我國高校會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題和對策研究

（廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院廣西南寧530226)

一、我國高校會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

（一）會計電算化信息系統(tǒng)控制不足

隨著會計電算化的發(fā)展，會計電算化軟件的質(zhì)量問題越來越突出。目前，各高校的會計電算化軟件不統(tǒng)一，而且有的高校使用的軟件系統(tǒng)不合規(guī)范、實用性和安全性很差。許多軟件開發(fā)商不懂會計，在功能和程序設(shè)置中缺乏全面性考慮，在應(yīng)用中很可能造成數(shù)據(jù)丟失、篡改或被破壞。這給電算化系統(tǒng)控制帶來很大困難。

1.系統(tǒng)的安全運(yùn)行控制薄弱。會計電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行與日常的系統(tǒng)管理和維護(hù)是分不開的。但在會計電算化工作中，有的高校會計部門只是由原來的手工系統(tǒng)會計人員重新組合，沒有電算化系統(tǒng)管理人員，也不懂電算化系統(tǒng)維護(hù)，對網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行也沒有監(jiān)控措施。出現(xiàn)問題得不到及時的修理、修正，很難保證電算化系統(tǒng)的安全，也就更難達(dá)到對電算化系統(tǒng)的運(yùn)行控制。

2.系統(tǒng)功能設(shè)置不合理。手工系統(tǒng)中記賬、結(jié)賬等采取手工操作，各環(huán)節(jié)緊密銜接，記賬、結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)問題只能采取調(diào)整賬務(wù)處理。而會計電算化系統(tǒng)提供“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能，出現(xiàn)錯誤可以反復(fù)修改且不留痕跡，在一定程度上提高了操作靈活度，但這一功能的設(shè)置給會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來了困難。

3.系統(tǒng)模塊間通用性差，集成程度低，內(nèi)部控制難度加大。由于會計電算化系統(tǒng)的一體化模式尚未建立，高校電算化系統(tǒng)往往獨立于其他子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)不能完全實現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，多數(shù)子系統(tǒng)仍建立在直接使用數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上。如：賬務(wù)處理和收費系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不能直接傳遞，賬務(wù)處理系統(tǒng)只能按照收費系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)重新輸入才能進(jìn)行處理，這樣不僅增加了數(shù)據(jù)輸入的工作量，也會因為人為原因增加出錯率，加大了會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制難度。

4.會計電算化軟件不能滿足電算化審計的要求。隨著會計電算化的發(fā)展，電算化軟件種類增多，但大多軟件開發(fā)商重視軟件的設(shè)計和開發(fā)，沒有為會計電算化審計預(yù)留測試通道，影響了會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。

（二）日常業(yè)務(wù)控制力度不夠

日常業(yè)務(wù)控制是高校會計電算化系統(tǒng)的經(jīng)常性控制，也是高校電算化控制的核心環(huán)節(jié)。會計材料的審批、審核、報賬、復(fù)核、記賬、報表和會計檔案的初始形成等工作都是在這個環(huán)節(jié)形成的。日常業(yè)務(wù)控制的疏忽出錯，會影響會計信息質(zhì)量，導(dǎo)致管理和決策的失誤。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.業(yè)務(wù)流程控制不足。高校會計電算化的業(yè)務(wù)流程主要是指進(jìn)行程序檢查，通過計算機(jī)的控制程序，對業(yè)務(wù)的合理性、合法性、完整性進(jìn)行檢查和控制。但現(xiàn)實中高校在會計電算化業(yè)務(wù)處理流程控制過程中往往考慮或檢查不周，經(jīng)常是會計業(yè)務(wù)處理中出現(xiàn)了問題才進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，做相關(guān)的設(shè)置控制，導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制滯后。

2.財務(wù)審批制度不健全。財務(wù)審批是高校會計電算化日常業(yè)務(wù)控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，高校應(yīng)實行范圍、權(quán)限、程序責(zé)任等內(nèi)容的嚴(yán)格審批制度，如果經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不按規(guī)定的程序進(jìn)行審批，或是不按收支標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把關(guān)，就不能有效地控制高校各項資金的不合理支出和不必要的浪費。

3.會計崗位設(shè)置不嚴(yán)格。高校會計電算化經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理過程需要會計電算化工作人員有明確的崗位和職責(zé)分工。一般設(shè)審核人員、復(fù)核人員、記賬人員、系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理和維護(hù)人員等崗位，各崗位應(yīng)分工明確，但許多高校會計人員較少，職責(zé)不分、權(quán)責(zé)不明，這為非法操作、越權(quán)操作、刪除、偽造或銷毀重要數(shù)據(jù)提供了可乘之機(jī)。

4.財務(wù)預(yù)算與會計電算化不匹配。目前，高校已經(jīng)基本實現(xiàn)了會計電算化，但是財務(wù)預(yù)算的編制、預(yù)算指標(biāo)的下達(dá)、預(yù)算的執(zhí)行情況、整體預(yù)算的過程還沒有完全電算化，與高校的會計電算化系統(tǒng)控制不相配，高校的會計電算化預(yù)算控制有待完善和加強(qiáng)。

5.貨幣資金控制缺乏有效監(jiān)督。高校的會計內(nèi)部控制最主要的是貨幣資金的安全管理控制，高校在實行會計電算化后，存在資金管理不嚴(yán)、監(jiān)督不力的現(xiàn)象，如貨幣資金的收支手續(xù)都由出納辦理，缺乏有效的監(jiān)督控制，或是利用計算機(jī)技術(shù)對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改、做假賬、偽造憑證等手段，侵占或挪用、騙取貨幣資金。

6.復(fù)核工作需加大力度。目前的會計電算化系統(tǒng)基本是仿手工核算，日常會計業(yè)務(wù)處理中，盡管有復(fù)核崗位的設(shè)置，發(fā)現(xiàn)錯誤隨時進(jìn)行更正，但是，如果審核在輸入時不慎出錯，復(fù)核人員不能夠及時發(fā)現(xiàn)錯誤 （而且單靠一次復(fù)核不可能方方面面都考慮很周全，復(fù)核工作不可能做到萬無一失），而計算機(jī)沒有自動識別差錯的能力，導(dǎo)致后面的一系列程序重復(fù)出錯。所以，在日常業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)應(yīng)加大復(fù)核力度。

（三）內(nèi)部審計監(jiān)督不力

1.審計技能有待提高。由于原來的單位內(nèi)部審計人員不熟悉電算化系統(tǒng)或是觀念還沒能夠轉(zhuǎn)變過來，不了解會計電算化信息系統(tǒng)處理方式，不能夠很快掌握會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的方法和技能，從而導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)得不到有效的監(jiān)督。

2.會計電算化審計滯后。高校施行會計電算化給會計人員和會計事業(yè)帶來全新的改變，也給審計工作帶來新挑戰(zhàn)，手工審計已經(jīng)不能滿足會計電算化內(nèi)部控制的要求，缺乏配套的電算化審計系統(tǒng)，電算化審計工作顯得滯后。

3.內(nèi)部審計趨于形式化。高校的審計部門本身就是學(xué)校的職能部門，對本校的會計電算化信息系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督，等于自己監(jiān)督自己，對發(fā)現(xiàn)的問題很難得到根本解決，使審計監(jiān)督形式化。

4.缺乏配套的內(nèi)部管理制度。會計電算化信息系統(tǒng)的使用，改變了會計核算方式和內(nèi)部控制環(huán)境，原來手工系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制管理制度已不能完全適用，在新的環(huán)境下，需要建立一套與會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制相適應(yīng)的內(nèi)部控制管理制度，來規(guī)范會計電算化工作。

二、我國高校會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制實施的保障對策

（一）健全會計電算化法制

我國財政部早在1994年開始就相繼頒布了 《關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》、《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等文件，使我國的會計電算化走上了法制化的軌道，但是，目前的會計電算化法規(guī)還不夠健全，使會計電算化的法制控制難度非常大。如有些未經(jīng)許可接觸會計電算化信息系統(tǒng)操作或?qū)?shù)據(jù)的下載等行為在法律上并沒有規(guī)定，無法對其行為進(jìn)行量性制裁。會計電算化犯罪是一種新型的犯罪，不僅要靠現(xiàn)有的法規(guī)，還必須制定專門的法律、法規(guī)加以有效的控制，一方面明確會計電算化犯罪的具體行為和懲治方法，另一方面建立會計電算化系統(tǒng)保護(hù)法律，加快防止會計電算化犯罪的法制化進(jìn)程，健全我國會計電算化法制建設(shè)。

（二）提高管理層的重視

會計電算化信息系統(tǒng)是時代發(fā)展的趨勢，是高校財務(wù)管理的需要，更是高校提高競爭能力和未來發(fā)展的需要?！秲?nèi)部會計控制規(guī)范》規(guī)定“單位負(fù)責(zé)人對本單位內(nèi)部會計控制的建立健全及有效實施負(fù)責(zé)”，高校的會計電算化內(nèi)部控制是實行校長及各級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制下的會計核算管理和監(jiān)督管理，即“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”，高校負(fù)責(zé)人是內(nèi)部會計控制中的一個重要主體，不能也不應(yīng)該獨立于內(nèi)部會計控制之外，應(yīng)將對內(nèi)部會計控制的領(lǐng)導(dǎo)真正落到實處。因此，要保證會計電算化內(nèi)部控制的實施，關(guān)鍵的問題就是要求各級領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對會計電算化的重視，更新管理觀念，以身作責(zé)，從上到下組織力量去認(rèn)真貫徹和執(zhí)行，充分發(fā)揮會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制作用。

（三）增強(qiáng)外審機(jī)制

內(nèi)部審計是高校電算化內(nèi)部控制的重要組成部分，也是加強(qiáng)高校內(nèi)部控制的一個有效手段，在內(nèi)部控制中發(fā)揮著重要作用，但是，內(nèi)部審計是高校內(nèi)部的職能部門，受其審計技能水平或?qū)彶槁毮芊秶木窒扌?，不能夠及時發(fā)現(xiàn)和有效解決問題。所以，在加強(qiáng)高校內(nèi)部審計的同時應(yīng)引進(jìn)外部審計，委托會計師事務(wù)所或?qū)ｉT的審計機(jī)構(gòu)對會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制進(jìn)行全面審查，通過調(diào)查和測試分析，做出公正的評價，并針對執(zhí)行過程中存在的問題及時做出相應(yīng)改進(jìn)和補(bǔ)救措施。依托內(nèi)部審計，增強(qiáng)外審機(jī)制，形成內(nèi)外監(jiān)督相結(jié)合，能夠改進(jìn)和完善高校會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度。

（四）加強(qiáng)會計隊伍建設(shè)

1.重視會計人員及其繼續(xù)教育管理。會計人員是高校會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的執(zhí)行者，加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)控制就必須重視會計人員，組織開展會計人員繼續(xù)教育，定期進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，提高會計人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德水平，提高會計人員的工作積極性。

2.加強(qiáng)會計人員的風(fēng)險意識。由于會計電算化系統(tǒng)的特殊性和網(wǎng)絡(luò)化交流的廣泛性，要求會計人員在日常操作中加強(qiáng)風(fēng)險防范意識。如防止他人盜用密碼，要不定期的更改密碼輸入口令；防止非法進(jìn)行操作和對系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)的篡改和破壞等。會計人員要具有高度的職業(yè)敏感性，業(yè)務(wù)處理中能夠及時察覺和發(fā)現(xiàn)漏洞，報告管理部門，以便能夠及時補(bǔ)充會計電算化系統(tǒng)控制的不足。

3.加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。會計電算化的實施，尤其是我國加入WTO以來，高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)增多，出現(xiàn)涉外業(yè)務(wù)，財務(wù)信息提供的范圍也越來越廣泛。這就要求會計人員不僅要熟悉國情還要了解國際慣例；有較強(qiáng)的競爭觀念和風(fēng)險意識，具備創(chuàng)新精神；不僅具有扎實的會計專業(yè)基礎(chǔ)，還要熟練掌握外語、精通計算機(jī)和懂得財務(wù)管理等。為此，一方面高校需注重業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)，使他們懂得會計軟件的維護(hù)和電算化系統(tǒng)的分析與設(shè)計工作。另一方面應(yīng)積極留用和引進(jìn)高水平的會計電算化專業(yè)及管理人才。只有具備了高素質(zhì)的復(fù)合型人才，高校的會計電算化事業(yè)才能更好更快的發(fā)展。

（五）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化控制

隨著IT技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到高校的各個環(huán)節(jié)，會計電算化成為管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，會計資料實現(xiàn)了資源共享。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，監(jiān)督部門可以很方便地通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行財務(wù)檢查，對專用和專項資金使用情況進(jìn)行分析。同時，對會計信息質(zhì)量的真實性和安全性提出了新的挑戰(zhàn)。如會計信息系統(tǒng)可能受到非法用戶的訪問或“黑客”、病毒的侵襲等，所以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下必須采取安全措施和高質(zhì)量的系統(tǒng)設(shè)備，設(shè)置多級保密措施，提高數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口技術(shù)，調(diào)用反病毒程序和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控檢查力度，對重要的計算機(jī)系統(tǒng)加以磁屏蔽措施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范。