新建本科院校的教務(wù)檔案工作淺談

　　當前，新建本科院校約占我國普通高校的三分之一，已成為我國高等教育的重要組成部分和培養(yǎng)應(yīng)用型人才的重要基地，有力地推動了中國高等教育大眾化的快速發(fā)展。在轉(zhuǎn)型時期，新建本科院校學(xué)校各項工作的建設(shè)開展如火如荼。教學(xué)工作更是學(xué)校各項工作的中心，教務(wù)管理更是重中之重。
　　一、教務(wù)檔案管理的重要性
　　高校教務(wù)檔案是指高校教學(xué)管理職能部門在教學(xué)管理活動過程中直接或間接積累形成的文字資源、圖表信息、相片資源、音像素材等資料。是學(xué)校有保存、查證、參考和利用價值的信息資源。高校教務(wù)檔案為提高教學(xué)管理工作的效率和進行教學(xué)情況研究等提供重要條件和依據(jù)。
　　高校教務(wù)檔案與教學(xué)質(zhì)量、正常教學(xué)秩序的穩(wěn)定、教學(xué)決策及信息反饋等有著直接影響，涉及教務(wù)工作任務(wù)有效的實施與目標的正確落實。因此，加強教務(wù)檔案的管理，在高校教學(xué)工作中尤為關(guān)鍵。新建院校的轉(zhuǎn)型時期，規(guī)范的教務(wù)檔案管理是高校開展教學(xué)管理工作的前提，是高校建立良好教學(xué)運行機制的保障，是評價高校教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案文件是否齊備是高校教學(xué)評估的一項重要指標。
　　作為記錄學(xué)校歷史和承載學(xué)校沿革的教務(wù)檔案，在學(xué)校各項工作發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。教務(wù)檔案管理工作為高校教學(xué)管理提供了保障基礎(chǔ)。教務(wù)檔案工作做得如何，是衡量一個高校的整體管理水平的標準之一，在高校的發(fā)展、改革和和進步、提高中，發(fā)揮著十分重要、無可取代的功用。
　　二、教務(wù)檔案管理存在的問題及欽州學(xué)院的做法
　?。ㄒ唬┬陆ū究圃盒＝虅?wù)檔案存在的問題
　　在新建本科院校，隨著高校教育教學(xué)工作的蓬勃發(fā)展，高等教育規(guī)模的不斷擴大，新增專業(yè)的開設(shè)，使在校生數(shù)量增加，高校教務(wù)管理工作日益繁雜；現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的普及及計算機的應(yīng)用，加上國家教育政策的規(guī)范化對高校教務(wù)管理工作提出的新要求等。所有這些，對高校傳統(tǒng)的教務(wù)管理工作方法提出了新的要求。無疑，這也對新建本科學(xué)校教務(wù)檔案管理人員的工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。
　　新建本科院校隨著人數(shù)劇增，教務(wù)處在實際工作中所形成的教務(wù)檔案越來越多，內(nèi)容越來越豐富，使用越來越廣泛。教務(wù)檔案管理的好壞，直接影響著教務(wù)處功能的發(fā)揮，甚至?xí)绊憣W(xué)校的地位、聲譽和人才培養(yǎng)的質(zhì)量。如何優(yōu)化教務(wù)檔案的管理，已成為新建本科院校的燃眉之急。主要存在以下方面問題。
　　1、教務(wù)檔案工作人員檔案意識不強，教學(xué)檔案歸檔不科學(xué)，對檔案信息開發(fā)的性質(zhì)和開發(fā)方式、規(guī)律認識不清求。重數(shù)量、輕質(zhì)量的思想，導(dǎo)致大量的教學(xué)檔案信息資源不能得到有效的保管，更不能對其進行有效的開發(fā)利用和數(shù)字化建設(shè)。另外，因為檔案意識不強，檔案人員對收集工作敷衍了事，導(dǎo)致了許多教務(wù)檔案資料收集不全。
　　2、教務(wù)檔案人員及管理的層次偏低。新建本科院校與很多老牌本科院校在教務(wù)檔案管理上存在著較大的差距，人手不足，僅能應(yīng)付日常的檔案搜集、整理、歸檔、應(yīng)用等任務(wù)，沒辦法進行更高層次工作的展開。有些新建本科院校的教學(xué)管理人員大多沒有經(jīng)過檔案培訓(xùn)，不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求，致使教學(xué)檔案管理雖有標準，卻不能很好地貫徹執(zhí)行，嚴重地影響了教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化建設(shè)。
　　3、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)落后。目前新建本科院校教務(wù)檔案管理部門雖然已置辦了計算機，打印機等設(shè)備，基本完成了搜集、整理、編目、檢索等工作，但檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作任重道遠。
　　4、務(wù)檔案工作不規(guī)范，管理制度不健全。教務(wù)檔案到了使用時，才去翻找，借閱時不作信息登記，歸還不及時，不少重要的教務(wù)檔案材料流失等，這些都是新建本科院校教務(wù)檔案工作不規(guī)范，缺少制度保障的諸多表現(xiàn)。
　?。ǘJ州學(xué)院的做法
　　欽州學(xué)院是一所2006年底專升本的新建本科院校。該校在評估準備、評估工作的開展以及各類檔案的整理與管理中，充分體會到了檔案工作的重要，尤其是認識到規(guī)范教務(wù)檔案管理工作的重要意義。在教務(wù)檔案管理工作方面，主要采取了以下措施。
　　1、加強認識，重視教學(xué)檔案工作。在學(xué)校教務(wù)管理部門，全體上下充分認識到教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用在教學(xué)管理工作的重要位置。因此，在實際教學(xué)管理工作中，不僅重視文書檔案整理和建設(shè)，還認真抓好教學(xué)檔案的收集、整理和建設(shè)工作，重視教學(xué)檔案管理質(zhì)量的提高，在管理工作力求保證讓教學(xué)檔案能全面地反映教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的全貌。一是規(guī)范和完善教務(wù)檔案管理制度，確定教學(xué)檔案管理新理念；二是加強教務(wù)檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。教學(xué)管理信息復(fù)雜多樣，檔案人員需要具有較強的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。為此，教學(xué)管理部門派出教務(wù)檔案人員或各教學(xué)部門兼職檔案人員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
　　2、抓好教務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。為適應(yīng)新形勢的發(fā)展，使教學(xué)檔案資源信息化，充分發(fā)揚網(wǎng)絡(luò)輻謝作用，擴展檔案文獻資源交流渠道，完成新建本科院校檔案信息資源共建共享，使檔案信息資源建立到新的程度。與開發(fā)“國家級火炬計劃項目”的正方公司合作，引進了他們開發(fā)的“正方數(shù)字化校園信息平臺”進行信息資源的管理。并用科學(xué)規(guī)范的管理對于這些信息資源進行整合和集成，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)文檔一體化、檔案數(shù)字化、信息化管理，達到信息共享?；局鸩綄崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
　　三、提高新建院校教務(wù)檔案管理水平的措施
　　隨著各個高等院校的不斷發(fā)展建設(shè)，當前，教務(wù)檔案管理工作日益引起各高校教學(xué)機構(gòu)的高度重視，在管理模式或是規(guī)范化建設(shè)方面都有了很大改進?，F(xiàn)把做好教學(xué)檔案管理工作應(yīng)注意及采取的辦法與大家探討。
　?。ㄒ唬┙⒑侠硪?guī)范的教務(wù)檔案工作流程及管理制度
　　在新建院校的教務(wù)管理機構(gòu)，對教務(wù)檔案的管理，必須建立規(guī)范的管理制度和工作流程，整個檔案工作都要嚴格的按照流程開展，以確保教務(wù)檔案的準確性和嚴謹性。教務(wù)部門為了能系統(tǒng)，全面的收集教務(wù)檔案，應(yīng)制定相應(yīng)的一些工作規(guī)定，例如成立教務(wù)檔案組，由兼職檔案員和教務(wù)檔案員組成的小組把工作負責好，檔案組成員.每學(xué)期必須填寫好相關(guān)的電子檔案表格內(nèi)容，完成好工作任務(wù)。
　　建立教學(xué)檔案立卷歸檔制度，注意收集齊全檔案材料。學(xué)校的教學(xué)文件、教師工作量、學(xué)科建設(shè)、考試安排、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、學(xué)生成績與學(xué)籍、課表等都屬于教務(wù)檔案管理范疇。這些教需要教學(xué)檔案管理人員進行分類歸檔。
　　明確檔案管理人員的職責，實行檔案管理人員崗位責任制也是做好本科院校教務(wù)檔案工作必須重視的。促使檔案人員時刻記住自己的崗位職責，樹立高度的責任感。
　　（二）提高教務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
　　一是要重視教務(wù)檔案管理人員的思想素質(zhì)的提高。各高校的教務(wù)檔案管理人員必須遵守學(xué)校的各項規(guī)章制度，樹立起服務(wù)育人的意識，服從學(xué)校的各項工作和教學(xué)方針，全面服務(wù)學(xué)校的教育事業(yè)的發(fā)展。二是要加強教務(wù)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)。樹立一切為學(xué)生服務(wù)，一切為學(xué)校教學(xué)工作服務(wù)的理念，對教務(wù)檔案工作要具有較強的責任感，工作要認真、踏實、負責，嚴格要求自己。
　　二是要提高教務(wù)檔案人員的管理素質(zhì)。隨著信息化、數(shù)字化時代的到來，高校教務(wù)檔案信息化已成為發(fā)展的必然，信息化、復(fù)合型人才的需求也顯得非常必要，擁有一支具有良好素質(zhì)、穩(wěn)定的教務(wù)檔案工作隊伍，是高校教務(wù)管理保持良好發(fā)展的關(guān)鍵。教務(wù)檔案管理人員在具備較高的政治思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力外，還必須結(jié)合工作實際的需要和未來發(fā)展的趨勢，不斷擴大自己的知識面，學(xué)習(xí)先進的管理理念與技術(shù)，掌握好相關(guān)領(lǐng)域方面的知識，以適應(yīng)新時期高校教務(wù)工作的需要。
　　（三）樹立正確的管理工作觀念
　　教務(wù)檔案人員必須要充分認識到自己工作的重要性，明確教務(wù)檔案的實用性和價值性。增強服務(wù)意識，樹立全局觀念，端正服務(wù)態(tài)度，積極主動地配合學(xué)校各部門做好工作。平時要經(jīng)常和教學(xué)管理人員加強溝通，及時向教學(xué)部門提供詳細的教學(xué)檔案的歸檔信息，定期到教學(xué)部門檢查教學(xué)檔案的收集和使用情況，做好檔案管理工作，隨時為學(xué)校教學(xué)工作服務(wù)。
　?。ㄋ模┓e極進行教務(wù)檔案現(xiàn)代化管理
　　計算機與多媒體技術(shù)的廣泛使用，使檔案信息表現(xiàn)出多元化趨勢，出現(xiàn)了電子文檔、光盤、影像等多種載體形式存在的檔案。當前，不少高校在教務(wù)管理中，已使用系統(tǒng)軟件在網(wǎng)上進行選課、成績管理、排課等，資料信息實行了網(wǎng)絡(luò)化，檔案網(wǎng)絡(luò)管理的應(yīng)用使教務(wù)檔案管理的運行更加便捷、準確，極大地提高了教務(wù)檔案的利用率，也更好地發(fā)揮了教務(wù)工作的重要作用。新建院校在接受教學(xué)評估的時候，就可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱需要的教務(wù)信息， 專家組可以憑借教務(wù)檔案提供的信息，迅速地對學(xué)校的教學(xué)計劃及完成情況、課程設(shè)置、科研成果、學(xué)生成績等內(nèi)容進行定量分析和準確判斷， 依據(jù)教學(xué)評價體系對學(xué)校的各項工作給予客觀評價。此外，檔案網(wǎng)絡(luò)管理方便了利用者，他們可以不受時間和空間的限制，隨時隨地以最快的方式獲得價值， 滿足需求。如教師通過網(wǎng)絡(luò)查閱優(yōu)秀教師的教案講稿，從中可發(fā)現(xiàn)自己在教學(xué)中存在的不足，改進教學(xué)方法，開拓新的教學(xué)思路。另外想查詢教育部或者省廳的教學(xué)文件，不用花費時間在檔案柜里逐個尋找，只要在檔案目錄庫里搜索一些關(guān)鍵字或者在當年的目錄上查找然后在對應(yīng)的檔案架里找即可。
　?。ㄎ澹┘訌娕c其他高校的交流
　　現(xiàn)在很多高校在教務(wù)檔案的管理方面積累了豐富的經(jīng)驗，高校的教務(wù)檔案管理部門應(yīng)該積極走出所在高校，積極向管理經(jīng)驗豐富的高校學(xué)習(xí)借鑒，利用別校先進的教務(wù)檔案管理技術(shù)來加強自己的管理。因此，高校的管理人員應(yīng)密切同其他院校進行業(yè)務(wù)交流和借鑒學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)，通過交流，開闊自身視野，提高自身的素質(zhì)以適應(yīng)檔案管理最新發(fā)展的需求。一方面可以互相學(xué)習(xí)各自學(xué)校的教務(wù)檔案管理經(jīng)驗和管理技術(shù)；另一方面又可以促進自身學(xué)術(shù)水平的提高，以此改進和提高高校的檔案管理水平。
　　總之，教務(wù)檔案工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的一個重要組成部分，是學(xué)校教務(wù)管理工作的水平的反映，配合教務(wù)管理部門共同發(fā)揮其作用，。只要全體教務(wù)工作人員從思想上認識到教學(xué)檔案的重要作用，認真參與、督促教務(wù)檔案管理工作的開展，用科學(xué)的管理方法、認真細心的務(wù)實態(tài)度做好高校教務(wù)檔案管理，充分利用好教務(wù)檔案，對于學(xué)校的發(fā)展具有非常積極的意義。
　　
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