信息技術(shù)與培訓(xùn)管理——中國工商銀行培訓(xùn)管理信息化建設(shè)的探索與實踐

中國工商銀行教育部

這里，再強調(diào)一下培訓(xùn)后建立員工培訓(xùn)檔案的問題。年初教育工作會議上，我講教育培訓(xùn)工作是裝軟件的工作，不是生產(chǎn)硬件的，一臺計算機只有把軟件裝好了，它才能夠發(fā)揮最高的效用。教育培訓(xùn)部門的重點工作任務(wù)就是裝軟件，軟件裝了多少，裝得好不好，要靠檔案來記錄，這是工商銀行非常重要的檔案，但以前我們沒有下很大的工夫做這項工作。今后必須要加強重視，把培訓(xùn)檔案的建立作為教育培訓(xùn)工作一個非常重要的環(huán)節(jié)，作為工商銀行人才隊伍建設(shè)過程和軌跡的歷史記錄。

——時任工行副行長牛錫明在2006年9月5日中國工商銀行慶祝教師節(jié)座談會上的講話摘要

近年來，中國工商銀行（以下簡稱“工行”）教育培訓(xùn)工作圍繞改革、發(fā)展與創(chuàng)新，積極探索應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，陸續(xù)投產(chǎn)了網(wǎng)絡(luò)大學(xué)、考試系統(tǒng)、員工培訓(xùn)信息管理系統(tǒng)、模擬銀行、數(shù)字化教學(xué)系統(tǒng)等，深刻改變了教育培訓(xùn)的發(fā)展模式。其中，員工培訓(xùn)信息管理系統(tǒng)的建成、投產(chǎn)和應(yīng)用，提高了工行教育培訓(xùn)管理的精細化、集約化水平，為進一步提高培訓(xùn)工作的針對性和實效性提供了支持與保障。

工行培訓(xùn)管理信息化建設(shè)的背景

工行教育培訓(xùn)經(jīng)過二十多年的發(fā)展，成功實現(xiàn)了由學(xué)歷教育向崗位培訓(xùn)的轉(zhuǎn)變，并建立了適應(yīng)性培訓(xùn)與專業(yè)資格培訓(xùn)相結(jié)合的員工培訓(xùn)模式。特別在股改上市后，每年培訓(xùn)規(guī)模已達到了200萬人次左右。隨著培訓(xùn)覆蓋面逐步擴大，培訓(xùn)對象細分程度逐步提高，亟須實現(xiàn)從粗放式發(fā)展到精細化發(fā)展的轉(zhuǎn)型。早在2006年，總行黨委審時度勢，提出了建立全員培訓(xùn)檔案、完整記錄“工行人才隊伍建設(shè)過程和軌跡”的指示?？傂薪逃糠e極落實黨委指示，決定借助大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和交互集成技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的計算機信息系統(tǒng)，運用實時采集培訓(xùn)信息、集中處理培訓(xùn)數(shù)據(jù)、自動生成培訓(xùn)檔案等手段，徹底解決依靠教育培訓(xùn)工作人員手工登記臺賬、層層集中報表，無法實現(xiàn)隨時隨需查詢工行任一機構(gòu)任一員工培訓(xùn)檔案的落后狀況，并將工行教育培訓(xùn)多年已形成的一套運行良好的教育培訓(xùn)體系，積累的許多行之有效培訓(xùn)管理的實踐經(jīng)驗，固化到系統(tǒng)平臺中，提升教育培訓(xùn)工作的管理效率，實現(xiàn)各級行培訓(xùn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

工行培訓(xùn)管理信息化的建設(shè)過程

工行組織機構(gòu)龐大，內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，機構(gòu)屬性多樣，員工人數(shù)眾多，開發(fā)、推廣能夠準(zhǔn)確記錄每位員工培訓(xùn)檔案的信息系統(tǒng)，不僅工作量大，而且難度高。市場上現(xiàn)有的很多由外部公司開發(fā)的培訓(xùn)信息管理系統(tǒng)，無論系統(tǒng)功能的完整性還是與工行實際的契合度，都無法滿足工行的需求。根據(jù)工行教育培訓(xùn)工作實際情況，統(tǒng)籌考慮各級行日常培訓(xùn)管理的個性化需要，工行確定了培訓(xùn)管理信息化建設(shè)的基本思路：即以建立員工培訓(xùn)信息檔案庫為突破點，帶動培訓(xùn)師資、培訓(xùn)基地等培訓(xùn)資源管理和培訓(xùn)計劃管理、培訓(xùn)效果評估等培訓(xùn)過程管理的信息化，進而提高培訓(xùn)管理的信息化水平。

經(jīng)過多次研討和反復(fù)論證，工行自2009年初正式啟動了“員工培訓(xùn)信息管理系統(tǒng)”建設(shè)項目，經(jīng)過歷時19個月的需求研討，編寫與技術(shù)開發(fā)測試，該系統(tǒng)于2010年10月底正式投產(chǎn)上線。自投產(chǎn)至今，又連續(xù)組織實施了4次版本局部優(yōu)化和1次全面升級，初步形成了具有完全自主知識產(chǎn)權(quán)的、符合工行培訓(xùn)管理實際需求的系統(tǒng)平臺。

該系統(tǒng)是在工行全功能銀行系統(tǒng)（NOVA）下建立的，集培訓(xùn)信息采集、分類匯總、查詢統(tǒng)計、實時監(jiān)測、資源共享等功能于一體，覆蓋各級機構(gòu)和各類人員的統(tǒng)一培訓(xùn)信息管理平臺，具體包括培訓(xùn)班管理、師資管理、證書管理、課程管理、費用管理、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)管理等10個功能模塊。該系統(tǒng)具有以下特點：

一是實用性。系統(tǒng)在功能模塊設(shè)計和信息字段設(shè)置方面，既考慮了培訓(xùn)管理的要求，又兼顧了各類使用對象的需要，確保能夠從全方位、多角度提供培訓(xùn)信息服務(wù)和支持。

二是便利性。系統(tǒng)遵循“以用戶為中心”的理念，通過簡化操作流程、優(yōu)化系統(tǒng)性能、提高自動化程度，對員工參訓(xùn)、考試、授課和獲證等信息流進行了有效整合，并強化了自動生成報表的功能，盡可能減少用戶手工操作的工作量。

三是靈活性。系統(tǒng)在堅持統(tǒng)一規(guī)范的前提下，為各類機構(gòu)提供了參數(shù)設(shè)置方面的權(quán)限，以更好地適應(yīng)差異化需求。同時，系統(tǒng)采用模塊化程序設(shè)計方法，便于后續(xù)升級調(diào)整。

工行培訓(xùn)管理信息化的機制保障

系統(tǒng)平臺搭建之后，信息錄入的數(shù)量和質(zhì)量就成為該系統(tǒng)能否真正發(fā)揮作用的關(guān)鍵。為此，工行立足實際、積極創(chuàng)新，建立了一系列的配套機制以確保系統(tǒng)信息的真實性、完整性、及時性和準(zhǔn)確性。

一是構(gòu)建了多層次的培訓(xùn)信息采集機制。根據(jù)培訓(xùn)信息生成規(guī)律，找準(zhǔn)培訓(xùn)信息采集源頭，縱向推動總行、一級分行、二級分行、一級支行和網(wǎng)點級機構(gòu)等各級行啟動系統(tǒng)授權(quán)與轄內(nèi)培訓(xùn)信息采集工作，橫向引導(dǎo)教育培訓(xùn)主管部門、培訓(xùn)主辦部門和行屬院校按職能分別負責(zé)相應(yīng)的信息錄入工作，并由培訓(xùn)主辦部門作為最終控制方對培訓(xùn)信息進行歸檔操作。同時通過各種途徑不斷強調(diào)，系統(tǒng)作為全行唯一有效培訓(xùn)信息平臺的定位，輔之以工作考核、情況通報等多種手段，推動各分支機構(gòu)加強信息錄入。

二是構(gòu)建了全方位培訓(xùn)信息質(zhì)量控制機制。信息質(zhì)量是培訓(xùn)信息化管理的關(guān)鍵因素，對培訓(xùn)信息質(zhì)量的有效控制是實現(xiàn)培訓(xùn)信息化管理的必要條件。為確保培訓(xùn)信息質(zhì)量水平的持續(xù)穩(wěn)步改善，工行構(gòu)建了由總行和一級（直屬）分行兩級構(gòu)成的信息質(zhì)量控制體系。具體包括：總行教育部負責(zé)全行信息質(zhì)量抽查、不定期集中檢查，以及督促分行信息整改；總行直屬學(xué)院負責(zé)以月度為周期開展全行范圍的信息質(zhì)量監(jiān)測；各一級（直屬）分行負責(zé)轄內(nèi)信息質(zhì)量自查、監(jiān)測及整改，該機制的運行有效地保障了培訓(xùn)信息質(zhì)量的持續(xù)改善。

三是構(gòu)建了多渠道的培訓(xùn)信息交互機制。系統(tǒng)作為工行教育培訓(xùn)統(tǒng)一的信息管理平臺，必須確保信息的權(quán)威性和完整性。為此，系統(tǒng)開發(fā)了多渠道的數(shù)據(jù)交互功能，一方面，系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保持每日同步更新，確保系統(tǒng)人員、機構(gòu)信息的權(quán)威性；另一方面，系統(tǒng)直接從后臺提取網(wǎng)絡(luò)大學(xué)記錄的員工網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)信息和考試系統(tǒng)記錄的員工考試獲證信息，確保員工培訓(xùn)檔案的完整性。

四是構(gòu)建了常態(tài)化的培訓(xùn)信息分析機制。為充分發(fā)揮系統(tǒng)的功能和作用，工行建立了月度、季度、半年度和年度的定期培訓(xùn)信息分析報告發(fā)布機制，從培訓(xùn)方式、培訓(xùn)層級、專業(yè)結(jié)構(gòu)、時長結(jié)構(gòu)、時間分布、不同崗位參訓(xùn)率等多個角度對全行培訓(xùn)信息進行綜合分析，并基于分析結(jié)果提出了進一步完善全行教育培訓(xùn)工作的意見和建議，為提高培訓(xùn)管理決策的水平提供支撐與服務(wù)。

工行培訓(xùn)管理信息化的應(yīng)用實踐

員工培訓(xùn)信息管理系統(tǒng)的建成、投產(chǎn)和推廣，改變了教育培訓(xùn)專業(yè)檔案手工記錄、分散保存以及培訓(xùn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)難以查詢、匯總等情況，實現(xiàn)了對各機構(gòu)層級、各崗位類別和各專業(yè)條線員工培訓(xùn)情況及數(shù)據(jù)的實時追蹤與自動統(tǒng)計。自投產(chǎn)至今，經(jīng)過近三年的努力，系統(tǒng)應(yīng)用范圍已覆蓋至全行所有一級支行和網(wǎng)點級機構(gòu)，以及境內(nèi)外40余萬名員工，建立了全行各級各類員工的培訓(xùn)檔案庫，并帶動師資庫、基地庫等相關(guān)培訓(xùn)信息的積累沉淀，這些信息已在教育培訓(xùn)工作的多個領(lǐng)域得到了應(yīng)用，為工行培訓(xùn)管理信息化奠定了堅實的基礎(chǔ)。

首先，實現(xiàn)了對員工培訓(xùn)檔案的動態(tài)管理，工行各級機構(gòu)可根據(jù)權(quán)限通過該系統(tǒng)對員工在不同時間、不同階段的培訓(xùn)、考試、獲證情況進行全程記錄，形成系統(tǒng)、完整、連續(xù)的員工個人培訓(xùn)檔案，進一步強化了員工培訓(xùn)與發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，為統(tǒng)籌人才培養(yǎng)、管理和使用工作提供了有力支撐。

第二，通過該系統(tǒng)，各級機構(gòu)可隨時追蹤各機構(gòu)層級、各崗位類別以及各專業(yè)線的員工培訓(xùn)工作開展情況，掌握各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并能夠?qū)⒂?xùn)對象進行一定的篩選、識別和分析，為推進教育培訓(xùn)管理和決策提供了依據(jù)，提高了教育培訓(xùn)工作的精細化管理水平。

第三，系統(tǒng)投產(chǎn)以來，很好地完成了上級主管及相關(guān)部門定期與臨時性數(shù)據(jù)報送，同時對工行社會責(zé)任報告披露等個性化培訓(xùn)信息需求提供了數(shù)據(jù)支持，提高了培訓(xùn)信息報送的及時性和準(zhǔn)確性。

第四，系統(tǒng)投產(chǎn)以來，為包括培訓(xùn)計劃管理、教育培訓(xùn)工作考核、金融培訓(xùn)學(xué)校分類評定、全行性重點培訓(xùn)項目組織推動、日常培訓(xùn)流程管理等在內(nèi)的有關(guān)工作提供了數(shù)據(jù)支持，提高了培訓(xùn)管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。

下一步，工行擬在繼續(xù)做好境內(nèi)機構(gòu)系統(tǒng)應(yīng)用延伸的基礎(chǔ)上，將系統(tǒng)應(yīng)用范圍向境外分支機構(gòu)延伸，開發(fā)專門的英文版系統(tǒng)，選取工銀亞洲等境外機構(gòu)作為試點，探索采集境外員工、特別是全球雇員在當(dāng)?shù)氐呐嘤?xùn)記錄，逐步形成集團統(tǒng)一規(guī)范的員工培訓(xùn)管理信息化平臺，為工行全球化、綜合化戰(zhàn)略的實現(xiàn)提供更加強有力的支撐和保障。