淺析文書檔案管理信息化

　　摘要：信息化文書檔案管理具有傳統(tǒng)管理方式中缺乏的優(yōu)點，本文主要針對現(xiàn)代文書檔案管理的功能及結構進行論述與剖析。
　　關鍵詞：檔案管理；優(yōu)缺點；應對方法；信息化
　　現(xiàn)今社會，計算機技術高速發(fā)展，應用廣范，高速大容量的檔案音像管理系統(tǒng)逐漸普及應用。綜合文書檔案的建立和管理急需專業(yè)化、科學化。為了實現(xiàn)檔案高效管理、長期保存和快速查詢，節(jié)省檔案資料存放空間，必需實現(xiàn)檔案資源信息化管理和科學利用。
　　一、管理信息化優(yōu)點
　?。ㄒ唬┵Y源可共享
　　某些單位大量信息閑置，不僅造成資源浪費，也造成文件和信息難于查找。如果運用計算機技術后，就可以由案卷級深入到文件級，由單途徑管理升級為體系管理，由檔案外部特征管理到內、外部特征合并管理。隨著計算機IP技術的不斷進步和發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。
　?。ǘ┨岣吡税踩院蜆I(yè)務辦理速度
　　傳統(tǒng)的文件傳遞手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制，而日常公務文書辦理過程中，管理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況不時發(fā)生。而應用網(wǎng)絡進行傳遞，通過計算機網(wǎng)絡先進技術，大大提高了信息資源的傳遞速度和安全性。
　　（三）大大提高辦公效率
　　一直以來的檔案管理工作中，管理人員都是依賴于人手操作，要求完整收集資料，避免漏抄、漏寫；用筆必需規(guī)范，字跡要工整；分類、統(tǒng)汁準確無誤，所以費時、費力。計算機具有強大的信息處理能力，在應用計算機軟件之后，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行，還有文件資料收集、分類、統(tǒng)計、儲存和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便。
　　二、存在問題
　　（一）保密性低易變性高
　　信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。 電子信息的內容極易發(fā)生變化，使得文件信息的保密性偏弱。電子文檔被非法修改后，也難于找尋修改痕跡，縱然現(xiàn)在已有科學的方法可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪或改動，但文檔內容依然存在容易發(fā)生變化的可能性。電子文件沒有特定的字跡，可以根據(jù)需要用不同的字號、字體將電子文件輸出或改動，無法從字跡上分辨原始性，且不能為每一份電子文件親自簽名蓋章，也就無法借助印章或筆跡來判斷一份電子文件是否為原稿。現(xiàn)今的網(wǎng)上竊密技術日新月異，進入網(wǎng)絡中的任何文件、信息都再不可能做到絕對保密。
　?。ǘ芾砣藛T要求較高
　　隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務素質上提出了更高的要求，管理人員要加強專業(yè)知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，對于電子信息與電子文件歸檔或其歸檔后形成電子文件檔案管理，不是單單懂得紙質檔案管理方法、、技術理論和原則的管理人員所能勝任的，也不是單單懂得電子技術的人員所能勝任的。這就對檔案管理人員提出了相對高的要求。當前，許多檔案部門缺乏當代高技術人才，特別是檔案信息處理綜合型人才奇缺，就算單位引進了現(xiàn)代科技化檔案管理設施，但沒能綜合全面發(fā)揮作用，也講不上檔案管理信息化現(xiàn)代化了。
　　二、解決方法
　?。ㄒ唬┨岣呷藛T素質
　　盡管技術進步對信息環(huán)境的構建起著至關重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊伍。并利用“培訓+自學”的形式，使檔案人員在社會發(fā)展同時檔案綜合管理水平不斷進步和提高，更好地為單位服務。另外是從硬件上下功夫，不斷提高檔案管理人員專業(yè)業(yè)務水平。加強現(xiàn)代化檔案管理硬件設施投入，檔案管理人員才能運用現(xiàn)代科學設備和方法，更好地做好管理工作，使檔案材料充分發(fā)揮相存在價值，為單位服務。
　?。ǘ┬畔⒒芾硐到y(tǒng)內、外網(wǎng)分離
　　文檔信息化網(wǎng)絡內外網(wǎng)最好進行物理隔離，這是保護文檔信息化網(wǎng)絡最安全、經(jīng)濟、有效的方法。一是用物理隔離卡，將內網(wǎng)和外網(wǎng)分離，使用十分方便；二是用防火墻作為隔離防護措施。任何一種防火墻類型，總的來看，都具有幾項基本功能：堵截一些禁止進行的業(yè)務；記錄進入防火墻的信息內容；過濾進、出網(wǎng)絡系統(tǒng)的相關數(shù)據(jù)；對有攻擊性的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行檢測和告警。三是利用路由器作為隔離防護措施，過濾被屏蔽的服務和網(wǎng)絡地址；選擇性地放行一些正常合法的地址進入信息化網(wǎng)絡。
　　總之，加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。檔案作為人類社會活動歷史的衍生物，應以記錄信息的原始性和真實性，更全面地發(fā)揮檔案的作用。
　　參考文獻：
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