1.1經(jīng)濟效益的全面提升

在企業(yè)檔案管理工作中，通過對企業(yè)設(shè)備建立有效數(shù)據(jù)庫，對設(shè)備購進、數(shù)量、廠商登記數(shù)據(jù)形成整體的管理，尤其是對各種檔案包括設(shè)備的圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證等，對科研成果的技術(shù)數(shù)據(jù)、研究效果燈一些檔案形成統(tǒng)一的歸整，為企業(yè)正常運行提供及時技術(shù)和硬件支持。通過可視化、技術(shù)化、現(xiàn)代化的應(yīng)用手段，從而提升設(shè)備的整體應(yīng)用能力，構(gòu)建充滿活力的發(fā)展空間，改善企業(yè)設(shè)備的運營作用，更好的提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。

1.2員工生產(chǎn)理念的整體創(chuàng)新

通過對企業(yè)檔案的規(guī)范管理，對于員工尋求生產(chǎn)理念更能有好的渠道，通過對設(shè)備、科研等多方面的檔案歸整，采取以定人、定點、定量、定周期、定標(biāo)準(zhǔn)、定表格、定記錄、定流程為主要內(nèi)容的設(shè)備點檢制度，從而有效的改善員工在生產(chǎn)中的理念，形成自主維修、全面進步的良好優(yōu)勢，讓員工在設(shè)備管理中對在設(shè)備管理中表現(xiàn)突出，工作積極、成效顯著，起到鼓勵先進、鞭策落后的作用，更好的服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟效益。

2、剖析當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的現(xiàn)狀的問題表現(xiàn)

2.1現(xiàn)代技術(shù)的業(yè)務(wù)素質(zhì)不強

業(yè)務(wù)能力停滯不前，有些檔案管理人員知識領(lǐng)域狹窄，尤其是對信息化處理能力不足，譬如，對一些設(shè)備、科研等的文獻資源、文獻檔案、信息化管理等意識嚴(yán)重缺乏，有些甚至把市場經(jīng)濟的手段運用到圖書管理中來，從中謀取個人的私利，不學(xué)習(xí)、不接受新的知識和理念，以傳統(tǒng)模式消極對待，都是一些現(xiàn)代企業(yè)檔案管理員存在的不足。

2.2檔案管理的能力應(yīng)用不夠

建立設(shè)備等檔案管理不是最終的目的，主要是為了給企業(yè)生產(chǎn)應(yīng)用提供及時的依據(jù)，并減少設(shè)備構(gòu)建的蠻目性，提升科學(xué)研究、科學(xué)生產(chǎn)的效益。由于有些檔案管理工作沒有具體到位，就會給企業(yè)的生產(chǎn)帶來更多的困擾，譬如，設(shè)備發(fā)生故障時，無法查看設(shè)備檔案資料，也不能與廠家或經(jīng)銷商聯(lián)系維修，沒有合同規(guī)定的保修日期等等，這些設(shè)備檔案的缺乏，就會給企業(yè)的生產(chǎn)帶來一系列的麻煩，因此，要強化對檔案管理的細節(jié)工作，將檔案管理工作做細、做實。

2.3多媒體技術(shù)的整體應(yīng)用不足

在現(xiàn)代技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作中，通過構(gòu)建多媒體的檔案管理室、視聽閱覽室等，尤其是利用計算機技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備為讀者提供便利，采取配備電視機等，實現(xiàn)對現(xiàn)代技術(shù)的整體應(yīng)用。但是，在多媒體的應(yīng)用上，由于存在認(rèn)識不到位、經(jīng)費不足、缺乏良好查閱習(xí)慣等問題，給現(xiàn)代開放式企業(yè)檔案管理帶來新的問題，因此，要強化多媒體的效果應(yīng)用，真正體現(xiàn)出現(xiàn)代技術(shù)手段的整體效能。

3、探討構(gòu)建適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的檔案管理工作新模式

3.1搭建檔案管理全新舞臺

將企業(yè)檔案管理作為生產(chǎn)效益的重要組成部分，尤其是注重對企業(yè)經(jīng)濟效益有重要推動作用的設(shè)備檔案、科學(xué)研究資料檔案等形成規(guī)范化的管理機制，創(chuàng)新管理理念，形成技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的有效融合，推動企業(yè)經(jīng)濟效益舉得更大的發(fā)展。分析設(shè)備人員素質(zhì)等方面的狀況，制定規(guī)范。包含設(shè)備操作、維護規(guī)范。規(guī)范應(yīng)適合設(shè)備狀況又適應(yīng)操作工人技術(shù)水平和勞動強度，要把操作、清掃、點檢、保養(yǎng)、質(zhì)量保證、安全、設(shè)備潤滑和故障的處理融合起來，建立現(xiàn)場作業(yè)規(guī)范和維修作業(yè)規(guī)范；搭建設(shè)備前期管理和設(shè)備資產(chǎn)臺帳管理，提出設(shè)備健康管理的概念；設(shè)計員工與企業(yè)同步成長的FROG模型，對材料物流和備件進行管理優(yōu)化和規(guī)范化。

3.2提升檔案管理員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對于提升企業(yè)的檔案管理有著重要的作用。通過對一些雜亂無章的、不整的資料，形成有序的目錄，建立緊密相連、井井有條的檔案管理系統(tǒng)。管理人員能準(zhǔn)確、熟練的使用信息技術(shù)手段，用高科技的現(xiàn)代化手段比如計算機來加強對檔案資料管理，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)資源、文獻資源、電子服務(wù)等多種交流式的管理，用先進的手段服務(wù)企業(yè)需求，強化對新知識的學(xué)習(xí)。信息技術(shù)手段在檔案管理工作中的廣泛運用，檔案管理員沒有一定的知識厚度和知識涵養(yǎng)，就會無法滿足日益進步的管理腳步，管理員在積極探求業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，能主動鉆研，勇于實踐，不斷進取，勇于探索新方法，孜孜以求，不斷進取，優(yōu)質(zhì)高效地為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)。

3.3強化網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)管理模式的建立

現(xiàn)代信息社會，要求對企業(yè)檔案管理從先進技術(shù)角度出發(fā)，尤其是企業(yè)檔案管理工作中的資料匯整，包括對檔案資料的條目檢索、檔案知識導(dǎo)航等，通過互聯(lián)網(wǎng)的形式達到現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的最佳境界，把先進的計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用于檔案管理服務(wù)之中，提供更多方便快捷的自助式服務(wù)。不斷擴大檔案管理中各類資源的區(qū)域共享，加入聯(lián)機計算機檔案管理中心，實現(xiàn)資源共享和合作，逐步實現(xiàn)信息的數(shù)字化、檢索的自動化、利用的網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)信息接收、存儲和提高利用的一體化，將三個方面整合起來，使檔案管理的各項活動一環(huán)緊扣一環(huán)，形成一個連續(xù)的整體，以便獲得更高的利用率，維護企業(yè)和職工的合法權(quán)益。

4、結(jié)語

通過對企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用，從制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、理念創(chuàng)新等多方面出發(fā)，結(jié)合企業(yè)在檔案管理方面的具體要求，尤其是實現(xiàn)對企業(yè)設(shè)備、科研資料等方面的檔案管理，將更有利于實現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)化發(fā)展，提升企業(yè)的經(jīng)濟和社會效益，因此，更值得深入探討和研究。

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