外貿(mào)服裝公司訂單生產(chǎn)的工作流程分析

正德職業(yè)技術(shù)學(xué)院 衛(wèi)佳

一、前期準備

業(yè)務(wù)員在訂單成交后應(yīng)將完整的訂單資料轉(zhuǎn)交給業(yè)務(wù)助理，交代清楚相關(guān)細節(jié)。業(yè)務(wù)助理收到訂單資料后應(yīng)立即著手訂單的前期準備。首先應(yīng)認真審核訂單，如有任何問題或錯漏，應(yīng)及時提醒業(yè)務(wù)員同客戶進行溝通確認。確認訂單無疑問后，應(yīng)立即著手以下幾個方面的準備工作：

(一)面料

(1)收到客戶顏色樣或者花型后，應(yīng)立即交面料組安排工廠打小樣，每個顏色應(yīng)寫英文名及中文名，并保證和其他文件的一致性，以免混淆，在首次提供資料時就應(yīng)標明訂單的交貨期，以便面料組審核并制定面料跟單計劃。如果是新客人，應(yīng)同客戶約定確認顏色所用的光源，并清楚了解客人接受的標準。

(2)所有工廠提供的小樣在寄客戶確認之前應(yīng)認真審核，用公司專用格式或者客人要求的格式貼好后方可寄出。

(3)所有小樣在寄客之前應(yīng)認真審核，對不符合要求者應(yīng)退回重打，以免浪費時間。

(4)收到客戶小樣確認意見后，應(yīng)立即仔細研究并通知面料組，并提出修改意見。

(5)小樣確認不能超過三次，以免延誤交期。

(6)一般客戶在確認小樣時，會掌握一個高于實際大貨的標準，如多次反復(fù)不能確認，應(yīng)同客戶溝通，爭取盡早確認。

(二)輔料

(1)在收到訂單后，應(yīng)及時將客人的輔料原樣或有關(guān)圖稿提供給輔料供應(yīng)商。如果沒有原樣或圖稿應(yīng)向供應(yīng)商提供詳細的產(chǎn)品描述以便尋找樣品或打樣。安排輔料打樣時提供的信息除了產(chǎn)品的具體描述外，還應(yīng)包括訂單的預(yù)計數(shù)量、服裝交期，特殊要求，并征求業(yè)務(wù)員意見選擇合適的供應(yīng)商。

(2)輔料安排打樣后，根據(jù)不同產(chǎn)品的打樣特點，輔料組和外銷員及時跟蹤，直至收到確認樣。輔料打樣時間（含配色）一般控制在：

紐扣、商標吊牌：3天

織帶、線繩、花邊類：4-5天

拉鏈：4-5天。

如需加急處理，應(yīng)在第一時間通知相關(guān)供應(yīng)商，必要時選擇多家輔料商同時進行。

(3)在安排配色打樣時，為保證配色準確度，應(yīng)提供足夠大的色樣。對顏色的描述在相應(yīng)的所有的輔料訂單中要保持一致，以防混淆。對于與大身面料配色要求高的輔料，如花邊、滾邊等，提供的布料應(yīng)為大貨面料，以免輔料配色與大貨配色有太大差異。為此，下訂單時對大貨面料的交付時間要適當提前。

(4)輔料寄客確認前應(yīng)仔細審核并貼好輔料卡，填寫必要的信息，保證清晰美觀。對輔料樣審核時，如發(fā)現(xiàn)其品質(zhì)或顏色存在明顯問題，應(yīng)不予寄客，要求重新快速供樣。對于輔料商多次打樣客人不確認的，應(yīng)提出警告，仍無改善者應(yīng)及時匯報給業(yè)務(wù)員，酌情列入不合格供應(yīng)商名單。輔料打樣寄客后如遲遲未收到客人意見，業(yè)務(wù)助理有責(zé)任提醒客人，以免耽誤交期。

(5)輔料確認大貨生產(chǎn)前，應(yīng)提請業(yè)務(wù)員確認價格。對于一些需要開模的特殊品種，根據(jù)輔料商提供的開模成本和生產(chǎn)周期，要對增加的成本和可能帶來的輔料交期延遲做出合理的預(yù)測。

(6)在輔料打樣和大貨生產(chǎn)過程中，如果款式、尺寸、數(shù)量等訂單信息有任何變化，業(yè)務(wù)助理應(yīng)在第一時間以書面形式通知供應(yīng)商并告知業(yè)務(wù)員。即使在緊急情況下電話通知了變更，事后也必須補上書面紀錄，以避免差錯和糾紛。

(三)服裝

(1)收到客戶的訂單后，應(yīng)按業(yè)務(wù)員要求安排相關(guān)工廠打確認樣，確認樣應(yīng)盡可能使用正確面輔料，以使樣品呈現(xiàn)出同大貨相同的外觀特征。對一些水洗品種，對顏色的選擇要慎重，一般不宜使用紅白黑等。

(2)應(yīng)要求工廠在一個星期內(nèi)提供確認樣，并提供紙樣。

(3)用料應(yīng)同第一次確認樣一并報出，并交公司技術(shù)人員審核后作為訂購依據(jù)。

(4)所有樣品寄客前均應(yīng)交技術(shù)人員審核，對明顯有缺陷的產(chǎn)品，應(yīng)直接退回工廠，并寫明修改意見。

(5)所有樣品應(yīng)掛上公司或者客戶指定的吊牌。吊牌上應(yīng)標明寄出日期、第幾次樣等足夠的信息，以保證確認過程的準確。

(6)在收到客戶確認意見后，應(yīng)交公司技術(shù)員審核，對有疑問處，應(yīng)同客戶及時溝通，在確保正確后方可叫工廠重新打樣。

(7)樣品確認不應(yīng)超過三次，對打樣馬虎屢次不通過者應(yīng)及時提醒業(yè)務(wù)員，并提出警告。長期無改善者，應(yīng)列入不合格供方名單。

(8)對客戶中途提出修改，造成重復(fù)打樣延誤確認從而可能引起的不能按時交貨，應(yīng)及時提醒業(yè)務(wù)員同客戶溝通，必要時應(yīng)要求延時交貨。

二、組織生產(chǎn)和品質(zhì)控制

訂單一經(jīng)確認應(yīng)在收到完整的訂單信息后立即編制生產(chǎn)單。生產(chǎn)單的制作是整個業(yè)務(wù)過程的重要一環(huán)。須認真填寫，且由業(yè)務(wù)員審核簽字后方可下給工廠。

應(yīng)及時下達成品購銷合同。業(yè)務(wù)員如授權(quán)業(yè)務(wù)助理繕制成品購銷合同，應(yīng)告知收購價格以及交貨期。在繕制完成后應(yīng)仔細審查，由業(yè)務(wù)員提請總經(jīng)理簽字并蓋章后才可生效。

面輔材料訂購單。編制面輔料訂購單時應(yīng)將各種要求交代清楚，尤其是測試要求和測試方法。對一些無法用指標描述，但客人有要求的項目如起絨、磨毛、面料的光潔度等，應(yīng)提供客戶認可的品質(zhì)樣。面輔料訂購單必須由業(yè)務(wù)員簽字后才可以下給面料組和供應(yīng)商。

不要等到客戶確認顏色后才下面輔料訂購單，只要有客戶明確的顏色數(shù)量搭配就應(yīng)及時下單，以使供方提前妥善安排生產(chǎn)計劃。

定織面料生產(chǎn)周期較長，訂單一經(jīng)確認應(yīng)立即將所需的面料總數(shù)交給面料組以便通知供方準備坯布并對交貨期有合理安排。

一定要對各種物料的生產(chǎn)周期有足夠的預(yù)計，保證每道環(huán)節(jié)都有足夠的生產(chǎn)和客戶確認時間。

服裝廠生產(chǎn)周期：各種物料備妥后20天—30天

印染面料生產(chǎn)周期：25天

色織面料生產(chǎn)周期：40天

需要定織坯布的應(yīng)盡早同面料組協(xié)商以確定交期。

應(yīng)使用進度跟蹤表對生產(chǎn)過程全程監(jiān)控，要對交貨時間心中有數(shù)，倒退每個階段應(yīng)完成的時間，防止后期過于匆忙或無法按時交貨。

所有物料確認后應(yīng)做成物料卡，一式四份。一份寄客，一份交服裝廠，一份留底，一份交QC。不要等到所有物料都確認后才準備物料卡，每確認一項就添加一項，以便核實跟蹤。對于存在缸差的大貨面料應(yīng)請面料組查清每種色光的數(shù)量，并清楚標明后請客確認，同時也方便工廠分開裁剪和包裝。

QC驗貨安排。公司的每一個訂單每一批貨物均應(yīng)有QC對其進行期初期中期末驗貨。即使有QC驗貨的客戶，我司亦不能放松對工廠的品質(zhì)控制。業(yè)務(wù)助理應(yīng)提前一個星期提交QC申請，由公司統(tǒng)一安排；對一些重要客戶或重要訂單，可以申請安排QC常駐工廠。對客戶要求測試的品種和類別，應(yīng)認真挑選。我司承擔第一次的測試費用，如第一次測試不合格，以后的檢測費用由供應(yīng)商承擔。

在申請期初驗貨時，應(yīng)提交QC驗貨資料，驗貨資料必須規(guī)范完整。應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：

(1)制造單

(2)款式圖和尺碼表

(3)客戶最后一次確認意見或產(chǎn)前樣意見。

(4)面料卡（應(yīng)是客戶確認的包含各種缸差的布樣）和輔料卡

(5)如有水洗，應(yīng)有水洗樣。

在收到QC驗貨報告后應(yīng)認真閱讀報告提出的問題，及時同業(yè)務(wù)員和工廠溝通解決。QC最終驗貨報告是決定該批貨物能否出運的依據(jù)。

進料加工操作程序。訂單確認后，如果客人要求的面料需進口，應(yīng)立即著手開始進料加工的程序。由于供應(yīng)商在國外，寄送樣及儲運均需要較長時間且手續(xù)繁雜，一定要留足時間，以免耽誤交期。

應(yīng)在訂單確認后立即繕制進料合同，并同供應(yīng)商聯(lián)系打樣，著手安排手冊等必要的手續(xù)。

如果是客人指定的供應(yīng)商，則應(yīng)同時同客人聯(lián)系，確定物料的訂購方法及確認過程。如非客人指定的供應(yīng)商，應(yīng)確定好接受標準，測試方法等品質(zhì)指標，以免發(fā)生糾紛和差錯。

根據(jù)客人的訂單數(shù)量，準備手冊。備手冊需要提供以下文件：

與工廠的加工協(xié)議合同（一份正本）。

加工合同備案申請表/進口料件備案申請表/加工出口成品備案申請表/單耗備案申請表（各一份）。

出口售貨合同（二份正本）。

加工企業(yè)提供的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本/稅務(wù)登記證副本/企業(yè)情況登記表副本。

備手冊時應(yīng)注意：

加工企業(yè)的選擇：應(yīng)選擇在海關(guān)有備案資料的工廠。如在海關(guān)沒有備案，須提供工廠的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本/稅務(wù)登記證副本/企業(yè)情況登記表副本交恒信報關(guān)部到海關(guān)辦理備案登記手續(xù)。

為了節(jié)省費用和減少變更手冊的手續(xù)，備手冊時應(yīng)將合同的出口數(shù)量和進口面輔料數(shù)量在客人訂單數(shù)量的基礎(chǔ)上作適當?shù)脑黾印?/p>

手冊的核銷日期為做手冊的日期往后順延10-12個月。

同面輔料商聯(lián)系物料生產(chǎn)事宜，等物料備妥，準備開L/C或辦理T/T付款。

物料運輸：如果是從韓國進口，為節(jié)省費用，應(yīng)嚴格要求韓國供應(yīng)商用江蘇省外運或中遠的船，直達南京港。一般不可接受上海中轉(zhuǎn)。

面料到港后，須提供背書后的正本提單/發(fā)票/裝箱單/正本非木質(zhì)包裝證明等清關(guān)文件和手冊交恒信報關(guān)部盡快報關(guān)，如果貨物體積很大，應(yīng)由工廠直接從碼頭提貨以便節(jié)省短駁費用。

應(yīng)及時提供一份進口發(fā)票交合同管理員開委托加工商品調(diào)撥單（見附頁），工廠憑提貨聯(lián)提貨。

工廠提貨回廠后，應(yīng)及時向工廠了物料的品質(zhì)，如果發(fā)現(xiàn)布面有大量疵點或者其他質(zhì)量問題，要及時向客人和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決問題。

貨物出運前，需了解手冊進口的情況，出運時做到心中有數(shù)，避免手冊時間倒掛和重量倒掛，影響手冊的核銷。

手冊到期前一個月，應(yīng)提供成本單和排料圖交給恒信報關(guān)部核銷手冊。

三、出運、收匯和付款

出運前20天，應(yīng)同客戶確認最終船期。出運港口應(yīng)盡可能選擇南京，以節(jié)約費用。

出運前10天，要催工廠預(yù)報裝箱單訂艙，并檢查配額情況。

進艙前7天，應(yīng)預(yù)約客檢。

進艙前3天，應(yīng)核實準確裝箱單、許可證、商檢，并確保裝箱單的箱數(shù)不會有變化，海關(guān)聯(lián)、商檢證交儲運員簽收。

允許貨物出廠前，應(yīng)核實我司及QC驗貨報告，確認客戶同意放行后方可允許工廠送貨。

貨物一旦離廠，應(yīng)同工廠核實最終出運數(shù)，如有短溢裝，應(yīng)立即通知出運部門修改報關(guān)單據(jù)，確保出運數(shù)和報關(guān)數(shù)一致。

走貨后，應(yīng)在5個工作日內(nèi)寄出寄客單據(jù)，12天內(nèi)準備好所有單據(jù)進銀行，60天內(nèi)應(yīng)核實是否已安全收匯。